Hankejohtaja Kristiina Hellstén 7.4.2016:

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi järjestöjen toimintaan soveltuvien tilojen luovutuksen ja käytön periaatteet 15.12.2015 § 248. Tämän jälkeen on jatkettu järjestöjen käyttöön soveltuvien tilojen kartoitusta ja luettelointia, selvitetty tilojen varaamis-, luovutus- ja vuokraamisjärjestelmää ja rakennettu kumppanuuteen perustuvaa tilojen luovutusmallia.

Tilakartoituksessa on annettu erityistä painoa turvallisuudelle, koska lähes kaikki järjestöjen käyttöön soveltuvat tilat sijaitsevat paikoissa, joissa asutaan tai hoidetaan potilaita. Huomioon on otettu myös tilan saavutettavuus ja esteettömyys sekä hyvinvointitoimialan vastuu toiminnanharjoittajana, koska olemme jo itse vuokralaisena tiloissa ja järjestöt tulevat toimimaan kanssamme samoissa tiloissa.

Järjestöjen käyttöön soveltuvat, hyvinvointitoimialan vuokranmaksussa olevat tilat voidaan luokitella kuuteen tilatyyppiin (sulkeissa lukumäärä, jonka vaihtelu johtuu tilojen erilaisesta nimeämistavasta eri kiinteistöissä).

1.   Juhlasali (8-10)

2.   Kokous- tai neuvottelutila (10-12)

3.   Kerho- tai vastaava toimintatila (10-12)

4.   Liikuntatila, kalustamaton (3)

5.   Kuntosali (8)

6.   Sauna (4) ja sauna- ja uima-allastila (2)

Marraskuussa 2015 tehdyn kyselyn mukaan järjestöillä on joko jatkuvaa tai tilapäistä tarvetta kaikkiin tilatyyppeihin.

Eräiden tilojen, kuten juhlasalien, liikuntatilojen, kuntosalien sekä sauna- ja uima-allastilojen käyttöön liittyy erityisvaatimuksia sekä tilan käyttäjille että tilan luovuttajalle.

Juhlasalien käyttöön ja käytön ohjeistukseen vaikuttaa siellä järjestettävän toiminnan laatu. Mikäli tilassa järjestetään yleisötilaisuus, on tilaisuuden järjestäjän tarvittaessa haettava useita lupia eri viranomaisilta, kuten poliisilta. Yleisötilaisuuden järjestäjän on pelastuslain mukaan huolehdittava myös siitä, että tilaisuus järjestetään turvallisesti. Tästä syystä yleisötilaisuuksiin on laadittava pelastussuunnitelma jos tilaisuudessa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä. Lisäksi Varsinais-Suomen pelastuslaitos vaatii pelastussuunnitelman laadintaa tapahtumista, joissa on yleisönä yli 100 erityisryhmään (pienet lapset, vanhukset, liikuntarajoitteiset, ym.) kuuluvaa henkilöä.

Hyvinvointitoimialalla on käytössä kahdeksan eri paikoissa sijaitsevaa ja eri aikoina käyttöönotettua kuntosalia. Kaikki kuntosalitilat ja -laitteet on nyt kartoitettu. Kartoituksen mukaan laitteiden huoltosopimukset eivät ole ajan tasalla. Kuntosaleista puuttuu yhtenäiset toimintaohjeet ja pelisäännöt, joihin liittyvät esimerkiksi ohjaajilta vaadittava koulutus ja osallistujien perehdytyskäytännöt.

Sauna- ja uima-allastilojen käyttöön liittyvät mm. tarkat hygieniavaatimukset ja ensiapuvalmiudesta huolehtiminen. Ohjeistus on tarkistettava, mikäli käyttö lisääntyy nykyisestä.

Hyvinvointitoimialalle on laadittu 21.1.2015 yleisohje tilojen lukituksesta varkaus- ja väkivaltatilanteiden varalle. Paloviranomainen pyytää kuitenkin kiinnittämään huomiota henkilöiden vapaan liikkuvuuden rajoittamiseen hyvinvointitoimialan tiloissa. Vain henkilökunnan käyttöön tarkoitettuihin tiloihin tulisi estää muiden henkilöiden pääsy ja samoin sellaisiin tiloihin, joihin tapahtumiin osallistujilla ei ole tarkoituksenmukaista päästä. Poistumistiejärjestelyt tulee kuitenkin aina huomioida asiaan kuuluvalla tavalla.

Turun ammattikorkeakoulun hyvinvointiteknologian opiskelija laatii tämän kevään aikana opinnäytetyönään tarkistuslistan turvallisuuteen ja riskeihin liittyvistä asioista, jotka on otettava huomioon tiloja luovutettaessa ja käytettäessä. Tarkistuslistaa testataan parhaillaan Liinahaan vanhainkodissa ja sitä sovelletaan myöhemmin muissa järjestöjen tai muiden ulkopuolisten käyttöön luovutettavissa tiloissa.

Kaupungin muilla toimialoilla käytössä olevan Timmi Tilavarausohjelmiston soveltumista ja käyttöönottoa hyvinvointitoimialalle selvitettiin. Selvityksen perusteella tehtiin päätös hankinnasta. Ohjelmiston avulla voidaan hoitaa myös laskutus. Timmi ohjelmiston käyttöönotto tapahtuu vaiheittain vuoden 2016 loppuun mennessä.

