Hankejohtaja Kristiina Hellstén 4.12.2015:

Hyvinvointitoimialan omassa vuokranmaksussa olevia, järjestöjen käyttöön soveltuvia erityyppisiä tiloja on muun muassa hyvinvointikeskuksissa ja vanhusten asumispalvelujen tehostetun palveluasumisen ja hoiva-asumisen yksiköissä. Näiden lisäksi on mahdollisuus vuokrata muualla olevia erilaisia koulutus- ja kokoustiloja. Tilojen luovuttaminen järjestöjen käyttöön parantaa Turussa toimivien järjestöjen toimintaedellytyksiä.

Järjestöjen käyttöön soveltuvat tilat, tilojen käytön periaatteet ja vuokrat kartoitettiin syksyllä 2015. Kartoituksessa todettiin, että osa tiloista on vajaakäytössä ja että tilojen vuokrat, vuokrausperiaatteet ja käyttöehdot eivät ole yhdenmukaiset. Tilojen käyttöä on mahdollista tehostaa tarjoamalla järjestöille vapaana olevia käyttövuoroja.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 15.9.2015 § 167, että hyvinvointitoimialan järjestöjen käyttöön soveltuvien tilojen käytön periaatteet yhdenmukaistetaan ja esitykset järjestöjen toimintaan soveltuvien tilojen käytön periaatteista ja tarkistetuista tilavuokrista tuodaan lautakunnan käsittelyyn vielä vuoden 2015 aikana.

Tilojen luovutuksen ja käytön periaatteet

Vaatimukset järjestöjen käyttöön soveltuville tiloille vaihtelevat, mutta hyvinvointitoimialan kanssa yhteistyötä tekevien järjestöjen osalta korostuvat erityisesti saavutettavuus, esteettömyys ja turvallisuus.

Kaikki järjestöjen käyttöön luovutettavissa olevat tilat luetteloidaan ja jokaisesta tilasta kootaan seuraavat tiedot:

• tarkka sijainti ja kulkuyhteydet
• esteettömyys
• ajankohdat milloin käytettävissä (klo; viikonpäivät)
• mahdolliset erityisvaatimukset käyttäjille, esimerkiksi ohjaajien ja osallistujien koulutus kuntosalin käyttöön tai hygieniavaatimukset ja ensiapuvalmius sauna- ja uima-allastilojen käytössä
• yhteyshenkilö, joka ohjeistaa ja varmistaa, että toiminta sopimuksen mukaista

Tilojen luovutuksen ja käytön periaatteet yhdenmukaistetaan ohjeeksi ja jokaiseen tilaan laaditaan turvallisuussuunnitelma. Ohje ja turvallisuussuunnitelma ovat nähtävillä myös ko. tilassa.

Tilojen varaaminen

Tiloja voidaan luovuttaa joko jatkuvaan käyttöön (vakiovuorot) tai kertaluontoisesti (yksittäinen käyttövuoro). Vakiovuorojen hakuajat löytyvät Turun kaupungin internetsivuilta. Vapaaksi jääneitä vakiovuoroja voi hakea myös kesken kauden. Yksittäisiä vuoroja voidaan hakea ympäri vuoden.

Käyttövuorot haetaan ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella, jonka saa Turun kaupungin internetsivuilta. Hakemuksessa tulee olla käyttövuoron täysi-ikäisen vastuuhenkilön yhteystiedot ja allekirjoitus. Jos hakemus lähetetään tunnistettavasta sähköpostista, allekirjoitusta ei tarvita.

Käyttövuoro tulee hakea niin, että se sisältää myös tilaisuuksien ja tapahtumien valmisteluun ja jälkisiivoukseen tarvittavat ajat.

Tilojen varaustilanteen voi tarkastaa ennen vuoron varaamista sähköisestä Timmi-varauskalenterista, jolla hallitaan tilavaraukset. Timmi-järjestelmän avulla voidaan hoitaa myös laskutus. Timmi on jo käytössä Turun kaupungin vapaa-aikatoimialalla sekä tulkkipalveluissa ja parhaillaan selvitetään Timmi-varausjärjestelmän käyttöönottoa myös hyvinvointitoimialalla.

