Kaupunkiympäristö, valvontajohtaja Leena Salmelainen ja konsernihallinto, asianhallintapäällikkö Sari Suomela 10.2.2023:

Aikaisemmat päätökset

Kaupunginvaltuusto on 26.2.2018 § 38 hyväksynyt voimassa olevan asiakirjoista ja tietojen antamisesta perittävien maksujen taksan, jossa yhdistettiin useampia samaan asiaan liittyviä eri taksoja.

Keskeiset muutokset

Hyväksyttävänä olevassa taksassa on määritelty julkisuuslain perusteella annettavista viranomaisen asiakirjan kopiosta ja tulosteista tai tietopalvelupyynnöistä perittävistä maksuista. Lisäksi taksassa on määritelty maksu aineiston käyttöoikeudelle ja julkaisuluvalle. Taksa on tarkoitettu noudatettavaksi koko kaupungin organisaatiossa tytäryhteisöjä lukuun ottamatta.

Turun kaupunki on digitoinut paperisia asiakirjoja usean vuoden ajan ja kaupungin paperinen arkisto on tarkoitus muuttaa ajan myötä kokonaan sähköiseksi. Arkistomateriaalin digitoiminen ja sähköisen aineiston myyntipalvelu aiheuttavat kaupungille kustannuksia. Tarkoitus on kattaa näitä kustannuksia asiakirjamaksutaksan mukaisilla maksuilla.

Julkisuuslain mukaan maksua ei peritä, jos julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse. Tämä on edelleen mahdollista. Mikäli asiakas haluaa julkisuuslain mukaisesti asiakirjan itselleen maksutta, hänen on mahdollista tehdä asiasta tietopyyntö asianhallintaan, jossa tietopyyntö käsitellään käytössä olevien resurssien puitteissa ja asiakirja annetaan hänelle maksutta.

Myyntipalvelun käyttöönotossa on kuitenkin kyse asiakkaiden mahdollisimman hyvästä palvelusta. Maksua vastaan asiakas saa asiakirjan käyttöönsä välittömästi, ilman odotusta ja mihin vuorokauden aikaan tahansa. Myyntipalvelussa asiakas voi myös itse selata verkkosivuilla asiaan liittyviä asiakirjoja ja valita näistä haluamansa, joista peritään maksu. Vastaava palvelu on käytössä useassa kaupungissa (muun muassa Helsinki, Vantaa, Tampere) ja palvelu on koettu tarpeelliseksi. Mainittujen kaupunkien kokemusten perusteella asiakkaat ovat olleet valmiita maksamaan asiakirjan toimitusnopeudesta, vaikka asiakirja olisi mahdollista saada myös maksutta.

Trimblen myyntipalvelun ylläpitokustannukset ovat noin 14.000 euroa/vuosi. Tämän lisäksi palvelun käyttöönotto maksaa noin 5.600 euroa. Turun kaupunki digitoi paperista arkistoa koko ajan sähköiseksi sekä omana työnä että erillisenä projektina. Tämä tarkoittaa, että myytävä aineisto laajenee asteittain koko ajan. Digitoinnin jatkuvat kustannukset ovat noin 184.000 euroa/vuosi. Kustannukset sisältävät 5 henkilön palkkakustannukset vuodessa (146.000 €), digitointilaitteiden kustannukset 13.000 €/vuosi ja palveluntuottajalle maksettavat kulut 25.000 €/vuosi.

Myyntipalvelun käyttöönoton alkuvaiheessa myytävien asiakirjojen määräksi arvioidaan noin 10.000 asiakirjaa/vuosi, jolloin sähköisen materiaalin myynnistä odotetaan alkuvaiheessa noin 50.000 euron myyntituloa (5 euroa/asiakirja). Myyntipalvelua käyttävien kaupunkien kokemusten perusteella myytävien asiakirjojen määrä lisääntyy vuosittain, kun palvelun käyttö yleistyy ja digitoidun materiaalin määrä kasvaa. Tulojen arvioidaan siten kasvavan myytävän aineiston lisääntyessä.

Myyntipalvelua koskevan asian lisäksi taksaan on tehty muutamia, vähäisiä hinnantarkistuksia.

Sovellettavat säännökset

Julkisuuslaissa säädetään asiakirjajulkisuudesta ja oikeudesta saada tieto julkisesta, ei vielä julkisesta tai salaisesta viranomaisen asiakirjasta. Julkisuuslaissa on myös säännökset tiedon antamisesta perittävistä maksuista ja niistä tiedottamisesta.

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei laissa säädetyin perustein ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain laissa säädetyin perustein. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon. (Julkisuuslaki 9 § - 12 §)

Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa, viranomaisessa laadittua tai viranomaiselle toimitettua asiakirjaa. (Julkisuuslaki 5 §)

Viranomaisen asiakirjasta annettavista kopioista ja tulosteista voidaan periä maksu, joka vastaa tiedon antamisesta viranomaiselle aiheutuvia kustannuksia. Maksua ei kuitenkaan peritä, jos:

1) asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti,

2) asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi,

3) julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse,

4) sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse,

5) pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin tai

6) kysymys on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 24 b §:n 1 momentissa tarkoitetusta arvokkaasta tietoaineistosta.

Poikkeuksellista tiedonhakua vaativissa tietopyynnöissä voidaan aina periä tiedon esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu. (Julkisuuslaki 34 §)

Kunnan on määriteltävä ennakolta kopion ja tulosteen antamisesta perittävät maksut ja julkaistava ne yleisessä tietoverkossa, jollei julkaisemista ole pidettävä ilmeisen tarpeettomana. (Julkisuuslaki 34 §)

Kuntalain 90 §:n mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset julkisuuslain perusteella asiakirjoista sekä tiedon antamisesta perittävistä maksuista. Turun kaupungin voimassa olevan hallintosäännön 32 § 2 momentin 19) -kohdan mukaan kaupunginhallitus ratkaisee asiat, jotka koskevat palveluiden, tuotteiden ja asiakasmaksujen hinnoittelua valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti, ellei asiaa ole annettu muun toimielimen tehtäväksi. Koska nyt hyväksyttäväksi tuotava taksa perustuu kaupunginvaltuuston hyväksymiin perusteisiin ja koskee kaikkia kaupungin palvelukokonaisuuksia, on toimivalta asiassa kaupunginhallituksella.

Liite 1​Turun kaupungin asiakirjoista ja tietojen antamisesta perittävät maksut 1.3.2023 alkaen

Oheismateriaali 1​Vanhan ja uuden taksan vertailu

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Ehdotus​Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteen 1 mukaiset asiakirjoista ja tietojen antamisesta perittävät maksut, jotka tulevat voimaan 1.3.2023.

Samalla kaupunginhallitus päättää kumota kaupunginvaltuuston 26.2.2018 § 38 hyväksymän taksan.​

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että taksaa tulee noudattaa mahdollisesta muutoksenhausta huolimatta.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.