Resurssijohtaja Max Lönnqvist, vs. viestintäpäällikkö Katja Heinämäki ja henkilöstöpäällikkö Maaria Palomäki 15.3.2011:

Kaupunginhallituksen hallintojaosto käsitteli kokouksessaan 22.2.2011 § 33 hallintokuntien suunnitelmia työvoiman käytöstä. Hallintojaosto päätti, että

- virastojen/laitosten henkilöstösuunnitelmia ei hyväksytä,

- virastotasoisia työvoiman tavoitetasoja vuodelle 2011 ei vahvisteta

- kaupunkitasoisen työvoiman käytön tulee laskea vuodesta 2010

- virastot/laitokset toimittavat esityksensä erillisinä toiminnallisina kokonaisuuksina, joissa perusteiden lisäksi selvitetään välittömät ja /tai välilliset vaikutukset (työvoima ja kustannukset) lähivuosina,

- keskushallinnon tulee välittömästi aloittaa uuden toiminnan, talouden ja työvoiman käytön yhteisen suunnittelumallin valmistelu. Mallin tulee olla käytössä vuonna 2012.

Tähän esitykseen on koottu sosiaali- ja terveystoimen v. 2011 henkilöstösuunnitelmaan sisältyvät esitykset virastopäällikön kanslian ja resurssien hallinnan osalta.

Tiedottajan toimen perustaminen ja kanslistin vakanssin (271514) lakkauttaminen

Turun sosiaali- ja terveystoimi yhdistyivät yhdeksi hallintokunnaksi vuoden 2009 alusta. Yhdistyneen hallintokunnan viestintäyksikköön siirtyivät entisen sosiaalikeskuksen tiedotussihteeri (muutettu keväällä 2010 tiedottajan toimeksi, vak.nro 390021) sekä entisen terveystoimen tilapäisessä työsuhteessa ollut tiedottaja sekä ylihoitaja (muutettu keväällä viestintäpäällikön viraksi). Hallintokunnan yhdistymisen myötä sosiaali- ja terveystoimen viestintäyksikön työntekijämäärä ei ole muuttunut, mutta nimikemuutosten myötä vakanssien nimikkeet kuvaavat niitä tehtäviä, joista viestintä huolehtii.

Sosiaali- ja terveystoimen viestintäyksikkö toteuttaa johtamista tukevaa viestintää, jonka erityisenä haasteena on palveluihin, työn tekemiseen ja muutokseen liittyvä viestintä. Viestintätiimi koordinoi sosiaali- ja terveystoimen virastopäällikön vastuulla olevaa hallintokunnan ulkoista viestintää ja vastaa sisäisestä viestinnästä. Viestintää toteutetaan mm. hyvien mediasuhteiden, verkkoviestinnän, kaupungin julkaisujen, tiedotteiden ja erilaisten tapahtumien avulla. Viestintäyksikkö ylläpitää myös mediakoulua, jonka tavoitteena on valmentaa sosiaali- ja terveystoimen henkilökuntaa hyvään viestintään. Viestinnän toteutus edellyttää tulevaisuudessa myös uusien toimintatapojen kehittämistä, pelkkä aiempien työtehtävien yhteen liittäminen ei muuttuvassa tilanteessa riitä. Tästä esimerkkinä on sosiaalisen median roolin korostuminen niin tiedonsaanti- kuin palautekanavanakin.

Julkisuuskuvaan liittyvä viestintä ja lain määräämä kuntalaisten tiedonsaantioikeus työllistävät uudessa hallintokunnassa aiempaa enemmän. Suurien hallintokunnan viestinnälle asetettuihin haasteisiin vastaaminen edellyttää tehokasta ja ammattitaitoista viestintäyksikköä. Sisäisessä viestinnässä onnistuminen vaatii lisäksi panostusta siihen, että tieto tavoittaa jokaisen työntekijän työpaikasta tai ammattinimikkeestä riippumatta.

