Hallintopäällikkö Päivi Ahvenainen 17.5.2021:

Konsernihallinnon yhteisten palveluiden yleishallinnossa, asianhallinnan yksikössä, on toiminnallinen tarve saada arkistointiin vakinainen lisäresurssi, joka korvaisi aiemmin käytetyt tilapäiset ratkaisut. Tällä hetkellä tarve on erityisesti rakennusvalvonnan arkistointi- ja tietopalvelutehtävissä.

Yleishallinnossa johdon sihteeripalveluihin sijoitettu hallinto- ja taloussihteerin vakanssi (000219) on ollut tyhjillään ja täyttämättä vuodesta 2017. Hallinto- ja taloussihteerin vakanssia olisi tarkoituksenmukaista hyödyntää arkistoinnin tarpeisiin siirtämällä se asianhallintaan sekä kohdistamalla siihen tarpeelliset muutokset.

Hallinto- ja taloussihteerin nimikettä esitetään muutettavaksi arkistosihteeriksi. Vakanssin kelpoisuusvaatimukseksi on syytä määritellä: arkistoalan ammattitutkinto ja riittävä kokemus arkistoalan tehtävistä tai pitkäaikainen työkokemus arkistotehtävistä. Muutoksen kohteena olevan vakanssin palkka on määriteltävä samalle tasolle muiden arkistosihteerin vakanssien kanssa saaden se näin vastaamaan tehtävien vaativuutta. Arkistosihteerin tehtäväkohtainen palkka on 2 170,29 e/kk (01TOI060).

Nyt esitettävän vakanssijärjestelyn yhteydessä tarkastellaan asianhallinnan arkistotyöntekijän vakanssin (000197) tilannetta siten, että pidemmällä aikavälillä vakanssien määrä ei muutoksen myötä kasva. Arkistotyöntekijän vakanssin osalta tehdään erillinen esitys.

Esitän, että vakanssin 000219 nimike muutetaan 1.6.2021 alkaen arkistosihteeriksi ja kelpoisuusvaatimus muotoon: arkistoalan ammattitutkinto ja riittävä kokemus arkistoalan tehtävistä tai pitkäaikainen työkokemus arkistotehtävistä. Samalla esitän, että tehtäväkohtainen palkka muutetaan vastaamaan arkistosihteerin tehtävien vaativuutta ollen 2 170,29 e/kk ja että arkistosihteerin vakanssi siirretään yleishallinnossa johdon sihteeripalveluista asianhallintaan. Esitän myös, että toimi voitaisiin täyttää ilman erillistä lupamenettelyä.

Liite 1Esitys hallinto- ja taloussihteerin toimen muuttamisesta

Liite 2Arkistosihteerin tehtäväkuvaus

Hallintojohtaja Max Lönnqvist 19.5.2021:

Puollan esitystä.

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen ja palvelussuhdepäällikkö Elina Reinikainen 28.5.2021:

Hallintopäällikkö Päivi Ahvenainen ja hallintojohtaja Max Lönnqvist ovat esittäneet, että yleishallinnossa johdon sihteeripalveluihin sijoitettu hallinto- ja taloussihteerin avoinna olevan vakanssin (000219) nimike muutetaan arkistosihteeriksi 1.6.2021 alkaen. Samalla on esitetty vakanssin tehtäväkohtaisen palkan muuttamista vastaamaan arkistosihteerin tehtävien vaativuutta, jolloin tehtäväkohtainen palkka olisi 2 170,29 €/kk. Konsernihallinnon henkilöstöohjaus –yksiköllä ei ole huomauttamista esitettyyn tehtäväkohtaiseen palkkaan.

Lisäksi on esitetty vakanssin kelpoisuusvaatimuksen muuttamista siten, että kelpoisuusvaatimus olisi arkistoalan ammattitutkinto ja riittävä kokemus arkistoalan tehtävistä tai pitkäaikainen työkokemus arkistotehtävistä. Konsernihallinnon henkilöstöohjaus -yksiköllä ei ole huomautettavaa esitetyn kelpoisuusvaatimuksen osalta.

Samalla on esitetty arkistosihteerin vakanssin siirtämistä yleishallinnon johdon sihteeripalveluista asianhallintaan. Lisäksi on esitetty, että toimi voidaan täyttää ilman erillistä lupamenettelyä.

Esityksessä on todettu, että yleishallinnossa johdon sihteeripalveluihin sijoitettu hallinto- ja taloussihteerin vakanssi (000219) on ollut tyhjillään ja täyttämättä vuodesta 2017. Konsernihallinnon yhteisten palveluiden yleishallinnossa, asianhallinnan yksikössä, on toiminnallinen tarve saada arkistointiin vakinainen lisäresurssi, joka korvaisi aiemmin käytetyt tilapäiset ratkaisut. Tällä hetkellä tarve on erityisesti rakennusvalvonnan arkistointi- ja tietopalvelutehtävissä. Hallinto- ja taloussihteerin vakanssia on tarkoituksenmukaista hyödyntää arkistoinnin tarpeisiin siirtämällä se asianhallintaan sekä kohdistamalla siihen tarpeelliset muutokset.

Nyt esitettävän vakanssijärjestelyn yhteydessä tarkastellaan asianhallinnan arkistotyöntekijän vakanssin (000197) tilannetta siten, että pidemmällä aikavälillä vakanssien määrä ei muutoksen myötä kasva. Arkistotyöntekijän vakanssin osalta tehdään erillinen esitys.

Nykyisiin tilapäisiin tehtäväjärjestelyihin verrattuna esityksen nettokustannusvaikutus on hyvin pieni ja johtuu vakanssin tehtäväkohtaiseen palkkaan päivitetyn tehtäväkuvauksen pohjalta esitetystä muutoksesta.  Kustannusvaikutukset tulee ottaa huomioon talousarviossa.

Liite 1Esitys hallinto- ja taloussihteerin toimen muuttamisesta

Liite 2Arkistosihteerin tehtäväkuvaus

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätän, että yleishallinnossa johdon sihteeripalveluihin sijoitettu hallinto- ja taloussihteerin toimen (000219) tehtävänimike muutetaan arkistosihteeriksi 1.6.2021 alkaen sekä samasta ajankohdasta lukien toimen tehtäväkohtainen palkka on 2 170,29 €/kk (01TOI060) ja toimen kelpoisuusvaatimus on arkistoalan ammattitutkinto ja riittävä kokemus arkistoalan tehtävistä tai pitkäaikainen työkokemus arkistotehtävistä.

Lisäksi päätän, että toimi voidaan täyttää ilman erillistä lupamenettelyä.

Tuomas Heikkinen  

kansliapäällikkö