Tilaaja järjestää jokaisen tarjoajan kanssa neljä kahdenkeskistä neuvottelutilaisuutta tarjousvaiheen aikana: Esittelytilaisuus, kehitystyöpajat ja kaupalliset neuvottelut. Kaupalliset neuvottelut pidetään kehitystyöpajojen yhteydessä. Neuvottelutilaisuudet pidetään Turun Kiinteistöliikelaitoksen osoittamissa tiloissa.

Neuvotteluista ei julkaista muistiota tai pöytäkirjaa. Tilaajan kannanotto neuvotteluissa esiin tulleisiin kysymyksiin tai kannanottoihin ilmenee tarjouspyyntöasiakirjojen mahdollisina muutoksina.

Kehitystyöpajojen jälkeen arviointiryhmä arvioi ja pisteyttää Tarjoajan kehitystyöpajatyöskentelyn ja sen tuotokset osana tarjouspyynnössä esitettyä tarjousten arviointimenettelyä.

Tilaaja lähettää neuvotteluiden jälkeen alustavaan tarjouspyyntöön perustuvan lopullisen tarjouspyynnön tarjoajille 31.3.2015. Tilaaja voi tehdä muutoksia kaikkiin tarjouspyyntöasiakirjoihin sekä tarvittaessa lisätä tällä hetkellä nimeämättömiä uusia asiakirjoja tarjouspyynnön liitteeksi.

Lopullisen tarjouspyynnön saatuaan Tarjoaja voi esittää tehtäväksi tai Tilaaja voi muutenkin lähettää tarjouspyyntöasiakirjoja koskevia muutoksia, lisäselvityksiä ja tulkintoja. Tarjoajan on tehtävä esityksensä kirjallisesti ja sen on saavuttava tilaajalle vähintään 14 vuorokautta ennen tarjouksen antamista varten ilmoitettua tarjouksen sisäänjätön määräaikaa (tarjouspyyntökirjeessä ilmoitettu ajankohta, johon mennessä tarjouksen on oltava tilaajalla). Tilaajan toimesta tehtävät muutokset, lisäselvitykset ja tulkinnat toimitetaan kirjallisesti tarjoajille viimeistään 7 vuorokautta ennen tarjouksen sisäänjätön määräaikaa kirjeellä tai sähköpostitse, joka varmistetaan kirjeellä. Tarjoajien tulee tarjouksessaan ilmoittaa lähetettyjen lisäselvitysten vastaanottamisesta.

Suullisesti annetut selvitykset ja ilmoitukset eivät sido tilaajaa eivätkä tarjouksen antajaa.

Arviointiryhmä tekee tarjousten lopullisen arvioinnin ja pisteytyksen arviointikohteittain kirjallisten tarjousten sekä kehitystyöpajojen ja niiden tuotosten pohjalta kokonaisuutena tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla.

Lopullinen tarjous tulee jättää tilaajalle alustavasti 21.4.2015 klo 12.00 mennessä. Hintatarjous jätetään erillisessä kirjekuoressa.

Tarjousvaiheen aikana käytävien neuvottelujen sisältö pääpiirteissään:

Asiakirjaneuvottelut

Asiakirjaneuvottelujen yhteydessä käydään myös kaupalliset neuvottelut. Niiden tarkoituksena on varmistaa osapuolien yhteinen näkemys Allianssin kaupallisesta mallista ja korvattavista kustannuksista sekä sopia menettelyistä, joilla voittaneen tarjoajan talous- ja kustannuslaskentajärjestelmät tarkistetaan talous- ja kustannusasiantuntijan toimesta

Kehitystyöpajat

Toinen neuvottelu toteutetaan kehitystyöpajana, jossa Tarjoaja toimi yhdessä Tilaajan ja Suunnitteluryhmän edustajien kanssa. Tarjoajalle annetaan hanketta koskevia tehtäviä, jotka se toteuttaa Tilaajan kanssa kuin allianssiurakka olisi jo käynnissä.

