Tilapalvelut, rakennuttajainsinööri Reino Pöyhönen 13.1.2015:

Päätoteuttajaehdokkaiden valinta osallistumisilmoitusten perusteella

Turun kaupunki Kiinteistöliikelaitos Tilapalvelut julkaisi 22.11.2014 julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa hankinta-/ osallistumisilmoituksen (liittyy EU- kynnysarvon ylittävään hankintaan) Syvälahden koulun allianssiurakan päätoteuttajan hankkimiseksi neuvottelumenettelyllä.

Määräaikaan 22.12.2014 klo 12:00 mennessä saatiin osallistumisilmoitus tarjouskilpailuun seuraavilta yrityksiltä:

Skanska Talonrakennus Oy, NCC Rakennus Oy, YIT Rakennus Oy, Hartela Oy. Kaikki neljä yritystä täyttivät vähimmäisvaatimukset.

Kaikille neljälle osallistutumisilmoituksen jättäneelle lähetetään tarjouspyynnöt sekä kutsut neuvotteluihin.

Neuvottelumenettely ja valintakriteerit

Kiinteistöliikelaitos, Tilapalvelut julkaisi 22.11.2014 julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa hankinta-/ osallistumisilmoituksen (liittyy EU- kynnysarvon ylittävään hankintaan) Syvälahden koulun allianssiurakan päätoteuttajan hankkimiseksi neuvottelumenettelyllä.

Menettely on kaksivaiheinen;

Ensimmäisessä vaiheessa valitaan osallistumisilmoittautumisten perusteella 3-5 päätoteuttajaehdokasta, jotka täyttävät esitetyt vähimmäisvaatimukset. Tarvittaessa tarjoukset pisteytetään ilmoituksessa esitetyin perustein, jos vähimmäisvaatimukset täyttäneitä ehdokkaita on enemmän kuin 5.

Toisessa vaiheessa viidelle parhaat pisteet saaneelle ehdokkaalle lähetetään tarjouspyyntö (vaihe 2) ja kutsu neuvotteluihin. Tarjous-/ neuvotteluvaiheen jälkeen päätoteuttajaehdokkaat antavat tarjoukset, joista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt päätoteuttajaehdokas allianssin kehitysvaiheeseen.

Tarjousvaihe ja parhaan tarjoajan valinta (vaihe 2)

Tarjousvaiheeseen valituille tarjoajille toimitetaan neuvottelukutsu ja alustava tarjouspyyntö. Tarjousvaiheen aikana tilaaja neuvottelee erikseen kunkin tarjoajan kanssa tarkoituksena tilaajan tavoitteiden, tarjouspyynnön ja allianssiurakan toimintamallin viimeistely. Neuvotteluissa järjestetään myös työpajoja, joissa hankkeen osa-alueita pyritään kehittelemään kuin allianssi olisi jo käynnissä. Tilaaja käyttää kehitystyöpajojen havaintoja tarjoajien arviointiin.

Neuvottelujen päätyttyä tarjoajille esitetään lopullinen tarjouspyyntö, jonka perusteella tarjoajat jättävät lopulliset tarjouksensa. Tarjousten valintaperusteena tullaan käyttämään kokonaistaloudellista edullisuutta. Tilaajan tavoitteena on annettujen kirjallisten tarjousten ja kehitystyöpajoissa suoritettujen arviointien perusteella valita allianssiurakan päätoteuttajaksi tarjoaja, jonka nimeämällä allianssiorganisaatiolla on paras asiantuntemus, kyky ja ominaisuudet toteuttaa Syvälahden koulun allianssiurakka tilaajan asettamissa tavoitteissa.

Hankinnan vaiheet ja aikataulu on seuraava:

- johtokunnan päätös tarjoajien valinnasta   14.1.2015

- neuvottelukutsu, liitteenä alustava tarjouspyyntö   19.1.2015

- asiakirjaneuvottelut         5.-6.2 ja 10.–12.2.2015

- kehitystyöpajat         17.–19.3. ja 24–25.3.2015

- lopullinen tarjouspyyntö         31.3.2015

- tarjouksen jättöpäivä         21.4.2015

- hankintapäätös         29.4.2015

- odotusaika / sopimusneuvottelut (KAS)   30.4–21.5.2015

- kehitysvaihe käynnistyy         22.5.2015

Tarjousvaihe 19.1.2015 - 21.4.2015

Tarjousvaihe käsittää neuvottelut ja tarjousten laadinnan, päättyen tarjouksen jättämiseen.

