Apulaiskaupunginjohtaja Maija Kyttä 12.1.2011:

Kaupunginvaltuusto päätti 29.11.2010 § 224 myöntää EViva 2011–2015 –hankkeen toteuttamiseen vuodelle 2011 kokonaisuudessaan 500.000 euroa. Talousarvion täytäntöönpanopäätöksen 11.1.2011 § 18 mukaan kaupunginhallitus hyväksyy hankesuunnitelman. Määräraha on osoitettu kustannuspaikkaan 11605 Perusturvajärjestelyt (Pj).  Kaupunginhallitus hyväksyi 20.12.2010 § 652 tilien määrärahajaot ja käyttösuunnitelmat.

Kulttuuri- liikunta- ja nuorisolautakunnat ovat yhteistyössä valmistelleet ”EVIVA 2011–2015” – hanketta. Hanketta on esitelty kaupungin luottamuselimille ja -henkilöille sekä opetustoimen ja sosiaali- ja terveystoimen johtaville viranhaltijoille tavoitteena kiinteä yhteistyö myös ko. toimialojen asiantuntijoiden kanssa. Hankkeen haasteena on saavuttaa viisivuotisen hankejakson aikana yhteensä 10.000 uutta aktiivisesti vapaa-aikaansa viettävää turkulaista. Seurannaisvaikutuksena tavoitellaan moninkertaisesti hankkeeseen käytettäviä varoja suurempaa säästöä ns. korjaavien palveluiden tuottamisessa.

Kulttuurilautakunta 8.9.2010 § 169, liikuntalautakunta 14.9.2010 § 109 ja nuorisolautakunta 15.9.2020 § 111 ovat päättäneet esittää kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus varaa talousarvioonsa määrärahan poikkihallinnollisiin ennaltaehkäiseviin hyvinvointihankkeisiin, että kaupunginhallitus ottaa kulttuuri-, liikunta- ja nuorisolautakuntien valmisteleman EViva-hankkeen yhdeksi em. määrärahalla toteutettavaksi hankkeeksi ja että EViva-hankkeeseen varataan vuodelle 2011 kaupunginhallituksen alaisesta poikkihallinnollisiin ennaltaehkäiseviin hyvinvointihankkeisiin tarkoitetusta määrärahasta 1.000.000 euroa sekä taloussuunnitelmaan 2012 vuodelle 1.535.250 euroa ja 2013 vuodelle 1.965.250 euroa.

Hankkeen projektisuunnitelman mukaan kaupungin hyvinvointijohtoryhmä toimii hankkeen ohjausryhmänä. Hanketta varten perustettavassa johtoryhmässä on edustajat kaikilta hankkeeseen osallistuvilta keskeisiltä hallinnonaloilta sekä keskeisiltä kumppaneilta esim. järjestöistä. Hankkeen hallinnointia on esitetty kulttuurilautakunnan tehtäväksi. Hanke jakautuu kaupungin hyvinvointiohjelman mukaisesti kolmeen ikäryhmittäiseen työryhmään, joille kullekin palkataan päätoiminen koordinaattori. Koordinaattorien tehtävänä on oman ikäryhmänsä osalta vastata toiminnan suunnittelusta, toteutuksesta sekä raportoinnista johtoryhmälle ja edelleen hyvinvointijohtoryhmälle. Vapaa-aikahallintokuntien nykyiset, tarkoitukseen soveltuvat palvelut sekä viran- ja toimenhaltijat nimetään mukaan EVIVA-yhteistyöhön. Tavoitteena on, että hankevuosien kuluessa hyväksi osoittautuneet toimintamallit siirtyvät kiinteäksi osaksi toimialojen tulevia peruspalveluja, mutta erityisesti osaksi nykyistä paremmin toimivia ja monipuolisempia toimialojen välisiä ja kolmannen sektorin palveluketjuja. Hankkeen etenemisestä raportoidaan kaupunginhallitukselle osana talouden ja toiminnan seurantajärjestelmää kerran vuodessa.

