Projektipäällikkö Suvi Pajukoski, suunnittelupäällikkö Jaana Halin, controller Pekka Paatonen sekä ratkaisupäällikkö Minna Salakoski 10.8.2018:

Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) -projekti aloittaa Turun hyvinvointitoimialalla sosiaalihuollon liittymisen Kanta-palveluihin. Projektin toiminta-aika on alkuperäisen suunnitelman mukaan ollut 1/2017–12/2018. Projektilla on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen myöntämä valtionavustus 25 % valtionavustukseen oikeuttavista kokonaiskustannuksista (500 000 euroa). Euromääräisesti avustussumma on enintään 89 754 euroa ja se lasketaan aina prosentuaalisesti hyväksytyistä kokonaiskustannuksista. THL katsoi valtionavustukseen oikeuttavien kokonaiskustannusten kokonaissummaksi 359 017 euroa. Kustannuksiin ei hyväksytty investointimenoja, jotka koostuivat asiakastietojärjestelmähankinnoista (YPH Effica). Korjattu budjetti on käsitelty sosiaali- ja terveyslautakunnassa 28.2.2017 § 44.

Järjestelmätoimittajasta johtuvien viivästysten vuoksi suunniteltu siirtoaikataulu ei ole toteutunut ja siksi uusien tietojen arkistointi aloitetaan päihdehuollon osalta marraskuussa 2018. Ennen liittymistä syntyneiden vanhojen asiakastietojen arkistointi on siirtynyt helmikuulle 2019. Viivästysten johdosta projektin toiminta-aikaa tulee pidentää, jotta suunnitellut toimet pystytään toteuttamaan. Projektin toiminta-ajalle haetaan jatkoa rahoittajalta 1-6/2019, jotta pystytään varautumaan mahdollisiin uusiin viivästyksiin ja aloittamaan projektin aikana myös muiden palvelutehtävien Kanta-liittymisen valmistelua.

Toiminta-ajan pidennyksestä on jätettävä muutoshakemus rahoittajalle. Muutoshakemukseen kirjataan myös sosiaalipäivystyksen tietojen rajaaminen pois hankkeesta. Toiminta-ajan pidentyminen aiheuttaa myös tarpeen uusille budjettimuutoksille vuoden 2019 mahdollistamiseksi. Rahoittaja on ilmoittanut, että projektin toiminta-aikaa on mahdollista pidentää, mutta rahoitusta ei voida lisätä. Jos kaikkea rahoituspäätöksen rahoitusta ei käytetä vuosina 2017–2018, niitä voidaan laskuttaa rahoittajalta vuonna 2019.

Uuden budjettiehdotuksen kokonaiskustannukset vuodelle 2019 ovat:

170 835 € ja haettava valtionavustus 42 709 €.

Sosiaalihuollon muiden palvelutehtävien liittyminen Kanta-palveluihin TurkKa-projektin jälkeen

TurkKa-projekti käynnistää Turun sosiaalihuollon liittymisen Kanta-palveluihin päihdehuollon palvelutehtävällä 5.11.2018. TurkKa-projekti tulee aloittamaan ensin uusien asiakastietojen arkistoinnin ja myöhemmin vanhojen, ennen Kanta-palveluihin liittymistä olemassa olleiden asiakastietojen arkistoinnin. VamE (Vammaispalvelujen Effica) -projekti käynnistää puolestaan vammaispalvelun palvelutehtävän liittymisen keväällä 2019. Vuosien 2019–2022 aikana on valmisteltava Kanta-liittymistä myös muiden sosiaalihuollon palvelutehtävien osalta ja varattava siihen riittävät taloudelliset sekä henkilöresurssit. YPH Efficaa asiakastietojärjestelmänä käyttäviä palvelutehtäviä joita suunnittelutarve koskee, ovat työikäisten palvelut, lapsiperheiden palvelut, lastensuojelu, iäkkäiden palvelut ja perheoikeudelliset palvelut. Pegasosta potilastietojärjestelmänä käyttäviä palvelutehtäviä joita suunnittelutarve koskee, ovat muun muassa työikäisten palvelut, lapsiperheiden palvelut, iäkkäiden palvelut (sairaalan sosiaalityö, kasvatus- ja perheneuvola sekä iäkkäiden palvelut).

