Hankintapalvelut, projektipäällikkö Tapani Järvinen:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungin, Turku Science Parkin ja Visit Turku Archipelagon mainos- ja mediatoimistopalveluista ajalle 1.2.2023(tavoite)-31.1.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä enintään kahdella vuodella (optio).

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 4.10.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 17.10.2022. Samana päivänä lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus.

Hankinnassa on kolme osakokonaisuutta:

1.Turun kaupungin bränditoimistopalvelut, strateginen kumppanuus markkinoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa sekä visuaalisen ilmeen päälinjojen kehittäminen,

2.Turun kaupungin, Turku Science Park Oy:n ja Visit Turku Archipelago Oy.n mainostoimistopalvelut, painottuen markkinointimateriaalien tuotannolliseensuunnitteluun ja toteutukseen.

3.Turun kaupungin, Turku Science Park Oy:n ja Visit Turku Archipelago Oy:n mediatoimistopalvelut.

Osakokonaisuudet 1 ja 2 toteutetaan kaksivaiheisesti, jolloin ensimmäisessä vaiheessa osallistumispyynnöllä valitaan parhaat osallistumishakemukset antaneet saamaan varsinaisen tarjouspyynnön ja osakokonaisuudessa 3 valitaan 2 palveluntuottajaa yksivaiheisesti.

Osallistumispyynnössä/tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että

•osakokonaisuuteen 1 valitaan yksi sopimuskumppani

•Osakokonaisuudesta 2 tehdään puitejärjestely, johon valitaan kolme (3) palveluntuottajaa.

•Osakokonaisuudesta 3 tehdään puitejärjestely, johon valitaan kaksi (2) palveluntuottajaa.

Osallistumispyynnössä/tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin osallistumishakemuksen jättäjälle/tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palveluille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia osallistumishakemuksia/tarjouksia ei hyväksytä ja että osatarjoukset hyväksytään osakokonaisuuksittain.

Tarjous/osallistumishakemus liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Osallistumishakemukset/tarjoukset saatiin määräaikaan 2.11.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

Osakokonaisuuteen 1:

•Avidly Oyj

•Briiffi Oy

•Drama Queen Communications

•Hansdotter oy

•Kaski Creative Agency Oy

•KMG Turku

•LM Someco Oy

•Miltton Oy

•Nitro Group Oy

•Tauler et Co. Oy

•Vapa Media Oy

Osakokonaisuuteen 2:

•Avidly Oyj

•Briiffi Oy

•Designer Always Yours Oy

•Drama Queen Communications

•Hansdotter oy

•Kaski Creative Agency Oy

•KMG Turku

•LM Someco Oy

•Nitro Group Oy

•Tauler et Co. Oy

•Vapa Media Oy

•Å Communications

Osakokonaisuuteen 3:

•Avidly Oyj

•Drama Queen Communications

•LM Someco Oy

•Lumeton Oy

•Norr3 Oy

•Tauler et Co. Oy

•Vapa Media Oy

Osallistumishakemuksen jättäneiden/tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään osallistumishakemuksen jättäneiden/tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki osallistumishakemuksen jättäneet/tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Osallistumishakemusten/tarjousten osallistumispyynnön/tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden osallistumishakemuksen jättäneiden/tarjoajien tarjoukset. Osallistumishakemukset/tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin osallistumishakemusten/tarjousten täyttävän esitetyt vaatimukset.

Osallistumishakemusten/tarjousten vertailu ja valinta

Valinnan perusteet ilmoitettiin osakokonaisuuksittain seuraavasti:

1.Turun kaupungin bränditoimistopalvelut, strateginen kumppanuus markkinoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa sekä visuaalisen ilmeen päälinjojen kehittäminen.

Ehdokkaan tuli liittää osallistumishakemukseensa kaksi referenssiä:

•yksi (1) referenssi strategisen markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta,

•yksi (1) referenssi brändimarkkinoinnista sekä perinteisesti että digitaalisesti tuotettuna

Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä osallistumishakemuksia on enemmän kuin valittava määrä, Tilaajan asiantuntijaryhmä pisteyttää referenssit siten, että enimmäispisteet per referenssi on 10 pistettä (eli yhteensä enimmäispisteet 20 pistettä). Viisi (5) parhaat pisteet saanutta ehdokasta valitaan saamaan varsinaisen tarjouspyynnön.

2.Turun kaupungin, Turku Science Park Oy:n ja Visit Turku Archipelago Oy.n mainostoimistopalvelut, painottuen markkinointimateriaalien tuotannolliseen suunnitteluun ja toteutukseen.

Ehdokkaan tuli liittää osallistumishakemukseensa neljä referenssiä:

•Kaksi (2) referenssiä monikanavaisesta vähintään 50 000 euron suuruisesta kampanjakokonaisuudesta (min. kolme kanavaa), joka on sisältänyt esim. printtimainontaa, painotöitä, digitaalista markkinointia ja sosiaalisen median hyödyntämistä. Enintään 10 pistettä.

•Yksi (1) referenssi jonkin julkaisun, esim. asukas- tai asiakaslehden tai

•jonkin muun vähintään vähintään 24 sivun julkaisun toteuttamisesta. Enintään 5 pistettä.

•Yksi (1) referenssi digitaalisesta kampanjasta. Enintään 5 pistettä.

Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä osallistumishakemuksia on enemmän kuin valittava määrä, Tilaajan asiantuntijaryhmä pisteyttää referenssit yllä mainitusti. Kuusi (6) parhaat pisteet saanutta ehdokasta valitaan saamaan varsinaisen tarjouspyynnön.

Osallistumishakemusten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1   Osallistumishakemusten vertailutaulukko

Hankintamenettelyn keskeyttäminen osakokonaisuuden 3 Turun kaupungin, Turku Science Park Oy:n ja Visit Turku Archipelago Oy:n mediatoimistopalvelut osalta

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perusteltuna syynä voidaan hankintalain 125 §:ään johtaneen valmisteluaineiston nojalla pitää esimerkiksi tarjouspyynnön virheellisyyttä (HE 182/2010, s. 22).

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on se, että tarjouspyyntö on ollut virheellinen ja epäselvä hankinnan kohteen ja tarjoajille asetettujen vaatimusten osalta. Hankinnassa on ollut tavoitteena saada mediatoimiston alan palveluntuottajia, mutta nyt hankinnan tarjouspyynnön perusteella tämä ei ole toteutunut hankintayksikön tavoitteiden mukaisesti, vaan suurin osa tarjoajista on mainostoimistopalveluita.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään hankinnan kohteesta uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että:

•osakokonaisuudessa 1 valitaan viisi parhaat pisteet kerännyttä ehdokasta hankinnan toiseen vaiheeseen: Drama Queen Communications, Hansdotter Oy, Kaski Creative Agency Oy, KMG Turku ja Nitro Group Oy

•osakokonaisuudessa 2 valitaan kuusi parhaat pisteet kerännyttä ehdokasta hankinnan toiseen vaiheeseen: Avidly Oyj, Drama Queen Communications, Hansdotter Oy, KMG Turku, Nitro Group Oy ja Tauler et Co. Oy ja että

•osakokonaisuuden 3 hankintamenettely keskeytetään hankintaa tekemättä ja hankinta kilpailutetaan uusiksi uudella hankintamenettelyllä.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Tapani Järvinen, p. 044 907 5896