Liite                                     EViva 2011–2015 –hankkeen projektisuunnitelma

Liite                                     EViva 2011–2015 –hankkeen hallintomalli

Oheismateriaali                  Kuvaus EViva – hankkeen käynnistysvaiheesta

Kaupungin projektiohjeet ovat muuttumassa. Uusia projektiohjeita ei vielä ole vahvistettu, mutta ottaen huomioon EViva-hankkeen keston (2011–2015) on tarkoituksenmukaista tarkastella EViva – hankkeen edellytyksiä uusien ohjeiden mukaisesti.

Uudistuvat projektiohjeet noudattavat projektin asettamisen osalta nykyisen hallintosäännön 7 luvun § 66 säännöstä. Projektin asettamisesta päättää toimialallaan kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja, lautakunta ja virastopäällikkö sekä johtokunta. Projektin asettajan on asettamispäätöksessä määrättävä kaupunginhallituksen antamia ohjeita noudattaen projektin johtamisesta, organisaatiosta ja vastuusuhteista sekä osoitettava projektin käyttöön varat.

Projektiohjeiden mukaan projektin suunnitteluvaiheen tuotoksena syntyy projektisuunnitelma ja asettamisesitys/päätös, jossa on määritelty mm. projektin aihe, aikataulu, omistaja (vastuuhenkilö), projektin organisaatio ja henkilöstö, projektille annetut määrärahat ja henkilöresurssit, mikä toimielin tai viranhaltija tekee ne päätökset, joihin projektin johtajalla ei ole toimivaltaa sekä raportointiaikataulu ja – tavat sekä elimet, joille raportoidaan - ohjaus- ja tms. mahdollinen ryhmä.

Kaupungin strategian ja viestinnän vastuualue on pyynnöstä antanut lausunnon projektisuunnitelmaan tarvittavista tarkennuksista ja täydennyksistä. Lausunnosta ilmenee sekä tarve täsmentää projektisuunnitelmaa yleisesti sen eri osa-alueilta että edellytys täydentää erityisesti hankkeen tulostavoitteiden mittaamista ja rahoituksen toiminnallista kohdentamista koskevia osioita.

Annettuun lausuntoon viitaten esitetty EViva -projektisuunnitelma ei yksityiskohdiltaan vielä täytä projektiohjeiden mukaisia projektin asettamisen edellytyksiä.

Liite                                    Strategian ja viestinnän vastuualueen lausunto liitteineen

Kaupungin talousarvion 2011 noudattamista koskevat määräykset huomioon ottaen tulee henkilökunnan palkkaamiseen ennen hankkeen käynnistämistä pyytää kaupunginhallituksen hallintojaoston lupa.

Liite 1EVIVA 2011–2015 –hankkeen projektisuunnitelma

Liite 2EVIVA 2011–2015 –hankkeen hallintomalli

Liite 3Strategian ja viestinnän vastuualueen lausunto liitteineen

Oheismateriaali 1Kulttuurilautakunnan pöytäkirja 8.9.2010 § 169

Oheismateriaali 2Liikuntalautakunnan pöytäkirja 14.9.2010 § 109

Oheismateriaali 3Nuorisolautakunnan pöytäkirja 15.9.2010 § 111

Oheismateriaali 4Kuvaus EVIVA-hankkeen käynnistysvaiheesta

EhdotusKaupunginhallitus päättää hyväksyä vapaa-aikalautakuntien ehdotuksen EViva-hankkeen hankesuunnitelmaksi ja oikeuttaa palvelutoimen apulaiskaupunginjohtajan asettamaan hankkeen sen jälkeen, kun suunnitelma täyttää projektiohjeiden mukaiset edellytykset. Rahoitus voidaan maksaa kaupunginhallituksen kustannuspaikalta 11605 Perusturvajärjestelyt (Pj).

PäätösKaupunginhallitus päätti hyväksyä vapaa-aikalautakuntien ehdotuksen EViva - hankkeen hankesuunnitelmaksi ja hyväksyä hankkeen sen jälkeen, kun suunnitelma täyttää projektiohjeiden mukaiset edellytykset.

Päätös tehtiin Elon Artelsolan kannattamana tekemästä muutosehdotuksesta yksimielisesti.