Lokalchef Pauliina Karjalainen, byggherrechef för lokaler Anne Antola, underhållschef Soile Viiri 14.12.2023:

Bakgrund

Anvisningen för planering av lokalprojekt har traditionellt beskrivit innehållet i behovsutredningen och projektplanen för lokalprojekt samt principerna, ansvaren och förfaringssätten för utarbetandeprocesserna. Den gällande anvisningen för behovsutredning och projektplanering av lokalitetsprojekt godkändes av stadsfullmäktige 13.2.2023 § 31. Anvisningen gäller alla lokalprojekt som genomförs av Åbo stad.

De väsentligaste ändringarna i beslutet gäller en smidigare lokalprojektprocess och gränserna för beslutanderätt. Genom att uppdatera anvisningen eftersträvades en tydligare process, effektivare samarbete och snabbare genomloppstid för lokalprojekten.

Uppdatering av anvisningen

Ändringar föreslås göras i anvisningen för projektplanering i följande delar av anvisningen, daterad 23.1.2203, och godkänd av stadsfullmäktige 13.2.2023 § 31. 1 Utgångspunkter för planeringen av lokalprojekt, 2 Typer av lokalprojektprocesser och gränserna för beslutanderätt, 7 Val av entreprenadform och 8 Kostnadsförslag och utarbetande av investeringsprogram.

Den uppdaterade anvisningen rör alla lokalprojekt som genomförs som investeringar på över 100 000 euro. I anvisningarna gjordes ändringar i följande delar:

Mindre projekt

Med mindre projekt avses lokalprojekt vars värde ligger mellan 0,1 M€ och 3 M€.

Mindre projekt är i regel tekniska reparationsprojekt men kan också inbegripa funktionella ändringar samt ny- och tillbyggnad. För mindre projekt utarbetas ett projektkort.

Mindre projekt genomförs via en s.k. samlingslista som sammanställs över mindre projekt. Listan bereds i samarbete mellan lokalenheten och enheten för byggherreverksamhet. Listan över mindre projekt utarbetas alltid för ett år i taget och godkänns av kanslichefen. Separata beslut fattas inte om enskilda projekt på listan. Listan kan uppdateras under budgetårets lopp genom beslut av kanslichefen.

För mindre projekt allokeras årligen ett budgetanslag. Lokalenheten framställer årligen ett förslag till anslagsbelopp i samband med budgetbehandlingen.

Val av entreprenadform

Integrerad projektleverans IPT (allians eller samverkansentreprenad)

I en integrerad projektleverans bildar beställaren tillsammans med leverantörsgruppen/serviceproducenten ett gemensamt team som förbinder sig att planera och genomföra ett utmanande projekt. I modellen samarbetas för att utarbeta planer, en slutlig budget och tidtabell. Enligt modellen fördelas eventuella besparingar och överskridningar av kostnaderna enligt en procentfördelning som överenskommits i förväg.

Samverkansentreprenad

En form av integrerad projektleverans är samverkansentreprenad. I samverkansentreprenaden ingås först ett konsultavtal utifrån KSE med huvudgenomföraren för planeringstiden (=utvecklingsfasen) och ett entreprenadavtal som grundar sig på modellen för projektledningsentreprenad. Med konsulterna som entreprenören valt till sin grupp för att ansvara för planeringen ingås normala konsultavtal utifrån KSE. Entreprenören deltar i styrningen av planeringen och medför i planeringsfasen sin egen byggnadsexpertis inför valet av planeringslösningar.

I genomföringar i samverkansentreprenadform ska projektets totala kostnader alltid meddelas när beslut fattas. De totala kostnaderna inbegriper bl.a. målpriset, riskreserveringar, eventuella bonuspooler och beställarens riskreserveringar och separata anskaffningar. Om projektets investeringsanslag beslutas i samband med godkännandet av projektplanen genom att presentera ett variationsintervall för kostnadsberäkningen.

