14.04.2009

Turun kaupungin hallinnon tuottavuuden parantamishankkeen yhteenveto

Toimeksianto

·Selvitettävä mahdollisuudet ja tarvittavat toimenpiteet hallinnon tuottavuuden parantamiseksi.

·Voimavarojen suuntaaminen nykyistä tehokkaammin mm. isojen hankkeiden valmistelun.

Vastuutahot

·Kansliapäällikkö yhdessä sisäisen tarkastuksen (tarkastusjohtajan) kanssa

Työskentely

·Työryhmä, jonka puheenjohtajana on kaupunginsihteeri Korhonen

·Pääpaino keskushallinnon toiminnassa; sovellettavissa myös laajemmalti

Henkilöstön ehdotukset Turun kaupungin talousohjelmaan

·Toteuttamiskelpoiset ehdotukset käsittelyyn jatkotyössä

·Hallintokunnan/laitoksen toimialaan kuuluvat ehdotukset ao. hallintokuntaan

·Liian yleisellä tasolla olevat tai muuten toteuttamiskelvottomat ehdotukset karsittu

Hallinnon ja hallintopalvelujen keventäminen tavoitteena

·Hallintoon ja hallintopalveluihin sitoutuvia henkilötyövuosia ja euroja vähennettävä 15-20% seuraavien viiden vuoden aikana

·Asiakirjahallinto, taloushallinto, henkilöstöhallinto, tietohallinto …

·Hallinnon ja hallintopalvelujen yhdistäminen hallintokuntien sisällä ja välillä; ei osaoptimointia ja yksipuolisia säästöjä

·Prosessien ja työmenetelmien kriittinen läpikäynti palvelujen tuottajan ja vastaanottajan osalta päällekkäisyyksien ja epätarkoituksenmukaisten toimintojen välttämiseksi

Kustannustietoisuuden parantaminen

·Palvelujen järjestämisvastuu ja järjestämistapa on erotettava toisistaan.

·Kustannustietoisuus on vielä puutteellista monissa yksiköissä.

·Tuloksellisuus ja kustannustehokkuus edellyttävät tietoa käytössä olevan toimintamallin kustannuksista ja vaihtoehtojen kustannuksista.

·Huomiota tulee kiinnittää myös pieniin kustannusvuotoihin päivittäisessä toiminnassa.

·Nykyiset järjestelmät eivät riittävästi tue kustannustehokasta toimintaa (Alfa-hanke).

·Nykyisilläkin järjestelmillä ja menetelmillä on mahdollista lisätä kustannustietoisuutta koulutuksella ja asennekasvatuksella.

Muiden kaupunkien hallinnon kehittämistä ja hyvää hallintokäytäntöä koskevat ohjeet

·Perustuvat pääosin hyvään hallintotapaan

·Tampereen ja Espoon ohjeet keskittyvät sisäiseen valvontaan

Toimenpide-ehdotukset

                     Jako

Koko kaupunkia koskevia asiakokonaisuuksia

·Toiminnanohjaus

·Asiakaspalvelumallin ja sähköisen asioinnin kehittäminen

·Asianhallinnan tehostaminen

·Kustannustietoisuuden parantaminen

·Hankinnat

·Projektit

·Avustukset

·Sisäisen laskutuksen rationalisointi

Erityisesti keskushallintoa koskevat, mutta myös yleisesti sovellettavat asiat

·Matriisiorganisaatio

·Työprosessien ja hallinnollisen vastuualuejaon tarkistaminen

·Päätöksenteon delegointi ja työn sujuvuus

·Säännöstön tarkistaminen sekä säännösten oikea soveltaminen

·Resurssien joustava hyödyntäminen ja työmenetelmien kehittäminen

·Henkilöstöresurssien käyttö

Toiminnanohjaus

·Hallintokuntien ja liikelaitosten sisäisten prosessien tehokkuus tai tehottomuus heijastuu niiden käyttötalouteen ja toimintakuluihin.

·Tulosohjaus ei ole riittävä keino sisäisten liikelaitosten ohjaukseen, tarvitaan myös tuote- ja toimintokohtainen kustannusseuranta ja toimintaan sopeutettu tavoiteasettelu.

·Yksikköjen osaoptimoinnin seurauksena kaupungin kokonaisetu ei tule huomioon otetuksi.

·Tarvitaan nykyistä tehokkaampaa toiminnan ohjausta, toimintaan suhteutettua valvontaa sekä sanktiointia.

