Keskushallinnon talousasiat on lähettänyt toimenpiteitä varten lauta- ja johtokunnille sekä erillisille virastoille ja laitoksille seuraavan 1.8.2011 päivätyn ohjeen asiassa:

Talousjohtaja Jukka Laiho ja laskentapäällikkö Seija Liinoja 1.8.2011:

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2011 talousarvion noudattamista koskevien määräysten yhteydessä päättänyt, että toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan kaksi kertaa. Toteutumisraportit tehdään heinäkuun lopun tilanteen ja talousarviovuoden lopun tilanteen mukaan.

Kaupunginhallituksen 8.2.2010 § 98 hyväksymän konserniohjeen mukaan liikelaitoksen valvontavastuuhenkilö raportoi kaupunginhallituksen konsernijaostolle liikelaitosten toiminnasta ja tuloksesta vähintään kerran vuodessa tilinpäätöksen lisäksi ja aina kun liikelaitoksen toimintaan liittyy olennaisia poikkeamia kaupungin määrittämistä tavoitteista. Liikelaitosten valvontavastuuhenkilönä toimii liikelaitoksen sektorin apulaiskaupunginjohtaja. Konsernijaostolle erikseen raportoitavat tiedot kerätään samanaikaisesti toiminnan ja talouden seurantaraportin tietojen keräämisen yhteydessä.

Toiminnan ja talouden seurantaraportti tulee antaa kaupunginhallituksen käsittelyyn kuuden viikon sisällä raportointikauden päättymisestä ja raportointiin tulee sisällyttää lautakuntien selvitykset sekä kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien niiden johdosta antamat lausunnot, mikäli raportti lautakunnan osalta poikkeaa kaupunginvaltuuston vahvistamasta talousarviosta ja taloussuunnitelmasta. Toiminnan ja talouden seurantaraportti käsitellään kaupunginhallituksen kokouksessa 12.9.2011.

Toiminnan seuranta- ja ennustetiedot

Keskushallinnossa on koottu hallintokuntia ja liikelaitoksia varten Word-pohjat, joihin toiminnan toteutumisen seurantatiedot ja talouden toteutumisen ennustetiedot merkitään. Seurantapohjiin on otettu erillisenä täyttöpohjana myös palvelutoimen sektorille yhteisesti asetetut, asukkaiden hyvinvointiohjelmasta johdetut tavoitteet ja mittariarvot sekä sosiaalisesti kestävälle kehitykselle asetetut tavoitteet. Asukkaiden hyvinvointiohjelman tavoitteiden raportoinnissa arvioidaan niiden saavuttaminen 2013 loppuun mennessä.

Liikelaitosten raporttipohjat sisältävät myös konsernijaostolle raportoitavat tiedot.

Hallintokuntien ja liikelaitosten lomakkeiden täyttöpohjat ja täyttöohjeet löytyvät NeTkusta kohdasta turku.fi/Päätöksenteko ja talous/Toiminnan ja talouden seuranta ja sieltä vasemman palkin kohdasta Täyttölomakkeet. Pohjat avataan NeTkuun elokuun alussa. Lomakkeen täyttäjä hakee oman toimielimensä lomakepohjan NeTkusta ja tallentaa sen nimellä omaan hakemistoonsa.

Toiminnan seurannan lomakkeet (word-lomake) tulee palauttaa sähköpostitse viimeistään maanantaina 22.8.2011 osoitteeseen talousasiat.keskushallinto@turku.fi.

Hallintokuntien ja liikelaitosten word-lomakkeista tulee lähettää kopio ao. apulaiskaupunginjohtajan avustajalle ja sektorin controllerille.

Toiminnan seurannan word-lomakkeiden täyttöohje:

Toiminnalliset tavoitteet

Tilinpäätöksen 2010 toteutumatiedot merkitään TP 2010 sarakkeeseen, mikäli sama tavoite ja sitä kuvaava mittari on sisältynyt vuoden 2010 tavoitteisiin.

Sarakkeeseen ”Toteutunut 31.7.2011” ilmoitetaan mittarin arvo seitsemän kuukauden ajalta, mikäli se on mitattu tai on muuten saatavissa. Varsin moni mittari voi olla vuositason mittari, eikä tähän ajankohtaan ole saatavissa mittariarvoa.

Sarakkeeseen ”Ennuste 31.12.2011” merkitään ennuste mittarin arvosta vuoden lopulla ja valitaan liikennevalojen väri seuraavasti:

Punainen väri vaatii aina myös virastopäällikön/liikelaitosjohtajan lyhyen selvityksen siitä, miksi tavoitetta ei tulla saavuttamaan. Selvitys kirjoitetaan lomakkeen lopussa olevaan kohtaan ” Virastopäällikön arvio toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta”.

Jokaisen mittarin kohdalle jätetään vain yksi väri. Jokaiseen pohjalomakkeeseen on lisätty vasempaan yläreunaan värivalo-makro, josta kursorin ollessa kyseisellä rivillä (ei liikennevalon ruudussa) voi valita mittarille joko vihreän, keltaisen tai punaisen valon.

