Hyvinvoinnin palvelukokonaisuus, ylihoitaja Minna Ylönen, asiantuntijasairaanhoitaja Leena Jalonen ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen, 9.11.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin hyvinvoinnin palvelukokonaisuus on pyytänyt tarjouksia joulumuistamiset henkilökunnalle hankinnasta kolmelta (3) tarjoajalta, joiden kanssa on sopimukset ruokapalveluiden tuottamisesta tai catering-palveluista. Joulumuistamisilla halutaan yhdenmukaistaa erilaiset joulukahvitarjoilut ja samalla kiittää henkilökuntaa kuluneesta raskaasta vuodesta.

Tarjouspyynnössä pyydettiin hintaa joulukassille, joka sai maksaa enintään 9 € (alv 0 %) ja sen tuli sisältää huoneenlämmössä säilyvät yksi suolainen ja yksi makea tuote.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot alittavasta hankinnasta eli ns. pienhankinnasta.

Tarjouspyyntö lähetettiin 22.10.2021 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta Arkea Oy:lle, Compass Group Finland Oy:lle ja Unica Oy:lle

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kolmen (3) toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 3.11.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta toimittajilta: Arkea Oy, Compass Group Oy ja Unica Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat ovat täyttäneet tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan halvin osakokonaisuuksittain.

Tarjouspyyntö oli rakennettu niin, että eri osakokonaisuudet olivat erillisillä tarjouspyynnöillä yrityskohtaisesti. Kaikki tarjoajat, joille tarjouspyyntö lähetettiin jättivät tarjoukset. Kaikki tarjoukset hyväksytään ja valitaan kaikki kolme tarjoajaa tuottamaan joulukassit hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden henkilökunnalle.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että ilmoitetut henkilömäärät ovat arvioita eikä Tilaaja sitoudu niihin. Henkilömäärät on katsottu sen mukaan, missä yksiköissä työntekijät työskentelevät.

Jokaiselta toimittajalta pyydettiin kuljetuksen hinta ja kuljetukset toteutetaan sen hinnaston mukaisesti.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan hankinnoista päättää kaupunginhallitus ja lautakunta osaltaan talousarvion puitteissa. Kunkin viranhaltijan oikeus tehdä hankintoja ja sitoumuksia kaupungin nimiin määritellään määrärahojen käyttöoikeuksin ja hankintarajoin talousarvion hyväksymisen yhteydessä taikka erillispäätöksin. Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen (sosterla 15.9.2021 § 322) mukaan tuotantojohtajan hankintavaltuudeksi on määrätty 150 000 euroa.

Tuotantojohtaja Laura Saurama 10.11.2021:

PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että joulumuistamiset hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden henkilökunnalle -hankinnan toimittajaksi valitaan Arkea Oy, Compass Group Finland Oy ja Unica Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus tai tilaus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella tai tilauksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus tai tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

Varsinaiset tilaukset tehdään SAP-järjestelmällä ja kustannukset kohdentuvat tilaavaan yksikköön.

Laura Saurama

tuotantojohtaja

Liite Oikaisuvaatimusohje