Turun kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut Turun kaupunginvaltuuston toimikautta 2009 - 2012 vastaavilta vuosilta
1.Hankinnan kohde
Turun kaupunki pyytää tarjoustanne kuntalain (365/1995 muutoksineen) 9. luvun mukaisen julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen (JHTT-tilintarkastuksen) suorittamisesta kaupunginvaltuuston toimikautta 2009-2012 vastaavilta vuosilta kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksen johtosäännön (liite 4) edellyttämällä tavalla siten, että tarkastuksessa noudatetaan JHTT ry:n suositusta ”Hyvä tilintarkastustapa julkishallinnossa”.
Tarjottavan palvelun on täytettävä vaatimukset, jotka perustuvat sopimuskaudella voimassa olevaan lakiin tai sen nojalla annettuun asetukseen tai viranomaismääräykseen ja jotka ovat voimassa sopimuksen tekohetkellä tai jotka ovat silloin julkaistu ja säädetty tulemaan voimaan sopimuskauden aikana.
Turun kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelut eivät kuulu tämän hankinnan piiriin.
2.Työn laajuus ja tarkastuspäivien määrä
Kuntalain mukaisen hallinnon ja talouden JHTT-tilintarkastuksen laajuus valtuustokaudella 2009 – 2012, josta tarjous pyydetään ja, jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 130 tarkastuspäivää (á 7,5 h) vuodessa (yhteensä 520 tarkastuspäivää valtuustokaudella).
Näistä tulee olla vastuunalaiseksi nimetyn JHTT-tilintarkastajan tarkastuspäiviä vähintään 50 / vuosi. Tarkastusryhmään nimettävistä muista tarkastajista ainakin yhden tulee olla hyväksytty tilintarkastaja. Avustavan tarkastushenkilöstön suorittamien tarkastuspäivien lukumäärä saa olla vuotta kohti korkeintaan 50.
Mikäli tarjoaja katsoo, että lakisääteinen tilintarkastus edellyttää edellä olevasta olennaisesti poikkeavaa työpanosta, tulee tarjoajan esittää perustelut sille jo tässä tarjouspyynnössä kysymyksille varattuun määräaikaan mennessä.
Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta. Tarkastustyön kulusta ja tehdyistä havainnoista on lautakunnalle informoitava vähintään neljä kertaa vuodessa ja useamminkin lautakunnan niin päättäessä. Tilintarkastajalta edellytetään, että hän raportoi tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla ja tarvittaessa osallistuu lautakunnan kokouksiin.
Tilintarkastuskertomus on luovutettava tarkastuslautakunnalle kunkin tilikauden päättymisen jälkeisen huhtikuun loppuun mennessä.
3.Lisätoimeksiannot
Tarkastuslautakunta voi määrärahojen puitteissa sopia valitun tarjoajan kanssa tarpeellisina pitämiensä erityistarkastusten, selvitysten ja tutkimusten suorittamisesta.
Tilintarkastaja ei saa ilman tarkastuslautakunnan etukäteen antamaa suostumusta ottaa vastaan lisätoimeksiantoja tai muita tehtäviä Turun kaupungilta tai sen määräämisvallassa olevilta yhteisöiltä tai säätiöiltä. Lisätoimeksiannot eivät saa vaarantaa tilintarkastajan riippumattomuutta.
Tilintarkastajan omistaja- ja taustayhteisöjen Turun kaupungilta tai sen määräämisvallassa olevilta yhteisöiltä tai säätiöiltä saamista toimeksiannoista on ilmoitettava viipymättä tarkastuslautakunnalle.
4.Hankintamenettely
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia ja soveltuvin osin Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 1994, www.turku.fi/tarjouspyynnot).
Hankintailmoitus on lähetetty Hilma-palveluun julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa EU:n laajuisesti 12.12.2008.
Tarjouspyyntöasiakirjat ovat olleet saatavilla Turun kaupungin Internet -sivuilla osoitteessa www.turku.fi/tarjouspyynnot.