Kuluvan vuoden aikana tiedottajien roolit ovat selkeytyneet. Tiedottajan vakanssin 390021 haltija vastaa ensisijaisesti verkkoviestintään ja mediatiedotteisiin liittyvistä asioista. Tilapäisellä palkkaamisluvalla hoidettavan ja nyt vakinaistettavaksi esitettävän tiedottajan vakanssin toimenkuvaan kuuluu sisäinen viestintä, mediasuhteet, tapahtuma- ja markkinointiviestintä, erilaisten tilaisuuksien järjestelyt sekä graafinen suunnittelu ja siihen liittyvä yhteistyö tulosalueiden kanssa. Tehtäväkuvaus sisältyy liitteeseen 2.

Suunnittelijan vakanssin perustaminen ja tutkimussihteerin vakanssin (275201) lakkauttaminen

Sosiaali- ja terveystoimella on tällä hetkellä vuokralla sisäisellä vuokrasopimuksella työ- ja toimitiloja 179.246 m² (31.12.2010) Tilaliikelaitoksen sekä Kiinteistöliikelaitoksen kautta. Vuokrakulujen on arvioitu olevan yhteensä 26,7 miljoonaa euroa vuoden lopussa. Lisäksi hallintokunnalla on 32 ulkoista (ali)vuokrasopimusta.

Sosiaali- ja terveystoimen resurssienhallinnan tilahallinnan suunnittelijan tehtäviin kuuluvat tällä hetkellä tilahallinta eli a) tilojen tarpeen ja käytön ohjaus ja koordinointi (tilatarveselvitystyön ohjaus tai valmistelu, tilojen hankinta, hallintopäätösten valmistelu, kustannusseuranta, rekisteriyhteistyö, hallintokuntien välinen tilakoordinaatio), b) tila- ja hankesuunnittelu (ennakoidut ja ennakoimattomat toiminnalliset muutostyöt, kunnossapitotyöt, peruskorjaus- ja uudisrakennushankkeet, ergonominen työn suunnittelu), c) kehittäminen (tutkimustiedon hyödyntäminen tilahallinnassa).

Tilahallinnan suunnittelija toimii osaltaan tilahallinnan ja toiminnallisten muutostöiden ja kunnossapitotöiden yhteensovittamisessa sekä neuvottelee ennakoimattomien muutostöiden kustannusten rahoitusvaihtoehdoista Tilaliikelaitoksen kanssa. Lyhyen ja pitkän tähtäimen rakennusinvestointisuunnittelu ja toteutus työllistävät pitkin vuotta. Suunnittelija kokoaa tulosalueiden investointiehdotukset kevään aikana, auttaa tilatarveselvitysten teossa tai tekee itse, valmistelee päätösesitykset, huolehtii osaltaan päätösten hyväksynnän toteutumisesta, osallistuu osaltaan hankesuunnitteluun ja myöhemmin kohteen rakennus- ja toteutussuunnitteluun sekä työmaakokouksiin.

Tilahallinnon kehittämisellä, tila- hankesuunnittelun toteuttamisella yhteistyössä tulosalueiden sekä kaupungin tilahallinnon kanssa voidaan sosiaali- ja terveystoimessa vaikuttaa käytössä olevien tilojen ja niistä aiheutuvien kustannusten hallintaan merkittävästi. Näiden tehtävien hoitamiseksi suunnittelijan vakanssi on välttämätön laajan tehtäväkentän hoitamiseksi sosiaali- ja terveystoimessa. Suunnittelijan tehtäväkuvaus sisältyy liitteeseen 2.

Rekrytointiyksikön viiden tilapäisen toimen vakinaistaminen

Sosiaali- ja terveystoimen yhdistyessä 1.1.2009, rekrytointiyksikköön palkattiin tilapäisillä palkkaamisluvilla seitsemän rekrytointisihteeriä. 1.8.2010 lukien kaksi vakanssia siirrettiin opetustoimeen varhaiskasvatuksen siirron myötä. Kaupunginhallituksen hallintojaoston päätöksellä 14.12.2010 § 276 tilapäisiä palkkaamislupia jatkettiin viiden rekrytointisihteerin osalta 30.4.2011 saakka.

