Johtaja Tuomas Heikkinen ja konserniohjauksesta vastaava controller Kim Moisiolinna 6.2.2015:

Taustaa

Kaupunginvaltuusto päätti 23.6.2014 uudistamisohjelman hyväksymisestä ja taloussuunnitelmakauden suunnittelulukujen tarkentamisesta. Päätöksen esittelyssä todettiin toimintoanalyysistä mm. seuraavaa:

”Toimintoanalyysin valmistelu aloitettiin hyödyntämällä keväällä 2013 tehtyä työtä, jota syvennettiin tarkemmalle tasolle. Palveluanalyysissä tunnistettiin kaupungin toimintojen säädösperusteisuutta sekä palvelutarpeen luonnetta. Toimintoanalyysi antaa mahdollisuuden tarkastella kaupungin palvelutuotantorakennetta resurssiohjauksen näkökulmasta. Tiivistettynä lopputuloksena pitäisi saada selvitys mistä toiminnoista on mahdollista vapauttaa resursseja.”

”Toimintoanalyysin valmistelua on jatkettava. Tavoitteena tulee olla muutosmahdollisuuksien ja säästöpotentiaalin tunnistaminen, jotka voidaan johtaa kustannuslajeille ja/tai henkilöstösuunnitteluun. Analyysin edistämiseksi voidaan harkita tämän kokonaisuuden projektointia. Työ edellyttää toimialojen ja analyysin valmistelusta vastaavien (esim. projektin) tiivistä yhteistyötä.

Toimintoanalyysillä tulee tunnistaa mahdollisuudet rakenteellisiin muutoksiin, toimintaprosessien kehittämiseen tai asetettujen normien kriittiseen arviointiin, joilla vapauttamaan resursseja kaupungin palvelutuotannon tärkeimpiin toimintoihin. Toimintoanalyysin tulee kattaa kaikki toimialoilla tapahtuva toiminta.”

Toimintoanalyysin syventämistyö käynnistettiin syksyllä 2014, jolloin hankkeen kokoonpano, työryhmät, vetovastuut, aikataulu ja muut yksityiskohdat määriteltiin ja käsiteltiin kaupungin johtoryhmässä. Keskeisenä ideana oli määritellä toimialojen käyttöön yhteinen tiedonkeruupohja, jonne kaupungin kaikki toiminnot kuvataan ja niihin liittyvä analyysi kerätään. Toimintojen määrittely ja kuvaaminen toimi hankkeen ensimmäisenä työvaiheena. Tämän jälkeen toisessa vaiheessa pyrittiin keskittymään toimintojen analyysiin ja siihen, miten toimintoihin tai niiden mitoitukseen kyettäisiin mahdollisesti vaikuttamaan.

Hankkeen tuloksena on konkretisoitunut lukuisia uusia toimenpide-ehdotuksia, joilla pyritään saavuttamaan kaupungin talouden tasapaino keskipitkällä tai pitkällä aikavälillä. Vuoden 2016 talousarvion laadinnassa huomioidaan niiden toimenpiteiden taloudelliset vaikutukset, joilla on suoraa vaikutusta käyttötalouteen ja edelleen kaupungin tulokseen vuonna 2016. Osaa toimenpiteiden taloudellisista vaikutuksista on vaikea arvioida tai niiden vaikutusaika on pitkä. Kaikki talousvaikutukset on kuitenkin arvioitu varovaisuuden periaatteen mukaisesti.

Hanketta on valmisteltu lukuisissa työryhmissä kaupungin eri toimialoilla. Lähtökohtana on ollut, että kaikissa työryhmissä vastuullisina jäseninä ovat toimineet sekä toimialan että konsernihallinnon edustajat. Lisäksi työhön on osallistunut kunkin palvelualueen edustajia.

Työn valmistuttua työryhmissä se on käsitelty kunkin toimialan omassa johtoryhmässä, minkä jälkeen työn lopputulokset on vielä käyty yhdessä läpi toimialan johdon ja ns. koordinaatioryhmän kanssa, johon on kuulunut mm. konsernihallinnon johtoa. Tämän jälkeen työn tulokset on käsitelty kaupungin johtoryhmässä.

