Lokalservicedirektör Leevi Luoto och lokalchef Pauliina Karjalainen 10.1.2024:

Bakgrund

Museets samlingscenter

Behovsutredning 2020:

Åbo museicentral sammanför museerna som ägs av Åbo stad. Det verkar också som ett regionalt centralmuseum, Egentliga Finlands regionala ansvarsmuseum och fortsätter således det före detta Åbo landskapsmuseets verksamhet kompletterat med ett regionalt konstmuseiuppdrag. Museicentralens uppgift är att se till att det kulturella och konstnärliga arvet bevaras och förmedlas till nuvarande och kommande generationer i Egentliga Finland. Museicentralen samlar och upprätthåller föremåls-, fotografi-, arkiv- och konstsamlingar samt stöder bevarandet av kulturmiljön. Konserveringsenheten ansvarar för en säker förvaring av samlingarna inom ramen för stadens resurser. Museicentralens samlingar är omfattande, mångsidiga och kulturhistoriskt värdefulla. Ansvaret för att förvara samlingarna sträcker sig långt in i framtiden.

I dagsläget är museicentralens samlingar utspridda på flera olika platser runt om i staden. En del av lokalerna är trånga och riskutsatta med tanke på förhållandena och säkerhetssystemen, och en del är förknippade med ett ökat tryck för att ändra användningsändamålet.

I behovsbedömningen har man kartlagt genomförandesätten och kostnaderna för dem.

Utifrån en jämförelse föreslog man för stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion att den godkänner behovsbedömningen och stöder genomförandet av projektet som ett hyresprojekt.

Stadsutvecklingssektionen beslutade vid sitt sammanträde 30.11.2020 § 65 i enlighet med förslaget.

Stadsarkivets slutarkiv

Stadsstyrelsen beslutade att godkänna utredningen av lokalbehoven hos Åbo stads kontor vid sitt sammanträde 1.10.2019 § 337. Man övergick till projektplaneringen i enlighet med den modell som presenterades utifrån behovsutredningen. Enligt planerna placeras funktionerna på stadshusets gård och i lokalerna vid Universitetsgatan 27 a. Ingendera av de planerade objekten inrymmer större arkivutrymmen, utan stadens arkivlösning granskades som en egen helhet.

I en mer omfattande granskning av stadens arkivpraxis och i den pågående utvecklingen framlyftes ett behov av ett ändamålsenligt och centraliserat slutarkiv. En del av stadsarkivets lokaler överensstämmer inte med föreskrifterna och arkivlokalerna finns i flera olika fastigheter. I stadsarkivets lokaler förvaras sådana handlingar som enligt arkivlagen ska förvaras varaktigt. I stadsarkivets lokaler förvaras och behandlas dessutom tillfälligt annat arkivmaterial innan det digitaliseras och/eller förstörs. Digitaliseringen och den elektroniska arkiveringen undanröjer inte behovet av förvaring, eftersom förstöringen av digitaliserat material kräver ett tillstånd av Riksarkivet, och detta tillstånd beviljas alltid separat från fall till fall. Man beslutade att den nya slutarkivenheten i första hand genomförs som ett hyresobjekt.

Arkivet ska ligga inom Åbo stads gränser invid goda trafikförbindelser och det ska kunna nås med kollektivtrafiken. När lokalerna byggs ska gällande förordningar om byggande iakttas. Därtill ska Riksarkivets föreskrifter och anvisningar följas angående arkivutrymmen 1.3.2013, AL/19699/07.01.01.00/2012. Lokalerna ska uppfylla myndighetsbestämmelserna om rörelsehinder och Åbo stads planeringsanvisningar gällande rörelsehinder.

Stadsstyrelsen har 7.12.2020 § 551 föreslagit för stadsfullmäktige att stadsfullmäktige ska besluta enligt följande:

"Projektbeskrivningen för slutarkivet och patientdataarkivet godkänns, projektet genomförs som ett hyresprojekt, objektets maximipris enligt projektbeskrivningen fastställs till högst 500 000 euro per år (moms 0 %) och upphandlingsdokumenten och jämförelsegrunderna för anbuden föreläggs stadsstyrelsen för godkännande innan anbudsförfarandet inleds."

Stadsfullmäktige beslutade 14.12.2020 § 215 att godkänna förslaget.

Konkurrensutsättning av hyresprojektet

Den beräknade totala ytan för byggnadshelheten som ska anskaffas är 11 500-13 908 m², beroende på helheten/helheterna som erbjuds utan tillbyggnad.

Anbud kan lämnas in av en sammanslutning av flera aktörer. Detta görs så att avtalet/avtalen för utvecklingsfasen och framåt upprättas separat med varje aktör efter valet av anbudsgivare om man väljer ett alternativ där två separata byggnader kommer att byggas. Efter förhandlingarna som genomfördes i enlighet med anbudsförfarandet lämnade anbudsgivarna in sina slutliga anbud. Urvalsgrunden är det helhetsekonomiskt förmånligaste anbudet.

