It-toiminta, it-suunnittelupäällikkö Auli Kainulainen 8.5.2009:

Hallintokuntien tietohallinto- ja tietohuoltoyksiköiden toiminta keskitettiin keskushallintoon 1.1.2009. Samalla loppui Tietotekniikan palvelukeskuksen toiminta nettoyksikkönä ja se yhdistettiin it-toiminnan organisaatioon. Kaupungin it-henkilöt siirtyivät muutoksessa it-toimintaan lukuun ottamatta kolmea sosiaali- ja terveystoimeen jäänyttä ratkaisupäällikköä.

Vuoden alusta alkaen it-toiminnassa on otettu osittain käyttöön uusi rahoituksen toimintamalli. Vuoden 2009 talousarviot laadittiin entisten käytäntöjen mukaan, koska uusi malli ei ollut tarpeeksi konkreettisella tasolla syksyllä 2008.

It-toiminnan rahoituksen toimintamalli ja käyttöönotto

Kaupunginhallituksen keskittämispäätöksessä 18.8.2008 todetaan, että ”It-hankintoja, -kehittämistä ja -ylläpitoa koskevat, sopimuksiin perustuvat it-menot ja niiden rahoitus keskitetään yhteiseen it-toimintaan. Yhteinen it-toiminta kohdentaa kustannukset toimialoille ja vastuualueille sovittujen kohdistusperiaatteiden ja ‑menetelmän mukaisesti.”

It-toiminnan uuden rahoitusmallin tavoitteena on saada it-menot paremmin hallintaan ja vähentää niihin liittyvää hallinnollista työtä kaupunkitasolla. Hajautetusti käsiteltyjä it-menoja on budjetoitu ja kirjattu vaihtelevasti eri menolajeille, minkä seurauksena koko kaupungin it-menojen seuranta ja ennakointi ei ole onnistunut. It-sopimuksiin liittyviä laskuja on ollut määrällisesti paljon. Ulkoiset toimittajat laskuttavat yksiköitä erikseen, mikä on aiheuttanut laskun käsittelyyn liittyviä suoria kustannuksia sekä työllistänyt laskujen tarkastajia ja hyväksyjiä sekä talouspalvelukeskusta. Tietotekniikan palvelukeskuksen palveluiden sisäinen laskutus on myös osaltaan lisännyt laskujen määrää ja laskujen käsittelyyn liittyvää hallinnollista työtä.

Rahoitusmallin ydin on se, että it-taloushallinto keskitetään sinne, missä it-toimintaakin hallitaan. It-palveluiden tuottamisen lähtökohtana hallintokunnissa on perusteltu tarve eikä enää talousohjaus. It:n talousohjauksesta huolehtii it-toiminta optimoiden kokonaisuutta eikä osia. It-taloushallinnon keskittäminen tukee samalla keskitetyn it-toimintamallin käyttöönottoa.

Perustietotekniikan osalta rahoitusmalli on otettu käyttöön heti vuoden 2009 alusta. Laitteiden ja ohjelmien tilaustoiminta on keskitetty, joten tilauksiin liittyvät laskut käsitellään it-toiminnassa. Sopimuksiin perustuvat perustietotekniikkaa koskevat laskut on siirretty it-toiminnan hallintaan.

Rahoitusmallin periaatekaavio:

Toimialasovellusten osalta uusi rahoitusmalli on otettu käyttöön vasta isojen hallintokuntien osalta (Sote, opetustoimi, ammatti-instituutti) ja niissäkin isoimpien toimialasovellusten osalta. Muiden hallintokuntien toimialasovellusten taloushallinto hoidetaan hallintokunnissa, mutta tavoitteena on siirtää niitä it-toimintaan 2010-2011.

Kaupunginhallituksen hallintojaosto päätti 13.1.2009 toimintamallin muutoksesta puhelinten käytössä.  Sen mukaan kaupungin puhepalvelut ovat it-toiminnan vastuulla ja puhelinliittymien hallinta keskitetään it-toimintaan, TeliaSonera toimittaa kaupungille kerran kuukaudessa kaikista puhelinliittymistä yhden laskun, joka tarkastetaan ja maksetaan it-toiminnan määrärahoista. Aikaisemmin puhelinoperaattorit ovat toimittaneet kaupunkiin kuukausittain satoja erillisiä laskuja, jotka on tarkastettu ja hyväksytty hallintokunnissa.

Puhelinliittymämenot veloitetaan hallintokunnilta ns. suoraveloituksella kerran kuukaudessa kunkin liittymän toteutuneen käytön mukaan. Erittelemättömät, puhelinasioihin liittyvät kulut mm. vaihteiden laitekulut, tuntityöt ja puhelinyhdyshenkilön palkkakulut, veloitetaan hallintokunnilta kerran vuodessa jaettuna liittymien lukumäärän suhteessa. Puhelinten käytön seurantaa ei tehdä enää kirjanpidon eikä laskujen avulla vaan siitä raportoidaan hallintokuntia ja esimiehiä erillisillä raporteilla.

