Tilapalvelujohtaja Tuomas Koskiniemi ja sisäilmapäällikkö Kati Järvi 26.11.2019:

Turun kaupungin sisäilma-asioiden toimintamalli on hyväksytty 6.5.2013 (kaupunginjohtajan päätös 5496-2013 (015, 010, 358)). Tämän jälkeen kaupunkiorganisaatiossa on tapahtunut organisaatiomuutoksia, joilla on vaikutusta mm. sisäilma-asioiden ratkaisussa toimiviin tahoihin, mm. tilapalvelukeskuksen perustaminen, vuoden 2018 alussa. Myös itse käsittelyprosessissa oli tunnistettu tarvetta kehittämiselle.

Tilapalvelukeskus on yhdessä Turun kaupungin asiantuntijoiden (tilapalvelukeskus, työhyvinvointi, työterveys, kouluterveydenhuolto, ympäristöterveys, siivouspalvelut, viestintä ja henkilöstö) kanssa kehittänyt uutta mallia sisäilma-asioiden hoitamiseksi syksyn 2018 ja syksyn 2019 välisenä aikana.

Ennen uuden mallin kehitystyötä kartoitettiin aiempaan toimintatapaan liittyneitä haasteita / ongelmia ja suurimmiksi ongelma-alueiksi nousivat seuraavat asiat:

1)   ilmoituksesta ensimmäisiin toimenpiteisiin kuluva aika on pitkä

2)   tutkimusten, toimenpiteiden ja siitä johtuen ongelmien selvittelyn ja korjausten viivästyminen

3)   ongelmat viestinnässä

4)   epäselvät roolit asioiden hoidossa

Sisäilmasto-ongelmien ratkaiseminen vaatii monen ammattiryhmän osaamista ja kyse on laajasta moniammatillisesta yhteistyöstä yhteisen päämärän eteen. Onnistunut yhteistyö vaatii tuekseen rakenteet ja se on organisoitava. Avainasemassa ovat myös tilojen käyttäjiä osallistava työote, ongelmatilanteiden kokonaisvaltainen ja maltillinen tarkastelu, tavoitteellinen ja prosessimainen työskentely sekä onnistunut viestintä. Tämän työn tavoitteena oli kehittää yhtenäinen sisäilmasto-ongelmien ratkaisumalli koko Turun kaupungille soveltaen mm. Työterveyslaitoksen ohjeistuksia asiasta. Tavoitteena on, että tämän mallin avulla jokainen prosessiin osallistuva henkilö tietää prosessin vaiheet sekä omat ja muiden toimijoiden roolit ja vastuut osana moniammatillista yhteistyötä ja onnistunutta sisäilma-asioiden hoitoa.

Uuden toimintatavan mukaan sisäilmasto-ongelmien ratkaisussa käytetään tähän tarkoitukseen kehitettyä prosessimallia, joka jakautuu neljään (4) eri vaiheeseen: alun tekniset selvitykset, tutkimussuunnitelman laadinta, sisäilmaselvitykset, ja korjaukset. Kaikki vaiheet nivoutuvat läheisesti toisiinsa ja eri vaiheisiin voidaan takautuvasti palata, mikäli ongelman ratkaisu sitä vaatii. Prosessi lähtee liikkeelle sisäilmahaittailmoituksesta, jonka täyttää esimies Turun kaupungin työntekijän kanssa tai kouluterveydenhoitaja oppilaan kanssa.

Aiempiin ongelmiin on pyritty vastaamaan seuraavasti:

1)   Alkuun tehtäville teknisille mittauksille ja ensimmäiselle kohdekäynnille on asetettu tavoiteaikarajat, missä ajassa ne pitäisi saada tehtyä.

2)   Jokaiselle vaiheelle (I-IV) on asetettu tavoiteajat, joiden puitteissa eri vaiheet tulisi saada suoritettua.

3)   Jokaisesta kohdetapaamisesta kirjoitetaan pöytäkirja ja tehdään viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelman laatiminen, täydentäminen ja sen seuranta on osa jokaista sisäilmatyöryhmän kokoontumista. Viestintäsuunnitelman asianmukaisesta käsittelystä huolehtii aina sisäilmatyöryhmän puheenjohtaja eli sisäilma-asiantuntija. Jokaisessa kokouksessa sovitaan yhteisesti mitä käsitellystä asiasta viestistään ja kuka viestii millekin erikseen määritellylle taholle sekä milloin viestitään. Kaikki nämä asiat kirjataan viestintäsuunnitelmalomakkeelle. Lisäksi lomakkeelle kirjataan prosessin vaihe, viestinnän menetelmät, suunniteltu ajankohta ja toteutunut ajankohta. Jokainen sisäilmatyöryhmän jäsen sitoutuu yhteiseen päätökseen asiasta.

4)   Sisäilmasto-ongelmien ratkaiseminen perustuu eri toimijoiden hyvään ja toimivaan yhteistyöhön. Toimivan yhteistyön perustana ovat puolestaan etukäteen sovitut selkeät roolit ja vastuut eri toimijoiden kesken. Uuteen malliin on kirjoitettu kaikkien eri toimijoiden roolit ja vastuut, jolloin jokainen tietää oman toimenkuvansa prosessin eri vaiheissa.

Uudessa mallissa keskeisessä roolissa ovat Tilapalvelukeskuksen sisäilma-asiantuntijat (3 henkilöä), joilla on kokonaisvastuu prosessin hoidosta sen eri vaiheissa. Myös terveydenhuollon roolia terveydellisen merkityksen arvioinnissa on korostettu. Jokaisella työntekijällä on myös vastuu tilojen oikeasta käytöstä sekä velvollisuus ilmoittaa puutteista / haitoista ja käydä työterveyshuollossa, mikäli tekee sisäilmailmoituksen. Avainasemassa koko prosessissa on moniammatillinen toimiva yhteistyö.

Uutena asiana mallissa on ilmoituksen tekovaiheessa esimiehelle täytettäväksi tuleva tarkistuslista, jossa kysytään mm. tilojen käyttötarkoituksen mukaisuutta, siivottavuutta, huonekasveja, huomiota vaurioista yms. Tarkistuslistalla halutaan vastuuttaa myös käyttäjää huomioimaan oman toiminnan merkitys sisäilma-asioissa ja saada ennakkotietoa sisäilmaan vaikuttavista asioista kohteessa.

Ehdotamme uuden mallin mukaista toimintatapaa sisäilma-asioiden hoidossa Turun kaupungissa. Uusi toimintamalli on tarkoituksenmukaista ottaa käyttöön heti.

Liite 1Turun kaupungin sisäilmasto-ongelmien hoitaminen

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin hyväksyä liitteen 1 mukaisen Turun kaupungin toimintamallin sisäilma-asioiden hoidossa siten, että toimintamalli otetaan käyttöön päätöksentekopäivästä.

Minna Arve

kaupunginjohtaja