Vakiovuoroista päättää luovutus- ja käyttöperiaatteiden mukaisesti kotihoidon palvelupäällikkö, asumispalvelujen päällikkö tai hänen nimeämänsä viranhaltija. Vakiovuoropäätösten jälkeen vapaiksi jäävistä vuoroista päättää tehtävään nimetty viranhaltija tai työntekijä. Päätöksestä ilmoitetaan hakijan yhteyshenkilölle kirjallisesti. Mikäli myönnetty aika tai paikka poikkeaa anotusta tai se ei sovi hakijalle, on hakijan vastuulla tehdä kirjallinen peruutus välittömästi. Vuoron luovuttaminen kolmannelle osapuolelle on kielletty.

Käyttäjä voi peruuttaa yksittäisen käyttövuoron ilmoittamalla siitä hyvissä ajoin, viimeistään kaksi viikkoa ennen varatun vuoron alkamista, kirjallisesti tai lähettämällä viestin tilavaraussähköpostiin.

Maksullisten käyttövuorojen peruutuksista, jotka tehdään viimeistään kaksi viikkoa ennen varatun vuoron alkamista, ei aiheudu varaajalle kustannuksia. Mikäli peruutus tulee myöhemmin, laskutetaan 30 %:ia peruuttamatta jääneen vuoron maksusta.

Hyvinvointitoimialalla on oikeus perustellusta syystä ottaa käyttövuoro omaan käyttöönsä tai muuhun käyttöön.

Käyttövuorojen varausvahvistukset ja muut järjestelyt hoitaa tehtävän nimetty työntekijä.

Tilavuokrat

Tilavuokrat määritellään tilatyypeittäin yhdenmukaisiksi koko hyvinvointitoimialalla. Vuokrat luokitellaan kolmeen tasoon. Luokka 1 = 0 euroa, ei rahallista vastiketta, luokka 2 = alennettu vuokra ja luokka 3 = täysi vuokra.

Tiloja tarjotaan pääsääntöisesti ilman rahallista vastiketta ja sellaisten järjestöjen tai toimijoiden käyttöön, joiden toiminta tukee vahvasti sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa. Päätöksen tilan luovuttamisesta ilman rahallista vastiketta tekee kotihoidon palvelupäällikkö, asumispalvelujen päällikkö tai hänen nimeämänsä viranhaltija avustustenjakoa valmistelevan suunnittelijan esityksestä. Tällä koordinoidaan avustusten ja tilaratkaisujen yhdenmukaista linjaa. Malli otetaan käyttöön asteittain ja sitä muokataan saatujen kokemusten mukaan. Tavoitteena on luoda pidempikestoisia kumppanuuksia kaupungin ja järjestöjen välillä. 

Vuokran määräytymisperiaatteena on, että sosiaali- ja terveysalan järjestöt sekä eläkeläis- ja vammaisjärjestöt saavat tilat alennetulla vuokralla. Muut järjestöt ja yksityishenkilöt maksavat täyden vuokran. Vuokria määriteltäessä varmistetaan, että 65 vuotta täyttäneet turkulaiset pääsevät edullisesti nauttimaan monipuolisista liikkumismahdollisuuksista ja kulttuuriannista Seniorirannekkeen ja -kortin ja Kimmokerannekkeen avulla myös hyvinvointitoimialan käytössä olevissa tiloissa.

Sosiaali- ja terveyslautakunta vahvistaa tilakohtaiset vuokrat keväällä 2016 siten, että ne voidaan ottaa käyttöön 1.9.2016 alkaen.

Ilman rahallista vastiketta luovutettujen vuorojen aikana ei saa järjestää pääsymaksullisia ja/tai kaupallisia tilaisuuksia. Järjestöt voivat järjestää pääsymaksullisia tilaisuuksia käyttövuoroilla, joista peritään vuokra, mutta silloinkaan muunlainen kaupallinen toiminta ei ole sallittua. Tavoitteena on, että yhteistyökumppanit ja avustettavat toimijat tarjoavat palveluita hyvinvointitoimialan asiakkaille samalla hinnalla kuin omille jäsenilleen.

Tilat on jätettävä samaan kuntoon kuin ne olivat käyttövuoron alkaessa. Mikäli tilojen siivouksesta aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia, ne peritään aiheutuneiden kustannusten ja voimassa olevien sopimusten mukaisina.

Esitän, että sosiaali- ja terveyslautakunta vahvistaa edellä esitetyt järjestöjen käyttöön soveltuvien tilojen luovutuksen ja käytön periaatteet.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 8.12.2015:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää vahvistaa edellä esitetyt järjestöjen käyttöön soveltuvien tilojen luovutuksen ja käytön periaatteet.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Vammaisneuvoston sihteeri Rita Salviander 14.1.2015:

EhdotusMerkitään vammaisneuvoston tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.