It-toiminnan menot vuoden 2009 talousarviossa

Koska vuoden 2009 it-menot on budjetoitu hallintokuntiin entisen mallin mukaan, tulee tehdä katettuja määrärahan korotuksia it-toimintaan ulkoisten menojen kattamiseksi. Syntyneet menot veloitetaan hallintokunnilta, jolloin syntyy sisäinen meno hallintokuntaan ja sisäinen tulo it-toimintaan.

Katettuja määrärahan korotuksia tarvitaan:

1. Soten, ammatti-instituutin ja opetustoimen perusit:n tuottamisen kuluihin

2. Soten, ammatti-instituutin ja opetustoimen läpilaskutettavien toimialasovellusten kuluihin

3. It-toimintaan siirtyneiden henkilöiden palkkakuluihin

4. Puhelinkuluihin

1.Soten, ammatti-instituutin ja opetustoimen perus-it-kulut

Perus-it-llä tarkoitetaan tässä työasemiin, tulostukseen, servicedeskiin, tietoliikenteeseen, sähköpostiin, työasemaohjelmiin ja toimistosovelluksiin liittyviä laitteita ja palveluita. Lisäksi perus-it:hen luetaan uudessa rahoitusmallissa taloustietojärjestelmien, henkilöstöhallinnon järjestelmien, asianhallinnan järjestelmän, julkaisujärjestelmän ja yhteiskäyttöisten piensovellusten kuluja.

Sote, ammatti-instituutti ja opetustoimi ovat aikaisemmin maksaneet perusit-kulunsa ulkoisena menona. Hallintokuntien varaamat ulkoiset määrärahat tulee varata it-toimintaan ulkoisena menomäärärahana ja sisäisenä tulomäärärahana yhteensä 5.940.401 euroa. Määrärahojen nettovaikutus on 0. Liitteessä 1 on esitetty perus-it-määrärahojen laskentaperusteet hallintokunnittain.

Muiden hallintokuntien osalta entinen tietotekniikan palvelukeskus on aikaisemmassa mallissa nettoyksikkönä laskuttanut hallintokuntia, joten perus-it:n osalta ulkoiset menot ja sisäiset tulot ovat jo it-toiminnan budjetissa.

2.Soten, ammatti-instituutin ja opetustoimen läpilaskutettavien toimialasovellusten kuluihin

Osa soten, ammatti-instituutin ja opetustoimen toimialasovelluksista läpilaskutetaan it-toiminnan kautta. Tavoitteena on mm. vähentää laskujen määrää ja hallinnollista työtä. Laskuista aiheutuneet kulut kohdistetaan hallintokuntiin ns. suoraveloituksella jakaen ne hallintokunnan työasemien lukumäärän suhteessa.

Hallintokuntien varaamat ulkoiset määrärahat läpilaskutettaviin toimialasovelluksiin tulee varata it-toimintaan ulkoisena menomäärärahana ja sisäisenä tulomäärärahana yhteensä 659.892 euroa. Määrärahojen nettovaikutus on 0. Liitteessä 1 on lueteltu läpilaskutettavat toimialasovellukset ja niiden määrärahat hallintokunnittain.

3. It-toimintaan siirtyneiden henkilöiden palkkakulut

It-toimintaan siirtyi kaikkiaan 37 henkilöä hallintokunnista 1.1.2009. Tuotantotehtäviin siirtyi 31 henkilöä ja ratkaisuhallintaan 6 henkilöä. Hallintokunnat ovat varanneet ko. henkilöiden palkkausmäärärahat omiin talousarvioihinsa 2009.

It-tuotannon palkkamenot tullaan veloittamaan hallintokunnilta vuoden 2009 aikana osana palvelun veloitusta. Siksi it-toimintaan tulee varata it-tuotantotehtäviin siirrettyjen henkilöiden palkkoja vastaava määrä ulkoisena menomäärärahana ja sisäisenä tulomäärärahana yhteensä 1.049.745 euroa. Määrärahojen nettovaikutus on 0. Liitteessä 1 on esitetty siirrettyjen henkilöiden palkkoihin ja sivukuluihin varatut määrärahat hallintokunnittain.

Ratkaisuhallintaan ja asiantuntijuustehtäviin siirrettyjen henkilöiden palkkamenoja ei veloiteta hallintokunnilta. Näihin palkkoihin varatut määrärahat tulee siirtää hallintokunnista it-toimintaan, yhteensä 270.381 € (Liite 2.).

4. Puhelinkustannukset

Puhelinkustannuksiin varatut määrärahat ovat hallintokuntien budjeteissa. It-toimintaan tulee varata koko kaupungin puhelinmenoja vastaava määrä ulkoisena menomäärärahana ja sisäisenä tulomäärärahana yhteensä 1.557.231 euroa. Määrärahojen nettovaikutus on 0. Puhelinmenot on arvioitu liitteenä 3 olevan taulukon mukaan.