Tarkempi kuvaus neuvottelumenettelyn kulusta ja valintakriteereistä on liitteessä 1.

Konsernihallinto, lakiasiat, lakimies Anne Ala-Nissilä 13.1.2015:

Allianssisopimukset ja niiden muuttaminen

Sopimusluonnokset ja niiden sisältämät periaatteet hyväksytään Hirvensalon koulun rakennusurakan allianssimalliksi. Huomioitavaa on, että sopimusmallissa urakoitsijalta ei vaadita rakennus- eikä takuuaikaista vakuutta. Vakuuksien vaatimisesta tulisi allianssille ja sitä kautta tilaajalle lisäkustannuksia. Vakuudet turvaisivat käytännössä maksun saamisen vain tilanteissa, joissa palveluntuottajilta vaaditaan takaisin jo maksettuja palkkiota tai bonuksia, tai heille syntyisi vahingonkorvausvastuu tahallisuuden tai törkeän huolimattomuuden perusteella. Nämä kustannukset voidaan viime kädessä vaatia tuomioistuimen päätöksellä maksuun, jos niistä syntyisi erimielisyyksiä.

Strateginen tilojen ohjaus, tilajohtaja Tuomas Koskiniemi 13.1.2015

Hankkeen kustannusarvion täsmennys

Hankeen hankesuunnitelma hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 26.9.2011 § 175 22.141.000 euron kustannusarviolla, minkä lisäksi hankkeen irtaimistohankintojen arvioitiin olevan 1.600.000 euroa. Hankesuunnitelmassa esitetty kustannusarvio ei sisällä rakennusaikaisia korkoja ja rakennusaikaista maanvuokraa.

Kaupunginhallitus päätti 13.10.2014 § 397, että allianssin myötä tavoitellaan hankkeen toteuttamista vuoden 2014 talousarviokirjaan hyväksytyn mukaisella kustannuksella 23.969.000 euroa (alv 0 %). Lisäksi mukaan lasketaan irtaimistohankinnat, jotka on arvioitu olevan 1.810.000 (alv 0 %). Hankkeen kattohinnaksi asetettiin näin ollen 25.779 000 euroa (alv 0 %). Päätöksen liitteenä olleen ”Suunnittelun tavoitteet ja lähtökohdat”-selvityksen mukaan tämä summa sisältäisi rakennusaikaiset maanvuokra- ja korkokustannukset.

Kaupunginvaltuuston hyväksymien Sisäisen vuokrauksen periaatteiden (kaupunginvaltuusto 28.4.2014), mukaan kohteen rakennusaikaiset maanvuokra- ja korkokustannukset eivät ole osa investointia, vaan ne peritään toteutuneiden kustannusten mukaisina takaisin sisäisen vuokran erillisenä, muutostyömaksun kaltaisena eränä kahdeksan vuoden kuoletusajalla.

Kaupunginhallituksen hyväksymä 25.779.000 euron kokonaiskustannusarvio on indeksikorotettu vuoden 2011 hankesuunnitelman kustannusarviosta sekä siinä esitetyistä irtaimistohankintakustannuksista (alkuperäinen kustannustaso 8/2011). Näin ollen hankkeen rakennusaikaista maanvuokraa ja korkoa ei tule sisällyttää myöskään kustannusarvioon, jolla hanketta on tarkoitus jatkaa.

Kaupunginhallituksen päätöstä 13.10.2014 § 397 tulisi näin ollen muuttaa siten, että hankkeen vahvistettu 25.779.000 euron kustannusarvio ei sisällä rakennusaikaista korkoa ja maanvuokraa.

