Palvelualuejohtaja Sari Ahonen, avopalvelujen johtaja Anne Vuorinen, projektipäällikkö Kaisa Viitamäki ja ratkaisupäällikkö Minna Salakoski:

Kotihoidossa on vuodesta 2011 ollut käytössä Pegasos Mukana kotihoidon mobiilijärjestelmä. Järjestelmän on kehittänyt CGI Suomi Oy. Järjestelmän avulla on pystytty lisäämään asiakastyöaikaa (välitön asiakastyö), kerätty ajantasaisia toimintatietoja ja asiakkaisiin kohdistuvia palvelutietoja. Tämän lisäksi toiminnanohjausjärjestelmän avulla on pystytty muuttamaan toimintaa siten, että työntekijät ovat työpisteissä mahdollisimman vähän kirjaamassa päivän aikana tapahtuneita palvelutapahtumia ja kaikki mahdolliset asiakastietojärjestelmään vietävät tiedot tallennetaan mahdollisuuksien mukaan asiakkaan luona. Asiakaskäyntien jakaminen työntekijöille on toteutettu tähän asti manuaalisesti, koska optimointijärjestelmän hankinta ei tuolloin ollut ajankohtaista johtuen mm. sen hetkisen optimointijärjestelmän keskeneräisyydestä.

Asian selvittelyä jatkettiin vuonna 2015, jolloin toteutettiin kertaoptimointi Pro Compin ratkaisulla 4 viikon ajalla Puistomäki-Uittamon alueella. Tuolloin optimoinnista saatiin hyviä tuloksia. Kokeilun perusteella työvoimaresurssia säästyi ja asiakasaikaa saatiin lisättyä.

Vuonna 2016 Kotihoidossa otettiin käyttöön varahenkilöstöstä koostuva Resurssipooli, jonka tarkoituksena on toimia alueiden tukena vaihtuvissa resurssitilanteissa osaavien, vakinaisten työntekijöiden avulla ja turvata samalla kotihoidon resurssien tehokas käyttö, sekä joustava tasapuolinen kohdentaminen alueille todellisen asiakas- ja työntekijätarpeen mukaisesti. Resurssipoolin tavoitteena on myös vähentää kotihoidon ulkopuolisen työvoiman palkkaamista ja turvata kaikissa tilanteissa asiakkaiden hyvä ja laadukas hoito- ja huolenpito. NHG:n kesällä 2017 tekemän kotihoidon resursoinnin ja työkuorman tasapuolisuuden selvityksessä todettiin, että Resurssipoolia tulisi vahvistaa (27->100 vakanssia) ja samassa yhteydessä myös optimointiasia tuli uudelleen selviteltäväksi.

Syksyllä 2017 kokoontuneen työryhmän selvitysten perusteella todettiin, että Turun peruskotihoidossa on tällä hetkellä n. 610 työntekijää ja 2810 säännöllisen palvelun asiakasta ja kotikäyntejä toteutuu vuosittain n. 1,4 miljoonaa kappaletta. Asiakaskäynnit jaetaan edelleen manuaalisesti kullakin kotihoidon lähipalvelualueella (21) alueiden omien työnjärjestelijöiden toimesta. Työnjaon tekeminen manuaalisesti ja kaikkien tarvittavien näkökulmien huomiointi aiheuttaa tarpeen tehokkaan optimointijärjestelmän käyttöönotolle ja hankinnalle. Asiakaskäyntien asianmukaisessa järjestelyssä tulee huomioida mm. asiakkaan erityistarpeet, omahoitajuuden toteutuminen, työntekijöiden osaaminen, välimatkojen ja liikkumiseen tarvittavan ajan arviointi, työnjaon tasapuolisuus, työhyvinvointinäkökulma ja tauotus. Kaikkien em. näkökulmien huomioiminen vaatii yksittäisiltä työnjärjestelijöiltä paljon aikaa ja voimavaroja, eikä se ole manuaalisessa työnjärjestelyssä aina edes mahdollista.

