Johtaja Tuomas Heikkinen 24.10.2016:

Perintäprosessin muuttaminen

Voimassa olevat perintäsopimukset

Turun kaupunki on siirtänyt talouspalvelukeskuksen liiketoiminnan Kunnan Taitoa Oy:lle liikkeenluovutuksena 1.9.2014 lukien. Samalla kaupunki on solminut Taitoan kanssa palvelusopimuksen talouspalvelujen tuottamisesta. Palvelusopimuksessa on sovittu, että perintä siirtyy Taitoan hoidettavaksi. Palvelusopimuksen solmimisen jälkeen perintään siirtyneisiin saataviin on sovellettu palvelusopimuksen perusteella Taitoan hallinnoimaa Intrum Justitia Oy:n perintäsopimusta. Perintäpalvelu on siten uusien saatavien osalta hankittu 1.9.2014 alkaen Taitoan kautta alihankintana.

Turun kaupungilla on edelleen voimassa aikaisempi 20.5.2013 solmittu sopimus perintäpalveluista Intrum Justitia Oy:n kanssa. Tätä sopimusta sovelletaan vanhoihin, ennen 1.9.2014 perintään siirtyneisiin saataviin. Tämän sopimuksen mukaan kaupunki vastaa kaikista perintäkuluista, joita ei saada velalliselta perittyä. Intrum Justitia Oy laskuttaakin edelleen kuukausittain näitä perintäkuluja.

Kaupungille on syntynyt kustannussäästöä uuden Taitoan palvelusopimuksen ja uuden perintäsopimuksen soveltamisen myötä vuosittain noin 125 000 euroa aikaisempaan perintäsopimukseen verrattuna. Säästö syntyy siitä, että uudessa sopimuksessa maksumuistutukset kuuluvat palvelun hintaa, eikä niitä peritä kaupungilta vanhasta Intrum-sopimuksesta poiketen, vaikka saatavan perintä epäonnistuisikin.

Asian tausta ja tavoite

Laskutus- perintäprosessia on kartoitettu Turun kaupungilla vuosina 2014 ja 2015. Vuonna 2016 talouden matriisin ohjausryhmä asetti työryhmän, joka koostui eri toimialojen ja lakiasioiden edustajista, talous- ja strategiaryhmän talouden ja rahoituksen vastuualueen controllerista sekä hankinta-ja logistiikkajohtajasta. Työryhmän tavoitteena on ollut laskutuksen ja perinnän nykytilan parantaminen. Työryhmä on kartoittanut laajasti laskutuksen ja perinnän työvaiheita sekä näihin liittyviä kysymyksiä.

Työryhmä on laatinut 20.9.2016 päivätyn selvityksen Turun kaupungin laskutus- ja perintäprosessin nykytilasta sekä parannusehdotukset prosessin tehostamiseksi. Selvityksessä on esitetty uusi perintämalli, uudet toimivallan- ja tehtävänjaot eri toimijoiden välillä sekä toimenpideluettelo.

Uuden mallin ja toimenpiteiden tarkoituksena on minimoida Turun kaupungin laskutus- ja perintäkustannukset ja luottotappiot, poistaa päällekkäiset työvaiheet, yksinkertaistaa ja selkeyttää vastuunjakoa, keskittää palvelun osat mahdollisimman paljon ”yhdelle luukulle” sekä vähentää asioiden siirtämistä toimijalta toiselle. Uusi perintämalli vähentää kaupungille koituvia perinnän kustannuksia sekä nopeuttaa ja selkeyttää perinnän prosessia. Ehdotettu muutos hyödyttää siten sekä kuntalaista että kaupunkia.

Toimenpide-ehdotukset

Kaupungin tarkoituksena on solmia Kunnan Taitoa Oy:n kanssa perintäsopimus. Perintäsopimuksella toteutetaan työryhmän esittämä uusi perintämalli. Työryhmän laatima yksityiskohtainen tehtävänjakotaulukko otetaan osaksi perintäsopimusta. Perintäsopimus liitetään osaksi 1.9.2014 Turun kaupungin ja Kunnan Taitoa Oy:n välillä solmittua palvelusopimusta.

