Kansliapäällikkö Jouko K. Lehmusto ja tarkastusjohtaja Tuula Weckman 14.4.2009:

Kaupungin konsernijohtoryhmässä annettiin 17.6.2008 kansliapäällikön tehtäväksi yhteistyössä sisäisen tarkastuksen kanssa valmistella esitys hallinnon tuottavuuden parantamista koskeviksi toimenpiteiksi.

Kaupunginjohtaja päätti 30.9.2008 kansliapäällikön ja tarkastusjohtajan ehdotuksesta asettaa työryhmän hallinnon parantamishankkeelle. Työryhmään kuuluivat seuraavat henkilöt:

Marianne Nihtilä, tarkastuspäällikkö, sisäinen tarkastus

Ari-Pekka Korhonen, kaupunginsihteeri, keskushallinto

Sari Laakso, sisäinen tarkastaja, sisäinen tarkastus

Sami Savolainen, apulaiskaupunginjohtajan avustaja, keskushallinto

Timo Kollanus, erityisasiantuntija, keskushallinto

Sari Hannila, erityisasiantuntija, keskushallinto

Karoliina Luukkainen, erityisasiantuntija, sosiaalikeskus

Valtteri Mikkola, vs. controller, keskushallinto.

Työryhmä valitsi puheenjohtajakseen kaupunginsihteeri Ari-Pekka Korhosen. Kaupunginjohtaja Mikko Pukkisen 30.9.2008 tekemän päätöksen mukaisesti työryhmän toimitti väliraportin talousjohtaja Ari Mäkiselle 1.12.2008.

Työryhmä on työskennellyt kansliapäällikön ja tarkastusjohtajan ohjauksessa.

Kaupunginjohtajan alkuperäisen toimeksiannon mukaisesti työryhmän tuli raportoida työn etenemisestä ja saavutetuista tuloksista toimenpidesuosituksineen kaupunginjohtajalle vuoden 2008 loppuun mennessä. Työryhmän anomuksesta kaupunginjohtaja päätti 7.1.2009 § 2 antaa työryhmän työlle lisäaikaa 27.2.2009 asti. Työryhmän alustava raportti olikin tällöin valmiina, mutta sen käsittely lykkääntyi talouden tasapainottamisen edellyttämien määrärahaleikkauksien käsittelyn vuoksi.

Työryhmän ehdotus on liitteenä 1. Yhteenveto ehdotuksesta on liitteenä 2.

Työryhmä on tarkastellut henkilöstön talousohjelmaan tekemiä ehdotuksia. Kaupunginjohtaja on lähettänyt työryhmän valmisteleman kirjeen pohjalta ehdotuksia valmisteltavaksi seitsemälle hallintokunnalle. Työryhmä on määritellyt keskitetysti päätettäviä kaikkia hallintokuntia koskevia kehittämiskohteita sekä lisäksi erityisesti keskushallintoa koskevia, mutta myös yleisesti sovellettavia kehittämiskohteita.

Työryhmän ehdotukset edellyttävät jatkotyöstöä koko kaupunkia koskevina päätöksinä sekä hallintokuntakohtaisina toimenpiteinä konkreettisten tulosten aikaansaamiseksi. Konkreettisia tuloksia on aikaan saatavissa välineistöä, järjestelmiä, toimintaprosesseja ja organisaatioita kehittämällä sekä erityisesti päivittäisiä toimintarutiineja johtamiskäytäntöjä, koulutusta ja asenteita muuttamalla.

Liite 1Yhteenveto ehdotuksesta

Kaupunginjohtaja Mikko Pukkinen:

EhdotusKaupunginhallitus merkitsee hallinnon tuottavuuden parantamishankkeen selvityksen tiedoksi ja lähettää sen virastoille ja laitoksille huomioon otettavaksi hallinnon tuottavuuden parantamisessa.

Lisäksi kaupunginhallitus edellyttää:

– järjestelmällisen johtamiskoulutuksen käynnistämistä

– tuottavuuden parantamista ja hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämistä työ- ja hallinnollisten prosessien tehostamisella

– kustannustietoisuuden parantamista ja kustannusvuotojen poistamista

– työntekijöiden hyvinvoinnin, työkyvyn ja osaamisen kehittämistä mm. Kunta10 –selvitystä hyödyntäen

– kaupungin säännöstön ja ohjeiston yksinkertaistamista ja yhdenmukaistamista joustavan ja tehokkaan toiminnan ja hallinnon edistämiseksi. 

PäätösKaupunginhallitus merkitsi hallinnon tuottavuuden parantamishankkeen selvityksen tiedoksi ja lähettää sen virastoille ja laitoksille huomioon otettavaksi hallinnon tuottavuuden parantamisessa.

Lisäksi kaupunginhallitus edellyttää:

 – järjestelmällisen johtamiskoulutuksen käynnistämistä

– tuottavuuden parantamista ja hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämistä työ- ja hallinnollisten prosessien tehostamisella

– kustannustietoisuuden parantamista ja kustannusvuotojen poistamista

– työntekijöiden hyvinvoinnin, työkyvyn ja osaamisen kehittämistä mm. Kunta10 –selvitystä hyödyntäen

– kaupungin säännöstön ja ohjeiston yksinkertaistamista ja yhdenmukaistamista joustavan ja tehokkaan toiminnan ja hallinnon edistämiseksi

- asiakasnäkökulman huomioimista hallintoa kehitettäessä

- yhteisen projektinhallintamallin käyttöönottoa ja projektiohjeiden päivittämistä

- ja raportointia kaupunginhallitukselle vuoden 2009 kuluessa toteutetuista hallinnon kehittämistoimenpiteistä.

Lisäksi kaupunginhallitukselle tuodaan erikseen päätettäväksi mittarit hallinnon tuottavuuden parantamishankkeen toteutumisen seuraamiseksi.

Edelleen kaupunginhallitus päätti, että kaupungin asiakaspalvelumallin uudistaminen ja siihen sisältyvä sähköisen asioinnin kehittäminen tuodaan syyskauden -09 aikana erillisenä asiana kaupunginhallituksen käsittelyyn ja että kaupunki selvittää mahdollisuudet toimia yhtenä pilottikaupunkina valtion sähköisen asioinnin kehittämiseen liittyvässä kansalaistilihankkeessa.

Päätös tehtiin viimeisen kappaleen osalta Randellin Lehtisen kannattamana tekemästä muutosehdotuksesta yksimielisesti ja muilta esittelijän päätösehdotuksesta poikkeavilta osin Sarlundin Arven kannattamana tekemästä muutosehdotuksesta yksimielisesti.