Sopimus Turun seudun hankintayhteistyöstä
1. Osapuolet
Turun kaupunki
____________kaupunki / kunta
2. Sopimuksen tarkoitus
Hankintayhteistyö järjestetään sopijapuolten kesken kuntalain (365/1995 muutoksineen) 76 §:n tarkoittamana sopimusyhteistyönä soveltaen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007 muutoksineen, jäljempänä hankintalaki) 2.2 §:ssä kuvattua järjestelyä.
Seudullisen hankintayhteistyön tavoitteena on saavuttaa osapuolille prosessihyötyjä keskittämällä hankintoja ja toisaalta saavuttaa hintahyötyjä yhdistämällä osapuolten hankintavolyymejä yhteen. Tavoitteena on ammattimainen hankintatoiminta, joka edistää markkinoiden toimivuutta ja niiden kehittymistä ja mahdollistaa kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen.
Kukin tämän sopimuksen osapuoli päättää omalta osaltaan tiettyyn seutuhankintaan sitoutumisesta. Osapuoli voi halutessaan tämän jälkeen jättäytyä tietyn seutuhankinnan ulkopuolelle, ilmoittamalla siitä erikseen toimivaltaiselle hankintaviranomaiselle hyvissä ajoin ja viimeistään ennen hankintamenettelyn aloittamista. Mikäli Turun kaupunki jättäytyy tietyn seutuhankinnan ulkopuolelle, hankintaa ei toteuteta tämän sopimuksen perusteella yhteishankintana. Seudullisessa hankintayhteistyössä voidaan hyödyntää olemassa olevia eri kuntien yhteistyöryhmiä ja yhteistyö sovitetaan yhteen muun seututasoisen yhteistyön kanssa.
3. Toimintamalli
Seudulliset yhteishankinnat kilpailuttaa Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus Seutuhankintojen johtoryhmässä erikseen päätettävien tuoteryhmien osalta. Kilpailuttaminen sisältää kaikki hankintalainsäädännön edellyttämät toimenpiteet hankintasopimusten tekoa lukuun ottamatta.
3.1. Seutuhankintojen johtoryhmä
Tämän sopimuksen täytäntöönpanoa ja seutuhankintojen koordinointia varten perustetaan Seutuhankintojen johtoryhmä, joka ei ole kuntalain mukainen toimielin. Kukin sopimuksen osapuoli nimeää Seutuhankintojen johtoryhmään yhden jäsenen ja hänelle varajäsenen, joiden tulee olla viranhaltijoita. Johtoryhmän kokous pidetään tarpeen mukaan 2-4 kertaa vuodessa, tarvittaessa useamminkin. Kokous voidaan järjestää eri kunnissa. Johtoryhmä nimeää keskuudestaan puheenjohtajan vuodeksi kerrallaan. Kokouksissa sovituista asioista laaditaan muistio, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri.
Seutuhankintojen johtoryhmän tehtävät:
·päättää yhteishankintoihin kuuluvista tuoteryhmistä
·nimetä kunkin osapuolen edustaja kuhunkin kilpailutukseen
·valvoa hankintayhteistyön toteutumista
·valmistella tavarahankinnoissa noudatettavaa seudullista hankintastrategiaa ja toimintaperiaatteita
·kehittää laajempaa yhteistyötä logistiikan ja tietojärjestelmien yhtenäistämiseksi
·seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle
·ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä.
Johtoryhmän jäsenen vaihtumisesta on ilman aiheetonta viivytystä ilmoitettava toisten osapuolten yhteyshenkilöille.
3.2. Asiantuntijaryhmät
Seutuhankintojen johtoryhmän jäsenellä on oikeus nimetä kuhunkin yhteiskilpailutukseen asiantuntija. Seudullisesti kilpailutettavien hankintojen tarjouspyynnöt valmistellaan yhteistyössä sopimusosapuolien asiantuntijoiden kanssa. Turun kaupungin kyseisen tuotteen kilpailuttamisesta vastaava henkilö (tuoteryhmäpäällikkö/hankinta-asiantuntija) kutsuu koolle eri osapuolten asiantuntijat, jotka muodostavat asiantuntijaryhmän. Kukin asiantuntija vastaa oman kuntansa tarpeiden esiintuomisesta tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa.
Asiantuntijaryhmän tehtävät:
·koota kunkin osapuolen tiedot hankintatarpeesta ja -määrästä
·kelpoisuusvaatimusten, hankinnan kohteen sisällön ja laajuuden ja vertailuperusteiden valmisteleminen yhteistyössä
·yhtenäistää tuotevalikoimia ja karsia tarpeettomia rinnakkaistuotteita.
4. Toimivalta, päätöksenteko ja valmistelu
Toimivaltaisia hankintaviranomaisia ovat Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä.