Työryhmä ehdottaa seuraavien toimenpiteiden hyväksymistä:

1) uusi perintämalli ja tehtävänjako kaupungin toimijoiden, Kunnan Taitoa Oy:n ja perintäyhtiön välillä;

2) uusi kaupungin sisäinen toimivallanjako ja sen edellyttämät sääntömuutokset;

3) valtuutus Kunnan Taitoa Oy:lle siirtää myyntilaskun eräpäivää (pois lukien Kiinteistötoimialan vuokrasaatavat) ja valtuutus perintäyhtiölle enintään 6 kk:n pituisten maksusuunnitelmien solmimiseksi (pois lukien Kiinteistöliikelaitoksen vuokrasaatavat) ja

4) konsernihallinnon hallintoryhmän lakimiehen viran 409088 muuttaminen kaupunginlakimiehen viraksi laskutus- ja perintäprosessin oikeudellisten tehtävien ja uudessa perintämallissa esitetyn keskitetyn viranhaltijan tehtävien hoitamiseksi.

1. Uusi perintämalli ja tehtävänjako

Laskutus- ja perintäprosessin työnjako on tarkoituksenmukaisinta päättää kaupungille edullisimman vaihtoehdon mukaan huomioiden sekä kokonaiskustannukset että prosessien selkeys, laatu ja nopeus. Työryhmän tekemän hintavertailun perusteella on kaupungille edullisinta keskittää vapaaehtoinen perintä ja oikeudellinen perintä perintäyhtiölle, lukuun ottamatta maksukyvyttömyysmenettelyjä ja mahdollisia kiinteistötoimialan vuokrasaamisia. Maksukyvyttömyysmenettelyihin liittyvän velkakartoituksen ja vaativimpien toimien osalta olisi tässä vaiheessa edullisinta hoitaa nämä tehtävät konsernihallinnon lakiasioissa.

Tehtävänjakotaulukko

2. Kaupungin sisäinen toimivallanjako ja sääntömuutokset

Perintään liittyviä tehtäviä on hoidettu Turun kaupungissa usealla taholla. Hajautettu päätöksenteko on aiheuttanut ongelmia perintäprosessiin. Ehdotettuun perintämalliin siirtyminen vaatii määrättyjen toimintojen keskittämistä kaupunkitasoisesti (liite 3). Toimivallanjako perintään liittyvien tehtävien osalta on myös osittain päällekkäinen ja säännöstö sisältää myös keskenään ristiriitaisia ohjeita ja sääntöjä.

Työryhmä ehdottaa, että kaupungin hallintosääntöä ja kaupunginhallituksen johtosääntöä muutetaan vastaamaan liitteen 3 ehdotettua toimivallanjakoa siten, että keskitettynä viranhaltijana toimii hallintoryhmän johtaja, joka voi delegoida toimivaltansa alemmalle viranhaltijalle. Lisäksi työryhmä ehdottaa, että päällekkäiset toimivallat poistetaan kaupungin hallintosäännöstä ja kaupunginhallituksen johtosäännöstä.

Työryhmä ehdottaa, että kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle päätettäväksi kaupunginhallituksen johtosäännön 17 §:ään tehtäväksi liitteen 4 mukaiset muutokset, joiden mukaan hallintoryhmän johtajalla on toimivalta

1) myöntää helpotus tai vapautus saatavan suoritusaikatauluun, viivästyskorkoihin ja perintäkuluihin. Tämä sisältää valtuuden tehdä tai hyväksyä yli 6 kk:n pituiset maksusuunnitelmat kaikkien toimialojen osalta;

2) päättää saamisten tileistä poistamisesta eli luottotappioiden hyväksymisestä pois lukien Kiinteistöliikelaitoksen vuokrasaatavat, joiden osalta päätösvalta säilytetään toimialalla ja

3) päättää saatavan siirtämisestä ulosottoon kaikkien toimialojen osalta, pois lukien Kiinteistöliikelaitoksen vuokrasaatavat, joiden osalta päätösvalta säilytetään toimialalla.