Järjestöjen edustajille tehtiin marraskuussa 2015 kysely, millaista toimintaa ja tehtäviä voitaisiin siirtää kolmannen sektorin toimijoiden toteutettavaksi ja millaiseen kumppanuuteen järjestöt ovat halukkaita ryhtymään. Kyselyyn vastasi 35 järjestöä. Järjestöillä on vastausten mukaan monimuotoista, kaupunkilaisten terveyttä ja hyvinvointia tukevaa toimintaa, jota ne voisivat tarjota muillekin kuin omalle jäsenistölleen. Tarjolla on esimerkiksi

• ohjausta, neuvontaa (terveyspiste), ensitietokursseja
• testauksia, mittauksia
• koulutusta (myös ammattilaisille ja ammattilaisilta)
• kohtaamispaikka-/olohuone-/kulttuurikahvilatoimintaa
• liikuntaryhmiä, jumppaa, kuntoilua, bocciaa, allajumppaa
• virkistys- ja lomatoimintaa
• päivätoimintaa
• monikulttuurista toimintaa
• avustajia, vertaistukea, kokemusasiantuntijoita, ystävätoimintaa
• työllistymistä tukevaa toimintaa (välityömarkkinat)
• eläinavusteista toimintaa

Hyvinvointitoimialalla on puolestaan selvitetty mitkä toiminnat tai tehtävät soveltuvat järjestöjen toteutettavaksi, millä aikataululla ja ehdoilla tehtävien siirto voitaisiin toteuttaa ja millaisia henkilöstövaikutuksia mahdollisilla siirroilla on. Selvitystyö on vielä kesken, mutta sen yhteydessä on käyty tärkeitä keskusteluja siitä mikä todella on lakisääteistä, kaupungin järjestämisvastuulla olevaa toimintaa, mitä toimintaa ei voida antaa muiden tahojen tehtäväksi.

Tiloja päätettiin tarjota pääsääntöisesti ilman rahallista vastiketta ja sellaisten järjestöjen tai toimijoiden käyttöön, joiden toiminta tukee vahvasti sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa. Päätökseen perustuen lähdettiin kehittämään kumppanuuteen perustuvaa tilojen luovutusmallia. Toistaiseksi on tehty kaksi pilottiluonteista tilayhteistyösopimusta.

Yhteistyö sopimuksissa kuvataan millä tavalla juuri sopijajärjestön toiminta tukee ja täydentää sosiaali- ja terveydenhuollon omaa toimintaa. Sopimusmallissa on myös määritelty tarkoin osapuolien vastuut ja siinä nimetään vastuuhenkilö ja hänelle varahenkilö, jolle luovutetaan kuittausta vastaan tilan avaimet.  Sopimuksen liitteessä on vielä ko. tilan käyttöön liittyviä erityisehtoja ja ohjeita, joilla varmistetaan tilojen käytön turvallisuus ja minimoidaan riskit. Tätä Hyvinvointitoimialalla testattavaa mallia on tarkoitus soveltaa myös konsernihallinnon projektissa, jossa luodaan tilojen käytölle ja järjestöyhteistyölle koko kaupungin yhteinen käytäntö ja toimintamalli sekä yhteiset pelisäännöt.

Lautakunta päätti joulukuussa, että tilakohtaiset vuokrat vahvistetaan keväällä 2016 siten, että ne voidaan ottaa käyttöön 1.9.2016 alkaen. Tilavuokrat on tarkoituksenmukaista määritellä tilatyypeittäin yhdenmukaisiksi koko hyvinvointitoimialalla. Vuokrat luokitellaan kolmeen tasoon: luokka 1 = 0 euroa, ei rahallista vastiketta, luokka 2 = alennettu vuokra ja luokka 3 = täysi vuokra.

Liite 1Hyvinvointitoimialan tilavuokrat 1.9.2016 alkaen

Esitän, että

1.   tähänastisen tilakartoituksen perusteella luetteloidaan ne hyvinvointitoimialan vuokranmaksussa olevat tilat, jotka soveltuvat välittömästi järjestöjen käyttöön luovutettavaksi. Näiden tilojen vakiovuorot ajalle 1.9.2016–31.5.2017 julistetaan haettavaksi toukokuun 2016 aikana. Päätökset tilojen luovuttamisesta tehdään lautakunnan 15.12.2015 § 248 periaatteiden mukaan. Päätöksestä ilmoitetaan hakijan yhteyshenkilölle kirjallisesti kesäkuun aikana. Vapaaksi jääneitä vakiovuoroja voi hakea myös kesken kauden. Yksittäisiä vuoroja voidaan hakea ympäri vuoden. Luettelo tiloista, tilaan mahdollisesti liittyvistä erityisehdoista ja varattavissa olevat ajat löytyvät nettisivuilta. Ennen vuoron varaamista varaustilanteen voi tarkastaa Timmi varauskalenterista.

2.   järjestölle, jonka toiminnan todetaan tukevan vahvasti sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa, annetaan tila ilman rahallista vastiketta. Tällöin järjestön kanssa tehdään yhteistyösopimus, jossa kuvataan millä tavalla sopijajärjestön toiminta tukee ja täydentää sosiaali- ja terveydenhuollon omaa toimintaa. Sopimusmallissa määritellään osapuolien vastuut ja siinä nimetään vastuuhenkilö ja hänelle varahenkilö, jolle luovutetaan kuittausta vastaan tilan avaimet. Sopimuksen liitteenä on ko. tilan käyttöön liittyviä erityisehtoja ja ohjeita, joilla varmistetaan tilojen käytön turvallisuus ja minimoidaan riskit.

3.   sosiaali- ja terveyslautakunta vahvistaa tilakohtaiset vuokrat tilatyypeittäin liitteen mukaan siten, että ne voidaan ottaa käyttöön 1.9.2016 alkaen.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 11.4.2016:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää vahvistaa edellä esitetyt menettelyt järjestöjen käyttöön soveltuvien tilojen luovuttamisessa ja vuokraamisessa.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli talous- ja hallintojohtaja Max Lönnqvist.