Henkilöstöjohtaja Marja Salmi-Tuominen ja projektipäällikkö Esko Pohjanen 12.1.2010:

Kaupunginhallitus hyväksyi 6.8.2007 § 454 henkilöstöhallinnon palvelukeskushankkeen projektisuunnitelman ja sen tavoitteet, sekä että projektissa kehitettävästä uudesta toimintamallista ja sen käyttöönotosta päättää kaupunginhallitus myöhemmin kaupunginjohtajan esityksestä.

Projektin loppuraportti valmistui viime maaliskuussa ja hallintojaosto päätti 15.9.2009 § 242 pyytää asiasta lausunnot hallintokunnilta 31.10.2009 mennessä. Saadut lausunnot ovat oheismateriaalina ja niistä yhteenveto liitteenä.

Henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen projektisuunnitelmassa työn tavoite määriteltiin seuraavasti:

”Lopullisena tavoitteena on kokonaisuus (henkilöstöhallinnon palvelukeskus), missä osaaminen ja resurssit on yhdistetty laadullisesti korkeatasoiseksi ja tehokkaaksi toimintakokonaisuudeksi. Palvelukeskus tuottaa prosessipohjaisia henkilöstöhallinnon palveluja kaupungin muille yksiköille. Toiminta on asiakaslähtöistä ja asiakkaiden kanssa laaditaan sopimukset tarjottavista palveluista ja palvelutason laadun määrittelystä.

Palvelujen keskittämisestä saatavia hyötyjä ovat ainakin:

- Riittävän osaamisen turvaaminen. Toimintaympäristön muutokset ja henkilöstön aiempaa nopeampi vaihtuvuus lisäävät tarvetta panostaa osaamiseen

- Toiminnan tehostaminen. Henkilöstöhallintoon liittyviä rutiiniluontoisia toimintoja voidaan siirtää pois esimiehiltä ja tätä kautta panostusta esimiestyöhön ja johtamiseen voidaan lisätä.

- Työntekijöiden tasapuolisen kohtelun parempi toteutuminen kaupunkiorganisaatiossa. Keskittämällä osaaminen voidaan palvelujen laatua parantaa ja koko henkilökunnalle voidaan turvata laadukas palvelu.

- Palvelutoiminnan kehittäminen ja muutosten läpivienti on toteutettavissa helpommin ja tehokkaammin kuin hajautetussa toimintamallissa.”

Kaupunginhallitus vahvisti henkilöstöhallinnon palvelukeskusprojektin tavoitteeksi henkilöstöasioiden hoitamisen nykytilan analysoinnin ja keskitetysti hoidettavien henkilöstöhallinnon asiakokonaisuuksien määrittelyn sekä näiden keskitetyn tuottamisen toimintamallin laatimisen. Henkilöstöhallinnon toimintoja tuli uudistaa ja yhdenmukaistaa ja koko organisaatiolle turvata asiantunteva ja laadukas palvelu. Lisäksi tavoitteena oli toimintojen aiempaa selkeämpi jako kaupungin johdon strategiseen tukemiseen ja virastojen palvelutoimintaan

Projektissa tehdyn analyysin mukaan tulevaisuuden haasteita henkilöstöhallinnolle ovat:

- Väestörakenne muuttuu ja kunnallisten palveluiden tarve kasvaa sekä samaan aikaan työvoiman määrä vähenee

- Kaupungin on parannettava kilpailukykyään osaavasta työvoiman hankinnassa

- Henkilökunnan ammattitaidon ylläpitäminen ja osaaminen on turvattava

- Työhyvinvointiin on panostettava, sillä hyvinvoivien työyhteisöjen tuottavuus on korkea ja ennenaikainen eläköityminen tulee kalliiksi

- Esimiehiä ja johtamista on tuettava

- Henkilöstötyön on kaikilta osiltaan oltava kunnossa.

Projektin loppuraportin keskeiset uudistusehdotukset ovat seuraavat:

·Strategisen johdon ja virastojen johdon tueksi henkilöstövastuualueelle tulee neljä henkilöstöasiantuntijaa sektoreittain nimettynä

·Kaupungin rekrytointitoiminta, päätösten tekoa lukuun ottamatta, keskitetään henkilöstön vastuualueelle

·Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien omistajuus resursseineen siirretään henkilöstön vastuualueelle

·Palveluaikalaskenta ja eläkeneuvonta keskitetään henkilöstön vastuualueelle

Loppuraportissa esitetään henkilöstöasioiden vastuualueen organisoimista tiimiperusteiseksi. Ehdotetut tiimit ovat strategia-, palvelussuhde-, rekrytointi-, tietojärjestelmä- ja toimistopalvelutiimit. Tulevan yksikön henkilöstö koostuisi pääasiassa nykyisestä henkilöstöasioiden vastuualueen väestä ja hallintokunnissa keskitettäviä tehtäviä päätoimisesti hoitavista, lisäresursseja oletetaan saatavan muiden uudelleenjärjestelyjen yhteydessä. Esitettyyn organisointimalliin voitaisiin siirtyä vähitellen.

