Työllisyysaluejohtaja Pipa Turvanen ja työllisyysasiantuntija Anita Malo 2.4.2025:

Työllisyyspalvelujen tietojärjestelmäkokonaisuus

Tähän selvitykseen on koottu kuvaukset tärkeimmistä työllisyysalueella käytössä olevista tietojärjestelmistä ja näiden välisistä yhteyksistä. ​

Valtakunnallisista työvoimapalvelujen tietojärjestelmäpalveluista säädetään työvoimapalveluista annetun lain 13 luvussa. Työvoimaviranomaisella tulee toiminnassaan käyttää laissa määritelty tietojärjestelmäpalveluja. ​

Lisäksi työllisyysalueella on käytössä tietojärjestelmiä, jotka täydentävät käyttövelvoitteen piirissä olevien järjestelmien toiminnallisuuksia ja integroivat ne Turun kaupungilla käytössä oleviin järjestelmiin.​

Käyttövelvoitteen piirissä olevat tietojärjestelmät​

Työvoima- ja kotoutumispalvelujen valtakunnallisiin käyttövelvoitteisiin tietojärjestelmäpalveluihin kuuluvat tietovaranto, palvelualusta, asiakastietojärjestelmäkokonaisuus sekä näiden järjestelmien liittymisrajapinnat. Näiden ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus). Laki velvoittaa KEHA-keskusta kehittämään valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluja yhteistyössä työvoimaviranomaisen kanssa. Toistaiseksi tämä ei ole toteutunut.

Työllisyysalueella käytetään useaa eri tietovarantoa:

• palvelutietovarantoon (PTV) kunnat, hyvinvointialueet, valtio ja yksityinen sektori kuvaavat tarjoamansa palvelut ja niiden asiointikanavat,
• yritysasiakkaiden tietovaranto (Y-ATV) sisältää työnantaja- sekä rekrytointipalveluiden toteutukseen tarvittavat tiedot,
• henkilöasiakkaiden tietovarannosta (H-ATV) tuodaan työnhakuprofiiliin tiedot väestötietojärjestelmästä

Työvoima- ja kotoutumispalvelujen palvelualusta on Työmarkkinatori. Työmarkkinatorin kautta henkilöasiakkaat ja jatkossa myös yritysasiakkaat hoitavat viranomaisasioinnin. Lisäksi Työmarkkinatorin tarkoituksena olisi mahdollistaa työvoiman kysynnän ja tarjonnan kohtaanto sekä toimia erilaisia työelämäpalveluja kokoavana alustana. Palvelualustalla työnhakija voi julkaista itsestään työnhakuprofiilin ja työnantaja työpaikkailmoituksen. Helsingin seudun kauppakamarin ja Palvelualojen työantajat Paltan selvityksen (15.5.2024) mukaan Työmarkkinatori vastaa heikosti tai ei ollenkaan työantajien tarpeisiin. Haasteena on myös työnhakuprofiilien määrä: Asiakastietojärjestelmistä saatujen tietojen perusteella aikavälillä 1.4.2023-31.3.2024 vain alle 10 prosenttia työnhakijoista oli julkaissut työnhakuprofiilin.​ ​

Asiantuntijan Työmarkkinatori (A-TMT) on työvoimapalvelujen asiakastietojärjestelmä. Sitä käyttävät työvoimapalvelujen asiantuntijat henkilöasiakkaiden ja myöhemmin myös työnantaja-asiakkaiden palveluissa. Järjestelmään kirjataan kaikki työllisyyspalvelun kannalta olennaiset tiedot. Tähän asti A-TMT:n rinnalla käytetty URA-järjestelmä poistuu käytöstä A-TMT:n neljännen käyttöönoton yhteydessä toukokuussa. Päivitys, joka toteutetaan aikavälillä 9.-11.5.2025, edellyttää osan henkilöasiakaspalveluista sulkemista. Tiedossa olevista muutoksista suurimmat URA-järjestelmän poistumisen ja työantaja-asiakkaiden asioinnin ohella koskevat tekoälyn hyödyntämistä työpaikkahaussa ja työnantajatietojen siirtymistä kansallisista tietovarannoista.

