Luottamushenkilöiden IT-laitteet
Tiivistelmä: -
Kh § 155
Johtaja Tuomas Heikkinen, johtava kaupunginsihteeri Ari-Pekka Korhonen ja IT-hankepäällikkö Otto Bernoulli 6.2.2017:
Kaupunginhallitus on 6.6.2000 § 694 ja 17.5.2004 § 468 päättänyt mm., että kaupunginhallituksen jäsenille ja varajäsenille, kaupunginvaltuuston puheenjohtajistolle sekä lauta- ja johtokuntien puheenjohtajille ja varapuheenjohtajille hankitaan luottamustoimen hoitamista varten kannettavat tietokoneet.
Keväällä 2013 luovuttiin paperisten dokumenttien käytöstä luottamuselinten esityslistojen lähettämisessä. Tällöin kaikille Turun kaupungin toimielinten varsinaisille jäsenille ja kaupunginhallituksen varajäsenille luovutettiin tablettitietokone sähköisen työtavan mahdollistamiseksi sekä luotiin sähköpostiosoite Turun kaupungin toimialueelle. Tämä mahdollisti kokouskutsuna toimivien esityslistojen lähettämisen sähköpostina kokoukseen osallistuville ja varajäsenille.
Konsernihallinnon hallintoryhmän johtaja Tuomas Heikkinen päätti 28.8.2014 § 22 käynnistää Luottamushenkilöiden sähköisen työtavan kehittäminen –projektin, jonka tarkoituksena oli mahdollistaa luottamushenkilöille JoutseNet tietojen käyttäminen mobiilisti. Tämän projektin tuotoksena luottamushenkilöille luotiin Päättäjäpalvelu, jonka avulla luottamushenkilöt pääsevät lukemaan lauta- ja johtokuntiensa esityslistat, pöytäkirjat ja kokousaikataulut sekä muiden lauta- ja johtokuntien julkista aineistoa Päättäjäpalvelusta. Päättäjäpalvelu avasi myös säännöstön luottamushenkilöille ja kokouksia koskevat kalenterikutsut tulevat myös Päättäjäpalvelun kautta. Päättäjäpalvelu on lopettanut paperisen toimintatavan. Esityslistoja ja pöytäkirjoja ei tarvitse enää erikseen lähettää luottamushenkilöille. Tämä on tehostanut ja joustavoittanut esityslistojen valmisteluprosessia sekä varmistanut sen, että luottamushenkilöillä on aina käytössään päivitetty materiaali päätöksenteon tueksi.
Luottamushenkilöt tulisi ryhmitellä luottamustehtäviensä perusteella rooleihin siten, että kuhunkin rooliin liittyy oikeus saada käyttöönsä määrätyt laitteet. Rooliensa perusteella luottamushenkilöillä on oikeus saada seuraavia laitteita: tabletti ja/tai kannettava tietokone ja puhelin. Luottamushenkilöiden käyttöön tulevat laitteet tullaan tilaamaan kaupungin hankintaohjeistuksen mukaan kilpailutetuista hankintapaikoista IT-palveluiden toimesta.
Kaikki laitteet jaetaan luottamushenkilöille luottamushenkilöroolien mukaan ja roolien vaihdokset vaikuttavat luottamushenkilöiden oikeuteen laitteisiin. Luottamushenkilöllä voi olla käytössään vain yksi kappale samanlaista laitetta. Kaikille luottamushenkilöille luodaan sähköpostiosoite heti sen jälkeen kun heidät on valittu luottamustoimeen.
Luovutushetkellä luottamushenkilö allekirjoittaa luovutustodistuksen, jolla hän sitoutuu mm. seuraaviin sääntöihin:
•Laitteet luovutetaan luottamushenkilön käyttöön luottamustoimen hoitamista varten.
