Lakimies Anne Ala-Nissilä ja tilacontroller Nora Hilden 16.10.2015:

Turun kaupunginhallitus käsitteli 18.5.2015 § 229 kokouksessaan Kupittaan palloiluhallin vuokratarjouspyyntöasiakirjoja. Kaupunginhallitus hyväksyi esitetyt tarjouspyyntöasiakirjat ja päätti, että tarjouspyyntö voidaan julkaista heti kaupunginvaltuuston 20.4.2015 § 64 hyväksymän palloiluhallia koskevan asemakaavamuutoksen vahvistuttua.

Edellä esitettyihin päätöksiin perustuen palloiluhallin vuokratarjouspyyntö julkaistiin 8.6.2015 EU-hankintailmoituksella hankintayksiköiden HILMA ilmoituskanavassa. Tarjoukset pyydettiin toimittamaan viimeistään 28.9.2015 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä vastaanotettiin kolme tarjousta.

Tarjoukset avattiin suljetussa tilaisuudessa 28.9.2015.

Tarjouskilpailun voittajan valintaa edeltää tarjoajien soveltuvuuden arviointi sekä tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi. Tarjouksen tuli sisältää seuraavat asiat:

1.   Tarjoajaa koskevat tiedot.

2.   Yhteiskuntavelvoitteiden täyttyminen.

3.   Tarjoajan rakennusaikainen organisaatio, henkilöstön kelpoisuus ja ajankäyttö.

4.   Palvelun tuottamista koskevat tiedot.

5.   Suunnitelma-asiakirjat.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 52 §:n mukaan ehdokas tai tarjoaja on suljettava tarjouskilpailusta, ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuus muuten arvioitava sekä tarjoajat valittava ennen tarjousten vertailua. Ehdokas tai tarjoaja voidaan kuitenkin 53 tai 54 §:n mukaisesti sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta.

Hankintalain 56 §:n 4 momentin mukaan hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaita tai tarjoajia täydentämään tai täsmentämään selvityksiä ja muita asiakirjoja.

Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnissa tarkastettiin, että tarjoajaa koskevat tiedot ovat riittävät, tarjoajan yhteiskuntavelvoitteet täyttyvät sekä sen rakennusaikainen organisaatio, henkilöstön kelpoisuus ja ajankäyttö ovat pyydetyn mukaiset.

Kiinteistö Oy Kaarinantie 700 ja Turun Teknologiakiinteistöt Oy -nimiset tarjoajat todettiin soveltuviksi. Sijoittajaryhmä Salamaa eli Antero, Erkko ja Jori Salamaa perustettavan kiinteistöyhtiön lukuun pyydettiin täydentämään ja täsmentämään soveltuvuuteensa liittyviä selvityksiä. Toimitettujen täydennysten jälkeen myös Antero, Erkko ja Jori Salama perustettavan kiinteistöyhtiön lukuun todettiin soveltuvaksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi

Hankintalain 46 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointiin ovat osallistuneet edustajat Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalveluista, Ympäristötoimialan kaupunkisuunnittelusta, Vapaa-aikatoimialan liikuntapalveluista sekä Konsernihallinnon Lakiasioista ja Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueelta.

Arvioinnissa todettiin, ettei yhdenkään vastaanotetuista tarjouksista voida katsoa olevan tarjouspyynnön mukaisia. Erittely havaituista puutteista on esitetty liitteenä 1.

Seuraavassa esitellään vastaanotetuista tarjouksista tarjoava taho ja tarjouksissa havaitut keskeisimmät puutteet.

Tarjoaja: Kiinteistö Oy Kaarinantie 700

• Tarjouspyynnön mukaiseen tilaohjelmaan verrattuna tarjouksesta on tulkittavissa, ettei pyydetty suora yhteys harjoituskentiltä varastoihin toteudu, valvomotila ja toimisto-/henkilöstön sosiaalitila puuttuu, eikä jokaiselta katsomopaikalta ole näkymää tulostaululle.
• Vastaavan mestarin sijaisen referenssikohteista ei löydy pyydetyn mukaista kohdetta.
• Rakennusaikaisen projektiorganisaation ajankäyttöilmoitus on puutteellinen.
• Annettuun sähkösuunnitteluohjeeseen verrattuna tarjouksessa on erilaisia puutteita.

Tarjoaja: Antero, Erkko ja Jori Salama perustettavan kiinteistöyhtiön lukuun

• Tarjouspyynnössä pyydettiin toimittamaan tilaohjelma, jota ei ole toimitettu.
• Tarjouspyynnön mukaiseen tilaohjelmaan verrattuna luonnoskuvista puuttuu valvomotila, eikä jokaiselta katsomopaikalta ole näkymää tulostaululle.
• Pyydetyistä referenssikohteista ei ole annettu kaikkia pyydettyjä tietoja.
• Rakennusaikaisen projektiorganisaation ajankäyttöilmoitus on puutteellinen.
• Annettuun sähkö- ja LVIA-suunnitteluohjeeseen verrattuna tarjouksessa on puutteita.

Tarjoaja: Turun Teknologiakiinteistöt Oy

• Palloiluhallitontille laaditun kaavan vastaisesti saattoliikenne ohjataan naapuritontin kautta, polkupyöräpaikkoja ei ole osoitettu suljettuun tilaan ja rakennusalue on ylitetty v-rakennusalueelle (valokatteinen tila), mistä seuraa ongelmia pelastustien ja paloturvallisuuden toteutumiselle.
• Tarjouksesta on tulkittavissa, ettei jokaiselta katsomopaikalta ole näkymää tulostaululle.
• Rakennusaikaisen projektiorganisaation ajankäyttöilmoitus on puutteellinen.
• Annettuun sähkösuunnitteluohjeeseen verrattuna tarjouksessa on erilaisia puutteita.