Kanta-palvelujen käyttöönoton II-vaihe alkaa vuonna 2020 ja silloin pitää jatkaa TurkKa-projektin ja VamE-projektin aloittamaa työtä kehittämällä järjestelmään uusia vaadittuja Kanta-ominaisuuksia. II-vaiheessa käyttöön tulevien uusien toiminnallisuuksien pilotointiin on oletettavasti mahdollista hakea valtionavustusta.

Kanta-liittymisen ja arkistoinnin aloittamisen vaatimat tekniset valmistelut sekä päihdehuollon palvelutehtävän liittyminen I-vaiheen vaatimuksilla hoidetaan kuntoon YPH Effican osalta TurkKa-projektissa. Tällaisia valmistelevia tehtäviä ovat muun muassa sote-varmennekorttien käyttöönotto koko sosiaalipalveluiden osalta, liityntäpisteen valinta sekä ohjelmistoon liittyvät hankinnat. Tämän jälkeen jokaisen palvelutehtävän osalta on muutettava palveluprosessit vastaamaan kansallisia määrityksiä ja koulutettava henkilökunta uuteen toimintatapaan. Työntekijöiden kouluttamista uuteen toimintatapaan tukee kirjaamisvalmennukset, joissa kirjaamisvalmentajia on jalkautettu sosiaalihuollon organisaatioihin. Tämän työn jatkuminen on edellytys onnistuneelle Kanta-liittymiselle. Lisäksi asiakastietojärjestelmään on suunniteltava ja toteutettava vaadittavat prosessimuutokset, otettava käyttöön prosessien vaiheisiin liittyvät asiakasasiakirjat ja dokumentointikäytännöt sekä muutettava käytetty terminologia vastaamaan kansallisia määrityksiä. Muiden palvelutehtävien liittyminen Kanta-palveluihin vaatii palvelualueilta vahvaa sitoutumista, koska substanssin työntekijöiden osallistuminen kehittämistyöhön on välttämätöntä. Kanta-liittyminen ja sen vaatima kehitystyö pitää kulkea rinnakkain sosiaalipalveluiden organisaatiouudistuksen kanssa, joka tulee ottaa huomioon substanssin resurssien osalta.

Turun sosiaalipalveluiden Kanta-liittymisen aikataulu I-vaiheessa 2019–2020 ja II-vaiheessa 2020 alkaen pitää suunnitella. Muiden kuin päihdehuollon ja vammaispalveluiden palvelutehtävän osalta tulee aloittaa liittymisen valmistelu Kanta-palveluihin. Nykytilankuvausten tekeminen on tärkeä aloittaa vuonna 2019. Huolimatta siitä, että vastuu muiden palvelutehtävien liittymisestä Kanta-palveluihin siirtyisi maakunnalle, tulee nykytilankuvaus helpottamaan maakunnan suunnittelemaa tietojärjestelmien konsolidointia ja vanhojen asiakastietojen arkistointia, joka on edellytys asiakastietojen käytettävyydelle tulevassa maakunnassa.

TurkKa-projektin jälkeen tapahtuva tekeminen:

• Nykytilankuvaus asiakastietojärjestelmän, toiminnan ja käytössä olevien asiakasasiakirjojen osalta kaikista puuttuvista palvelutehtävistä
• Prosessien suunnittelu ja toteutus Efficaan
• Henkilöstön koulutus 1,5 työpäivää / henkilö

Tätä varten tarvitaan kahden projektihenkilön resurssia TurkKa-projektin päättymisen jälkeenkin.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 10.8.2018:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää hyväksyä Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin -projektin budjettimuutoksen ja muutoshakemuksen lähettämisen rahoittajalle.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.