Rekrytointiin panostaminen on ollut yksi henkilöstöhallinnon palvelukeskusprojektiin (HPK) sisältyvistä kehittämisajatuksista. Projektissa tehdyn analyysin mukaan tulevaisuuden haasteita henkilöstöhallinnolle ovat mm. se, että kaupungin on parannettava kilpailukykyään osaavan työvoiman hankinnassa. Kaupunginhallituksen hallintojaosto käsitteli 19.1.2010 § 11 palvelukeskusprojektin loppuraporttia ja päätti esittää kaupunginhallitukselle mm. että henkilöstöhallinnon palvelukeskushankeen osana rekrytointiprosessia kehitetään NexStaff- järjestelmästä saatavien kokemusten perusteella vuoden 2010 aikana siten, että rekrytointi- ja sijaishallintaprosessin keskittämisen laajuus voidaan ratkaista viimeistään joulukuussa. Kaupunginhallituksen päätöstä asiasta ei ole vielä tehty.

Sosiaali- ja terveystoimen vuoden 2011 henkilöstösuunnitelmaan on kirjattu viiden rekrytointisihteerin vakanssin perustaminen. Ratkaisematta on vielä se, miten kaupungin rekrytointia tullaan hoitamaan NexStaff- järjestelmästä saatavien kokemusten perusteella. Kaupunginhallituksen hallintojaoston käsitellessä peruspalvelulautakunnan 17.11.2010 § 344 tekemää esitystä viiden tilapäisen rekrytointisihteerin palkkaamiseksi 1.1.- 30.4.2011, henkilöstöjohtaja Marja Salmi-Tuominen ja palvelussuhdepäällikkö Urpo Matilainen totesivat seuraavaa:

”Kaupunginhallituksen päätöstä henkilöstöhallinnon palvelukeskusprojektista ei ole vielä tehty.

Koko kaupungin kannalta olisi tärkeää, että päätökset rekrytoinnin mahdollisesta kaupunkitasoisesta keskittämisestä tehtäisiin pian. Sosiaali- ja terveystoimen rekrytoinnin hoitaminen tilapäisillä palkkaamisluvilla ei ole oikea ratkaisu. Henkilöstön vastuualueen näkemyksen mukaan rekrytointiyksikön toiminnasta vastaava henkilöstö tulisi vakinaistaa pikaisesti. 

Henkilöstön vastuualueen näkemyksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen tulisi pikaisesti valmistella kaupunginhallituksen hallintojaostolle esitys rekrytointisihteerin toimien perustamisesta. Toimet tulisi tässä vaiheessa esittää perustettavaksi ensisijaisena sijoituspaikkana sosiaali- ja terveystoimi. Jos kaupunginhallitus tekee päätöksiä kaupunkitasoisesta rekrytoinnin keskittämisestä, voidaan toimet, niiden haltijat ja tarvittavat määrärahat siirtää erillisellä päätöksellä sosiaali- ja terveystoimesta mahdolliseen uuteen rekrytointiyksikköön.

Toimien perustamisesitystä tehtäessä tulisi kiinnittää huomiota erityisesti toimien palkkahinnoitteluun. Tilapäiset määräaikaiset rekrytointisihteerit ovat olleet palkkahinnoittelun ulkopuolisia. Rekrytointisihteerin tehtävän voi kuitenkin katsoa olevan luonteeltaan sellainen, että toimet kuuluisivat KVTES:n toimistoalan palkkahinnoittelun palkkaryhmään I (01TOI010). Jos toimet kuitenkin esitetään perustettavaksi palkkahinnoittelun ulkopuolisina, on esityksessä huolellisesti perusteltava se, miksi tätä esitetään.

Jos toimet taas esitetään perustetavaksi toimistoalan hinnoitteluun kuuluvina, pitää toimien tehtävien vaativuus arvioida ja toimien TVA pisteet määritellä toimistoalan TVA ryhmässä ennen esityksen tekemistä.