Hallintokunnat ovat lausunnoissaan ottaneet varovaisen myönteisen kannan esitykseen, mutta epäröintiäkin on. Lausunnoista voi päätellä, että hallintokunnat kyllä tarvitsevat lisää asiantuntijapalveluja, mutta eivät ole valmiit panostamaan niihin. Yhteenvetona lausunnoista voitaneen esittää tiivistetysti seuraavaa:

- Erityisesti pienet hallintokunnat pitävät henkilöstöasioiden keskittämistä myönteisenä

- Rekrytoinnin keskittäminen (”ulkoistaminen”) askarruttaa

- Esitetty henkilömitoitus on liian suuri

- Henkilöstön siirtoa hallintokunnista ei pidetä mahdollisena

- Palveluiden käyttö tulisi olla oikeus – ei velvollisuus

- Palveluiden pitäisi olla ilmaisia

Peruspalvelulautakunta esittää lausunnossaan, että ennen kuin mistään laajamittaisesta henkilöstöhallinnon keskittämishankkeesta tehdään päätöksiä, tulisi arvioida muut Turun kaupungissa viime vuosien aikana toteutetut keskittämishankkeet, mitä hyötyjä keskittämisellä on saavutettu ja mikä on ollut niiden vaikutus toiminnan laatuun / kustannuksiin. Hankinta- ja logistiikkapalvelujen keskittämishankkeesta on jo tilattu ulkopuolinen arviointi ja henkilöstöasioiden vastuualueen näkemyksen mukaan vastaava arviointi olisi perusteltua tehdä myös muista palvelujen keskittämistä. Henkilöstöasioiden hoidon uudistamisen jatkaminen osittain palveluja keskittämällä ei kuitenkaan voi jäädä odottamaan eri arviointien tuloksia. Etenemällä asteittain voidaan eri hankkeiden arviointien evästykset ottaa kehittämisessä huomioon.

Kaupunginhallituksen päätöksen 15.12.2009 mukaan Turun kaupunki pyrkii omalta osaltaan edistämään Sitran johdolla valmistellun Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (THH KPK Oy) syntymistä sekä seudullisesti että valtakunnallisesti. Tämän palvelukeskuksen liiketoimintasuunnitelmassa esitetään mm. seuraavaa:

- Palvelukeskusmalli mahdollistaa ydinprosessien kehittämisen keskitetymmin sekä prosessien, rakenteiden, toimintamallien ja järjestelmien yhtenäistämisen, mikä näkyy suorana kustannustehokkuuden kasvuna kokonaisprosessissa.

- Suurimmat hyödyt palvelukeskusmalliin siirtymisestä saavutetaan, mikäli myös asiakkaiden ydintoiminnot tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla.

Myös meneillään oleva Alfa-hanke edellyttää työtapojen ja toimintamallien yhtenäistämistä. Henkilöstöhallinnon palvelukeskushankkeen tavoitteena oli nimenomaan toimintatapojen yhtenäistäminen ja siihen liittyen toimintojen tarkoituksenmukainen keskittäminen. Hallintokuntien kannanottojen perusteella prosessien yhtenäistämiselle toimintoja keskittämällä ei ole juuri halukkuutta. Nämä näkemykset tulee ottaa huomioon, kun harkitaan ja/tai valmistellaan liittymistä valtakunnallisiin tai seudullisiin palvelukeskushankkeisiin.

Henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle asetetut tavoitteet ovat edelleen ajankohtaisia ja projektisuunnitelmassa esitetyt hyödyt saavutettavissa. Palvelukeskusprojektin loppuraportissa esitetyt toimet tulisi toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla vaiheittain ja resurssien mukaan. Tavoitteellinen rekrytointiprosessin kehittäminen on tällä hetkellä sidoksissa vielä käyttöönottovaiheessa olevasta NexStaff –järjestelmästä ja sen käyttöönotosta saatavista kokemuksista. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien hallinta ja kehittäminen vastuineen ja resursointeineen on puolestaan kokonaisuus, jonka osalta ratkaisut tulisi tehdä välittömästi.

Kaupunginhallitus on 7.12.2009 § 647 päättänyt, että kaupungin hallintokunnat ja laitokset määrittelevät ja arvioivat asiakaslähtöisesti hallintoprosessinsa tavoitteena 15 %:n vähennys hallintotyöhön käytettävässä henkilöstötyövuosimäärässä vuoden 2012 loppuun mennessä. Tähän suunnitteluun vaikuttaa oleellisesti se, miten henkilöstöasioiden työprosessit hoidetaan ja pystytäänkö henkilöstöasioiden hoitoa uudella toimintamallilla tehostamaan keskittämällä asiantuntemusta ja erityisosaamista edellyttävät työvaiheet.

Liite 1                                 Yhteenveto saaduista lausunnoista

Oheismateriaali 1              Hallintokuntien lausunnot