Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen ja hankintalakimies Jukka Vanto 15.6.2009:

Kaupunginhallitus päätti 26.5.2008 § 318, että Turun kaupunki tarjoaa seudun kunnille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä kaupungin kanssa hankintojen tekemisessä.

Kaupunginhallituksen johtosäännön 16 §:n mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa kaupunginhallituksen päättämiä palveluja ulkoisille asiakkaille. Palvelukeskuksen johtajana toimii palvelukeskuksen johtaja, joka johtaa ja valvoo kaupunginhallituksen alaisena palvelukeskusta ja vastaa asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Kaupunginhallituksen johtosäännön 17 §:n 6 kohdan mukaan hankinta- ja logistiikkajohtajan erityisenä tehtävänä on päättää mitkä tuotteet ja palvelut hankitaan yhteishankintoina, tehdä yhteishankintoja koskevat hankintapäätökset ja päättää hankintayhteistyön tekemisestä muiden organisaatioiden kanssa. Keskushallinnon toimintasäännön 10 §:n mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa kaupunginhallituksen päättämiä keskitetysti hoidettavia palveluja ulkopuolisille. Hankinta- ja logistiikkakeskuksen tehtävänä on vastata tavara- ja palveluhankintojen kilpailutusprosessin toteuttamisesta sekä kaupungin hankintatoimen ja logistiikan kehittämisestä. Hankinta- ja logistiikkakeskuksen johtajana toimii hankinta- ja logistiikkajohtaja. Palvelukeskuksen johtaja johtaa ja valvoo palvelukeskusta kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan ja keskushallinnon vastuualueen johtajan alaisena. Keskushallinnon toimintasäännön 16 §:n mukaan viranhaltijalla on oikeus saattaa asia, joka hänellä on oikeus ratkaista, esimiehensä ratkaistavaksi, mikäli asian merkittävyys sitä edellyttää.

Laajemmassa seudullisessa hankintayhteistyössä on kyse merkittävästä asiasta, jonka toteuttamiseen liittyy hankintayksiköiden välisten suhteiden järjestämiseen, päätöksentekoon ja vastuuasioihin liittyviä kysymyksiä sekä sopimusoikeudellisia kysymyksiä, joita koskevia neuvotteluja Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on käynyt Turun seudun kuntien hankinnoista vastaavien viranhaltijoiden kanssa elokuusta 2008 lähtien. Neuvotteluihin ovat osallistuneet Kaarinan, Naantalin, Raision ja Paimion kaupungin ja Liedon kunnan sekä osittain myös Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hankinnoista vastaavia viranhaltijoita. Neuvotteluja on käyty siltä pohjalta, että laadittavaa sopimusta tultaisiin tarjoamaan edellä mainittujen kaupunkien ja kuntien lisäksi Maskun, Mynämäen, Nousiaisten, Ruskon ja Sauvon kunnille sekä veloitusperusteeltaan hieman erilaisena myös Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirille.

Kuntien viranomaiset ovat hankintalaissa (348/2007) tarkoitettuja hankintayksiköitä. Hankintalain 2.2 §:n mukaan hankintayksiköt voivat hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi tehdä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

Suomessa hankintayksiköt ovat tehneet yhteishankintoja käyttäen sisällöltään vaihtelevia järjestelyjä kuten toimeksiantohankintoja, yhteishankintayksiköitä tai hankintarenkaita. Hankintoja on keskitetty muun muassa kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Kunnat tekevät runsaasti seudullista hankintayhteistyötä eri puolilla Suomea. Lisäksi hankintayksiköt tekevät muunlaista hankintayhteistyötä. Turun kaupungin osalta seudullinen hankintayhteistyö on tähän asti käytännössä rajoittunut lähinnä oppikirjoja, kopiopapereita ja kirjastotoimintaa koskevaan yhteistyöhön.

