Kulttuurijohtaja Minna Sartes:

Kulttuurilautakunta kuuli viimeksi syyskuun kokouksessa 8.9.2010 §170 myynnin, markkinoinnin ja viestinnän tukitoimintojen yhdistämisestä ja päätti että valmistelua jatketaan ehdotuksen pohjalta ja että päätösehdotuksen yhteisen myynnin toimintamallista ja organisaatiosta tuodaan lautakunnan marraskuun kokoukseen.

Uudistusta on tähän mennessä käsitelty tulosaluejohtajien kesken, esitelty myynnin parissa töitä tekevälle henkilökunnalle ja käsitelty kulttuuriasiainkeskuksen YT-ryhmässä 10.11.2010.

Myynnin, markkinoinnin ja viestinnän tukitoimintojen yhdistäminen on herättänyt paitsi positiivista vastakaikua myös kriittisiä mielipiteitä. Viimeisimmissä keskusteluissa nousi esiin vaihtoehtona verkostoitunut malli, joka analysoituna ei oikeastaan poikkea nykytilasta eikä tuo kaivattua uutta tehoa myyntiin. Verkostoitunut malli tarkoittaisi käytännössä pysyttäytymistä nykytilassa. Ainoa koko prosessin aikana ehdotettu realistinen vaihtoehto tehostaa kulttuuriasiainkeskuksen myyntiä on luoda hallintokuntatasolla keskitetty myyntiorganisaatio, joka keskittyy nimenomaan volyymituotteiden proaktiiviseen myyntiin. Tämän keskitetyn mallin toteuttamista tulee nyt edistää.

Projektinvetäjä Sanna Wolstenholmen tekemää ja 8.9. kokouksessa esiteltyä suunnitelmaa on työstetty eteenpäin konkreettisiksi toimenpiteiksi.

Liite 1Kulttuuriasiankeskuksen myynnin, markkinoinnin ja viestinnän yhdistäminen: yhteinen, keskitetty myyntipalvelu - 2. väliraportti

Uudistuksen ensimmäinen vaihe on ollut tilamyynnin yhdistäminen ja sen on hyvässä käynnissä ja uudistus otetaan täysipainoisesti käyttöön 1.1.2011. Yhdistetty tilamyynti toimii hyvin vastaamassa nykyiseen kysyntään, mutta uudisasiakashankintaan se tarvitsee yhdistetyn myynnin, markkinoinnin ja viestinnän apua.

Uudistuksen toisessa vaiheessa luodaan proaktiiviseen myyntiin keskittyvä kulttuuriasiainkeskuksen yhteinen myyntipalvelu, joka keskittyy asiakastuntemuksen lisäämiseen ja uusasiakashankintaan ensisijaisesti ryhmä- ja yritysmyynnissä. Käynnissä olevan tilamyynnin yhdistäminen tulee osaksi keskitettyä myyntiorganisaatiota. Resurssit myyntipalvelua varten kootaan ensisijaisesti olemassa olevista työnkuvia eheyttämällä ja toimintaa tehostamalla.

Keskitettyyn myyntiorganisaatioon siirretään tulosalueilta tässä vaiheessa yksi tuoteryhmävastaava jokaisesta tuoteryhmästä eli museokeskuksesta, teatterista ja orkesterista. Lisäksi keskitettyyn myyntiin tulee myyntitiimin vetäjän vakanssi kulttuuriasiainkeskuksen kansliasta. Tämä vaatii vakanssimuutoksen, joka valmistellaan erikseen.

Muu tulosalueilla oleva myyntihenkilökunta pysyy tulosalueilla, mutta he tulevat myös osaksi myyntitiimiä ja osallistuvat sen toimintaan.

Markkinoinnin ja viestinnän osalta jatketaan toimintaa verkostomaisesti niin, että markkinointi/viestintävakanssit pysyvät tulosalueilla, mutta markkinointi suunnitellaan yhdessä ja toteutetaan keskitetysti ja tulosalueiden markkinointi/viestintähenkilöstö toimii osana markkinointi- ja viestintätiimiä. Vakanssien pysyminen tulosalueilla on perusteltua sen vuoksi, että yhteys sisällöntuotantoon pysyy tiiviinä ja tämä on tärkeää myös markkinoinnin ja myynnin toimivuuden kannalta. Myynnin ja markkinoinnin saumaton yhteistyö on erityisen olennaista ja sen toimimisesta huolehtiminen on ensiarvoisen tärkeää. Loppuvuoden aikana ja ensi vuoden alussa laaditaan hallintokunnan yhteinen markkinointi-, myynti ja viestintäsuunnitelma, jonka avulla määritellään myös myynnin tavoitteet.

