Erityisasiantuntija Timo Kollanus, 11.01.2011:

EVIVA –projektisuunnitelma kuvaa kulttuuritoimen, liikuntatoimen ja nuorisotoimen yhteistä projektia vuosille 2011 - 2015, sen tavoitteita ja organisointia. Hanketta voidaan pitää toimeenpanon välineenä ryhmien välisessä sopimuksessa määritellylle ja asukkaiden hyvinvointiohjelmassa täsmennetylle strategiselle tavoitteelle, ennalta ehkäisevän työn korostamiselle palvelutuotannon kehittämisessä. Samalla projektilla voidaan edistää myös toista kaupungin strategista tavoitetta, kaupungin talouden tasapainon parantamista tilanteessa, jossa terveys- ja sosiaalipalvelujen määrä pyrkii jatkuvasti kasvamaan toimintaympäristön ja väestön ikärakenteen muutoksesta johtuen.

Tarkasteltaessa EVIVA –projektisuunnitelmaa lähemmin, voidaan todeta, että suunnitelma on tarkkuudeltaan varsin yleisellä tasolla. Lisäksi siitä puuttuu useita näkökulmia, joita projektisuunnitelmalta yleensä odotetaan. Näistä syistä projektisuunnitelmaa on tarpeen täydentää ja täsmentää, jotta se tarjoaisi riittävät tiedot päätöksentekoa varten.

Turun kaupungilla on laadittu viime vuoden aikana uudet kaupungin yleiset projektiohjeet (liite 2), joita ei ole vielä hyväksytty kaupunginhallituksessa, mutta niistä saa hyvää osviittaa projektisuunnitelman tekemiseen. Alla olevat ehdotukset projektisuunnitelman täydentämisestä perustuvat projektiohjeisiin soveltuvin osin.

Tarpeen tausta, lähtökohdat/perusteet, strategioihin sitominen, johdanto

- Perustelu, miksi on päädytty projektimuotoiseen toimintatapaan.

- Projektin kytkeminen kaupungin strategisiin ohjelmiin voisi olla täsmällisemmin ja laajemmin kuvattu.

- Kuvaus, jatkaako projekti mahdollisesti aiempia kehittämistoimia tai aiemmin toteutettuja projekteja.

- Mahdolliset samaa aihealuetta koskevat verrokkiprojektit Turussa (muualla Suomessa, Euroopassa), mikäli näitä on tiedossa.

Toimintaympäristön ja nykytilanteen kuvaus

- Toimintaympäristöä ja sen kohderyhmiä tulisi kuvata tarkemmin projektin näkökulmasta.

Päämäärät ja tulostavoitteet

- Projektin erilaisten tavoitteiden selkeämpi jäsentely. Rakenteena voidaan käyttää esimerkiksi nk. TAKETO –mallia (yleiset tavoitteet → projektin tavoitteet → keinot→ toimenpiteet ). Liitteessä 1 on ehdotus sisältöjen sijoittumisesta mallikaavioon.

- Projektin tuloksellisuuden arvioinnissa käytettävät mittarit puuttuvat. Suunnitelmasta sisältää mitattavan vision 2015, mutta sen merkitys mittarina jää epäselväksi. Mittareiden tulee kiinnittyä suoraan hankeen tavoitteisiin, jolloin hankkeen onnistumista voidaan seurata ja arvioida.

- Projektisuunnitelmassa on hyvä kuvata projektin onnistumisen edellytykset ja epäonnistumisen riskit. Toimintaympäristön muutos voi vaikuttaa monelle tapaa tavoitteiden saavuttamiseen.

Kohderyhmä

- Miten kohderyhmät ohjautuvat projektiin?

- Kuinka suuria asiakasmääriä EVIVAssa tavoitellaan?

Aikataulu ja työsuunnitelma

- Projektisuunnitelman kohdassa 4 on toimintamalli kuvattu varsin ylätasolla ja tavoitteiden näkökulmasta. Työsuunnitelmaa tulisikin tarkentaa toimenpiteiden tasolle.

- Määritellään projektin aikataulu tarkemmin, mieluiten graafisesti aikajanakaaviona, miten toiminta vaiheistuu, ja miten se alkaa ja päättyy.

Hallinnointi, henkilöstö, ohjausryhmä ja organisointi

- Määritellään projektin organisaatio (projektiryhmä, ohjaus- ja/tai seurantaryhmät) sekä eri toimijoiden roolit ja vastuut

- Projektiin palkattavien henkilöiden määrä ja toimenkuvat

- Määritellään täsmällisemmin yhteistyökumppanit ja arvioidaan mahdollisuudet Turun kaupungin hallintokuntien rajat ylittävään (sekä seudulliseen, kansalliseen ja EU-tason) yhteistyöhön hankkeessa. Ovatko hankkeessa mukana kaikki ne tahot, joiden toimintasektoreita hanke sivuaa ja jotka ovat valmiita siihen sitoutumaan?

Arviointi, seuranta, raportointi ja tietojärjestelmien käyttö

- Määritellään, miten ja kenelle projekti raportoi toiminnastaan

- Jos mahdollista, kuvataan tarkemmin projektin arvioinnin menetelmät ja seurannan tavoitteet – esim. vaikuttaako seuranta toimeenpanoon?

Kustannusarvio ja kustannustehokkuus

- Ulkopuolisen rahoituksen hankinta ja osuus projektissa.

- Kustannusten (€) ja toiminnan tarkempi yhdistäminen.

Viestintäsuunnitelma ja markkinointi

- Määritellään, miten ja kenelle hanke viestii toiminnastaan sekä miten hankkeesta tiedotetaan sekä Turussa että mahdollisesti kaupungin ulkopuolelle

Toimitilat ja laitteet

- Selvitetään, mikäli projektin käyttöön tarvitaan erikseen toimitiloja tai laitteita.

Tuloksien hyödyntäminen pysyväksi toiminnaksi

- Hankkeissa ongelmana on usein toiminnan päättyminen rahoituksen loppumiseen, vaikka toiminta olisi sinänsä onnistunutta. Miten varmistetaan, että tässä hankkeessa ei pilotoida ”ylimääräistä” toimintaa vaan kehitetään perustoimintaa? Olisi hyvä yksilöidä se perustoiminta, joka tulee muuttumaan, jos hanke onnistuu.