Hankintaviranomainen allekirjoittaa asiantuntijaryhmän valmisteleman tarjouspyynnön ja tekee hankintapäätöksen kaikkien hankinnassa mukana olevien osapuolten puolesta.
Hankintaviranomainen sopii hankintoihin ja niiden valmisteluun liittyvistä käytännön järjestelyistä Seutuhankintojen johtoryhmän jäsenten kanssa.
Kunkin osapuolen nimeämä Seutuhankintojen johtoryhmän jäsen vastaa siitä, että toimivaltaisilla hankintaviranomaisilla on oikeat ja riittävät tiedot tiettyyn seutuhankintaan sitoutuneen osapuolen hankinnan ennakoidusta arvosta ja hankintatarpeesta hyvissä ajoin ennen varsinaisen hankintamenettelyn käynnistämistä.
Turun kaupungin hankintalakimies ja hänen estyneenä ollessaan Turun kaupungin johtava kaupunginlakimies tai hänen määräämänsä edustaa sopimusosapuolia ja sopimuskuntia tämän sopimuksen nojalla tehdyssä hankinnasta johtuvassa hankintalain 11 luvun mukaisessa hakemusasiassa markkinaoikeudessa ja korkeimmassa hallinto-oikeudessa.
5. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen ja oikaisuvaatimus
Päätöksen tehnyt hankintaviranomainen lähettää pöytäkirjanotteen hankintapäätöksestä hankintaan osallistuneille osapuolille.
Kuntalain mukainen oikaisuvaatimus päätöksestä tehdään toimielimelle, jonka alainen toimivaltainen hankintaviranomainen on. Mikäli julkisia hankintoja koskevassa lainsäädännössä luovutaan kuntalain mukaisista oikaisuvaatimusmahdollisuuksista, noudatetaan laissa säädettyä menettelyä niin, että esimerkiksi mahdollinen julkisista hankinnoista annetun lain mukainen hankintaoikaisuvaatimus tehdään Turun kaupungin toimivaltaiselle toimijalle.
6. Hankintasopimukset
Toimivaltainen hankintaviranomainen huolehtii hankintasopimusten valmistelemisesta. Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen allekirjoittaa hankintasopimuksen omasta puolestaan tai kukin osapuoli voi valtuuttaa Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtajan tai hänen varahenkilönsä allekirjoittamaan hankintasopimuksen puolestaan.
Muut osapuolet vastaavat omalta osaltaan siitä, että tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin voidaan sisällyttää liitteinä osapuolikohtaisesti hyväksyttäviä teknisluonteisia ehtoja, kuten esim. laskutukseen, toimitusosoitteisiin, yhteyshenkilöihin sekä tilaamis- ja toimituskäytäntöihin liittyviä sopijakohtaisia tietoja.
Sopijapuolet eivät ole yhteisvastuullisesti vastuussa sopimusten toteuttamisesta, vaan kukin sopijapuoli vastaa sopimuksista omalta osaltaan. Sopijapuolen toimivaltainen hankintaviranomainen koordinoi sopimussuhteeseen liittyvää yhteydenpitoa suhteessa toimittajaan / palveluntuottajaan.
7. Hankintasopimukseen liittyvä yhteydenpito ja seuranta
Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen vastaa sopimussuhteeseen liittyvästä yhteydenpidosta suhteessa toimittajaan.
8. Tarjouskilpailuun ja sopimukseen liittyvät erityiset kysymykset
Päätöksenteko tarjouskilpailuun ja sopimussuhteeseen liittyvissä erityisissä kysymyksissä edellyttää hankintaan osallistuneiden osapuolten yksimielisyyttä. Tässä tarkoitettuja erityisiä tilanteita ovat muun muassa seuraavat tilanteet:
- hankintasopimuksen olennainen muutos
- hankintasopimuksen irtisanominen tai purkaminen
- kaupunkiorganisaation ulkopuolisen asiantuntijan käyttö
- hankintojen olennaiset hinnantarkistukset.
Hankinta- ja logistiikkajohtaja tai hänen varahenkilönsä päättää mahdollisen option käytöstä hankintaan osallistuneiden osapuolien johtoryhmän jäseniä kuultuaan.
9. Kilpailutuksen kustannukset
Kilpailutuksen kustannukset muodostuvat kilpailutuksen valmisteluun ja päätöksentekoon liittyvistä hallinnollisista kustannuksista. Turun kaupungille aiheutuu tästä sopimuksesta muita osapuolia enemmän hallinnon kustannuksia.
Sopimusosapuolet ovat velvollisia suorittamaan Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskukselle vuotuisena korvauksena kilpailuttamisesta ja tämän sopimuksen muusta toteuttamisesta aiheutuvina kustannuksina 0,24 euroa kunnan asukasta kohti. Korvaus suoritetaan vuosittain 15.12. mennessä laskua vastaan. Asukaslukuna käytetään tilastokeskuksen edellisen vuoden vaihteen vahvistettuja asukaslukuja. Muutoin sopijapuolet vastaavat itse omista sisäisistä kustannuksistaan.