5.Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus
Turun kaupungin väkiluku on 175 286 ja kaupungin henkilöstömäärä on 13 715 (tilanne 31.12.2007). Turun kaupunki on kaksikielinen.
Tiedot Turun kaupungin tilinpäätöksestä vuodelta 2007 saa internetosoitteesta: http://www.turku.fi/Public/default.aspx?nodeid=4987&culture=fi-FI&contentlan=1
(liite 7: Turun kaupungin tilinpäätös vuodelta 2007). Tiedot ovat päteviä vain, mikäli ne eivät ole ristiriidassa tarjouspyynnössä ilmoitettuihin tietoihin.
Tiedot Turun kaupungin vuoden 2009 talousarviosta ja vuosien 2009-2011 taloussuunnitelmasta saa internetosoitteesta: http://www.turku.fi/Public/default.aspx?nodeid=3759&culture=fi-FI&contentlan=1
(liite 8: Turun kaupungin vuoden 2009 talousarvio ja vuosien 2009-2011 taloussuunnitelma. )
Taustatietoja Turun kaupungista, sen organisaatiosta, toiminnasta ja taloudesta saa Turun kaupungin internetsivuilta osoitteessa: http://www.turku.fi.
6.Kuvaus Turun kaupungin organisaatiosta sekä talous- ja muusta hallinnosta
Turun kaupungin hallintosäännössä määrätään Turun kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä ja hallinnosta. Hallintosäännön ohella toimintaa ohjataan muilla johtosäännöillä. Kaupungin taloudenhoidosta sekä talouden ja hallinnon tarkastuksesta määrätään erillisillä johtosäännöillä.
Liite 4 Hallinnon ja talouden tarkastuksen johtosääntö
http://www.turku.fi/Public/default.aspx?app=40&nodeid=3759
Liite 10 Taloussääntö
Kaupunginvaltuuston hyväksymä kaupunginhallituksen johtosääntö määrittelee kaupunginhallituksen, kaupunginhallituksen jaostojen ja kaupunginhallituksen alaisen keskushallinnon sekä kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien tehtävät ja toimivaltuudet ja suhteet kaupungin muihin toimielimiin. Keskushallintoon kuuluvat kaupungin johto, vastuualueet, Turun seudun kehittämiskeskus, sisäinen tarkastus ja toimintasäännössä nimetyt palvelukeskukset.
Liite 6 Kaupunginhallituksen johtosääntö
http://www.turku.fi/Public/default.aspx?app=40&nodeid=3759
Liite 9 Keskushallinnon toimintasääntö
7.Kuvaus Turun kaupungin tarkastustoimesta, tehtävistä ja työpanoksesta
Tarkastuslautakunta
Tarkastuslautakunnassa on 13 jäsentä. Tarkastuslautakunnan tehtävät on määritelty kuntalaissa ja Turun kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksen johtosäännössä.
Revisiotoimisto
Revisiotoimisto on tarkastuslautakunnan alainen virasto. Revisiotoimiston tehtävät on määritelty hallinnon ja talouden tarkastuksen johtosäännössä.
Revisiotoimistossa on tällä hetkellä kuusi vakanssia, jotka ovat kaupunginreviisorin lisäksi kolme tarkastuspäällikön, yksi tarkastussihteerin ja yksi toimistosihteerin vakanssi.
Sisäinen tarkastus
Kaupunginvaltuuston hyväksymän kaupunginhallituksen johtosäännön mukaan sisäinen tarkastus kuuluu kaupunginhallituksen alaiseen keskushallintoon.
Kaupunginhallituksen hyväksymän keskushallinnon toimintasäännön mukaan kaupunginjohtajan alaisuudessa toimivan sisäisen tarkastuksen tehtäväalueena on:
-kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintojen ja valvontajärjestelmien tarkastaminen ja arviointi sekä riskienhallinnan arviointi kaupunginjohtajan toimeksiannoista ja hänelle raportoiden
-sisäisen tarkastuksen palvelujen tuottaminen kaupunkikonsernin yhteisöille.