Jotta myynnin ja markkinoinnin tiivis yhteistyö toteutuu, kootaan myyntitiimi ja markkinointi- ja viestintätiimi keskitetyksi myynti-, markkinointi- ja viestintätiimiksi. Hallintokuntatasoinen tiimi toimii suoraan kulttuurijohtajan alaisuudessa, ja sen ohjausryhmään kuuluvat tulosaluejohtajat, hallintopäällikkö ja kulttuurijohtaja. Tiimin toimintaa käytännössä johtaa valittava tiiminvetäjä. Tiimin tulosten raportointi tapahtuu kerran kuussa ohjausryhmälle, jonka tehtävä on ohjata ja valvoa kokonaisuutta. Lautakunnalle raportoidaan talouden toteutumisen raportoinnin yhteydessä.

Myynnin, markkinoinnin ja viestinnän hallintokuntatasoinen keskittäminen vaatii kulttuuriasiainkeskuksen kanslian organisaation täsmentämistä vastuiden ja työnjaon osalta. Kirjoitettavaksi tulee kulttuuriasiainkeskuksen kanslian toimintaohje ja tarpeellisilta osilta uudistetaan myös kulttuuriasiainkeskuksen toimintasääntöä.

Yhdistetty myyntipalvelu aloittaa työnsä viikolla 6 ja sitä ennen myyntipalveluun valittavat henkilöt käyvät läpi heille räätälöitävän myynti- ja tuotekoulutuksen. Myyntipalveluun siirtyvien vakanssien osalta tuoteryhmävastaavien vakanssinimikkeiksi tulee muuttaa myyntineuvottelija tai muu vastaava nimike, sekä tiiminvetäjän osalta myyntipäällikkö. Tässä yhteydessä selkiytetään myös kansliaan jo keskitettyjen myynti- ja viestintävakanssien työnkuvat ja vakanssinimikkeet tulee muuttaa vastaamaan työnkuvia. Tulosalueiden markkinointi/viestintä-vakanssien nimikkeeksi tulee yhtenäistää markkinointi- tai viestintäsuunnittelija ja myös kelpoisuusehdot tulee tarkastaa vastaamaan työtehtäviä. Tilamyynnistä vastaavan vakanssin nimikkeeksi tulee myös muuttaa myyntineuvottelija.

Myynnin tehostamiseen liittyen otetaan käyttöön palkitsemisjärjestelmä vuoden 2011 aikana.

Yhdistetyn myynti- ja markkinointitiimin fyysinen sijainti on olennainen, kartoituksessa ihanteelliseksi paikaksi on todettu Turun kaupunginteatteri, mutta vuoden 2010 alusta sinne on mahdotonta siirtyä ja ensimmäiseksi sijaintipaikaksi fyysisesti keskitettävälle osalle tiimiä tulee Brinkkalan talon alakerta, jossa jo tällä hetkellä toimii yhdistetty tilamyynti.

EhdotusKulttuurilautakunta päättää, että kulttuuriasiainkeskukseen kanslian alaisuuteen perustetaan yhdistetty myyntipalvelu, joka aloittaa toimintansa 7.2.2011, ja johon siirretään tulosalueilta kolme vakanssia kulttuurijohtajan myöhemmällä päätöksellä, kun siirtyvät vakanssit on valittu.

Lisäksi kulttuurilautakunta päättää,

• että kulttuuriasiainkeskuksen kansliaan kulttuurijohtajan alaisuuteen perustetaan yhdistetty myynti-, markkinointi-, ja viestintätiimi, johon kuuluvat myös erillisinä toimivat myyntitiimi ja markkinointi- ja viestintätiimi,
• että myynnin, markkinoinnin ja viestinnän uudistamiseen liittyvät vakanssimuutokset tuodaan lautakuntaan yhtenä pakettina tammikuussa edelleen hallintojaostolle esitettäväksi ja
• että kulttuuriasiainkeskuksen kanslialle kirjoitetaan toimintaohje, jossa myynnin, markkinoinnin ja viestinnän uudistuksen tuomat muutokset on otettu huomioon ja että muutokset kirjoitetaan myös kulttuuriasiainkeskuksen toimintasääntöön ja tuodaan lautakunnalle hyväksyttäväksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Lisäksi kulttuurilautakunta päätti, että kaupunginteatteri sijaintipaikkana selvitetään mahdollisimman nopeasti ja toiminta pyritään sijoittamaan suoraan sinne.

Päätös asiassa tehtiin esittelijän täydennettyä päätösehdotustaan.