Kotihoidon optimointi- ja työnjärjestelyhankkeen asettamispäätös on tehty 5.2.2018 (dnro: 1582-2018). Hankkeen tavoiteltavat hyödyt ovat omahoitajuuden tukeminen ja asiakkaalla käyvien hoitajien vaihtuvuuden minimoiminen, henkilöstöresurssien tasapuolinen jakaantuminen, kotihoidon työn sujuvuuden ja hallinnan tunteen lisääminen, työhyvinvoinnin ja työtyytyväisyyden kehittäminen sekä jatkuvien muutosten hallinta. Hankkeen aikana on tarkoitus ottaa käyttöön Pegasos Mukana – järjestelmän optimointiosio kaikilla kotihoidon alueilla ja kotihoidon resurssipoolissa ja hankkeen aikana 2018 on tarkoitus selvittää myös siirtyminen keskitettyyn työnjärjestelymalliin. Henkilöstön kannalta erityisen tärkeää on työn sujuvuuden, hallinnan, työhyvinvoinnin ja työtyytyväisyyden kehittäminen, kotihoidon työn vaativuuden ja asiakasmäärien jatkuvasti kasvaessa.

Asiassa tulee myös huomioida, että Turun kotihoito käyttää toiminnanohjauksessa Pegasos Mukana – ratkaisua, johon ei ole integroitavissa muuta optimointijärjestelmää, joten Pegasos Mukana Optimointiratkaisu on käytännössä ainoa mahdollinen vaihtoehto. Käytännössä kysymys on siis Pegasoksen toiminnanohjausjärjestelmän laajentamisesta. Integraatiolle ei ole muita mahdollisia toteuttajia kuin CGI, jolloin muun optimointijärjestelmän käyttöönotto edellyttäisi koko toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa ja kustannukset nousisivat merkittävästi.  

Vertailutietona voidaan todeta, että kyseinen järjestelmä on tällä hetkellä käytössä useilla kaupungeilla, Varsinais Suomesta esimerkkinä Loimaa. Yleisesti voidaan myös todeta, että pääsääntöisesti eri toiminnan ohjausjärjestelmiä käyttävät kaupungit ovat ottaneet myös käyttöön optimointijärjestelmät kotihoidon työnjärjestelyssä.

Kehittämispäällikkö Jaakko Ståhlberg on antanut asiasta myönteisen lausunnon.

CGI Suomi tarjoaa Hyvinvointitoimialan vanhus- ja vammaispalvelulle Pegasos Mukana optimoinnin palvelua ja sen käyttöön ottoon liittyvää projektia. Käyttöönottoprojektin kustannus on 25 370 €. Jatkuvan palvelun kustannukset ovat nykyisellä käyttäjämäärällä 7 560 €/kk x 48 kk = 388 250 €. Käyttöönottoprojektin kustannukset tulee maksettavaksi investointimäärärahoista.

Lakimies Olli-Pekka Lamppu 25.4.2018:

Nykyisen palveluntuottajan kanssa solmitussa sopimuksessa on korostettu, ettei järjestelmään tulla sopimuskauden aikana avaamaan rajapintoja muille kolmansille osapuolille kuin palveluntuottajan omille alihankkijoille. Hankintayksikkö on lisäksi selvittänyt nykyiseltä palveluntuottajaltaan mahdollisuuksia rajapintojen avaamiselle, mihin palveluntuottaja on ilmoittanut, että heidän tuotteessaan ei ole rajapintoja kolmannen osapuolen optimoinnin liittämiseksi, eikä sellainen ole suunnitteilla. Koska koko järjestelmän uusiminen ja kilpailuttaminen optimointitoimintojen erillishankinnan mahdollistamiseksi on hankintayksikölle kohtuuton toimenpide sekä sopimusvelvoitteiden että käytännön haasteiden näkökulmasta, ei hankintayksiköllä ole käytettävissään muita mahdollisuuksia, kuin toteuttaa hankinta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisena suorahankintana teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä. Hankintayksikkö on huomioinut muilta toimittajilta saamansa yhteydenotot optimointitoimintojen vaihtoehtoisista toteuttamistavoista, mutta niiden ehdottomana edellytyksenä ovat olleet avoimet rajapinnat nykyisin käytössä olevaan järjestelmään. Koska edellä esitetysti rajapintojen avaaminen on hankintayksikölle käytännössä mahdotonta, ei tarjottuja vaihtoehtoja voida pitää järkevinä tai korvaavina ratkaisuina.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää hyväksyä kotihoidon toiminnanohjauksen optimointihankkeen käynnistymisen ja päättää hankkia CGI Suomelta käyttöönottoprojektin ja toiminnan jatkuvana palveluna.

PäätösAsia pantiin pöydälle Wennströmin ehdotuksesta yksimielisesti.