Työryhmä ehdottaa, että kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle päätettäväksi kaupungin hallintosäännön uuden 23 ja 24 § pykälän (liite 5), joista on poistettu päällekkäiset toimivallat sekä lisätty Kiinteistötoimialan johtajalle oikeus päättää saamisten tileistä poistamisesta ja saatavan siirtämisestä ulosottoon Kiinteistöliikelaitoksen vuokrasaatavien osalta. Lisäksi lauta- ja johtokunnan yleisistä tehtävistä ehdotetaan poistettavaksi 5 kohta ”päättää saamisten tileistä poistamisesta”, jotta hallintosääntö vastaa kaupungin saamisten laskutus- ja perintäohjeita. Muutos takaisi yhteneväisen käytännön, jossa luottotappiota koskeva päätös annettaisiin lautakunnille jatkossa tiedoksi saamisten laskutus- ja perintäohjeiden mukaisesti.

3. Valtuutukset Taitoalle ja perintäyhtiölle

Kuntalain 44 §:n 2 momentin mukaan tehtävää, jossa käytetään julkista valtaa, hoidetaan virkasuhteessa. Näin ollen tehtävää, jossa käytetään julkista valtaa, ei voida yksityiselle toimijalle kuten yritykselle. Vähäisempien päätösten osalta kaupunki voisi kuitenkin antaa Kunnan Taitoa Oy:lle tai perintäyhtiölle valtuutuksen toimia määrätyllä tavalla kaikissa tilanteissa, esimerkiksi eräpäivän siirtoon liittyvissä pyynnöissä. Valtuutus on mahdollinen, koska se ei jätä perintäyhtiölle harkintavaltaa.

Työryhmä ehdottaa uuden perintämallin käytännön toteuttamiseksi, että kaupunginhallitus valtuuttaa

-Kunnan Taitoa Oy:n siirtämään myyntilaskujen eräpäivää asiakkaan todennetusta pyynnöstä maksimissaan 14 päivää ja uudesta pyynnöstä maksimissaan toiset 14 päivää. Tämä tarkoittaa samalla viivästyskorosta luopumista kyseiseltä ajalta ja

-Kunnan Taitoa Oy:n käyttämän perintäyhtiön solmimaan asiakkaan todennetusta pyynnöstä enintään 6 kk:n pituisen maksusuunnitelman, jossa saatavan pääomasta tai viivästyskorosta ei luovuta.

Valtuutus ei koske Kiinteistöliikelaitoksen vuokrasaatavia, joiden osalta päätösvalta jää sääntöjen mukaiselle Kiinteistöliikelaitoksen viranhaltijalle.

4. Lakimiehen viran muuttaminen kaupunginlakimiehen viraksi sekä viran täyttäminen

Konsernihallinnon lakiasioilla on ollut 1.5.2016 alkaen eläköitymisen johdosta täyttämättä lakimiehen virka vakanssinumerolla 409088. Viran täyttämättä jättämisen vuoksi lakiasioiden työmäärä on ollut erittäin suuri.

Työryhmän esittämä perintämalli on mahdollista toteuttaa ja taloudelliset vaikutukset saavuttaa vain, mikäli lakiasioissa on laskutus- ja perintäprosessin oikeudellisia tehtäviä hoitava kaupunginlakimies, jolle hallintoryhmän johtaja delegoisi lisäksi perintämallissa esitetyn keskitetyn viranhaltijan tehtävät. Liitteessä 6 on tarkemmin eritelty kaupunginlakimiehen tehtävänkuva.