Planerna för de projekt som har en utvecklingsfas specificeras i utvecklingsfasen. Projektets slutliga kostnadsberäkning klarnar i slutet av utvecklingsfasen. Om man inte kan hålla sig inom variationsintervallet i kostnadsberäkningen efter utvecklingsfasen med beaktande av eventuella förändringar i en eventuell indexjustering, ska ett nytt beslut fattas om projektet av de beslutsfattande organen.

Allians

En annan central form av integrerad projektleverans är allians. Användningen av allianser rekommenderas i omfattande, viktiga och komplexa projekt. Användningen av allianser är dock en krävande modell med tanke på processer och resurser och detta ska beaktas när projektet inleds.

Alliansmodellen utgår från ett noggrant fastställt behov och beställarens mål. Innan alliansmodellen inleds ska staden i regel ha godkänt projektplanen i ändamålsenlig omfattning. I alliansen utvecklas projektplanen och preciseras kostnaderna.

I projekt som omfattar en utvecklingsfas preciseras projektplanen i utvecklingsfasen. Det slutliga kostnadsförslaget för projektet fastställs i slutet av utvecklingsfasen och ett investeringsbeslut fattas i det skedet. Vid behov görs en indexjustering innan man övergår till genomförandefasen.​

I projekt som genomförs enligt alliansform kan investeringsanslag för objektet användas redan efter upphandlingsfasen och bildandet av ett projektkonsortium för att föra projektet vidare och för projektplaneringen (kostnaderna i utvecklingsfasen).​

I genomföringar i alliansform ska projektets totala kostnader alltid meddelas när beslut fattas. De totala kostnaderna inbegriper bl.a. målpriset, alliansens riskreserveringar, eventuella bonuspooler och beställarens riskreserveringar och separata anskaffningar.

Kostnadsförslag och utarbetande av investeringsprogram

I stadens investeringsprogram presenteras projekt vars projektplan har godkänts. Projektets slutliga investeringsbeslut fattas genom att godkänna projektplanen. Gällande alliansprojekt som inbegriper en utvecklingsfas beslutar man i sin tur om en övergång till genomförandefasen. I alliansprojekt bekräftas kostnadsberäkningen innan övergången till genomförandefasen och gällande samverksansentreprenader framläggs projektet på nytt för beslut, om kostnaderna inte håller sig inom variationsintervallet för kostnadsberäkningen.

Byggprojektet kan inledas då projektplanen har godkänts och finansieringen upptagits i lokalinvesteringsprogrammet samt i alliansprojekt då ett beslut om övergång till genomförandefasen har fattats.

Sammanfattning

De mest centrala ändringarna rör den nedre gränsen för mindre investeringar som sänks från gränsen på 200 000 euro till en nedre gräns på 100 000 euro. Förslaget består av stasstyrelsens bestämmelser om iakttagande och verkställande av verksamhetsplaner.

Därtill gör den uppdaterade anvisningen det smidigare och tydligare att fatta beslut om samverkansentreprenader och alliansprojekt.

Den nya anvisningen för projektplanering förknippas med ändringar som också måste beaktas i förvaltningsstadgan. Ändringarna i förvaltningsstadgan föreläggs fullmäktige separat för beslut.

Bilaga 1Anvisning för planering av lokalprojekt

Stadsstyrelsens förslag​

​Stadsfullmäktige beslutar att godkänna anvisningen för planering av lokalprojekt i bilaga 1 så att den ersätter anvisningen för behovsutredning och planering av lokalprojekt som godkändes 13.2.2023 § 31.

BeslutFörslaget godkändes.

Bilaga 1Anvisning för planering av lokalprojekt

Stadsstyrelsens förslag​

​Stadsfullmäktige beslutar att godkänna anvisningen för planering av lokalprojekt i bilaga 1 så att den ersätter anvisningen för behovsutredning och planering av lokalprojekt som godkändes 13.2.2023 § 31.

BeslutFörslaget godkändes.