Kehitystyöpajassa työstettävät asiat liittyvät seuraaviin arviointikohteisiin:

- A1 Allianssin johtaminen ja toiminta

- B1 Suunnitelman kustannusarvio-, riski- ja mahdollisuusanalyysi

- B2 Kehitysvaiheen suunnitelma

Tilaaja toimittaa Tarjoajille tarkemman kuvauksen kehitystyöpajojen sisällöstä välittömästi asiakirjaneuvottelutilaisuuksien jälkeen sähköpostina lähetettävällä kehitystyöpajojen kutsukirjeellä. Tarjoajat laativat työpajoja varten lisäaineistoa tukemaan kehitystyöpajoissa käytäviä keskusteluja.

Kehitystyöpajojen tavoitteena on valmistella kehitysvaiheen tehtäviä ja toteutusta ja auttaa Tarjoajaa tekemään hyvä tarjous sekä antaa Tilaajan arviointiryhmälle valmiudet muodostaa kantansa Tarjoajan kyvykkyydestä toimia Allianssissa.

Kehitystyöpajojen tarkoituksena on muodostaa jo valintavaiheessa pohjaa laadukkaalle Allianssiorganisaatiolle urakan kehitys- ja toteutusvaihetta ajatellen. Jokainen työpaja suoritetaan sillä ajatuksella kuin Allianssin organisaatio olisi jo muodostettu ja työpajaan osallistuvat henkilöt kuuluisivat kyseiseen organisaatioon.

Parhaan tarjoajan valinta 21.4 - 29.4.2015

Tilaajan arviointiryhmä arvioi tarjoajien kyvykkyydet tarjouspyynnössä esitettyjen arviointikohteiden A ja B osalta kirjallisten tarjousten sekä työpaja- ja kehitystyöpajatyöskentelyn perusteella.

Tilaaja avaa hintatarjoukset, kun tarjousten arviointi kohtien A ja B osalta on täysin valmis ja arviointiryhmä on laatinut ja allekirjoittanut tarjousten arviointipöytäkirjat perusteluineen.

Tarjoaja ilmoittaa Allianssiurakan kehitys- ja toteutusvaiheen toteuttamisesta (sisältäen takuuvaiheen) haluamansa palkkion suuruuden prosentteina korvattavista kustannuksista. Palkkio on korvattavien kustannusten päälle maksettava korvaus, joka sisältää yrityksen yleiskustannukset ja liiketoiminnan katteen.

Korvattavat kustannukset ovat avoimiin kirjoihin perustuvia todellisia kustannuksia.

Lopullinen kaupallisen mallin mukainen ”kiinteä palkkio” määräytyy, kun Allianssi on määrittänyt tavoitekustannuksen ja Tilaaja on päättänyt siirtyä hankkeessa toteutusvaiheeseen. Lopullinen kiinteä euromääräinen palkkio lasketaan kaavalla tarjottu palkkio % * tavoitekustannuksen mukaiset kehitys- ja toteutusvaiheen korvattavat kustannukset.

Hintatarjousten avaamisen jälkeen tilaaja tarkistaa niiden vaatimusten mukaisuuden ja suorittaa tarjousten kokonaispisteytyksen. Tarjouskilpailun voittaa eniten pisteitä saanut tarjoaja.

Tilaaja tekee hankintapäätöksen ja ilmoittaa kilpailuun osallistuneille valitun palveluntuottajan nimen, oleelliset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta ja siihen vaikuttaneista keskeisistä seikoista sekä muiden tarjouksen antaneiden vastaavat tiedot tarjouksen antajien nimillä yksilöitynä.

Tilaaja ja tarjoaja allekirjoittavat Kehitysvaiheen allianssisopimuksen, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja hankintalaissa säädetty 21 vrk odotusaika on kulunut.

Odotusaikana tilaaja ja tarjouskilpailun voittanut tarjoaja voivat aloittaa kehitysvaiheen allianssisopimuksen viimeistelyn.

Lopullinen tilaajaa sitova kehitysvaiheen sopimus syntyy vasta, kun tilaaja ja tarjoaja ovat allekirjoittaneet Kehitysvaiheen allianssisopimuksen.