Ammattikorkeakoulu saa oman laskun TeliaSoneralta eikä siten ole puhelinkustannusten rahoitusmallissa mukana.

Vuoden 2010 talousarvio

Hallintokunnat eivät budjetoi perusit-määrärahoja talousarvioehdotuksiinsa. It-toiminta muodostaa keskitetyn perusit-talousarvioehdotuksen hallintokuntien kanssa muodostettujen it-toimintasuunnitelmien pohjalta. Perusit-määrärahat kohdistetaan hallintokuntien talousarvioehdotuksiin ennen talousarvioehdotuksen 2010 valtuustokäsittelyä.

Hallintokunnat budjetoivat toimialasovellusten käyttöön tarvittavat määrärahat sekä projektit ja kehittämishankkeet entisen mallin mukaan. It-toiminta budjetoi läpilaskutettavat toimialasovellukset ulkoisina menoina ja sisäisinä tuloina.

Katettu määrärahan korotus sekä määrärahojen siirto

Uuden it-rahoitusmallin käyttöönotosta aiheutuvien kustannusten kattamiseksi it-toiminta esittää tilille 1 04 11 35 02 Talousasiat, It-toiminta sekä meno- että tulomäärärahan korottamista 9.207.269 eurolla.

Tilin 1 04 11 35 02 01 It-toiminta, Ratkaisuhallinta ja asiantuntijuusalueet määräraha ylittyy hallintokunnista siirtyneiden henkilöiden palkkauskustannuksilla, yhteensä 270.381 euroa. It-toiminta esittää palkkauskustannusten siirtämistä ratkaisuhallintaan seuraavilta hallintokunnilta:
- 1 25 Peruspalvelulautakunta 123.118 euroa
- 1 40 Opetuslautakunta 52.915 euroa
- 1 45 Ammattiopetuslautakunta 94.348 euroa.

It-toiminnan talousarvio korotusten ja siirtojen jälkeen

It-käyttöomaisuuden hallintaoikeus

It-käyttöomaisuus on kaupungin omistuksessa, mutta jonkin viraston tai laitoksen hallussa. Kaupungin käyttöomaisuuskirjanpito- ja poistolaskentaohjeissa on todettu mm. että ”Kukin virasto tai laitos on vastuussa hallussaan olevan käyttöomaisuuden käyttöomaisuuskirjanpidon sekä pääkirjanpidon oikeellisuudesta.”

Kaupungin irtaimiston hallinta- ja rekisteröintiohjeissa todetaan mm. että

”Irtaimiston rekisteröinnin tarkoituksena on

- olla sisäisen valvonnan perustana irtaimistoesineiden säilyttämistä, siirtoja ja poistoja koskevissa asioissa sekä irtaimiston tarkastuksissa
- ylläpitää yksilöityjä tietoja kaupungin omistamista irtaimistoesineistä ja muodostaa irtaimistorekisteri
- muodostaa perustan vastuun jakautumisesta.
- edistää irtaimiston tehokasta käyttöä kaupungin organisaatiossa

Kukin virasto tai laitos on vastuussa irtaimistonsa hallinnasta ja rekisteröinnistä siten, että kohdan 1 vaatimukset täyttyvät.”

It-toiminta tulee jatkossa hankkimaan ja hallinnoimaan kaikkia it-laitteita joitakin toimialakohtaisia erikoislaitteita lukuun ottamatta. On tarkoituksenmukaista, että kaikki hallintokuntien hallinnoimat nykyiset it-laitteet siirretään it-toiminnan hallintaan laitteiden kokonaiskoordinoinnin edistämiseksi. It-toiminta ylläpitää keskitettyä rekisteriä hallinnoimistaan it-laitteista eikä ole enää tarvetta ylläpitää erikseen viraston tai laitoksen rekisteriä.

It-toiminta esittää, että uuden it-rahoitusmallin käyttöönotosta aiheutuvien kustannusten kattamiseksi korotetaan toimielimen1 04 Kaupunginhallitus meno- ja tulomäärärahaa 9.207.269 euroa. Lisäksi it-toiminta esittää, että It-toiminnan ratkaisuhallinta ja asiantuntijuusalueelle siirtyneiden henkilöiden palkkausmäärärahat 270.381 euroa siirretään toimielimen 1 04 Kaupunginhallitus määrärahaan seuraavasti
- 1 25 Peruspalvelulautakunta 123.118 euroa,
- 1 40 Opetuslautakunta 52.915 euroa ja
- 1 45 Ammattiopetuslautakunta 94.348 euroa.

Kaupungin kannalta esitetyt talousarviomuutokset ovat kokonaiskustannuksiltaan neutraalit.

Lisäksi it-toiminta esittää, että virastojen ja laitosten it-laitteet siirretään it-toiminnan hallintaan lukuun ottamatta erikseen sovittavia toimialakohtaisia erikoislaitteita ja Ammattikorkeakoulun it-laitteita.