Kiinteistöliikelaitos, kiinteistötalouspäällikkö Timo Sankari 13.1.2015:

Toteutuneiden suunnittelukulujen käsittely

Tähän mennessä toteutuneet Syvälahden koulun suunnittelukulut ovat olleet noin 1,6 milj. euroa. Kaupunginhallitus käsitteli 24.2.2014 § 74 Syvälahden koulun urakoiden hankinnan käynnistämistä. Tässä yhteydessä Kiinteistöliikelaitos oikeutettiin maksamaan koulun rakennuttamiseen (ml suunnitteluun) liittyvät menot Kiinteistöliikelaitoksen käyttötalouteen varatuista määrärahoista 1.1.2014 lukien, kunnes sopimukset tai niiden mukaiset oikeudet ja velvollisuudet on siirretty perustetavalle yhtiölle. Ennen vuotta 2014 kouluun kohdistuvat kulut oli maksettu investointiohjelmasta. Kaupunginhallitus päätti 16.6.2014 § 283 keskeyttää Syvälahden koulun tarjouskilpailun kokonaisuudessaan, koska saadut tarjoukset olivat huomattavasti yli kustannusarvion. Tässä yhteydessä esittelytekstissä kerrottiin, että aikaisemmin muodostuneiden kustannusten lopullisesta kohdentamisesta tuodaan selvitys kaupunginhallitukselle, kun kaupunginvaltuusto on hyväksynyt uuden hankesuunnitelman, määrittänyt hankkeelle uuden toteuttamisaikataulun ja hanke on uudelleen kilpailutettu erikseen päätettävällä tavalla.

13.10.2014 päätettiin siirtyä allianssitoteutukseen tavoitteena rakennuttaa Syvälahden koulu talousarviokirjaan hyväksytyllä kustannuksella. Allianssimenettelyn kehitysvaiheessa kaikki allianssin osapuolet osallistuvat suunnitteluprosessiin, jotta tavoitekustannus saadaan asetettua oikealle tasolle. Kehitysvaiheen lopuksi syntyy toteutussuunnitelma, joka menee kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi ennen toteutusvaiheeseen siirtymistä.

Aikaisemmin syntyneitä suunnittelukustannuksia ei nähdä mielekkääksi jättää rasittamaan allianssimallilla toteutettavaa hanketta. Allianssimallissa on tarkoitus löytää uusi ratkaisu rakennettavalle koululle, jotta se voidaan toteuttaa kaupunginhallituksen 13.10.2014 hyväksymässä kustannusraamissa. Näin ollen Kiinteistöliikelaitos esittää, että Syvälahden koulusta syntyneet suunnittelukulut kirjataan Kiinteistöliikelaitoksen kuluksi vuoden 2014 tilinpäätöksessä.

Oheismateriaali 1               Neuvottelumenettelyn vaiheet ja valintakriteerit

Oheismateriaali 2                Kehitysvaiheen Allianssisopimus (KAS)

Oheismateriaali 3               Toteutusvaiheen Allianssisopimus (TAS)

Oheismateriaali 4               Korvattavien kustannusten lista 7.1.2015

Oheismateriaali 5               Kaupallisen mallin periaatteet

Toimialajohtaja Jouko Turto:

Ehdotus        Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että:

- Syvälahden koulun allianssiurakan tarjousvaiheeseen valitaan määräaikaan mennessä osallistumisilmoituksen jättäneet ja vähimmäisvaatimukset täyttäneet ehdokkaat, jotka ovat Skanska Talonrakennus Oy, NCC Rakennus Oy, YIT Rakennus Oy ja Hartela Oy;

- kaupunginhallitus hyväksyy esittelytekstissä ja liitteissä esitetyt neuvottelumenettelyn vaiheet, valintakriteerit ja sopimusluonnokset;

- Syvälahden koulusta tähän mennessä syntyneet suunnittelukulut (noin 1,6 miljoonaa euroa) kirjataan Kiinteistöliikelaitoksen kuluksi vuoden 2014 tilinpäätöksessä; sekä

- kaupunginhallituksen päätöstä 13.10.2014 § 397 korjataan siten, että hankkeen vahvistettu 25.779.000 euron kustannusarvio ei sisällä rakennusaikaista korkoa ja maanvuokraa.

Lisäksi johtokunta esittää, että kaupunginhallitus valtuuttaa kiinteistötoimialan toimialajohtajan tekemään vähäisiä muutoksia valintakriteereihin tai sopimusluonnoksiin