Hallintopäällikkö Olavi Leppäranta 25.1.2012:

Lautakunnan kokouspöytäkirjojen laatimisesta, tarkastamisesta, tiedoksi antamisesta ja yleisesti nähtävänä pitämisestä on määräykset kuntalaissa ja kuntalain nojalla annettavassa hallintosäännössä, lisäksi lautakunta on tehnyt päätöksen lautakunnan kokousmenettelyssä noudatettavista periaatteista. Em. säädösten, määräysten ja päätösten mukaisesti

- pöytäkirja on toimitettava kaupunginhallitukselle neljän päivän kuluessa kokouksen pitämisestä;

- pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja sen varmentaa pöytäkirjan pitäjä;

- päätös on annettava asianosaisille erikseen tiedoksi, mikä voidaan tehdä toimeenpanokelpoisesta eli tarkastetusta päätöksestä;

- asianosaisen muutoksenhakuajan alkaminen riippuu päätöksen tiedoksisaannista.

Nähtävänä pito ja muutoksenhakuajan alkaminen edellyttävät, että pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkastettu kokousta seuraavan viikon perjantaihin mennessä.

Hallintosäännön mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Varsinais-Suomen aluepelastuslautakunta päätti 12.3.2009 § 6 aluepelastuslautakunnan kokouksessa noudatettavista periaatteista ja siinä pöytäkirjan tarkastamisesta. Päätöksen mukaan pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan aakkosjärjestyksessä kaksi jäsentä ja pöytäkirja lähetetään postitse tarkastettavaksi ja palautettavaksi palautuskuoressa. Samassa yhteydessä päätettiin, että pöytäkirja on yleisesti nähtävänä kokousta seuraavan viikon perjantaina keskuspaloasemalla. Tarkastusmenettely päätettiin edellä mainituksi lautakunnan maakunnallisuudesta johtuen.

Paperisena postitse lähetettävän pöytäkirjan tarkastusmenettely ei ole kaikilta osin toiminut tyydyttävästi. Asiasta on keskusteltu lautakunnassa ja sovittu, että selvitetään mahdollisuus ja menettely pöytäkirjan tarkastamiseksi sähköisesti. Tehdyn selvityksen mukaan menettely, jossa pöytäkirja toimitetaan sähköpostitse pöytäkirjan tarkastajille ja nämä ilmoittavat sähköpostitse, että pöytäkirja vastaa / ei vastaa kokouksen kulkua ja tehtyjä päätöksiä, täyttää hallintosäännön 14 §:n mukaisen sähköisen tarkistamisen kriteerit. Pöytäkirjan tarkastajien allekirjoitukset otettaisiin pöytäkirjaan seuraavassa kokouksessa. Allekirjoittaminen olisi tällöin lähinnä tekninen toimenpide.

Aluepelastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastamismenettelyä on tarkoituksenmukaista muuttaa siten, että pöytäkirja lähetetään sähköpostilla tarkastettavaksi ja tarkastajat vastaavat samoin sähköpostilla pöytäkirjan tarkastamisesta. Varsinainen pöytäkirja allekirjoitetaan seuraavassa kokouksessa. Muilta osin menettelyä ei ole tarpeen muuttaa.

Pelastusjohtaja Jari Sainio:

EhdotusVarsinais-Suomen aluepelastuslautakunta päättää lautakunnan pöytäkirjan tarkastamisesta, että pöytäkirja lähetetään sähköpostilla tarkastettavaksi ja tarkastajat vastaavat samoin sähköpostilla pöytäkirjan tarkastamisesta ja että varsinainen pöytäkirja allekirjoitetaan seuraavassa kokouksessa.

PäätösEhdotus hyväksyttiin. Lisäksi aluepelastuslautakunta päätti, että pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan tässä kokouksessa.