Varsinais-Suomen pelastuslaitos, tilannekeskuspäällikkö Harri Heikkilä, tietohallintopäällikkö Juha Mujunen sekä Hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Taru Marjamäki 19.4.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt osallistumishakemuksia rajoitettuun hankintamenettelyyn koskien kaksisuuntaisen hälytysjärjestelmän hankintaa Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen käyttöön toistaiseksi voimassa olevalle sopimukselle alkaen 1.6.2022 (tavoite).

Rajoitettu hankintamenettely on kaksivaiheinen hankintamenettely, jossa hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden soveltuvien tarjoajien joukosta ne, joille se lähettää toisessa vaiheessa tarjouspyynnön. Tarjouspyyntöä ei lähetetä muille kuin osallistumishakemuksen jättäneille ja kelpoisuusehdot täyttäville, valituille tarjoajille.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankin-noista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Hankintaa koskeva kansallinen osallistumisilmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 17.2.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Osallistumispyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Osallistumispyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 9.3.2022.

Osallistumispyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi osallistumispyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Osallistumishakemus liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 22 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Osallistumishakemukset saatiin määräaikaan 21.3.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: BookIT Finland Oy, CGI Suomi Oy, River Safety Solutions Oy ja Secapp Oy.

Osallistumispyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) ehdokkaiden kelpoisuuden arviointi, 2) osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) ehdokkaiden vertailu ja valinta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään ehdokkaiden edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin osallistumispyynnössä osallistujille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava kilpailusta ehdokas, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että ehdokkaat antavat hakemuksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Osallistumispyynnössä (s. 10-19) on asetettu ehdokkaan soveltuvuutta koskevaksi vaatimukseksi seuraava:

Tilaajavastuulain mukaisten soveltuvuusvaatimusten lisäksi vaadittiin, että Ehdokkaalla tulee olla soveltuva referenssi. ”Sovelletulla referenssillä tarkoitetaan, että Ehdokas on viimeisen kolmen (3) vuoden aikana toteuttanut ja toimittanut valmiiksi vähintään yhden (1) vastaavan palvelun. Aika lasketaan osallistumishakemuksen jättämisestä. Vastaavalla palvelulla tarkoitetaan SaaS (software as a Service) -palvelua, joka on koostunut ohjelmistosta, mobiilisovelluksesta sekä niiden ylläpidosta Ehdokkaan palvelimella. Käyttöympäristön piirissä on ollut vähintään 200 käyttäjää/referenssi. Tarjottu palvelu on koskenut viestien lähettämistä ja vastaanottamista. Vaatimus koskee myös mahdollista alihankkijaa.”

Ehdokkaiden soveltuvuuden arvioinnissa hankintayksikkö on havainnut, että River Safety Solutions Oy:llä ei ole riittävää soveltuvaa referenssiä.

River Safety Solutions Oy ei täyttänyt ehdokkaalle osallistumispyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia pakollisen referenssin suhteen, minkä vuoksi River Safety Solutions Oy suljetaan hankintalain 105 §:n mukaisesti rajoitetusta hankintamenettelystä. River Safety Solutions Oy:n osallistumishakemusta ei oteta mukaan hakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistamisen ja ehdokkaiden valintaan.

Muiden tarjoajien todettiin täyttävän asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden ehdokkaiden hakemukset. Hakemukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita osallistumispyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin hakemusten täyttävän osallistumispyynnön vaatimukset.

Hakemusten vertailu ja tarjoajien valinta

Osallistumispyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista valitaan rajoitettuun hankintamenettelyyn enintään neljä (4) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta.

Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä osallistumishakemuksia on vähemmän kuin enimmäismäärä, valitaan kaikki soveltuvat ehdokkaat. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä osallistumishakemuksia on enemmän kuin neljä (4), asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen osallistumispyynnössä määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Mikäli saman pistemäärän saaneita ehdokkaita enemmän kuin neljä (4), hyväksytään kaikki soveltuvat ehdokkaat tarjoajiksi.

Referenssit pisteytetään siten, että yksi (1) vähimmäisvaatimuksen ylittävä soveltuva referenssi on yksi (1) piste. Maksimimäärä pisteytyksessä on viisi (5) referenssiä. Vähimmäisvaatimuksena ilmoitettua referenssiä ei pisteytetä eikä lasketa mukaan edellä mainittuun enintään viiteen referenssiin.

Sovelletulla referenssillä tarkoitetaan, että Ehdokas on viimeisen kolmen (3) vuoden aikana toteuttanut ja toimittanut valmiiksi vähintään yhden (1) vastaavan palvelun. Aika lasketaan osallistumishakemuksen jättämisestä. Vastaavalla palvelulla tarkoitetaan SaaS (software as a Service) -palvelua, joka on koostunut ohjelmistosta, mobiilisovelluksesta sekä niiden ylläpidosta Ehdokkaan palvelimella. Tarjottu palvelu on koskenut viestien lähettämistä ja vastaanottamista. Vaatimus koskee myös mahdollista alihankkijaa.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Pelastusjohtaja Jari Sainio:

PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että

• River Safety Solutions Oy suljetaan rajoitetun hankintamenettelyn ulkopuolelle koska se ei ole täyttänyt ehdokkaalle osallistumispyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia ja

• Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen kaksisuuntainen hälytysjärjestelmä -hankinnan soveltuviksi tarjoajiksi valitaan BookIT Finland Oy, CGI Suomi Oy ja Secapp Oy.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Jari Sainio

pelastusjohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Taru Marjamäki, p.040 185 4011