Asiakaspalvelumalli ja sähköinen asiointi

·Asiakaspalvelulle tulee määritellä kaupunkitasoinen vastuutaho.

·Uutta asiakaspalvelumallia kehittäessä huomioidaan poikkihallinnollisuus, sähköinen asiointi ja yhden luukun periaate.

·Sähköistä kuntalaistiliä hyödyntämällä joudutetaan asioiden valmistelua ja vähennetään henkilötyövuosien sitoutumista asiakaspalveluun.

·Tulostettavien asiakirjojen määrää vähennetään mm. siirtymällä asiakirjojen sähköiseen kierrättämiseen.

Asianhallinnan kehittäminen

·Asianhallintajärjestelmän ylläpito- ja kehittämiskustannukset kiinnitetävä samalle tasolle kuin muissa suurissa kaupungeissa ja tarvittaessa vaihdettava asianhallintajärjestelmää.Turun kustannukset ovat selvästi korkeammat kuin Tampereella.

·Esityslistojen, pöytäkirjojen tms. paperiversioista sekä aineiston sähköisestä ja paperitallentamisesta on luovuttava niin paljon kuin mahdollista.

·Valmisteilla tai täytäntöönpanossa olevien asioiden etenemistä tehostetaan vastuuttamalla asioiden etenemisen seuranta yksiköittäin.

Hankinnat

·Asiantuntijapalvelut

·Ulkoisten asiantuntijapalvelujen hankkimista tehtäviin, joissa on kaupungin omaa osaamista, tulee välttää.

·Muodostetaan henkilöstön osaamispankki.

·Kaupungin henkilöstöä käytetään sisäisinä konsultteina.

·Yhteiskilpailutetut hankintapaikat

·Tilaukset keskitetään taloudellisen hyödyn perusteella.

·Optimaaliset laskutusvälit ja -yksiköt määritellään tuotetta/tuotteita kilpailutettaessa.

·Pienistä noutohankinnoista huomattavat käsittelykulut

·Ym. laskujen käsittelykulut on kohdennettava tilaajalle.

·Varmistuttava kaikkien menojen kuuluminen hallintokunnan toimintaan

·Tilausten keskittämisestä ja hankintapaikkojen vähentämisestä huomattavat henkilö- ja kulusäästöt

Projektitoiminta

·Yhden luukun periaatteen mukaisesti kaikki projektihakemukset keskitetään arvioitaviksi keskushallintoon.

·Arvioinnin jälkeen toteutetaan kaupungin toiminnan tuloksellisuuden kannalta keskeisimmät projektit, joille on asetettu tavoitteet ja arviointikriteerit etukäteen.

Avustukset

·Avustushakemukset keskitetään yhteiseen tietojärjestelmään ns. yhden luukun periaatteen mukaisesti.

·Avustettavien kohteiden kriittinen arviointi

·Hakemuksien käsittely yhdistetään siten, että samantyyppiset hakemukset esitellään päätettäväksi yhdellä kertaa.

·Päätettyjen avustuksien maksatuksesta ei tehdä erillistä täytäntöönpanopäätöstä.

Sisäinen laskutus

·Sisäisestä laskutuksesta luovutaan ja sisäiset veloitukset toteutetaan sisäisenä siirtona kirjanpidossa.

Keskushallintoon ja koko organisaatioon sovellettavissa olevat ehdotukset

Matriisiorganisaation edelleen kehittäminen

·Keskushallinnosta muodostetaan matriisiorganisaatio.

·Sektorijohto vastaa toiminnan sisällöstä ja keskushallinnon yksiköt niille osoitetuista tehtävistä.

·Vastuualueet vastaavat kaupunginjohtajalle niille määrätyistä, koko kaupunkia koskevista tehtävistä ja avustavat sektorijohtoa.

·Tehtäväjako selkiytettävä.

Työprosessien tehostaminen ja resurssien joustava hyödyntäminen

·Toiminnot ja toimintaprosessit kartoitetaan taloudellisten ja yhtenäisten prosessien kehittämiseksi. Vastuu on yksiköiden johtajilla.

·Konkreettiset tehostamiskohteet määritellään siten, että tuottavuus paranee joko työsuoritteilla tai euroilla mitattuna.

·Vähemmän tärkeitä toimintoja lopetetaan. Toimintatapoja muutetaan.

· Henkilöstön tehtäviä ja sijoituspaikkoja muutetaan tarvittaessa yhteistyössä henkilöstön kanssa.