•Luottamushenkilö on luottamustoimen päättymisen jälkeen velvollinen välittömästi palauttamaan hänelle luovutetut laitteet. Mikäli laitetta ei ole palautettu kuukauden kuluttua luottamushenkilön roolin muutoksen jälkeen, peritään luottamushenkilöltä luovuttamattomasta laitteesta maksu, joka vastaa laitteen alkuperäistä hankintahintaa.
•Luottamushenkilölle luovutetut laitteet etälukitaan ja tyhjennetään IT-palveluiden toimesta kuukauden kuluttua luottamushenkilön roolin muutoksen jälkeen.
•Luottamushenkilölle luotu sähköposti suljetaan IT-palveluiden toimesta kuukauden kuluttua luottamushenkilön roolin muutoksen jälkeen.
•Turun kaupunki ei vastaa tietojen siirrosta (sähköposti, tiedostot yms.).
•Luottamushenkilön käytössä olevaa puhelinliittymää ei siirretä luottamushenkilön nimiin luottamustoimen päättymisen jälkeen.
•Laitteiden luovutukset luottamushenkilöille järjestetään keskitetysti ja luovutusten yhteydessä luottamushenkilöt perehdytetään luottamustoimen hoitamiseen tarvittavien järjestelmien käyttämiseen.
Laitteita kierrätetään luottamuselinten toimikauden aikana luottamustoimien sisällä ja kauden päättyessä laitteille haetaan uusiokäyttöä.
Roolien mukaan luottamushenkilöille luovutettavat IT-laitteet:
Kaupunginvaltuuston puheenjohtajisto
• tabletti
• kannettava tietokone
• puhelin
Kaupunginvaltuutettu
•tabletti
Varavaltuutettu (hankitaan noin 20 laitetta, jotka jaetaan ryhmien suuruuden perusteella ryhmien ensimmäisille varavaltuutetuille)
• tabletti
Kaupunginhallituksen jäsen
• tabletti
• kannettava tietokone
• puhelin
Kaupunginhallituksen varajäsen
• tabletti
Kaupunginhallituksen jaoston jäsen ja varajäsen
• tabletti
Lauta- ja johtokuntien puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja
• tabletti
• puhelin
Lauta- ja johtokuntien ja niiden jaostojen jäsen
• tabletti
Valtuustoryhmillä on ollut oikeus saada käyttöönsä kannettava tietokone ja puhelin. Tätä käytäntöä tulisi jatkaa. Valtuustoryhmän puheenjohtajan tulee vastata siitä, että hän tietää kenen käytössä valtuustoryhmälle luovutetut laitteet ovat. Puheenjohtajan tulee IT-palveluihin ilmoittaa haltijatieto.
Kaupunginhallituksen tulisi tehdä päätös luottamustoimen hoitamista varten luottamushenkilöille ja valtuustoryhmille luovutettavista laitteista edellä olevan esityksen mukaisesti.
Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:
Ehdotus Kaupunginhallitus päättää, että luottamustoimen hoitamista varten luottamushenkilöiden ja valtuustoryhmien käyttöön luovutetaan IT-laitteita edellä olevan esityksen mukaisesti.
Päätös Kaupunginhallitus päätti, että luottamustoimen hoitamista varten luottamushenkilöiden ja valtuustoryhmien käyttöön luovutetaan IT-laitteita edellä olevan esityksen mukaisesti siten tarkistettuna, että:
- kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen puheenjohtajille hankintaan sekä kannettava tietokone että tabletti.
- kaupunginhallituksen jäsenille hankitaan joko kannettava tietokone tai tabletti.
- lauta- ja johtokuntien puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalle hankitaan joko kannettava tietokone tai tabletti.
- valtuustoryhmillä on oikeus esityksessä mainittuihin laitteisiin valtuustokauden alun tilanteen mukaan.
Päätös asiassa tehtiin Mannin Eklundin kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.
Asian esitteli apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.
Jakelu
tpv IT-palvelut
tied Konsernihallinto, hallintopalvelut
tpv Bernoulli Otto