Under normala förhållanden kommer 57–70 personer/arbetsdag att arbeta i den sammanslagna byggnaden.

Museicentralens samlingslokaler och slutarkivets lokaler upphandlades som ett förhandlat förfarande i enlighet med upphandlingslagen 28.12.2021–31.5.2022.

Två slutliga anbud togs emot.

Stadsstyrelsen beslutade 29.8.2022 § 362 att förkasta ett av de två inkomna anbuden i enlighet med kanslichefens förslag, eftersom det inte innehöll de uppgifter som krävdes i anbudsförfrågan och priset ansågs vara för lågt.

Företaget som lämnat in det förkastade anbudet lämnade 21.9.2022 en begäran om omprövning och ett besvär över stadsstyrelsens beslut till marknadsdomstolen.

Efter behandlingen har marknadsdomstolen beslutat följande (19.5.2023, 238/2023):

"Marknadsdomstolen upphäver Åbo stadsstyrelses upphandlingsbeslut av den 29.8.2022 § 362. Marknadsdomstolen förbjuder Åbo stad att ingå ett upphandlingsavtal på basis av beslutet i fråga eller att på annat sätt verkställa det."

Enligt motiveringarna till marknadsdomstolens beslut har staden inte tillräckligt tydligt angett vad som krävs av anbudsgivaren i sin anbudsbegäran. Marknadsdomstolen har därför upphävt stadsstyrelsens upphandlingsbeslut, förbjudit Åbo stad att genomföra upphandlingen och förordnat att upphandlingen ska avbrytas.

Stadsstyrelsen har genom sitt beslut 29.5.2023 § 207 beslutat att nöja sig med marknadsdomstolens beslut och återuppta konkurrensutsättningen.

Uppdaterat behov och motiveringar

På grund av förändringar i det globala läget har marknadsförutsättningarna förändrats avsevärt sedan man bestämde att projektet ska genomföras som ett hyresprojekt. I nuläget är det allt svårare att uppskatta bygg- och underhållskostnaderna, och när de lokaler som museicentralens samlingscenter och stadsarkivets slutarkiv behöver byggs som ett hyresprojekt, överför hyresvärden alla risker för kostnadsökningar till beställaren.

Om projektet genomförs som ett eget projekt finns det fortfarande en risk för att kostnaderna stiger för Åbo stad, men på motsvarande sätt kommer staden också att dra nytta av den förväntade kostnadsminskningen via fastighetsbolaget som den äger.

När man uppskattar bygg- och underhållskostnaderna under byggnadens hela livscykel och jämför dem med de uppskattade hyreskostnaderna, kommer köpesumman att betalas till hyresvärden inom cirka 15–20 år. De lokaler som behövs är särskilda utrymmen som byggs för ett visst ändamål och de förses med särskilda förutsättningar som krävs av det material som ska bevaras och arkiveras samt för föremål och hanteringen och restaureringen av dem. I och med att det handlar om ett bestående behov av lokaler och målet för livslängd är mycket långt och bestående, är det ekonomiskt fördelaktigare att bygga lokalerna som ett eget projekt.

När hyresprojektet bereds har lokalerna som behövs och deras speciella krav definierats mycket noggrannt. All insamlad information och definitioner kan utnyttjas fullt ut också när lokalerna byggs själv på ett sådant sätt att de är till nytta både i projektplanerings- och genomförandefaserna. Det arbete som utförs under hyresprojektets beredningsfas kommer att påskynda projektets totala genomloppstid.

Ett nytt ärende i projektplaneringsfasen är lägesgranskningarna, om vilka beslut fattas i samband med godkännandet av projektplanen.

För att främja byggandet av lokalerna som ett eget projekt, ska stadsfullmäktiges beslut av 14.12.2020 § 215 för stadsarkivets slutarkivs del ändras till den del som det handlar om genomförande av projektet som ett hyresprojekt. För museets samlingscenters del ska stadsutvecklingssektionents beslut 30.11.2020 § 65 ändras till den del som det handlar om genomförande av projektet som ett hyresprojekt.

Stadsfullmäktige har 13.2.2023 § 31 godkänt den uppdaterade projektplaneringsanvisningen enligt vilken beslutet om att inleda projektplaneringen fattas av lokalservicedirektören. Eftersom det tidigare har fattats beslut om projektets upphandlingsmodell kommer beslutet om att inleda projektplaneringen att föreläggas stadsstyrelsen för beslut.

Stadsstyrelsens förslag

Genom att ändra tidigare beslut beslutar stadsfullmäktige att lokalerna för museets samlingscenter och lokalerna för stadsarkivets slutarkiv ska genomföras för ett fastighetsbolag som ägs av staden och att projektplaneringen ska inledas.

BeslutFörslaget godkändes.

Stadsstyrelsens förslag

Genom att ändra tidigare beslut beslutar stadsfullmäktige att lokalerna för museets samlingscenter och lokalerna för stadsarkivets slutarkiv ska genomföras för ett fastighetsbolag som ägs av staden och att projektplaneringen ska inledas.

BeslutFörslaget godkändes.