Sisäinen tarkastus on keskushallinnon toimintasäännön mukaan hoidettava siten, että työn tulos ja raportointi palvelee myös ulkoisen tilintarkastuksen tarpeita. Sisäisen tarkastuksen päällikkönä on tarkastusjohtaja. Sisäisen tarkastuksen toimistossa on tarkastusjohtajan lisäksi keskimäärin kahdeksan henkilöä.
Kaupungin tarkastustoimen työpanos
JHTT-tilintarkastajalla on käytettävissä kaupungin tarkastusorganisaation työn tulokset ja raportointi lainsäädännön mukaisesti.
Muu tarkastus
Tarkastuslautakunta voi määrärahojen puitteissa antaa myös muulle henkilölle tai yhteisölle kuin valitulle tarjoajalle toimeksiantoja tarpeellisina pitämiensä erityistarkastusten, selvitysten ja tutkimusten suorittamisesta.
8.Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu
Tarjousten käsittely
Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan.
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:
1.Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
2.Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3.Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen
valinta
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Turun kaupunki pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä.
Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan (palvelun) toteuttamiseksi. Tarjoajan on täytettävä tarjouspyynnössä mainitut kelpoisuusehdot. Tarvittaessa edellytysten täyttymisestä voidaan pyytää lisäselvityksiä.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa tarkistetaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia.
Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu
Niistä tarjouksista, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjoukselle asetetut vaatimukset ja selvitykset, valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin.
9.Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja selvitykset
Tarjoajalla tulee olla riittävät rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä ja laatua koskevat edellytykset hankittavan palvelun toteuttamiseksi. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan edellytyksiä hankittavan palvelun toteuttamiseksi. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kunkin vaatimuksen kohdalla mainittu selvitys. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan soveltuvuuttaan koskevia tietoja tai joka laiminlyö vaadittavien tietojen antamisen.
Hankintayksikkö voi halutessaan pyytää tarjoajia täydentämään tai täsmentämään tarjoajan soveltuvuutta koskevia selvityksiä ja muita asiakirjoja sekä oma-aloitteisesti hankkia tarjoajia koskevia selvityksiä yhteisötietojärjestelmästä tai luottotietojärjestelmästä.
Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset:
Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden esittämisestä.
-Tarjoajaa taikka sen johtohenkilöä tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla julkisista hankinnoista annetun lain 53 §:ssä luetelluista rikoksista. (Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima)
-Tarjoaja ei ole konkurssissa, purettavana, keskeyttänyt liiketoimintaansa tai liiketoimintakiellossa eikä tarjoajan velkoja ole vahvistettu akordilla, saneerausohjelmalla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa menettelyssä eikä tällaisia menettelyjä ole vireillä. (Kaupparekisterinote)
-Tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö ei ole saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaista tuomiota eikä ole syyllistynyt ammattitoiminnassaan vakavaan virheeseen eikä muutoin ole osoittanut olevansa sopimaton tilintarkastukseen (Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima)
-Tarjoaja on suorittanut verot, sosiaaliturva- ja eläkevakuutusmaksut. (Veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Eläkevakuutusmaksujen osalta työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty)
-Tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. (Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima)
-Tarjoajalla on häiriöttömät luottotiedot. (Luottotietolaitoksen, ei pankin lausunto)
Lisäksi tarjoajan on pyydettäessä toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
Jos tarjoaja ei hyväksyttävästä syystä voi toimittaa em. asiakirjoja, tarjoaja voi osoittaa taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseensa liittyvät tiedot jollakin muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla.
Suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset:
-Tarjoaja on julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan (JHTT-lautakunta) hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Sopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi sekä taloudellisiin ja oikeudellisiin velvoitteisiin ja vastuisiin liittyvien tekijöiden vuoksi Turun kaupunki edellyttää, että hankintasopimus tehdään osakeyhtiömuotoisen JHTT-yhteisön kanssa (Julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan (JHTT-lautakunnan) antama todistus / ote tarjoajan hyväksymisestä / merkitsemisestä JHTT-luetteloon )
-Tarjoajalla on hankittavan palvelun laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimeksiannoista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään yhtä (1) referenssiä vähintään 50000 asukkaan väestöpohjan omaavista kunnista, mikä on kestänyt koko viimeisen valtuustokauden 2005-2008. (Luettelo vuosien 2005 - 2008 toimikauden tärkeimmistä nyt kysymyksessä olevaa palveluhankintaa vastaavista toimeksiannoista ajankohtineen ja toimeksiantajatietoineen.)
-Vastuunalainen tilintarkastaja on julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan (JHTT-lautakunnan) hyväksymä JHTT-tilintarkastaja, jolla on palveluhankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi ammatillista pätevyyttä vastaavista toimeksiannoista. (Julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan (JHTT-lautakunta) antama todistus / ote ehdotetun vastuunalaisen tilintarkastajan merkitsemisestä JHTT-luetteloon. Vastuunalaisen tilintarkastajan ansioluettelo sisältäen tiedot hankinnan kohteeseen liittyvästä koulutuksesta, työkokemuksesta (työkokemuksen määrä ajankohtineen ja toimeksiantajatietoineen), kielitaidosta sekä mahdollisesta koulutuksen antamisesta ja kirjallisesta tuotannosta.) Tilaaja pitää ehdottomana vaatimuksena, että riittävä ammattitaito ja pätevyys säilyvät edellytetyllä tasolla koko tarkastuskauden ajan.
-Tarjoajalla ja palvelusta vastaavilla henkilöillä on edellytykset riippumattoman tilintarkastuksen toimittamiseen. (Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima)
-Tarjoajalla on palveluhankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankinnan (palvelun) toteuttamiseen. Työntekijöillä on oltava hyvä suomenkielen taito (Selvitys tarkastusryhmän jäsenistä: palvelua suorittavien hyväksyttyjen tilintarkastajien (JHTT, KHT, HTM), erityisasiantuntijoiden sekä avustavan tarkastushenkilöstön koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Selvityksessä tarkastusryhmästä ei tule esittää sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole työtilanteen tai muun todennäköisen syyn takia toimeksiantajan käytettävissä ja, jotka eivät tosiasiallisesti osallistu palvelun toteuttamiseen. Mikäli toimeksiannoissa käytettävässä henkilöstössä tapahtuu muutoksia, tulee uudet työntekijät hyväksyttää tilaajalla. Tilaaja pitää ehdottomana vaatimuksena, että riittävä ammattitaito ja pätevyys säilyvät edellytetyllä tasolla koko tarkastuskauden ajan.)
-Erityisasiantuntijalla tarkoitetaan muun muassa verotuksen, arvonlisäverotuksen, tietojärjestelmien/ IT-kontrollien, hankintojen, sisäisen valvonnan (kuntakonsernivalvonnan) ja riskienhallinnan, kuntia koskevan rahoituksen, talouden, hallinto- ja erityislainsäädännön asiantuntijoita.
-Selostus tarkastuksen perustana olevasta riskianalyysistä (Kuvaus voi olla tarjoajan itsensä laatima)
-Kuvaus tarkastusprosessista. (Kuvaus voi olla tarjoajan itsensä laatima)
-Kuvaus laadunvalvontajärjestelmästä ja laadunvarmistuksesta.( Kuvaus voi olla tarjoajan itsensä laatima)
Mikäli tarjoaja aikoo antaa osan sopimuksesta alihankintana kolmansille osapuolille, on annettava tarjouksessa selvitys siitä miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi, sekä ilmoitettava ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Turun kaupunki voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa.
10.Tarjoukselle asetettavat vähimmäisvaatimukset
Tarjotun palvelun ja tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjous tulee laatia suomen kielellä ja tarjouksen liitteiden tulee olla suomenkielisiä.