Kaupunginvaltuuston päätöslauselmat

Jokaisesta kaupunginvaltuuston toimielimelle talousarvion päättämisen yhteydessä hyväksymästä lauselmasta kirjoitetaan lyhyt selvitys täyttöpohjassa olevan päätöslauselman alla olevaan Toimenpiteet -lokeroon.

Hallintokuntien talouskortti

Hallintokuntakohtaisiin Word-lomakkeisiin on lisätty talouskortti, jossa on esitäytetty tilinpäätös 2010 ja talousarvio 2011 sarakkeet. Hallintokunnan käyttötalouden ja investointien määrärahojen ja tuloerien toteutuminen 31.7.2011 (1.000 euroina) – sarakkeessa ilmoitetaan erikseen tulojen, menojen ja neton toteutuminen. Sarakkeeseen Muutokset merkitään 31.7.2011 mennessä päätetyt määrärahojen keskeiset siirrot ja/tai hyväksytyt talousarvion muutokset. Määrärahojen, tuloerien ja neton toteutumisennuste merkitään sarakkeeseen ”Ennuste 31.12.2011”. Sarakkeeseen "Ero" merkitään sarakkeiden talousarvio muutoksin ja ennuste 31.12.2011 erotus. Talouskortissa määrärahojen, tuloerien tai neton toteutuminen osoitetaan vihreällä tai punaisella liikennevalolla.

Kohtaan ”Virastopäällikön kuvaus toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta” kirjoitetaan virastopäällikön lyhyt sanallinen selvitys talouden toteutumisesta.

Talouskortin ennustetietojen 31.12.2011 tulee olla yhteneväiset BPC:n ennustepohjiin (Ennuste 2011) tallennettujen tietojen kanssa.

Talouden seuranta- ja ennustetiedot

Talouden seuranta ja ennusteet toteutetaan ensimmäisen kerran SAP/BPC- ohjelmalla. Ohjeet löytyvät NeTkusta kohdasta Tietohallinto- ja järjestelmät/Käytössä olevat tietojärjestelmät/Alfa BPC taloussuunnittelu/Alfa käyttöohjeet taloussuunnittelu.

Heinäkuun kirjanpito suljetaan 8.8.2011 ja toteutumistiedot ovat BPC:ssä 10.8.2011. Talouden toteutumisennusteet on tallennettava järjestelmään 22.8.2011 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei voi enää tallentaa järjestelmään.

Talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, jotka on tehty heinäkuun loppuun mennessä, pyritään tallentamaan 8.8.2011 mennessä BPC:hen.

Toimintatulojen ja – menojen toteutumisennuste

Talouden toteutumisennusteet 31.12.2011 laaditaan BPC-ennustepohjan mukaisesti. Käyttötalousosan ennusteet tehdään tulosaluetasolla tiliryhmittäin.

Sosiaali- ja terveystoimen Työllisyyspalveluyksikkö hoitaa työllisyysmäärärahan seurannan ja määrärahan käyttö toteutuu myös ko. yksikön tilillä. Työllisyyspalveluyksikkö laatii myös ennusteen työllisyysmäärärahan käytöstä.

Arvioidut käyttöomaisuuden myyntivoitot sisällytetään toteutumisennusteen toimintatuloihin silloin, jos hallintaoikeus luovutettuun omaisuuteen tapahtuu tämän vuoden puolella.

Toteutumisennusteeseen sisällytetään toimielinten väliset sisäiset menot ja tulot. Toimielinten eri tulosyksiköiden keskinäiset sisäiset menot ja tulot eivät ole toimielinten talousarvioissa, jolloin niitä myöskään sisällytetä toteutumisennusteisiin.

Keskitettyjen tukitoimintojen menot ja muut keskitetyt erät perustuvat SAP – sisäisiin sopimuksiin, joiden laadinta ja syöttö toiminnan ohjausjärjestelmään ovat pääosin valmiina ennustetta laadittaessa ja sisältyvät siten BPC:n tietoihin. Jos viraston tai liikelaitoksen tiedossa on merkittäviä toiminnallisia muutoksia, huomioidaan ne ennusteessa sarakkeessa puuttuvat kirjaukset (menoa vähentävänä tai lisäävänä). Tällaisia muutoksia voivat olla esimerkiksi vuokrasopimuksen irtisanominen tai uuden vuokrasopimuksen solmiminen.

Investointitulojen ja – menojen toteutumisennuste

Pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustulojen ennusteeseen otetaan mukaan luovutustulot, jos omaisuuden hallintaoikeus siirtyy ostajalle vuoden 2011 loppuun mennessä. Myyntivoiton osuus arvioidaan ja merkitään erikseen ennusteeseen.

Investointien ennusteet tehdään hankekohtaisesti. Raportti annetaan tasolla, joka on kaupunginvaltuustoon nähden sitova.

Liikelaitokset

Liikelaitokset täyttävät tuloslaskelma- ja rahoituslaskelman ennustepohjat sekä investointien ennustepohjan kohteittain/ryhmittäin.

Liite 1                                 Tarkastuslautakunta, Toiminnan ja talouden seurantaraportti 2011, 31.7.2011

Kaupunginreviisori Kari Koivuluhta:

Ehdotus       Tarkastuslautakunta päättää merkitä lautakunnan toiminnan ja talouden seurantaraportin heinäkuun 2011 lopun tilanteesta tiedoksi.