Hankintayhteistyöllä voidaan saavuttaa merkittäviä toiminnallisia ja taloudellisia etuja niin hankintayksiköille kuin markkinoillakin. Kilpailuttamisesta aiheutuvien kustannusten vähentämiseksi onkin suositeltavaa keskittää hankintojen tekemistä ja hyödyntää mahdollisuuksia yhteishankintojen tekemiseen. Siten esimerkiksi yksittäisten pienten tavara- tai palveluhankintojen kilpailuttamisen sijasta tarkoituksenmukaista onkin useimmiten suosia puitetyyppisiä sopimuksia parhaimpien hinta- ja muiden ehtojen saavuttamiseksi sekä kilpailuttamisen kustannusten vähentämiseksi.

Kuntalain (365/1995) 76 § on kuntien yhteistoimintaa koskeva yleissäännös. Säännöksen mukaan kunnat voivat sopimuksen nojalla hoitaa tehtäviään yhdessä. Kunnat voivat sopia, että tehtävä annetaan toisen kunnan hoidettavaksi yhden tai useamman kunnan puolesta. Kunnat voivat myös sopia, että kunnalle tai sen viranomaiselle laissa säädetty tehtävä, jossa toimivaltaa voidaan siirtää viranhaltijalle, annetaan virkavastuulla toisen kunnan viranhaltijan hoidettavaksi.

TAD-Centren hallituksen 16.11.2005 kokouksessaan nimeämän hankintatoimen ohjausryhmän valmisteleman hankintojen seutuyhteistyösopimuksen hyväksymisen kariutuminen Turun kaupungin osalta johtui osaltaan siitä, että Turun kaupungin edustaja ajoi sopimusta tuolloin valmisteltaessa mallia, jossa silloin vielä perusteilla ollut Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus olisi vastannut hankintaprosessien hoitamisesta ja varsinaiset hankintapäätökset olisi tehty hankinta- ja logistiikkajohtajan toimesta. Tähän esitykseen ei vielä tuolloin oltu muiden kuntien edustajien puolelta valmiita suostumaan, vaan ohjausryhmän käsittelyssä puollettiin mallia, jossa kilpailutuksen suorittamista hajautettaisiin myös muihin kuntiin. Lisäksi edellytyksenä sopimuksen hyväksymiselle oli tuolloin seutuhankintapäätösten tekeminen yhteisessä toimielimessä, jossa kuntaosapuolilla on edustajansa. Edellä mainitut muiden kuntien asettamat reunaehdot oli otettu huomioon sopimuksessa, jota Turun kaupunginhallitus ei sittemmin kokonaisuudessaan niin sanottua aiesopimustasoa lukuun ottamatta hyväksynyt. Sopimuksen hyväksyminen olisi edellyttänyt Turun kaupungilta kaupunginhallituksen johtosäännön muuttamista siten, että kaupunginhallituksen alaisuuteen perustettaisiin seutuhankintojen johtokunta. Turun kaupungin edustajat eivät katsoneet päätösten tekemisen siirtämisen seudulliselle toimielimelle tuovan lisäarvoa hankintaprosesseille, vaan lisäävän tarpeetonta byrokratiaa.

Asian historiasta johtuen luottamukseen perustuvan ja rakentavan neuvotteluyhteyden luominen seudun muihin kuntiin on ollut varsin haasteellista. Pitkällisten neuvottelujen pohjalta on kuitenkin viimein päästy sopimusluonnokseen, jossa Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus vastaisi kilpailutusprosessien hoitamisesta ja varsinaiset hankintapäätökset tehtäisiin hankinta- ja logistiikkajohtajan tai hänen varahenkilönsä toimesta, seudullisten hankintojen toteuttamista ei hajautettaisi muihin kuntiin, eikä yhteistyötä varten perustettaisi seutuhankintojen johtokuntaa tai muutakaan toimielintä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että sopimuksen hylkäämiselle ei ole olemassa Turun kaupungin osalta enää mitään niistä perusteita, jotka olivat aiemman seudullista hankintayhteistyötä koskevan sopimuksen vain osittaisen hyväksymisen taustalla.

