Turun kaupungin Hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen 31.1.2022:

Turun kaupungin Hankintapalvelut on kilpailuttanut valkoisen kopiopaperin lavatoimitukset ajalle 1.5.2021 - 30.4.2025 jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin 1.5.2025 - 30.4.2027 (optio).

Hankinta on toteutettu seutuhankintana ja siinä on mukana Paimion kaupunki, Maskun kunta, Mynämäen kunta, Nousiaisten kunta, Raision kaupunki, Ruskon kunta, Taivassalon kunta, Oripään kunta, Liedon kunta, Turun kaupunki ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri.

Hankintasopimus (2187-2021) on hankintapäällikön päätöksen 24.3.2021 § 29 mukaisesti tehty Lyreco Finland Oy:n kanssa.  

Sopimuksessa on mainittu hinnanmuutoksesta seuraavasti:

“Toimittaja voi esittää alkuperäisen sopimuskauden aikana kerran hinnanmuutosta. Mikäli Tilaaja hyväksyy Toimittajan hinnanmuutosehdotuksen, hinnanmuutos tulee voimaan 1.5.2023. Hinnanmuutosehdotus on esitettävä Tilaajalle kirjallisesti 28.2.2023 mennessä.

Hintojen tarkistamisen perusteena ovat yleisen kustannustason muutokset ja niitä arvioidaan Tilastokeskuksen Teollisuuden tuottajahintaindeksin C (Teollisuustuotteet: 17 Paperi ja paperituotteet) vuosimuutoksen perusteella. Arvioinnissa käytetään viimeisiä saatavissa olevia (sopimuksen aloitushetkellä ja hinnanmuutoksen esityshetkellä) valtakunnallisia Tilastokeskuksen tilastotietoja. Hinnanmuutos saa olla enintään muutoksen suuruinen, kuitenkin enintään viisi (5) prosenttia.

Mikäli Tilaaja päättää ottaa optiokauden käyttöön, voi Toimittaja esittää toista, vastaavaa kuin yllä kuvattu, hinnanmuutosta. Optiokautta koskeva hinnanmuutosesitys on esitettävä Tilaajalle kirjallisesti viimeistään 28.2.2025. Mikäli Tilaaja hyväksyy Toimittajan hinnanmuutosesityksen, tulee se voimaan optiokauden alkaessa 1.5.2025. Optiokaudelle ei voi esittää toista hinnanmuutosta.

Jos hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, sopijapuolilla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään tässä sopimuksessa mainittujen irtisanomisaikojen mukaisesti. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Irtisanomisaikana noudatetaan hintoja, jotka olivat voimassa ennen hinnanmuutosehdotuksen tekemistä.”

Lyreco Finland Oy on toimittanut Turun kaupungille 2.12.2021 liitteessä 1 olevan hinnanmuutosesityksen 1.1.2022 alkaen koskien valkoisen kopiopaperin lavatoimituksia

Esitetty hinnanmuutos perustuu Lyreco Finland Oy:n koronasta johtuvien toimintakustannusten kasvuun. Selvityksen myötä on todennettavissa, ettei Lyreco Finland Oy:n ollut tarjouksen jättämisen hetkellä mahdollista varautua toiminta- ja raaka-ainekustannusten kasvuun.

Tilaaja teki liitteessä 2 olevan vastaehdotuksen 21.12.2021 ja Lyreco Finland Oy hyväksyi sen 23.12.2021.

Esitetty hinnanmuutosesitys on sopimuskauden ensimmäinen.

Sopimuksessa on todettu:

”Hintojen tarkistamisen perusteena ovat yleisen kustannustason muutokset ja niitä arvioidaan Tilastokeskuksen Teollisuuden tuottajahintaindeksin C (Teollisuustuotteet: 17 Paperi ja paperituotteet) vuosimuutoksen perusteella. Arvioinnissa käytetään viimeisiä saatavissa olevia (sopimuksen aloitushetkellä ja hinnanmuutoksen esityshetkellä) valtakunnallisia Tilastokeskuksen tilastotietoja. Hinnanmuutos saa olla enintään muutoksen suuruinen, kuitenkin enintään viisi (5) prosenttia.”

Tuottajahintaindeksin vuosimuutos on 20,8 %, joten näin ollen hinnanmuutos voidaan hyväksyä ja se tulee voimaan 1.3.2022 alkaen.

Koska sopimuksessa on mahdollistettu hinnankorotusmahdollisuus vasta 1.5.2023 alkaen, on nyt ehdotettu hinnanmuutos samalla sopimusmuutos voimassa olevaan hankintasopimukseen. Nyt tehtävä hinnankorotus korvaa sopimuksessa mainitun 1.5.2023 tehtävän hinnankorotuksen. Sopimusmuutos on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 5 kohdan mukainen vähäarvoinen muutos.

Liite 1 Lyrecon hinnankorotusehdotus 1.1.2022 alkaen (salassa pidettävä)

Liite 2 Tilaajan vastaehdotus 1.3.2022 alkaen (salassa pidettävä)

Liite 3 Sopimusmuutosliite 2187-2021

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös           

Päätän, että Lyreco Fnland Oy:n hinnankorotusesitys valkoisen kopiopaperin hankinnan (2187-2021) osalta hyväksytään 1.3.2022 lähtien Turun kaupungin ehdotuksen (liite 2) mukaisesti 5 % korotukseen perustuen. Tämä hinnankorotus korvaa sopimuksessa esitetyn 1.5.2023 tehtävän hinnankorotuksen. Tämä päätös koskee vain Turun kaupungin ja Lyreco Finland Oy:n välistä hankintasopimusta.     

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen, 0400 944 064, liisa.heinonen@turku.fi