Toimintoanalyysin syventämisen tuloksena syntyneet toimenpide-ehdotukset tuodaan kaupunginhallituksen esittelyyn 9.2.2015. Toimenpiteitä ei hyväksytä tässä vaiheessa vaan ne lähetetään toimialojen lautakuntiin lausunnoille ja lähetekeskustelua varten.  Tätä ennen hankkeen toimenpide-ehdotukset tulee olla käsitelty toimialojen omissa YT-ryhmissä. Hyvinvointitoimialalla toimintoanalyysi on laadittu hieman poiketen muista toimialoista johtuen vireillä olevasta organisaatiomuutoksesta. Hyvinvointitoimialan analyysissä on hyödynnetty pääosin uudistamisohjelmien yhteydessä hyväksyttyjä kehittämiskokonaisuuksia. 

Toimenpiteet on laadittu siten, että kunkin toimialan YT-ryhmät ja lautakunnat käsittelevät oman toimialansa liitemateriaalin. Toimenpiteet on luokiteltu sen mukaan, kenen toimivaltaan ne kuuluvat, käynnistetäänkö niiden pohjalta valmistelu, hyväksytäänkö ne talousarvion yhteydessä taikka hyväksyykö kaupunginhallitus toimenpiteen suoraan nyt tehdyn valmistelun pohjalta. Lisäksi toimenpiteiden osalta on tehty arvio siitä, onko ennen täytäntöönpanoa toteutettava vielä jonkin viiteryhmän, asiakkaiden tai asukkaiden kuuleminen.

Lautakuntien ja YT-ryhmien lausunnot ja näkemykset valmistellaan kaupunginhallituksen 23.2.2015 kokoukseen, jossa kaupunginhallituksen toimivaltaan kuuluvat toimenpiteet hyväksytään ja lautakunnille kuuluvat asiat lähetetään niiden hyväksyttäväksi.  Toimenpiteiden seuranta tapahtuu normaalissa toiminnan ja talouden seurannassa ja toimenpiteet otetaan osaksi sopimusohjauskokonaisuutta.

Liite 1Toimintoanalyysin toimenpide-ehdotukset - Kj-toimiala

Liite 2Toimintoanalyysin toimenpide-ehdotukset - Ympäristötoimiala

Liite 3Toimintoanalyysin toimenpide-ehdotukset - Kiinteistötoimiala

Liite 4Toimintoanalyysin toimenpide-ehdotukset - Sivistystoimiala

Liite 5Toimintoanalyysin toimenpide-ehdotukset - Vapaa-aikatoimiala

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää lähettää toimintoanalyysin syventämisen tuloksena laaditut toimenpide-ehdotukset lauta- ja johtokunnille lausunnon antamista ja lähetekeskustelua varten.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kokouksessa asiaa olivat selvittämässä johtaja Jukka Laiho sekä toimialajohtajat Markku Toivonen, Jouko Turto, Timo Jalonen, Minna Sartes ja Riitta Liuksa.

Talouspäällikkö Ilkka Mäkynen 12.2.2015:

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 9.2.2015 § päättänyt lähettää toimintoanalyysin syventämisen tuloksena laaditut toimenpide-ehdotukset lautakunnille käsiteltäväksi siten, että asia palautuu kaupunginhallitukselle käsiteltäväksi kokoukseen 23.2.2015.

Vapaa-aikatoimialan toimintoanalyysi on tehty palvelualuekohtaisesti. Dokumentoituja toimintoja on yhteensä 80, ja toimenpide-ehdotuksia tehtiin yhteensä 18. Osa toimenpide-ehdotuksista laajentaa uudistamisohjelmien 1 ja 2 toimenpiteitä.

Toimenpide-ehdotukset on käsitelty vapaa-aikatoimialan yhteistyöryhmässä 6.2.2015.

Liikuntapalveluissa järjestettiin toimenpide-ehdotusten esittelemiseksi työpaikkakokouksen 10.2.2015, jossa asia esiteltiin liikuntapalveluiden osalta siinä yksityiskohtaisimmassa muodossa, jossa se oli käytettävissä. Tilaisuudessa henkilöstöllä ei ollut kommentoitavaa asiaan.

Niiltä osin kun koko henkilökuntaa ei ollut liikuntapaikkojen aukipitämisen takia mahdollista saada paikalle samanaikaisesti, hoidetaan asia kaikkien esimiesten toimesta. Mahdolliset määräajassa vielä saatavat palautteet toimitaan ohjeiden mukaisesti.

Liite 1Vapaa-aikatoimialan toimenpide-ehdotukset

Toimialajohtaja Minna Sartes:

EhdotusLiikuntalautakunta merkitsee asian tiedoksi. Lautakunta käy asiasta lähetekeskustelun ja antaa kaupunginhallitukselle lausuntonsa asiaan.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Liite 2Liikuntalautakunnan lausunto