Tarjouksen voimassaolo
Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 30.6.2009 saakka.
Tarkastusryhmä
Tarkastusryhmään kuuluvat sekä vastuunalainen JHTT-tilintarkastaja että muut työntekijät, jotka kaikki tulee nimetä ja pätevyydet ilmoittaa tarjouslomakkeessa 2 (liite 2). Tarkastusryhmään tulee kuulua vastuunalaisen tilintarkastajan lisäksi vähintään yksi erityisasiantuntija.
Tarjoushinnat
Tarjoushinnat tulee ilmoittaa ja eritellä tarjouslomakkeella, liite 1. Tarjouksessa tulee antaa lakisääteistä tilintarkastusta koskeva kiinteä kokonaishinta ilman arvonlisäveroa jaoteltuna vuosille 2009, 2010, 2011 ja 2012. Vuosittaisen kokonaishinnan on muodostuttava tarjouslomakkeessa 1 laskemalla yhteen vastuunalaisen JHTT-tilintarkastajan ja eri pätevyysluokkien tarkastuspäivät kerrottuna niiden päivähinnoilla. Koko tarjouksen kokonaishinta muodostuu laskemalla em. vuosittaiset kokonaishinnat yhteen koko sopimuskaudelta 2009 – 2012.
Tarjouslomakkeesta tulee ilmetä tarkastusryhmään nimettyjen eri pätevyysluokkiin kuuluvien työntekijöiden päivähinnat, joita sovelletaan myös tilattaessa lisätoimeksiantoja. Toimeksiannon saaja sitoutuu tekemään lisätoimeksiannot edellä mainittujen tarjouslomakkeessa 1 ilmoitettujen pätevyysluokkakohtaisten päivähintojen mukaan.
Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouslomakkeella ilmoitetut hintatiedot. Tarjouslomaketta ei saa muuttaa. Muulla tavalla ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon.
Tarjotut hinnat ovat sitovia koko sopimuskauden ajan.
Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomana. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.
Mikäli viranomaisten määräämien julkisten maksujen tai arvonlisäveron suuruus tai kantamisperuste muuttuu joko säädösmuutoksen tai verotuskäytännön muuttumisen vuoksi, palvelujen hinnat muuttuvat vastaavasti.
Hintojen tulee sisältää kaikki kulut, mukaan lukien matka- ja majoituskustannukset, päivärahat ja ylityökorvaukset, eikä niitä veloiteta erikseen. Toimeksiannon saaja ei myöskään ole oikeutettu veloittamaan korvausta matka-ajasta.
Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä.
Tarjouslomaketta ei ole sallittua millään tavoin muuttaa. Mikäli tarjoaja ei veloita jostain hintaliitteellä olevasta palvelusta tai tarjoa jonkin pätevyysluokan suorittajan palvelua, tulee kyseiseen kohtaan merkitä 0 euroa.
11.Vaihtoehtoinen tarjous
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
12.Osatarjous
Osatarjouksia ei hyväksytä.
13.Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu
Tarjoajan tulee täyttää tarjouslomakkeet 1 ja 2 (liitteet 1 ja 2).
Niistä tarjouksista, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjoukselle asetetut vaatimukset ja selvitykset, valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin, seuraavia kriteereitä käyttäen.
Arviointiperusteet ovat seuraavat:
1.Hinta yht. 54 % (max 54 pistettä) – tarjouslomake 1
1A) Kokonaishinta (max 45 pistettä.),
Halvimman kokonaishinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 45 vertailupistettä. Muiden tarjousten hintavertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = halvimman tarjouksen hinta jaetaan asianomaisen tarjouksen hinnalla ja kerrotaan luvulla 45.
Vuosittaisen kokonaishinnan on muodostuttava tarjouslomakkeessa 1 laskemalla yhteen vastuunalaisen JHTT-tilintarkastajan ja eri pätevyysluokkakohtaiset tarkastuspäivät kerrottuna niiden päivähinnoilla. Koko tarjouksen kokonaishinta muodostuu laskemalla em. vuosittaiset kokonaishinnat koko sopimuskaudelta 2009 – 2012.