Palloiluhallitontin (853-21-2-31) kiinteistöön kohdistui asemakaavan osoittamaa rakennusalaa halkova kulkuyhteysrasite, joka on poistettu kiinteistötoimituksessa 16.10.2015. Tarjoajien ei tarvitse huomioida enää tämän rasitteen vaikutuksia uusissa tarjouksissa.

Neuvottelumenettelyyn siirtyminen

Edellä on esitetty vastaanotetuissa tarjouksissa havaitut keskeisimmät puutteet. Puutteiden vuoksi voidaan todeta, etteivät vastaanotetut tarjoukset vastaa sisällöltään tarjouspyyntöä.

Hankintalain 25 §:ssä säädetään neuvottelumenettelyn käytön edellytyksistä. Pykälän 1 momentin perusteella hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn, jos avoimessa menettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät sisällöltään vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida 47, 48, 50 tai 52–60 §:n perusteella hyväksyä. Edellytyksenä on lisäksi, että tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät 52–60 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Hankintalain 25 §:n 1 momenttia koskevissa esitöissä (HE 50/2006 vp s. 74–75) on muun ohella lausuttu, että neuvottelumenettelyyn siirtyminen on mahdollista avoimen neuvottelumenettelyn jälkeen, jos edeltävässä hankintamenettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja. Neuvottelumenettelyyn siirtyminen on siten mahdollista, jos tarjouksissa esitetään esimerkiksi vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja, vaikka tarjouspyynnössä ei tähän anneta mahdollisuutta.

Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on hankintalain 25 §:n 1 momenttia koskevien esitöiden mukaan pääsääntöisesti julkaistava uusi hankintailmoitus. Ilmoitusvelvoitteesta voidaan kuitenkin poiketa tilanteissa, joissa neuvotteluihin otettaisiin kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja, jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Hankintalain 25 § perustuu hankintadirektiivin (2004/18/EY) 30 artiklan 1 kohtaan, jossa on säädetty seuraavaa:

Hankintaviranomaiset voivat julkisia hankintasopimuksia tehdessään noudattaa neuvottelumenettelyä julkaistuaan hankintailmoituksen, kun avoimella menettelyllä, rajoitetulla menettelyllä tai kilpailullisella neuvottelumenettelyllä ei ole saatu sääntöjen mukaisia tarjouksia tai tarjouksia ei voida 4, 24, 25 ja 27 artiklan sekä VII luvun säännösten mukaisten kansallisten säännösten hyväksyä edellyttäen, että alkuperäisiä hankintasopimuksen ehtoja ei olennaisesti muuteta.

Hankintaviranomaiset voivat olla julkaisematta hankintailmoitusta, jos ne sisällyttävät neuvottelumenettelyyn ainoastaan ne 45–52 artiklassa säädetyt edellytykset täyttävät tarjoajat, jotka ovat jättäneet aikaisemman avoimen menettelyn, rajoitetun menettelyn tai kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana muotovaatimusten mukaiset tarjoukset.

Kuvatussa tilanteessa, jossa hankintayksikkö ei ole saanut avoimessa menettelyssä sisällöltään tarjouspyyntöä vastaavia tarjouksia, voi hankintayksikkö hankintalain 25 §:n 1 momentin nojalla siirtyä neuvottelumenettelyyn asetetut vähimmäisedellytykset täyttävien tarjoajien kanssa ottaen huomioon se, ettei alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja olennaisesti muuteta.

Edellä olevan perusteella esitetään, että Palloiluhallin tarjousten osalta siirrytään neuvottelumenettelyyn kaikkien kolmen tarjoajan kanssa, sillä vastaanotetut tarjoukset eivät vastaa sisällöltään tarjouspyyntöä. Jokainen kolmesta tarjoajasta täyttää vähimmäisvaatimukset ja ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Tarjouspyynnön ehtoja ei tulla olennaisesti muuttamaan. Uutta hankintailmoitusta ei julkaista, sillä neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki soveltuviksi todetut tarjoajat. Neuvottelumenettelyyn siirtymisen jälkeen tarjoajille tulisi antaa kohtuullinen aika uuden tarjouksen jättämiselle, joka olisi tässä tapauksessa noin 14 päivää kaupunginhallituksen päätöksestä. Tarjoajille toimitetaan yksityiskohtainen lista aiemmissa tarjouksissa havaituista puutteista, jonka perusteella ne voivat muokata uutta tarjoustaan.  Neuvottelumenettelyn sisältöä ei ole hankintalaissa tarkasti määritelty, joten neuvottelumenettely esitetään tehtäväksi kirjallisena, jotta tarjoajat pystyvät laatimaan uudet tarjoukset mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Liite 1Erittely Palloiluhallin vuokratarjouksissa havaituista puutteista

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää hylätä kaikki kolme vastaanotettua tarjousta koskien Palloiluhallin vuokrausta.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että hankinnassa siirrytään neuvottelumenettelyyn seuraavien tarjoajien kanssa: Kiinteistö Oy Kaarinantie 700, Antero, Erkko ja Jori Salama perustettavan yhtiön lukuun (=Sijoittajaryhmä Salama), Turun Teknologiakiinteistöt Oy ja, että

neuvottelumenettelyn tuloksena vastaanotettujen uusien tarjousten perusteella vuokratarjouskilpailun voittaja esitetään kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Heikkinen ilmoitti olevansa esteellinen, eikä osallistunut asian käsittelyyn.