Kaupunginlakimies Laura Klami 13.11.2013:

Konsernijaoston pyytämä selvitys

Turun kaupunginhallituksen konsernijaosto on päättänyt pyytää Turun talouspalvelukeskuksen selvityksen palveluista yhtiöille. Talouspalvelukeskus on antanut vastauksensa selvityspyyntöön Talouspalvelukeskuksen palveluiden laadusta, raportoinnista ja palveluiden hinnoittelusta liittyen kaupunginhallituksen konsernijaostossa 25.3.2013 käytyyn keskusteluun.

Talouspalvelukeskuksen selvitys

Talouspalvelukeskus on antanut asiassa selvityksen. Talouspalvelukeskus on ilmoittanut, että konsernijaoston kysymysten ja tuotantoyhtiöiden edustajien antamien vastausten perusteella on vuoden 2013 aikana suunniteltu ja toteutettu seuraavat toimenpiteet liittyen yhtiöiden kertomiin ongelmiin:

1. Viiveet palvelutuotannossa

Toimenpiteet: Toimeksiannot on priorisoitu palvelusopimuksessa olevan palvelulupauksen ja asian kriittisyyden perusteella. Toimeksiantojärjestelmässä (Sevice Desk) on asiapohjaiset työjonot jotka tiimeissä puretaan prioriteettijärjestyksessä. Toimeksiantojärjestelmän raportoinnilla päästään seuraamaan palveluaikoja ja palvelusopimuksessa sovittujen toimitusaikojen paikkaansa pitävyyttä. Talouspalvelukeskuksen asiakaspalvelun resursointia on vahvistettu keväällä ja kesällä 2013. Talouspalvelukeskuksessa on otettu käyttöön laatupoikkeamataulukko jonka perusteella pääsemme kiinni virheisiin ja pystymme kohdentamaan prosessien muutokset ja osaamisen lisääminen paremmin. Reklamaatiokäsittelyprosessia päivitetty ja kuvattu ja verokorttikäsittelyä on uudistettu.

2. Tiedottaminen

Toimenpiteet: Talouspalvelukeskuksen sisäistä tiedottamisvastuuta selkeytetty sisältäen mm. jakelulistojen säännöllisen päivityksen. Rekisteri asiakastiedotteista on laadittu seurannan helpottamiseksi. Uusissa rekrytoinneissa on huomioitu erityisesti työkokemus osake- ja konserniyhtiössä.

3. Käytössä olevat järjestelmät ja se, miten niitä käytetään ei tue yhtiön tarvetta toimia kuten yksityissektorilla. Kuukauden vaihteessa yhtiöllä menee paljon aikaa “oikean tuloksen” selvittämiseen (jaksotukset ja se, mitä millekin kaudelle on sattunut osumaan).

Toimenpiteet: Laskunkäsittelyohjelmassa on (Rondossa) lisätty osakeyhtiökohtaisesti kierrossa olevien laskujen seurantamahdollisuutta. Uusista toimintatavoista kauden sulkemisen ja jaksotuksen osalta sovittu osakeyhtiöiden kanssa. Uudet työvälineet otetaan vuoden alusta käyttöön. Talouspalvelukeskuksen resursointia ja osaamista, erityisesti osakeyhtiöiden talous- ja palkkahallinnon osalta on lisätty kouluttautumalla. Uusien resurssien palkkaamisessa (esim. palkanlaskennan palvelupäällikkö ja kirjanpitopäällikkö) kiinnitetään erityisesti huomioita työkokemukseen osakeyhtiö- ja konserniyhtiöasioiden hoitamisesta.

4. Kuukausittaiset tulosraportit eivät ole luotettavia, koska tuottoja ja kuluja ei saada oikeille kausille ja puuttuvien erien selvittäminen ja jaksottaminen on hankalaa.

Toimenpiteet: Talouspalvelukeskuksen vastuuta raportoinnin kehittämisessä on lisätty niin, että talouspalvelukeskus, yhdessä Talous ja rahoituksen kanssa, vastaa osakeyhtiöiden tarpeiden huomioimisesta raportointia kehitettäessä. SAP:n raportointiosaamista on Talouspalvelukeskuksessa lisätty lisäresurssilla. Kauden sulkeminen ja jaksotuskäytäntö tuo lisää tarkkuutta raportointiin.

5. Talouspalvelukeskuksen hinnoittelussa suurimmat kehittämiskohdat ovat ostolaskujen ja vientitapahtumien hinnoittelussa.

Toimenpiteet: Talouspalvelukeskuksen hinnastoa päivitetään vuosittain ja käsitellään keväällä asiakaskohtaisissa yhteistyö- ja asiakastapaamisissa ennen voimaanastumista seuraavan vuoden alusta. Hinnaston avulla pyritään ohjamaan asiakkaan käyttöä edullisempiin, standardoituihin ja automatisoituihin prosesseihin. Vuoden 2014 hinnastoon on lisätty ostolaskulle rivikohtainen hinta jota sovelletaan silloin kun asiakas käyttää hankintajärjestelmää (SRM).

6. Tulevan henkilöstöraportoinnin tulee ehdottomasti mahdollistaa esimiesten porautumismahdollisuus tulosraportilla henkilöille maksettaviin palkkoihin.

Toimenpiteet: Talouspalvelukeskus on, osana kaupungin uudistamisohjelmaa, uudistamassa ostolaskujen käsittelyä (SIPS-projekti) jonka seurauksena tietovaraston raportilta porautuminen ostolaskulle tulee mahdolliseksi. Käyttöönotto toteutetaan alustavan arvion mukaan 1.9.2014. Talouspalvelukeskus on SAP HR- projektissa tuonut osakeyhtiöiden esittämät vaatimukset esille. Hinnastoon 2015 tuodaan palkanlaskentaan uusia tuotteita, nykyisen ansiolaskelman lisäksi, jolla pyritään vastaamaan osakeyhtiöiden tarpeisiin huomioiden sen, että asiakas saattaa haluta hoitaa osan asioista itse.

Asiaa selvittämään on kutsuttu palvelukeskuksen johtaja Fredrik Lindström.

Liite 1Talouspalvelukeskuksen selvitys

Oheismateriaali 1Talouspalvelukeskuksen esitys (Ei julkisuuteen)

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallituksen konsernijaosto päättää merkitä selvityksen tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kokouksessa asiaa oli selvittämässä talouspalvelujohtaja Fredrik Lindström.