Hankintapäätöksen jälkeen tilaaja järjestää hävinneille tarjoajille palautetilaisuuden hankintamenettelystä

Tarjouksien vertailuperusteet ja arviointikohteet

Edullisin tarjous määritetään tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjouksien ja tarjoajien vertailussa käytetään alla olevan taulukon vertailuperusteita ja niiden painokertoimia.

Arviointikohde A – Projektinhallintaosaaminen

A1

Allianssiorganisaatio ja sen toiminta

Tarjouksen sisältövaatimukset

Tarjouksessa tulee esittää Tarjoajan ehdotus Allianssiurakan kehitys- ja toteutusvaiheen Allianssi – organisaatioksi ja nimetä seuraavat organisaatioon kuuluvat avainhenkilöt:

- ehdokkaat Allianssin johtoryhmään

- ehdokkaat Allianssin projektiryhmään,

- muut avainhenkilöt ja niiden tehtävät ja rooli Allianssissa

Tarjouksen tulee sisältää organisaatiokaaviot, organisaation ja sen resursoinnin sanalliset perustelut ja kuvaus allianssiorganisaation johtamisen menettelytavoista ja työskentelyn toimintamalleista, joilla varmistetaan parhaat edellytykset Tilaajan tavoitteiden toteuttamiseksi.

Lisäksi tulee esittää avainhenkilöiden (projektipäällikkö, suunnittelupäällikkö, talotekniikkavastaava, työmaapäällikkö ja hankintapäällikkö) henkilökohtaiset näytöt yli 10 milj. euron hankkeista (max. kaksi näyttöä/avainhenkilö) seuraavissa asioissa:

- innovaatiot suunnittelussa tai toteutuksessa sekä niiden merkitsevyys hankkeen kustannusarvion ja/tai aikataulun alitukselle/saavuttamiselle.

A1 Arviointiperusteet:

Arvioidaan

- ehdotus organisaatioksi ja sen resursointi perusteluineen.

- avainhenkilöiden näytöt, ja tiimin kyvykkyyttä kokonaisuutena.

- kuvaukset allianssiorganisaation johtamisen menettelytavoista ja työskentelyn toimintamalleista.

Arvioinnissa kiinnitetään erityistä huomiota siihen, miten Tarjoaja on tunnistanut niissä Allianssin toimintaperiaatteet ja Allianssiurakan kehitys- ja toteutusvaiheen vaatimukset organisaatiolta, johtamiselta ja työskentelytavoilta Tilaajan tavoitteiden toteuttamiseksi

A2

Toiminta neuvotteluissa

Ei tarjouksen sisältövaatimuksia

Arvioidaan tarjoajan projektipäällikön ja tiimin toimintaa neuvotteluissa erityisesti työsessioissa.

A2 Arviointiperusteet

Arvioidaan:

- Allianssiin ehdotetun projektipäällikön kyvykkyyttä allianssin johtamiseen (johtamismallit, organisointikyky, vuorovaikutustaidot, ongelmanratkaisu- ja päätöksentekokyky)

- tiimin ongelmanratkaisu-, yhteistoiminta-, vuorovaikutus- ja innovointikykyä,

- työpajasessioiden tuloksia.

Arviointikohde B – Kyky tuottaa arvoa rahalle

B1

Suunnitelman kustannusarvio-, riksi- ja mahdollisuusanalyysi

Tarjouksen sisältövaatimukset:

Tarjouksessa tulee esittää näkemys = tehdä analyysi L2-suunnitelmien mukaisesta Tilaajan laskeman kustannusarvion oikeellisuudesta sisältäen riski- ja mahdollisuusanalyysit sekä toimenpide-ehdotukset riskien torjumiseksi ja mahdollisuuksien realisoimiseksi. L2-tasoiset luonnospiirustukset ja niiden pohjalta laskettu kustannusarvio ovat tarjouspyynnön liitteenä.

B1 Arviointiperusteet:

Arvioidaan erikseen tarjoajan laatima kustannusarvioanalyysi, riski- ja mahdollisuusanalyysit ja toimenpide-ehdotukset.

