Kaupunkiympäristö, luvat ja valvonta, valvontajohtaja Leena Salmelainen ja asianhallinta, asianhallintapäällikkö Sari Suomela 5.5.2022:

Lähtökohdat

Myönnettyihin rakennuslupiin liittyy erityissuunnitelmia, joita arkistoidaan rakennusvalvonnan/Turun kaupungin paperiarkistossa. Erityissuunnitelmia ovat rakennesuunnitelmat, kiinteistön vesi- ja viemärisuunnitelmat sekä ilmanvaihtosuunnitelmat. Erityissuunnitelmat on toimitettu vuoteen 2020 saakka paperisina ja niitä on tällä hetkellä noin 600 hyllymetriä (eli noin 6 000 kansiota) kaupungin arkistossa. Vuodesta 2020 alkaen erityissuunnitelmat on toimitettu rakennusvalvontaan pääasiassa sähköisenä. Sähköiset erityissuunnitelmat on arkistoitu M-filesin sähköiseen arkistoon.

Kiinteistöjen omistajat ja rakennusten suunnittelijat käyttävät arkistoituja erityissuunnitelmia jatkosuunnittelun apuna. Rakennuspiirustuksiin liittyviä tietopyyntöjä tulee kaupungille vuosittain noin 900 kpl ja näistä suurin osa liittyy erityissuunnitelmiin. Lisäksi rakennusvalvonnan lupaprosessissa tarvitaan rakennusten olemassa olevia erityissuunnitelmia. Rakennuslupapäätösten yhteydessä hyväksyttyjä pääpiirustuksia on digitoitu vuodesta 2017 alkaen. Viiden henkilön vuosittaisella työpanoksella pääpiirustuksia on digitoitu kuluneiden viiden vuoden aikana yhteensä noin 230 hyllymetriä (noin 2 300 kansiota). Pääpiirustuksia on edelleen digitoimatta noin 180 hyllymetriä (noin 1 800 kansiota). Pääpiirustusten digitointi jatkuu edelleen neljän henkilötyövuoden resurssilla.

Projektin esittely

Asianhallinta ja rakennusvalvonta ovat valmistelleet yhteisesti erityissuunnitelmien digitointiprojektin käynnistämistä. Erityissuunnitelmia koskeva projekti eroaa pääpiirustusten digitoinnista siten, että työ on tarkoitus tehdä kokonaisuudessaan omana työnä, myös suunnitelmien varsinainen skannaus (digitointi). Pääpiirustuksia koskevassa projektissa skannaus on ostettu ulkoiselta toimijalta. Ulkoa ostetun skannauksen kustannukset ovat olleet noin 24 000 euroa vuodessa.

Erityissuunnitelmien digitointiprojektiin osallistuisi vakituisesta henkilökunnasta yhteensä seitsemän henkilöä vaihtelevalla, kohtuullisen vähäisellä työpanoksella. Vakituisen henkilökunnan lisäksi on tarkoitus palkata yksi projektityöntekijä ja hänelle avuksi pitkällä aikavälillä yksi digitoija työllistetyistä työnhakijoista. Projektityöntekijällä on käytännön toteutuksen ohjausvastuu, joten hänet on syytä palkata työllistettyjen ulkopuolelta. Kokonaisuudessaan projektiin on siis tarkoitus palkata yksi ulkopuolinen työntekijä. Vakituisen henkilökunnan työpanoksesta kertyy tähän projektiin yhteensä noin 0,3 henkilötyövuotta.

Asianhallinnan vastuualueella on leasing-sopimuksella käytössä yksi tähän projektiin soveltuva skanneri (läpisyöttöskanneri), joten paperisten asiakirjojen skannaaminen (digitointi) voidaan tehdä omalla työllä. Leasing-sopimuksen kustannukset ovat 13 000 euroa vuodessa. Skannaukseen sopivat tilat ovat myös olemassa (Puolalankatu 5, 5 kerros). Digitointi on mahdollista siten, että projektin alkuvaiheessa yhdellä skannerilla voidaan työllistää yksi henkilö. Mikäli jatkossa projektin etenemistä halutaan vauhdittaa, on mahdollista hankkia toinen skanneri ja lisää työllistettyjä/muuta henkilöresurssia.

Kustannukset

Projektin pääasialliset kustannukset muodostuvat ulkopuolisen projektityöntekijän palkkakustannuksista ja skannauslaitteiden leasingmaksuista. Palkkakustannukset ovat 2015,46 euroa kuukaudessa eli noin 30 000 euroa vuodessa ja leasing-maksut 13 000 euroa vuodessa (digitointilaitteiden leasing-maksut kustannetaan keskitetysti toisen digitointiprojektin budjetista). Projektin yksityiskohtainen suunnitelma aikatauluineen ja kustannuslaskelmineen on liitteenä.

Pääpiirustusten digitoinnista saatujen kokemusten perusteella 2 työntekijän työpanoksella voidaan digitoida arviolta 200–300 kansiota erityissuunnitelmia vuodessa. Projekti on tarkoituksenmukaista toteuttaa aluksi kolmen vuoden mittaisena, koska digitoijat vaihtuvat 8 kuukauden välein. Projektin jatkamista ei ole järkevää käsitellä vuosittain.