1.B) Erityisasiantuntijan päivähinta (max 9 pistettä)
Erityisasiantuntijan vuosittaiset päivähinnat lasketaan yhteen vuosilta 2009 – 2012 ilman arvonlisäveroa.
Halvimmat erityisasiantuntijan päivähinnat yhteensä sopimuskaudella (yhden päivän hinnat vuosilta 2009 -2012 yhteenlaskettuna) tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 9 vertailupistettä. Muiden tarjousten hintavertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = halvimmat erityisasiantuntijan päivähinnat yhteensä sopimuskaudella tarjonneen tarjouksen hinta jaetaan asianomaisen tarjouksen hinnalla ja kerrotaan luvulla 9.
2.Laatu yht. 46 % (max 46 pistettä) – tarjouslomake 2
2A) Vastuunalaiseksi nimetyn JHTT-tilintarkastajan työkokemus vastuunalaisena tilintarkastajana toimimisesta 1.1.2001 jälkeen yli 50000 asukkaan kunnissa. (max 13 pistettä).
Työkokemus ilmoitetaan 1.1.2001 – 31.12.2008 väliseltä ajanjaksolta kalenteripäivinä, joiden aikana ollut nimettynä yli 50000 asukkaan kunnan vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi. (Kalenteripäivien määrä on vuosittain 365 lukuun ottamatta karkausvuotta jolloin kalenteripäivien lukumäärä on 366.)
Maksimi 13 vertailupistettä tässä 2A)- osiossa saa se tarjoaja, jonka vastuunalaiseksi nimetyllä JHTT-tilintarkastajalla on eniten työkokemusta vastuunalaisena JHTT-tilintarkastajana toimimisesta laskettuna kalenteripäivinä 1.1.2001 – 31.12.2008 välisenä aikana. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: asianomaisen tarjoajan ilmoittaman vastuunalaisen JHTT-tilintarkastajan työkokemus vastuunalaisena JHTT-tilintarkastajana ilmoitettuna kalenteripäivien määränä jaetaan ajallisesti eniten vastuunalaisena toimineen vastuunalaisen JHTT-tilintarkastajan kokemusta osoittavien kalenteripäivien määrällä ja kerrotaan luvulla 13.
2B)Tarkastusryhmän jäsenten auktorisoinnit / suoritetut tutkinnot (max. 13 pistettä)
Tarkastusryhmästä otetaan vertailussa huomioon tarjoajan nimeämä yksi henkilö/pätevyysluokka. Taulukkoon 2 pätevyysluokittain nimetyn henkilön kohdalla merkitään jokaisen auktorisoinnin ja suoritetun tutkinnon kohdalle arvo 1, jos henkilöllä on ko. auktorisointi tai suoritettu tutkinto. Muussa tapauksessa merkitään arvo 0. Vertailussa jokaisessa pätevyysluokassa nimetyn henkilön auktorisointeja ja suoritettuja tutkintoja painotetaan vertailulukuja laskettaessa seuraavasti:
-JHTT-lautakunnan hyväksymä julkishallinnon ja -talouden tilintarkastaja (JHTT), painokerroin 2
-Keskuskauppakauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja (KHT), painokerroin 1,5
-Kauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja (HTM), painokerroin 1
-
Pätevyysluokassa D erityisasiantuntijat vertailussa otetaan huomioon vain CIA ja CISA – tutkinnot.
Pätevyysluokittain painokertoimella laskettu auktorisointien ja tutkintojen lukumäärä kerrotaan luvulla, joka saadaan laskemalla lomakkeessa 1 sopimuskaudella kokonaishintaan tarjottujen ko. pätevyysluokan tarkastuspäivien yhteismäärä jaettuna luvulla 520 (sopimuskauden tarkastuspäivät yhteensä 130 pv * 4 vuotta = 520 pv). Tällä tavalla pätevyysluokittain saadut luvut lasketaan yhteen, joka on tarjouksen tämän osion (tarkastusryhmän pätevyysluokkakohtaisten jäsenten auktorisoinnit /suoritetut tutkinnot) vertailuluku.