Kustannusarvioanalyysin painoarvo on 30 %. Arvioidaan:

- käytettyjä menettelytapoja, niiden monipuolisuutta ja hyödyntämistä sekä analyysin yhteenvetona tehtyjen johtopäätösten asiantuntemusta kustannusarvion oikeellisuudesta (ei kustannusarvion oikeellisuutta).

Riski- ja mahdollisuusanalyysin painoarvo on 30 %. Arvioidaan:

- käytettyjä menettelytapoja ja niissä osoitettua osaamista, riskit ja mahdollisuudet sekä analyysin yhteenvetona tehtyjen johtopäätöksen asiantuntemusta ja merkittävyyttä hankkeen toteutuksen kannalta.

Toimenpide-ehdotusten painoarvo on 40 %. Arvioidaan:

- merkittävimpien riskien ja mahdollisuuksien hallintamenettelyt, ehdotettujen toimenpiteiden toteutuskelpoisuus sekä edellisten merkitsevyyttä hankkeen toteutuksen kannalta.

B2

Kehitysvaiheen suunnitelma

Tarjouksen sisältövaatimukset:

Kirjallisessa tarjouksessa tarjoajan tulee esittää suunnitelma kehitysvaiheen toteuttamiseksi. Suunnitelmasta tulee ilmetä selkeä ”visio ja road map” tilaajan tavoitteiden toteuttamiseksi, suunnitelman päätehtävät ja niiden ajoitus, tehtävissä tarvittavat resurssit, osaaminen ja menettelytavat sekä suunnitelman tuloksena syntyvät dokumentaatiota ja arvio kehittämisvaiheen kustannuksista.

B2 Arviointiperusteet:

Arvioidaan tarjoajan laatiman kehitysvaiheen

- ”visio ja road map” tilaajan tavoitteiden toteuttamiseksi, suunnitelman päätehtävät, niiden resurssitarve ja ajoitus (40 %),

- vaatimat suunnittelun ohjauksen (”tavoitteisiin suunnittelun”) prosessi ja siinä käytettävät menettelytavat ja osaaminen (painoarvo 30 %),

- tuloksena syntyvät dokumentaatiot ja edellisten perusteella laskettu kustannusarvio (30 %).

B3

Käyttöönottosuunnitelma

Tarjouksen sisältövaatimukset:

Tarjouksessa tulee esittää rakennuksen käyttöönottosuunnitelma, jolla varmistetaan nollavirhetoimitus, että rakennus toimii suunnitellulla tavalla (= lämmitys/ilmastointienergian, sähkön ja veden käyttö vastaa asetettuja tavoitteita = Allianssin asettamat tavoitteet), huoltohenkilökunta ja käyttäjät osaavat hyödyntää sen ominaisuuksia. Suunnitelman tulee sisältää käytettävät menettelytavat ja toimenpiteet em. asioiden toteuttamiseksi.

B3 Arviointiperusteet:

Arvioidaan suunnitelmassa esitetyt menettelytavat ja toimenpiteet

- nollavirheluovutuksen varmistamiseksi (painoarvo 30 %).

- lämmitys/ilmastointienergian, sähkön ja veden kulutukselle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi käytännössä (40 %).

- että huoltohenkilökunta ja käyttäjät osaavat hyödyntää rakennuksen ominaisuuksia (30 %).

Arviointikohde C – Hinta (palkkion suuruus % tavoitekustannuksesta)

Tarjouksen sisältövaatimukset

Tarjoaja ilmoittaa Allianssiurakan kehitys- ja toteutusvaiheen toteuttamisesta (sisältäen takuuvaiheen) haluamansa palkkion suuruuden prosentteina korvattavista kustannuksista.

Lopullinen kaupallisen mallin mukainen ”kiinteä palkkio” määräytyy, kun Allianssi on määrittänyt tavoitekustannuksen ja Tilaaja on päättänyt siirtyä hankkeessa toteutusvaiheeseen. Lopullinen kiinteä euromääräinen palkkio lasketaan kaavalla tarjottu palkkio % * tavoitekustannuksen mukaiset kehitys- ja toteutusvaiheen korvattavat kustannukset.

C Arviointiperusteet:

Palkkioprosentin suuruus