10. Muut kustannukset
Hankinta-asian hoitamisesta aiheutuvina muina kustannuksina voivat tulla kyseeseen esim. osapuolen organisaation ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä aiheutuvat kustannukset, oikeudenkäyntikulut, hyvitysmaksut, vahingonkorvaukset tms. Vastuu tällaisista kustannuksista määräytyy jakamalla kustannukset kysymyksessä olevaan hankintaan osallistuneiden osapuolten kesken asukaslukujen suhteessa. Asukaslukuna käytetään Tilastokeskuksen vahvistamia kuntakohtaisia edellisen vuoden vaihteen asukaslukuja siitä, kun kustannusvastuu on todettu Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtajan tai hänen varahenkilönsä toimesta. Kustannukset tilitetään Turun kaupungille hyvissä ajoin ennen erääntymistä. Viivästyneelle maksulle peritään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen viivästyskorko. Turun kaupunki tilittää varat edelleen mahdolliselle kolmannelle osapuolelle.
11. Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen
Hankintaan liittyvät alkuperäiset asiakirjat arkistoi ja tietojen luovuttamisesta päättää toimivaltainen viranomainen.
Seutuhankintaan osallistuvilla sopijapuolien toimivaltaisilla toimijoilla on oikeus saada tieto kaikista hankintaan liittyvistä asiakirjoista. Tällöin on otettava huomioon myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevat salassapitoa ja julkisuutta koskevat säännökset. Kukin sopijapuoli huolehtii omalta osaltaan siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia ja kulloinkin voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä.
12. Sopimuksen muuttaminen
Tämän sopimuksen muuttamisesta päättävät sopimuksen hyväksyneet viranomaiset. Kaikki muutokset on tehtävä kirjallisesti.
13. Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus tulee voimaan sen allekirjoittaneiden osapuolten kesken, kun vähintään yksi osapuoli Turun kaupungin lisäksi on sen allekirjoittanut. Yhteistyö alkaa vaiheittain vuonna 2009 sopimuksen allekirjoittaneiden osapuolten kesken.
Sopimus on määräaikainen. Sopimuksen viimeinen voimassaolopäivä on 31.12.2012. Määräaikaisena sopimus päättyy ilman irtisanomista. Viimeistään vuosi ennen sopimuksen päättymistä käynnistetään neuvottelut uudesta sopimuksesta. Mahdollisessa uudessa sopimuksessa hyödynnetään tästä sopimuksesta saatuja kokemuksia ja pyritään laajentamaan yhteistyötä logistiikan ja tietojärjestelmien osalta.
Tähän sopimukseen voi halutessaan liittyä muita kuntia tai kuntayhtymiä, sen jälkeen kun tämän sopimuksen muut osapuolet ovat sen ensin yksimielisesti hyväksyneet. Toimivaltainen hankintaviranomainen vahvistaa Seutuhankintojen johtoryhmän jäsenille uuden hankintayksikön liittymisestä sopimukseen. Selvyyden vuoksi todetaan, että osapuolten konserniyhteisöt eivät tule tämän sopimuksen sopijaosapuoliksi, eivätkä ne siten voi esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Tämä sopimus ei estä Turun kaupunkia ottamasta yksittäisiin kilpailutuksiin mukaan myös muita kuin tämän sopimuksen osapuolia.
14. Sopimuksen irtisanominen
Sopimuksen määräaikaisuudesta huolimatta osapuolilla on oikeus irtisanoutua tästä sopimuksesta. Irtisanomisaika on yksi (1) vuosi siten, että irtisanominen on toimitettava kirjallisesti kaikille osapuolille viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kalenterivuoden vaihtumista, josta yhden (1) vuoden irtisanomisaika alkaa. Sopimuksen irtisanominen ei anna osapuolille oikeutta vaatimuksiin toistensa suhteen.
Tämän sopimuksen päättymisellä ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuskauden päättymistä tehtyihin oikeustoimiin.
15. Sopimuksen siirtäminen
Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisilta osapuolilta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa tai jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan.
16. Toimivaltaa koskevat muutokset
Osapuolet sitoutuvat tekemään tämän sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat toimivaltaa koskevat muutokset johtosääntöihinsä ja muihin toimintaohjeisiin.
17. Erimielisyydet
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisillä neuvotteluilla. Ellei neuvotteluissa päästä yksimielisyyteen, erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana.
17. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty yksitoista (11) samasanaista kappaletta, yksi (1) kullekin sopijapuolelle.
TURUN KAUPUNKI KAUPUNKI / KUNTA
__________________ ___________________
allekirjoittaja allekirjoittaja
tehtävänimike tehtävänimike