Erityissuunnitelmien digitointi

Asianhallinnan projektisuunnitelma

27.4.2022

 

Projektin kokoonpano

-asianhallinta: projektinhallinta

osuunnittelija Timo Nordlund (projektipäällikkö)

opaperikonservaattori Riikka Kupias (projektisihteeri)

omuut asiantuntijat:

tarkastusinsinööri Kaleva Latvala

tuotantopäällikkö Marko Heinonen

projektityöntekijä Taru Hyvönen

tietopalvelusihteeri Pauliina Heikkilä

arkistosihteeri Nolga Suomela

-Rekrytoitava:

oprojektityöntekijä (määräaikainen, 3 vuotta)

odigitoija (työllistetty, 1 henkilö, vaihtuu 8 kk välein)

 

Käytännön työnjako

Projektipäällikkö

-Projektin vastuuhenkilönä toimiminen, digitoinnin suunnittelu yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa.

 

Projektisihteeri

-Toimii projektin tavoitteiden eteen ja edistää projektin etenemistä omalta osaltaan.

-Digitoitavan aineiston esivalmistelun ohjaus.

 

Muut asiantuntijat

-Digitointiin ja metatietoihin liittyvä asiantuntemus (projektityöntekijä Taru Hyvönen).

-Analogisiin aineistoihin liittyvä asiantuntemus (esim. erityissuunnitelmat - Kaleva Latvala).

-Analogisten aineistojen nouto arkistosta ja palautus (arkistosihteeri Nolga Suomela).

-Projektin yhteydenpito Työllisyyspalvelukeskukseen ja Työkeskukseen (suunnittelija Timo Nordlund, tuotantopäällikkö Marko Heinonen).

-Aineistojen fyysiseen kuntoon liittyvät kysymykset (paperikonservaattori Riikka Kupias).

-Digitoitujen aineistojen paikantaminen tarvittaessa (ma. projektityöntekijä).

 

Projektityöntekijä (palkataan ulkopuolelta)

-Digitoinnin käytännön ohjaus ja toteutus, digitoijien esihenkilönä toimiminen

-Osaprosessien 5, 6 ja 8 toteutus

Digitoija (työllistetty työnhakija)

-Fyysisten aineistojen digitointi ja metatietojen kirjaaminen (kuvailevat metatiedot ja tarvittaessa MIX-metatiedot, ks. Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin KA/3357/07.01.02.04.02/2019)

-Luettelointi Arkki-järjestelmään, tarvittaessa

-Osaprosessien 1, 2, 3, 4 ja 7 toteuttaminen

-Digitoija 1 erityissuunnitelmien digitointi

 

Prosessikuvaus

Osaprosessi 1: Digitoitavan aineiston esivalmistelu

 

oAsianhallinta hakee analogiset aineistot arkistosta digitoitavaksi ja digitoinnin jälkeen palauttaa oikeille paikoilleen. Asianhallinnan pitää tehdä tämä, jotta arkistot säilyvät järjestyksessä. Esimerkiksi erityissuunnitelmien kohdalla saman kohteen aineistot ovat eri puolilla arkistoa eri tavoin järjestettynä, joten tehtävä vaatii asiantuntemusta.

 

oAineistoissa on liimattuja seläkkeitä yms. sidontaan käytettyjä materiaaleja, jotka pitää poistaa ennen digitointia. Digitoija käy aineistot läpi paperikonservaattorin ohjeistusten mukaan. Tarvittaessa huonokuntoista aineistoa on konservoitava konservaattorin toimesta.

 

Osaprosessi 2: Digitoitavan aineiston luettelointi (Arkki)

 

oEsivalmistellut aineistot luetteloidaan Arkki-järjestelmään (Yksa) ennen digitointia, ellei niitä ole jo luetteloitu. Ennalta tehtävä luettelointi helpottaa digitoitavan kokonaisuuden jäsentämistä ja sujuvoittaa digitointityötä.