Laadittu sopimus on määräaikainen päättyen 31.12.2012. Tässä sopimuksessa sovitaan yhteistyöstä seudullisten puitesopimusten kilpailuttamiseksi. Viimeistään vuosi ennen sopimuksen päättymistä tulee käynnistää neuvottelut uudesta sopimuksesta. Tämän jälkeen tehtävässä mahdollisessa uudessa sopimuksessa voidaan hyödyntää tästä sopimuksesta saatuja kokemuksia yhteishankinnoista ja niiden laajuudesta. Selvitettäväksi jää myös mahdollisuus yhteistyön laajentamiseksi muihin kuin puitesopimusten kilpailuttamiseen, esim. yksittäisten kuntien erillishankintojen kilpailuttaminen toimeksiannoista. Lisäksi tavoitteena on laajentaa yhteistyötä erityisesti seudullisen logistiikan ja tietojärjestelmien osalta. Yhteistyön laajentaminen edellyttää paitsi uutta sopimusta myös riittävien resurssien varaamista hankinta- ja logistiikkakeskukseen. Uudessa sopimuksessa tulee myös määritellä laajentuneen yhteistyön kustannusvaikutukset ja veloitusperusteet. Tämä tavoite voitaisiin kirjata aiesopimustasolla nyt solmittavaan sopimukseen.

Käsiteltävänä olevan sopimusluonnoksen perusajatus lähtee siis siitä, ettei hankintayhteistyötä varten perusteta uutta toimielintä, vaan hankintayhteistyö järjestettäisiin sopijapuolten kesken kuntalain 76 §:n tarkoittamana sopimusyhteistyönä soveltaen hankintalain 2.2 §:ssä kuvattua järjestelyä. Kukin sopimuksen osapuoli, Turun kaupunki mukaan lukien, päättäisi omalta osaltaan tiettyyn seutuhankintaan sitoutumisesta. Mikäli Turun kaupunki päättäisi jättäytyä tietyn seutuhankinnan ulkopuolelle, hankintaa ei toteuttaisi kyseisen sopimuksen perusteella yhteishankintana. Seudulliset yhteishankinnat kilpailuttaisi Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus erikseen sovittujen tuoteryhmien osalta. Yhteistyö aloitetaan ns. volyymituotteiden eli materiaalihankintojen kilpailuttamisella. Kilpailuttaminen sisältäisi kaikki hankintalainsäädännön edellyttämät toimenpiteet hankintasopimusten tekoa lukuun ottamatta. Lisäksi aiesopimustasolla olisi tarkoituksena kehittää laajempaa yhteistyötä logistiikan ja tietojärjestelmien yhtenäistämiseksi.

Kilpailutuksen kustannukset jäisivät kunkin hankintaan osallistuvan osapuolen itsensä vastattaviksi kuitenkin niin, että Turku veloittaa sopijapuolina olevia kuntia 0,12 euroa (alv 0 %) / kunta / asukas /vuosi. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin osalta veloitusperuste olisi kiinteä 3.700 euroa (alv 0 %)/ kalenterivuosi. Veloitukset vastaavat hankintayhteistyöstä Hankinta- ja logistiikkakeskukselle aiheutuvia lisäkustannuksia. Hankinta-asian hoitamisesta aiheutuvina muina kustannuksina voivat tulla kysymykseen esimerkiksi osapuolen organisaation ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä aiheutuvat kustannukset, oikeudenkäyntikulut, hyvitysmaksut, vahingonkorvaukset tms. Vastuu tällaisista kustannuksista määräytyisi jakamalla kustannukset kysymyksessä olevaan hankintaan osallistuneiden osapuolten kesken asukaslukujen suhteessa.

Yhteistyö alkaisi vaiheittain vuonna 2009 sopimuksen allekirjoittaneiden osapuolten kesken. Sopimuksen hyväksyvät osapuolet sitoutuisivat tekemään tämän sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat toimivaltaa koskevat muutokset johtosääntöihinsä ja muihin toimintaohjeisiin. Turun osalta sopimuksen hyväksyminen ei edellytä muutoksia nykyisiin johto- tai toimintasääntöihin.