Joukkoliikennejohtaja Sirpa Korte 6.2.2013:

Lautakunta on yleensä valtuustokauden ensimmäisessä kokouksessaan päättänyt omasta kokouskäytännöstään. Lautakunta on päättänyt kokouskäytännöksi toimikaudekseen mm. seuraavista asioista:

•esityslistan jakamisesta, pöytäkirjan tarkastamisesta, pöydällepanotavasta, lisälistan asioiden käsiteltäväksi ottamistavasta, punaiselle ”ei julkisuuteen” –listalle otettavista asioista ja myös punaisen listan jakelusta,

•aloitteiden ja joukkoliikenteeseen liittyvien huomautusten ilmoitustavasta ja

•kokousajankohdasta sekä -paikasta.

Varajäsenen kutsumisesta kokoukseen on päätetty kaupunginvaltuuston 17.12.2012 hyväksymässä hallintosäännössä, jonka mukaan toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenensä kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle.

Ehdotus        Turun kaupunkiseudun joukkoliikennelautakunta päättää kokouskäytännöksi seuraavaa:

•Esityslista jaetaan postitse varsinaisille jäsenille ja varajäsenille vähintään kaksi päivää ennen kokousta. Tiedotusvälineet ja muut joukkoliikenteen toimijat saavat listat netin välityksellä, tarvittaessa postitse. Esityslista lähetetään myös sähköpostitse niille jäsenille tai varajäsenille, jotka ilmoittavat listan etukäteen tarvitsevansa. Mahdollisista lisäkokouksista tai kokousajanmuutoksista voidaan ilmoittaa myös sähköpostilla tai tekstiviestillä. Kaupungin siirryttyä sähköiseen kokousmenettelyyn lautakunnan varsinaisille jäsenille annetaan käyttöön iPadit eikä tämän jälkeen paperisia esityslistoja enää lähetetä.

•Puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla on oikeus saada käyttöönsä Turun kaupungin kannettava tietotokone.

•Kokoustiedotus on luettavissa internetissä kokouksen jälkeen jo ennen pöytäkirjan valmistumista.

•Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua jäsentä istumajärjestyksen mukaan vasemmalta ja oikealta vuorojärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan joukkoliikennetoimistossa. Joukkoliikennetoimisto antaa tiedon pöytäkirjan valmistumisesta tarkastajille ja tarkastus tehdään viimeistään viikon kuluessa kokouspäivästä. Pöytäkirja pidetään kuntalain mukaisesti nähtävänä kaikissa toimialueen kunnissa tarkastuspäivää seuraavana maanantaina.

•Asiaa ensimmäistä kertaa käsiteltäessä se jää pöydälle kannatetusta pöydällepanoehdotuksesta, jollei puheenjohtaja ole ennen käsittelyä todennut, että asian kiireellisyydestä johtuen asia jää pöydälle vain enemmistön päätöksellä.

•Lisälistaa ei oteta käsittelyyn, kun on tehty kannatettu käsittelyä vastustava ehdotus.

•Punainen ”ei julkisuuteen” – lista jaetaan varsinaisille ja varajäsenille.

•Joukkoliikenteeseen liittyvät aloitteet on tehtävä kirjallisena. Aloitteet on myös lähetettävä viimeistään kaksi päivää kokouksesta Word-tiedostona joukkoliikennetoimistoon, sähköpostiosoitteeseen joukkoliikennetoimisto@turku.fi.

•Joukkoliikenteen käytännön toimiin liittyvät huomautukset, esim. epäkohdista liikenteessä, tulee tehdä suoraan joukkoliikennetoimistoon asiakohdan parantamisen nopeuttamiseksi.

•Kokouspäivä on pääsääntöisesti keskiviikko. Kevään 2013 kokoukset pidetään Turun kaupungin ympäristötoimialan kokoushuone Bryggmanissa, os. Puolalankatu 5, (2. krs.). Poikkeuksena on torstain 2.5.2013 kokous, jonka kokouspaikkana on Turun Kiinteistöliikelaitoksen kokoushuone Tuuminki, os. Puutarhakatu 1, (1.krs.).