Yleisessä avustusjärjestelmässä (YA) hoidetaan avustus- ja maksatuspäätösten viranomaiskäsittely (palkkatuki, starttiraha, työvoimakoulutusten osallistujatiedot). Lisäksi henkilö- ja yritysasiakkaat käyttävät järjestelmää starttiraha- ja palkkatukihakemusten tekoon. KEHA-keskuksen mukaan avustus- ja maksatushakemusten käsittely YA-järjestelmässä helpottaa ja sujuvoittaa käsittelijän työtä. Lisäksi YA-järjestelmän tarkoituksena on tukea ajantasaisessa määrärahojen ja valtuuksien seurannassa ja raportoinnissa. Käytännön työssä YA-järjestelmä toimii teknisesti hyvin starttirahan, palkkatuen, työolosuhteiden järjestelytuen ja matkakorvausten osalta. Harkinnanvaraisten kulukorvausten osalta järjestelmän käytettävyys on kuitenkin heikko. Yleinen ongelman järjestelmän osalta on monipaikkakirjaamisen tarve, eli samoja tietoja joudutaan kirjaamaan moneen kertaan eri järjestelmiin (YA, A-TMT, Dotku), koska tiedot eivät siirry automaattisesti. Myös tietojen haku järjestelmästä on hidasta ja hankalaa. Niin ikään YA-järjestelmän haasteena on, että se ei tue palvelukohtaisten määrärahojen seurantaa, vaan tämä työ tehtävä käsin järjestelmän ulkopuolella. ​

Kahden asiakastietojärjestelmän (A-TMT ja YA) lisäksi tiettyihin toimintoihin on käytettävä KEHA:n ylläpitämiä TYPPI-järjestelmää (monialaisten palveluihin), Koulutusporttia (maahanmuuttaneiden koulutuksen järjestelyihin) ja toistaiseksi vielä toukokuussa käytöstä poistuvaa URA-järjestelmää sekä koulutuspalautejärjestelmiä (ARVI ja OPAL). ​

Järjestelmien liittymisrajapintoja on toistaiseksi pääosin sisäisiä, kuten tiedonvälitys lausunnosta työttömyysetuuden maksajalle, suomi.fi-viestien lähetys asiakkaille, yhteys tulotietorekisteriin ja väestötietojärjestelmään). Asiantuntijan työmarkkinatorille on avattu rajapinta myös erikseen hankittavaa ajanvarausjärjestelmää varten. A-TMT- ja YA-järjestelmien välistä rajapintaa odotetaan vuoden 2025 aikana, mikä voisi mahdollistaa suoraviivaistetut prosessit ja monipaikkakirjaamisen vähenemisen. Turun kaupunki on toteuttanut YA-järjestelmästä rajapintoja käyttäen maksatusratkaisun, jolla saadaan maksettavat etuudet SAP-järjestelmään.​ ​

KEHA:n ylläpitämien järjestelmien lisäksi työllisyyspalveluissa tarvitaan pääsy ulkomaalaisrekisteriin, tulorekisteriin, KELA:n asiakastietorekisteriin, VIRRE-viranomaispalveluun, yritysten asiakastietoihin (Asiakastieto.com), väestötietojärjestelmään, EESSI-tiedonvaihtojärjestelmään ja EURES-portaaliin.

Turun työllisyysalueen omiin tarkoituksiin on perustettu sharepoint-palvelualustalle työllisyysalueen käsikirja, johon päivitetään aluekohtaista tietoa, esimerkiksi lähi- ja keskitettyjen palveluiden kuvaus prosesseineen ja toiminta-aluekohtaisia palvelutietoja.

Liite 1​Selvitys työllisyyspalveluiden tietojärjestelmäkokonaisuudesta

Työllisyysaluejohtaja Pipa Turvanen:​

Ehdotus​Työllisyysaluelautakunta merkitsee selvityksen tiedoksi.​

PäätösEhdotus hyväksyttiin.