Johtaja Tuomas Heikkinen ja kaupunginsihteeri Outi Kari-Granfors 9.2.2016:

Taustaa

Yhteisöjen toiminnan taloudellinen tukeminen avustusmenettelyllä on yksi kaupungin normaaliasioinnin tyyppiin kuuluvista asioinnin hallintakokonaisuuksista. Asiointien hallinnalla tarkoitetaan kaikkea vuorovaikutusta jota käydään palvelutuotteiden sekä asiakkaiden välillä. Kaupunkistrategia ja siitä johdettavat toiminnan strategiset painopisteet sekä talousraami ohjaavat avustamisen periaatteita.

Kaupungin strategisen hyvinvointi- ja aktiivisuusohjelman yhtenä linjauksena on palvelujen toteuttaminen yhteistyöllä kansalais- ja järjestötoiminnan kanssa. Ohjelman alatavoitteisiin on kirjattu avustusrekisterillä lisättävä avoimuus ja läpinäkyvyys sekä avustusjärjestelmän uudistaminen ja yhtenäistäminen tukemaan kaupungin strategisia tavoitteita. Alatavoitteeksi on kirjattu myös avustusten jakamiseen luotava malli, jossa suuremmat vakiintuneet toimijat kuuluvat sopimusten piiriin ja jossa pienemmät ja vaihtuvat avustusten saajat täydentävät ja monipuolistavat palvelutarjontaa.

Kaupungin avustusjärjestelmän kehittäminen on tullut esiin kaupungin talousarviokäsittelyn yhteydessä useana vuonna eri muodoissa. Kaupunginvaltuuston päättäessä 17.6.2013 § 127 uudistamisohjelman hyväksymisestä ja taloussuunnitelmakauden suunnittelulukujen tarkentamisesta päätökseen lisättiin mm. maininta avustusrekisterin perustamisesta ja sen perusteella avustusten loppusummasta vähennettävästä 1 %:sta.

Uusi toimintamalli ja avustusohjeisto 

Nykyinen avustusten myöntämismenettely on hallinnollisena prosessina samankaltainen, mutta prosessi, avustusperiaatteet ja kohteet, joihin avustusta voidaan hakea, näkyvät kuntalaiselle toimialoittain erilaisena, hajanaisena jopa sekavana. Avustustarpeen ja avustusmahdollisuuden yhdistäminen on hankalaa ja edellyttää asiakkaalta kaupungin organisaatiorakenteen tunnistamista. Samalla yleinen neuvonnan ja ohjauksen tarve on suuri.

Tavoitteena on toimintamalli, jossa asiakas digitaalisen asiointikanavan kautta järjestelmäavusteisesti jättää sähköisen hakemuksen, avustustarve kirjautuu yhdenmukaisesti ja aiemmin annetut tiedot säilyvät uuden hakemuksen pohjaksi. Toimielinten avustuksista vastaavat viran- ja toimenhaltijat/toimielinten valmisteluryhmät valmistelevat ja toimielimet päättävät avustusten myöntämisestä nykyistä vastaavalla tavalla kaupungin yleisten ja niitä täsmentävien toimialakohtaisten ohjeiden pohjalta.

Avustusten myöntämistä tukeva ohjeisto on kolmitasoinen. Siihen sisältyvät kaupunginhallituksen hyväksymä kaupunkitasoinen pysyväisohje, toimialakohtaiset lautakuntien vahvistamat erityisohjeet/jakoperusteet sekä näitä täydentävät, kaupungin verkkosivustolla julkaistavat käytännön toimintatapaohjeet, joita ylläpitävät toimialoilla avustuksista vastaavat, matriisimaisesti työskentelevät avustusasioiden asiantuntijat.

Kaupunkitasolla toimintamallin koordinaatiosta vastaa hallintoryhmän johtaja, jonka johdolla ylläpidetään kaupunkitasoista avustusten hakukalenteria, em. avustustoiminnan toimintaohjeistusta, avustusten päätyyppejä ja avustustoiminnan sisäisen valvonnan periaatteita. Koordinaatiotyö tehdään yhteistyössä hallintoryhmän johtajan ja matriisimaisesti toimivien toimialojen avustusvastaavien kanssa.

Yleistason neuvonnasta ja ohjauksesta vastaa kaupungin asiakkuudet ja osallisuus -vastuualue toimien yhteistyössä toimialojen avustusvastaavien ja hallintoryhmän johtajan kanssa.

Toimintamalliuudistuksen ensimmäisessä vaiheessa on tarkoituksenmukaista, että menettelyssä vahvistetaan käytettäväksi ns. Kulta2 sovelluksen lomakkeistoa, jota jo on onnistuneesti kokeiltu vapaa-aikatoimialan eräillä palvelualueilla. Sovelluksen avulla syntyy samalla kaupunginvaltuuston kirjauksessa edellytetty avustusrekisteri.

Avustusten hakuprosessin ja myöhemmässä vaiheessa myös maksatuksen yhdenmukaistamisen myötä voidaan luoda kaupunkitasoisia raportteja sekä sisäiseen käyttöön että tarvittaessa julkaistavaksi verkkosivustolla esim. strategisten painopisteiden mukaan jaoteltuina.

Toimintamalliuudistuksella ei muuteta avustusten päätöksentekokäytäntöä, joka säilyy asianomaisilla toimielimillä ja viranhaltijoilla.

Toimintamalliuudistus toteutetaan kaupunginhallituksen 29.9.2014 § 368 hyväksymän kehittämismallin mukaisesti projektoituna.

Liite 1Avustustoiminnan hallintamalli

Liite 2Avustuksia koskevat yleisohjeet 

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää hyväksyä kaupungin avustustoiminnan hallintamallin ja avustuksia koskevat yleisohjeet otettavaksi käyttöön edellä sekä liitteissä 1 ja 2 esitetyn mukaisesti.

PäätösAsia pantiin pöydälle Mannin Alasen kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.