Työn sujuvuus

·Lausuntomenettelyä kevennetään siten, että tarvittava asiantuntemus otetaan huomioon tiimityönä.

·Huolehditaan tietojärjestelmien käyttäjäystävällisyydestä ja niiden uudistamisen yhteydessä muutosten vaikutuksista koko tapahtumaketjuun.

·Vajaakäyttöiset it-lisenssit poistetaan sekä sovellusversiot ja laitteet vakioidaan it-kustannusten karsimiseksi

·Huolehditaan työssä jaksamisesta, työolosuhteiden kehittämisestä ja osaamisesta.

·Huolehditaan työajan asianmukaisesta seurannasta.

Päätöksenteon delegointi, säännöstön tarkistaminen ja säännösten oikea soveltaminen

·Säännöstö uudistuu, vanhat toimintarutiinit säilyvät. Toimintarutiineja uudistettava.

·Säännöstöäkin on uudistettava nykyistä yksinkertaisemman ja suoraviivaisemman toiminnan mahdollistamiseksi.

·Päätöspöytäkirjakäytäntöä tulee keventää.

·Päätöksenteolle tulee määritellä optimaalinen taso. Toisia asioita on perusteltua hajauttaa ja toisia keskittää yleispäätöksiin.

·Toimeenpanopäätökset tulee delegoida virkamiehille.

Resurssien joustava hyödyntäminen ja työmenetelmien kehittäminen

·Vastuualueet, sisäinen tarkastus ja Tsek henkilöstöasioiden osalta kootaan yhdeksi kokonaisuudeksi, jotta henkilöstön osaaminen voidaan kohdentaa nykyistä helpommin kulloinkin tarvittaviin palvelutehtäviin.

·Keskushallintoon muodostetaan hallinnollinen johtoryhmä.

·Keskushallinnon sisäiset tuki- ja hallintotehtävät keskitetään samaan yksikköön henkilöresurssin käytön ja ammattitaidon ylläpitämisen tehostamiseksi ja yhtenäisten käytäntöjen ylläpitämiseksi.

Henkilöstöresurssien käyttö

·Suurin osa eläkkeelle siirtymisen tai muun syyn perusteella vapautuvista vakansseista jätetään täyttämättä. Mahdollisen uuden henkilöstön palkkaamisen perusteena voi olla esimerkiksi kaupunkikonsernin sisäinen tehtävien uudelleen järjestely tai kriittinen henkilövajaus.

· Uusi henkilöstö rekrytoidaan ensisijaisesti kaupungin sisältä siten, että rekrytointi ei johda lisähenkilöstön palkkaamiseen organisaation ulkopuolelta.

Arvioidut vaikutukset keskushallinnon henkilötyövuosiin

·Keskushallinnosta on saavutettavissa 8–10 henkilötyövuoden säästö keskipitkällä aikavälillä. Lukuun ei sisälly palvelukeskuksia eikä muiden rakenteellisten tai toiminnallisten muutosten vaikutuksia.

Ehdotus

·Hallinnon tuottavuuden parantaminen on jatkuvaa toimintaa, joka on jokaisen kaupunkikonsernin yksikön vastuulla. Tässä ehdotuksessa on tuotu esille karkeita suuntaviivoja kehittämistyölle.

·Keskushallinto huolehtii kehittämisprosessin edellytyksistä ja etenemisestä näiden suuntaviivojen pohjalta.

·Virastojen ja laitosten hallintotoimintojen keventämistavoitteeksi 15-20 % nykytilaan verrattuna seuraavan viiden vuoden aikana.

·Keskushallinnon osalta tulisi päättää toimintatavoitteet ja tehokkuusmittarit toimenpiteiden vaikutusten sekä keskushallintoon kohdistuvien odotusten ja vaatimusten selkiinnyttämiseksi.

·Vastuualueita, sisäistä tarkastusta ja Turun seudun kehittämiskeskusta tulisi käsitellä hallinnollisena kokonaisuutena

·Toimeksiantoa ehdotetaan jatkettavaksi siten, että täsmennetyt kehittämisehdotukset keskushallinnon osalta tehdään kaupunginjohtajalle kesäkuun 2009 loppuun mennessä.

·Hallintokuntien ja liitelaitoksien hallinnon kehittämistoimista tulisi päätöksenteon tule ja sisäisen tarkastuksen koordinoimana raportoida kaupunginjohtajalle puolivuosittain.