Nykyisen lakimiehen viran täyttäminen ei antaisi riittäviä toimivaltuuksia ja päätösvaltaa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi. Tästä syystä virka esitetään muutettavaksi kaupunginlakimiehen viraksi. Viran muuttaminen ei kasvata lakiasioiden htv-lukua.

Taloudelliset vaikutukset

Keskittämällä määrätyt perinnän osa-alueet lakiasioihin sekä huolehtimalla keskitetysti perinnän kehittämisestä ja valvonnasta on saavutettavissa merkittäviä kustannussäästöjä. Toimilla voidaan vähentää kaupungin luottotappioita ja parantaa perintätuloksia.

Uusi laskutus- ja perintämalli vapauttaisi jonkin verran toimialoilla tehtävää työtä, koska jatkossa luottotappio- ja ulosottosuositusten sekä pidempien maksusuunnitelmien hyväksyntä keskitetään lakiasioihin. Vapautuvaa työmäärää ei pystytä tässä vaiheessa arvioimaan, sillä tehtävät ovat olleet hajautettuna usealle eri työntekijälle. Resursseihin liittyvää kriittistä seurantaa on jatkettava niin konsernihallinnon lakiasioissa kuin toimialoilla.

Siirtymällä Taitoan hallinnoimasta Intrum-sopimuksesta Taitoa Oy:n tytäryhtiön Taitoan Kuntaperintä Oy:n perintäpalveluun, tulisi kaupungin jälkiperintä tehostumaan ilman lisäkustannuksia, koska Kuntaperintä pystyy tuottaman aktiivisen jälkiperinnän ilman lisähintaa.

Vähäarvoisen omaisuuden luovuttaminen

Turun kaupungin konsernihallinnon hallinnoimien ajoneuvojen luovuttamisesta säännellään hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 15.12.2014 § 193) 30 §:ssä. Pykälän mukaan kaupunginvaltuusto ja kaupunginhallitus päättävät omaisuuden luovuttamisesta kaupunginhallituksen johtosäännössä määrätyllä tavalla.  Alle 1 miljoonan euron arvoisen omaisuuden luovuttamisesta tai alle 100 000 euron vuosivuokran arvoisen omaisuuden vuokraamisesta päättää lauta- tai johtokunta. Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta on siirtänyt päätösvaltansa tältä osin toimialajohtajalle (kiinteistöliikelaitoksen johtokunta 27.2.2013 § 69).

Kaupunginhallitus päättää kaupunginhallituksen johtosäännön 8 §:n 23 kohdan mukaisesti omaisuuden luovuttamisesta, jos luovutettavan omaisuuden kauppahinta ylittää 1 miljoonaa euroa tai vuosivuokra 100 000 euroa. Konsernihallinnolla ei ole erillistä lauta- tai johtokuntaa, minkä vuoksi myös normaalisti lauta- tai johtokunnalle kuuluva irtaimiston luovuttaminen ja vuokraaminen kuuluvat konsernihallinnon osalta kaupunginhallituksen toimivaltaan.

Konsernihallinto ja sen alaiset palvelukeskukset hallinnoivat mm. kaupungille hankittavia ajoneuvoja sekä konsernihallinnolle ja sen alaisille palvelukeskuksille hankittavia kalusteita ja elektroniikkaa.  Alle miljoonan euron arvoisen omaisuuden sekä alle 100 000 euron vuosivuokran arvoisen omaisuuden luovuttaminen ja vuokraaminen eivät ole merkitykseltään kaupunginhallituksen käsittelyä vaativia asioita. Kaupunginhallituksen olisi suositeltavaa delegoida päätösvalta asiassa edelleen hallintoryhmän johtajalle.

Yhteistoimintamenettely

Yhteistyötoimikunta käsitteli asiaa kokouksessaan 25.10.2016 § 66. Yhteistyötoimikunnalla ei ollut huomautettavaa asian suhteen.