Jos TVA arvioinnin pohjalta määräytyvä tehtäväkohtainen palkka on pienempi kuin tilapäisille määräaikaisille rekrytointisihteereille tällä hetkellä maksettava tehtäväkohtainen palkka voidaan harkita tilapäisille määräaikaisille rekrytointisihteereille maksetun varsinaisen palkan ja rekrytointisihteerin toimesta maksettavan varsinaisen palkan välisen erotuksen korvaamista henkilökohtaisena erillisenä lisänä, joka pienenee kaikkia rekrytointisihteerin toimen tehtäväkohtaisessa palkassa tapahtuvia korotuksia vastaavasti.”

Rekrytointiyksikköön esitetään perustettavaksi 1.5.2011 lukien rekrytointisuunnittelijan, kaksi rekrytoijan ja kaksi rekrytointisihteerin vakanssia. Näistä rekrytoijien ja rekrytointisihteerien toimet esitetään perustettavaksi KVTES:n toimistoalan palkkahinnoitteluun 1 kuuluvina. Rekrytointisuunnittelijan, jonka tehtävät ovat kehittämis- ja asiantuntijatehtäviä ja joka toimii hallintokunnan Nexstaff -järjestelmän pääkäyttäjänä, tulisi jäädä hinnoittelun ulkopuolelle. Näin siksi, että hallintokunnan muut kehittämis- ja asiantuntijatehtävät sekä pääkäyttäjän tehtävissä toimivat ovat myös hinnoittelemattomia.

Toimistoalan hinnoitteluun kuuluviksi esitettävien vakanssien tehtäväkuvaukset on käsitelty kaupunkikohtaisessa TVA- arviointiryhmässä (toimistoala). Rekrytointiyksikön hinnoiteltaville vakansseille esitetty palkka perustuu arviointiryhmän määrittelemään pisteytykseen. Rekrytointisuunnittelijan vakanssille esitettävä palkka vastaa tällä hetkellä ko. tilapäisellä palkkaamisluvalla hoidettavasta tehtävästä maksettavaa tehtäväkohtaista palkkaa.

Rekrytointiyksikössä tällä hetkellä työskentelevillä tilapäisillä rekrytointisihteereillä tulisi olla ensisijainen mahdollisuus hakeutua perustettaviin toimiin. Nykyinen henkilöstö on oppinut tuntemaan kentän, hallitsee uuden järjestelmän käytön ja on motivoitunut tehtäviinsä. Henkilöstön vakinaistamisella edistetään myös rekrytointipalvelujen saantia ja sen jatkuvuutta hallintokunnassa. Rekrytointiyksikössä tehtäviä on järjestelty uudelleen. Tehtäväkuvaukset on liitteessä 2.

Tämän esitysten (tiedottajan ja suunnittelijan toimien perustaminen sekä viiden rekrytointiyksikön tehtävän vakinaistaminen) vaikutus työvoimaan on kaikkiaan -1, koska tutkimussihteerin vakanssi (275201) on vapautunut eläkkeelle siirtymisen johdosta ja se esitetään nyt lakkautettavaksi. Lakkautettavaksi esitettävä kanslistin vakanssi (271514) on ollut hoitamatta 1.1.2009 lukien, mistä syystä sillä ei ole vaikutusta työvoimaan. Työvoiman vähennyksen johdosta palkkakustannuksista säästyy n. 45.000 €/vuosi.

Liite 1Vakanssien perustamislomakkeet

Liite 2Perustettavaksi esitettävien vakanssien tehtäväkuvaukset

Peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusPeruspalvelulautakunta esittää kaupunginhallituksen hallintojaostolle, että sosiaali- ja terveystoimessa toteutettaisiin 1.5.2011 lukien liitteessä 1 mainitut vakanssien perustamiset/lakkauttamiset.

Peruspalvelulautakunta esittää lisäksi, että mikäli rekrytointiyksikköön perustettavien vakanssien tehtäväkohtainen palkka määritellään pienemmäksi kuin tilapäisille rekrytointisihteereille tällä hetkellä maksettava tehtäväkohtainen palkka, tällä hetkellä maksetun varsinaisen palkan ja uusista toimista maksettavan varsinaisen palkan välinen erotus korvataan henkilökohtaisena erillisenä lisänä, joka pienenee toimen tehtäväkohtaisessa palkassa tapahtuvia korotuksia vastaavasti.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.