Suurin vertailuluku saa 13 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen tämän osion vertailuluku jaetaan suurimmalla vertailuluvulla ja kerrotaan luvulla 13.
Työkokemusta vertailtaessa tarkastusryhmästä otetaan huomioon tarjoajan nimeämä yksi henkilö/pätevyysluokka. Taulukkoon 2 pätevyysluokittain nimetyn henkilön kohdalla merkitään työkokemus tarkastuspäivinä (laskutetut päivät) alla olevien kuntakokoluokkien mukaan 1.1.2001 – 31.12.2008 väliseltä ajanjaksolta. Työkokemusta pätevyysluokittain painotetaan eri kokoisissa kunnissa seuraavasti:
a. alle 50.000 asukasta, painokerroin 1.
b. 50.000 – 100.000 asukasta, painokerroin 1,5.
c. yli 100.000 asukasta, painokerroin 2.
Pätevyysluokittain painokertoimella lasketut laskennalliset tarkastuspäivät kerrotaan luvulla, joka saadaan laskemalla sopimuskaudella kokonaishintaan lomakkeessa 1 tarjottujen ko. pätevyysluokan tarkastuspäivien yhteismäärä jaettuna luvulla 520 (sopimuskauden tarkastuspäivät yhteensä eli 520 pv). Tällä tavalla pätevyysluokittain saadut luvut lasketaan yhteen, joka on tarjouksen tämän osion (tarkastusryhmän pätevyysluokkakohtaisesti nimettyjen jäsenten työkokemus) vertailuluku.
Suurin vertailuluku saa 20 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen tämän osion vertailuluku jaetaan suurimmalla vertailuluvulla ja kerrotaan luvulla 20.
14.Hankintapäätös, sopimus ja sopimuskausi
Toimikaudelle 2005 – 2008 valittu tarkastuslautakunta valmistelee kilpailutuksen ja hyväksyy tarjouspyynnön. Toimikaudelle 2009 – 2012 valittu tarkastuslautakunta tekee valtuustolle varsinaisen valintaehdotuksen tilintarkastajasta. Hankintapäätöksen Turun kaupungin hallinnon ja talouden tilintarkastajan valinnasta tekee toimikaudelle 2009 - 2012 valittu Turun kaupunginvaltuusto.
Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti tarjouspyynnön liitteenä olevaan sopimusluonnokseen. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Mikäli tarjoaja katsoo, että sopimusehdot ovat ristiriidassa hallinnon ja talouden tarkastusta koskevan lainsäädännön tai noudatettavan tilintarkastustavan kanssa, tulee tarjoajan esittää perustelut sille jo tässä tarjouspyynnössä kysymyksille varattuun määräaikaan mennessä. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan puutteellisilta osin täsmentää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa.
Turun kaupunkia sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintayksikköä sitova sopimus palveluhankinnan kohteesta syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen.
Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen.
Sopimus solmitaan yhden tarjoajan kanssa. (Sopimusluonnos liitteenä 3).
Mikäli olennaisia, tilintarkastuksen suorittamiseen vaikuttavia muutoksia tapahtuu, niiden vaikutuksista tilintarkastukseen neuvotellaan erikseen.
Turun kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden toimikautena ovat Turun kaupunginvaltuuston toimikautta 2009 - 2012 vastaavat vuodet. Sopimus on voimassa valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tilintarkastuksen vaatiman ajan. Määräaikaisena toimeksianto ja toimikausi päättyvät ilman irtisanomista.
15.Päätöksestä ilmoittaminen
Hankintapäätöksestä toimitetaan kirjallinen ilmoitus kaikille tarjoajille.
