Päätearkiston ja potilastietoarkiston hankekuvaus

Hyvinvointitoimiala potilastietoarkistotarve

Potilasarkiston liittäminen kaupungin uuden päätearkistotilan yhteyteen on hyvä ajatus. Arkistoaineistojen tulevaa käsittelyä ja omistajuutta mietittäessä tulee ottaa huomioon sote-uudistus ja sen mahdolliset vaikutukset aineistojen hallinnointiin. Turun kaupunki on oman aineistonsa arkistonmuodostaja ja siten omistaa aineiston siltä ajalta, kun se on syntynyt Turun kaupungin toiminnan aikana. Miten aineistojen omistajuus ratkaistaan sote-uudistuksen jälkeen?

Esimerkkinä voi käyttää psykiatrian toimintojen siirtymistä sairaanhoitopiirille. Turun kaupungin hallinnon aikana syntyneet asiakirjat jäivät Mäntymäen potilasarkistoon ja jos sairaanhoitopiiri tarvitsee niitä, he tekevät asiakirjapyynnön potilasarkistoon. Mikäli toimintatapa tulee olemaan maakunnan aikana samankaltainen, ei potilasarkistotilan tarve katoa kaupungilta minnekään. Potilastiedoilla on lähtökohtaisesti pitkä säilytysaika, joko 120v henkilön syntymästä tai 12v henkilön kuolemasta. Tämän lisäksi muutamana päivänä syntyneiden tiedot säilytetään otantana pysyvästi tutkimustarkoituksiin. En tiedä, onko oikeudellisesti mahdollista irrottaa potilasarkistoa kokonaan pois Turun kaupungin hallinnasta, koska aineisto on syntynyt Turun kaupungin toiminnan tuloksena ja kaupunki siten vastaa tästä aineistosta.

Lausuntopyyntö käsittelee vain potilasarkiston tilatarvetta mutta myös sosiaalipalveluiden tulevat arkistotarpeet olisi hyvä ottaa huomioon uutta arkistotilaa suunniteltaessa. Tällä hetkellä suurin osa sosiaalipalveluiden arkistoista sijaitsee Eskelin talon kellarikerroksessa. Arkistoaineistoa on 3,5 hyllykilometriä ja tila alkaa olla loppumassa. Eskelin arkistotilat eivät osittain täytä arkistotilamääritysten vaatimuksia ja mikäli uutta arkistotilaa suunnitellaan, olisi hyvä ottaa huomioon myös se vaihtoehto, että sosiaalipalveluiden arkistoaineistokin sovittaisiin mukaan tilasuunnitteluun. Sosiaalipalveluissa syntyvää arkistoaineistoa säilytetään pääsääntöisesti kymmeniä vuosia ja osa siitä on otantoja, jotka säilytetään pysyvästi. Sosiaalipalveluiden osalta pitää ottaa huomioon myös se, ettei tietoja vielä mene Kantaan samassa määrin kuin potilastietoja, vaan tämä kehitysprosessi on vasta alussa ja aineistoja on paljon paperimuodossa.

Potilasarkiston muuton toteutus väliaikaisiin tiloihin vanhaan pesularakennukseen on kaikelta osin pahasti myöhässä. Helmikuun 2021 mennessä tulisi nykyisten tilojen olla tyhjiä, eikä näytä kovin todennäköiseltä, että uutta tilaa olisi valmiina vielä silloin. Arkistoaineistoja pystyy muuttamaan noin 100-200 hyllymetriä päivässä järkevällä aikataululla. Jos muuttotyötä tehdään kahdessa tai useammassa vuorossa määrää saadaan lisättyä. Arkistoaineiston muutoissa meillä pitää olla koko ajan paikalla omaa henkilökuntaa molemmissa päissä. Valtaosa potilasaineistosta on arkistoitu potilaskansioihin, ei arkistokansioihin, ja niiden hyllyttämisessä on ehdottomasti tiedettävä mitä on tekemässä. Potilasarkiston nykyinen henkilömäärä on pienin mahdollinen ja riski henkilökunnan uupumiselle on todella suuri. Muuton ajaksi tulee saada käyttöön lisää henkilöstöresursseja, jotta tilanteesta selvitään.

Asiakirjahallinnon suunnittelija

Petri Poikus