 

Osaprosessi 3: Digitoitujen aineistojen metatietojen kirjaaminen (Excel)

 

oAineistokohtaisesti määritellyt metatiedot kirjataan Excel-dokumenttiin, josta ne myöhemmin viedään M-Filesin TeTku-varastoon.

 

Osaprosessi 4: Aineiston digitointi

 

oAnalogiset aineistot digitoidaan määritysten mukaisesti.

 

 

 

 

 

Osaprosessi 5: Digitoitujen aineistojen paikantaminen

 

oDigitoidut aineistot paikannetaan Trimblen paikkatietojärjestelmään, vain tarvittaessa.

 

Osaprosessi 6: Digitoitujen aineistojen ja metatietojen tallentaminen siirtopalvelimelle

 

oDigitoidut aineistot tallennetaan siirtopalvelimelle, josta ne myöhemmin siirretään metatietoineen M-Filesin TeTku-varastoon.

 

Osaprosessi 7: Digitoidun analogisen aineiston pakkaus

 

oDigitoidut analogiset aineistot pakataan takaisin koteloihin, tarvittaessa pakataan uudelleen paperikonservaattorin ohjeistusten mukaisesti ja lisätään välilehdet aineistoon.

 

Osaprosessi 8: Laaduntarkastaminen

 

oDigitoidun aineiston laadun ja metatietojen oikeellisuuden osalta pidetään yllä tarkastusprosessia. Tehdään tarkastusraportit säännöllisin väliajoin ja tarvittaessa kehitetään digitointiprosessin yksityiskohtia.

 

Aikataulusuunnitelma (projektin vaiheet)

oProjekti on pitkäkestoinen. Arvio kestosta:

Kokonaisarvio 10 vuotta.

 

oOptio: Kun prosessi saadaan toimimaan, tavoitteena kasvattaa projektin resursseja ja kasvattaa/nopeuttaa digitointimääriä.

 

Kustannussuunnitelma

oProjektityöntekijän palkkakustannukset noin 30 000 euroa / vuosi.

oDigitointilaitteiden leasingmaksut (1.6.2022 - 31.5.2026) 52 288 euroa eli noin 13 000 euroa/vuosi

Huom. digitointilaitteiden leasing-maksut kustannetaan keskitetysti toisen digitointiprojektin budjetista.

 

Tilat

oProjektin tilat Puolalankatu 5:n ullakolla (vuokrasopimus päättyy 2023, v. 2025 alkaen digitointi uudessa arkistorakennuksessa)

oKolme työpistettä valmiina Puolalankatu 5:ssa.

 

Laitteet ja ohjelmistot

oSkannerit hankittu v. 2021:

läpisyöttöskanneri (WideTEK 60CL)

käytetään erityissuunnitelmien digitoinnissa

kirjaskanneri (Bookeye 5)

tasoskanneri (WideTEK 12)

oTietokoneet ja näytöt

 

Projektin hyödyt

-Asiakkaiden nykyistä parempi palvelu: tarjotaan palvelua ajasta ja paikasta riippumatta nykyistä joustavammin, kun asiakas voi ostaa asiakirjat sähköisestä palvelusta.

-Kaupungin sisäisten toimintojen tehostaminen: vapautetaan oman henkilökunnan resurssia toisiin tehtäviin.

-Myyntitulot sähköisen kauppapalvelun kautta.

-Sähköisen arkiston muodostuminen: kaupunki siirtyy nykyistä modernimpaan työskentelymalliin, kun luovutaan paperisesta arkistosta.

-Osoitetaan työllistetyille työnhakijoille töitä.

 

Projektin haasteet

-Projektin eteneminen. Työllistettyjen varassa pyörivä projekti voi edetä välillä hitaasti, eikä määriteltyjä tavoitteita saavuteta.

-Digitoinnin määritysten toteuttaminen. Digitoinnin laadun ja esimerkiksi MIX-metatietoskeeman mukaisten metatietojen tuottaminen voi olla haastavaa riippuen työllistettyjen kokemuksesta.

-Digitoitavan materiaalin määrä. Projektiin esitetyillä resursseilla erityissuunnitelmien digitointi kestää useita vuosia.