Hankintapäätökseen voi hakea muutosta siten kuin päätöksessä mainitaan. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen perusteella.
16.Hankinnassa noudatettavat asiakirjat
Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä:
1) Sopimus
2) Tarjouspyyntö 9.12.2008 (drno 11279-2008) liitteineen
3) Toimeksiannon saajan tarjous xx.x.200x liitteineen (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan)
4) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994, www.turku.fi/tarjouspyynnot)
17.Asiakirjojen julkisuus
Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esimerkiksi tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto edellä mainituista asiakirjoista heti, kun hankintapäätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Asianosaisella ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin. Salassa pidettävät tiedot tulee tarjouksessa esittää omina liitteinään. Tarjoajan tulee merkitä merkinnällä SALAINEN ne tiedot ja asiakirjat, jotka ovat salassa pidettäviä esimerkiksi liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Turun kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Kokonaishinta ei ole liikesalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
18.Laskutus
Tarkemmat laskutustiedot ovat sopimuksessa.
Turun kaupungille lähetetyt laskut käsitellään pääsääntöisesti sähköisesti. Lisätiedot verkkolaskutuksesta www.turku.fi/laskuttam
19.Tarjouksen toimitusosoite
Sitova suomenkielinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään 30.1.2009 klo 12.00 osoitteeseen:
Turun kaupunki
Hankinta- ja logistiikkakeskus
PL 630
20101 Turku
(Käyntiosoite: Käsityöläiskatu 10, 2. krs, 20100 Turku)
Kuoreen merkintä "Tarjous: tilintarkastuspalvelut”.
Tarjous ei saa olla ehdollinen.
Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon, vaan ne palautetaan avaamattomana lähettäjälleen.
Turun kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä.
Yksi tarjoaja voi tehdä ainoastaan yhden tarjouksen.
Hallintolain (434/2003) 4 luvun 17.1 §:n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
20.Hankintaan liittyvät kysymykset
Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa suomenkielisinä viimeistään 8.1.2009, kello 12.00 sähköpostilla osoitteeseen hankinnat@turku.fi. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite ”Kysymys: tilintarkastuspalvelut”.
Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään 16.1.2009 sähköisesti osoitteessa www.turku.fi/tarjouspyynnot. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön.
Hankinnan yhteyshenkilö on kaupunginreviisori Kari Koivuluhta (02) 2627 300 tai 050 - 5278 265. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia.
TURUN KAUPUNKI
Tarkastuslautakunta
Katri Sarlund
tarkastuslautakunnan puheenjohtaja
LIITTEET
Liite 1 Tarjouslomake 1
Liite 2 Tarjouslomake 2
Liite 3 Sopimusluonnos Turun kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista Turun kaupunginvaltuuston toimikautta 2009 - 2012 vastaavilta vuosilta
Liite 4 Hallinnon ja talouden tarkastuksen johtosääntö, (kv. 18.11.1996 § 281)
http://www.turku.fi/public/default.aspx?nodeId=3910
Liite 5 Hallintosääntö, (4.10.2004 § 255)
http://www.turku.fi/public/default.aspx?nodeId=3910
Liite 6 Kaupunginhallituksen johtosääntö, (kv 9.6.2008 § 107)
http://www.turku.fi/public/default.aspx?nodeId=3910
Liite 7 Turun kaupungin tilinpäätös vuodelta 2007
http://www.turku.fi/public/default.aspx?nodeid=4987&culture=fi-FI&contentlan=1
(Em. sisältää myös Turun kaupungin kuntakonsernin kokonaisuudessaan, toimintakertomus s. 26)
Liite 8 Turun kaupungin vuoden 2009 talousarvio ja vuosien 2009-2011 taloussuunnitelma
http://www.turku.fi/public/default.aspx?nodeid=3759&culture=fi-FI&contentlan=1
Liite 9 Keskushallinnon toimintasääntö (kh 2.6.2008, § 338)
Liite 10 Taloussääntö (kv 22.01.2007 § 22)