Perustelut projektin toteuttamiselle

Voimassa olevassa pormestariohjelmassa asiakaslähtöisyys on nostettu tärkeäksi tekijäksi kaupungin kaikissa toiminnoissa. Merkittävä osa asiakaslähtöisyyttä on ajasta ja paikasta riippumattomien palvelujen saatavuus. Erityissuunnitelmien digitoimisen yksi tärkeä tavoite on tuottaa kaupungille sähköistä materiaalia, jota tarjotaan asiakkaille sähköisen myyntipalvelun kautta. Tällöin tiettyä asiakirjaa tarvitseva henkilö voi ostaa sen käyttöönsä mihin vuorokauden aikaan tahansa ilman, että asiakirjan saatavuus edellyttää tietopyyntöä ja jonkun toisen henkilön työpanosta. Mikäli henkilö ei halua maksaa kyseisestä palvelusta, hänen on edelleen mahdollista tehdä tietopyyntö asianhallintaan ja saada asiakirja sitä kautta maksutta julkisuuslain mukaisesti. Myyntipalvelun etuna on kuitenkin nimenomaan riippumattomuus ajasta ja paikasta sekä nopeus. Maksua vastaan henkilön on mahdollista saada asiakirja käyttöönsä heti kun taas tietopyyntöjen toteuttaminen etenee henkilökunnan käytettävissä olevan resurssin mukaan.

Pitkällä aikavälillä asiakirjojen digitointi tuottaa kaupungille kustannussäästöjä henkilötyövoimatarpeen vähentymisen kautta. Erityissuunnitelmiin ja toimitusasiakirjoihin liittyvät tietopyynnöt työllistävät asianhallintaa tällä hetkellä kohtuullisen paljon, koska näitä tietopyyntöjä tulee nykyisin noin 900 kpl vuodessa. Digitointi helpottaa myös rakennusvalvonnan prosesseja, koska paperiarkiston sijaan tarvittavat erityissuunnitelmat voi jatkossa hakea sähköisestä arkistosta ajasta ja paikasta riippumatta.

Säästöjen lisäksi erityissuunnitelmien ja toimitusasiakirjojen myynti asiakkaille sähköisen kauppapalvelun kautta tuottaa kaupungille tuloja. Tuloja ei kuitenkaan skannauksen alkuvaiheessa juuri kerry, koska myytävää materiaalia kertyy vasta digitoinnin edetessä. Yhteen rakennuslupaan liittyy tyypillisesti 3-15 kappaletta erilaisia erityissuunnitelmia, joista suunnittelija todennäköisesti ostaa kaikki oman suunnittelualansa suunnitelmat. Vuosittainen myyntitulo erityissuunnitelmista ja toimitusasiakirjoista on alkuvaiheen jälkeen arviolta 15 000 euroa (myyntihinta 5 euroa/asiakirja), jos huomioon otetaan myös vuoden 2020 jälkeiset erityissuunnitelmat, jotka ovat jo valmiiksi sähköisiä. Tulokertymä kasvaa digitoinnin edetessä. Asiakirjojen myyntihinnasta päättää kaupunginvaltuusto.

Kyseessä ovat kuitenkin julkiset asiakirjat, jotka asiakkaan on oikeus saada käyttöönsä myös maksutta viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta annetun lain mukaan. Suuri osa asiakkaista on kuitenkin hyvin todennäköisesti valmis maksamaan siitä, että asiakirjan saa käyttöönsä heti. Tuloja muodostuu sitä enemmän mitä nopeammin digitointi etenee. Myös jatkossa viranomaisen julkisen asiakirjan saa käyttöönsä halutessaan maksutta tekemällä tietopyynnön kuten tähänkin saakka. Helsingin, Vantaan ja Tampereen myyntipalvelukokemusten perusteella näiden tapausten määrä jäänee vähäiseksi.

Asiakirjojen digitointi edistää myös kaupungin kokonaisvaltaista siirtymistä sähköiseen asiointiin ja sähköisen arkiston muodostamista. Sähköisen arkiston myötä kaupunki siirtyy nykyistä modernimpaan toimintakulttuuriin. Erityisesti korona-ajan vauhdittama työnteon toimintamallien uudistuminen edellyttää paperiarkistosta luopumista kohtuullisen ripeällä aikavälillä.

Projektin kustannukset katetaan ensi sijassa myyntipalvelusta saatavilla tuloilla, kun tuloja alkaa kertymään. Projektille varataan talousarviossa määrärahaa 35 000 euroa vuodessa (huom. digitointilaitteiden leasing-maksut kustannetaan keskitetysti toisen digitointiprojektin budjetista).

Projektin eteneminen pääosin työllistettyjen henkilöiden varassa voi edetä vaihtelevalla nopeudella. Työllistetyt vaihtuvat lähtökohtaisesti 8 kuukauden välein ja uusien henkilöiden rekrytointi ja perehdyttäminen vie aina oman aikansa projektityöntekijältä. Työllistettyjen taidoissa on myös suuria eroja. Iso osa projektin käytännön työstä on digitoitavan aiheiston metatiedottaminen eli aineiston kuvailevien tietojen kirjaaminen aineiston sujuvan hakemisen ja löytymisen turvaamiseksi.

Liite 1            Erityissuunnitelmien digitointiprojektin projektisuunnitelma

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että liitteen 1 mukainen erityissuunnitelmien digitointiprojekti käynnistetään 1.6.2022 ja toteutukselle varataan talousarviossa määrärahaa 35.000 euroa vuosittain 31.12.2025 saakka. Projektin kustannukset maksetaan sille erikseen perustettavalta kustannuspaikalta.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö