Direktör för stadsbyggande, ordförande i ledningsgruppen för alliansen för Åbo musikhus Kimmo Suonpää, stadsjurists Pauliina Ahlas och ledande stadsjuristen Laura Klami:

Bakgrund

Behovsutredning

Stadsstyrelsen beslutade 27.5.2019 § 228 att godkänna lokalbehovsutredningarna av en grundläggande renovering av konserthuset och en nybyggnad. Samtidigt beslutade stadsstyrelsen att man övergår till projektplaneringsfasen för konserthuset enligt modellen för nybyggnadsalternativet.  Stadsstyrelsen beslutade att platsalternativen för nybyggnaden som ersätter Åbo konserthus föreläggs stadsstyrelsen för beslut i samband med beredningen av projektplanen. Gällande fastigheten vid Aningaisgatan 7–9 inleds en tomtöverlåtelsetävling som grundar sig på ett samrådsförfarande så att nettokostnaden för det nya konserthuset som bildas till följd av överlåtelsen är känd senast i det skede då projektplanen godkänns.

Plats

Stadsstyrelsen beslutade 6.4.2020 § 142 att Åbo nya konserthus ska ligga på Självständighetsplan vid Åura ås östra strand, att en detaljplaneändring gällande objektet inleds omedelbart, att man vid upphandlingen använder alliansmodellen och att upphandlingskriterierna, upphandlingsprocessen och beställarens mål och budget bereds separat för godkännande i stadsstyrelsen.

Alliansupphandling

Stadsstyrelsen beslutade 8.6.2020 § 249 inleda alliansupphandlingen av Åbo konserthus. Stadsstyrelsen har uppsatt beställarmål som styr alliansbildandet och den fortsatta planeringen. Dessutom har den fastställt lämplighetskraven på och urvalsgrunderna för allianspartnern samt jämförelsegrunderna för de slutliga anbuden. Stadsstyrelsen godkände en budget på 160.000 € för projektets beredningsfas, vilken inbegriper 75.000 € för arvoden som utbetalas för förslag och 85 000 € för konsulteringskostnader o.d. kostnader. Stadsstyrelsen har vidare konstaterat att den slutliga projektplanen och den därtill hörande målkostnaden föreläggs fullmäktige för beslut i det skede då projektplanen godkänns så att investeringsbeslutet och övergången till genomförandefasen äger rum efter att detaljplanen vunnit laga kraft.

Efter stadsstyrelsens beslut har stadsdirektören 11.11.2020 § 271 beslutat att budgeten för beredningsfasen av nybyggnadsprojektet för Åbo konserthus höjs med 165.000 euro så att höjningen inte påverkar projektets totala kostnader och målpriset inte höjs.

Stadsfullmäktige beslutade 18.10.2021 § 234 att gruppen Harmonia (Hartela Länsi-Suomi Oy, PES-Arkkitehdit Oy, WSP Finland Oy ‒ namngiven underleverantör Laidun-design Oy), som fick flest poäng för sitt anbud, vinner anbudsförfarandet gällande Åbo konserthus. Stadsfullmäktige godkände samtidigt alliansavtalet för Åbo konserthus och beslutade att projektplaneringsfasen för konserthuset inleds.

Förslaget till detaljplaneändring godkändes i stadsfullmäktige 14.3.2022 § 45. Om planförslaget har fyra besvär lämnats in till Åbo förvaltningsdomstol. Förvaltningsdomstolen har beräknat att beslutet gällande detaljplaneändringen ”Nya konserthuset” ska ges i november 2022.

Om det nya konserthuset används benämningen Åbo musikhus i fortsättningen.

Alliansbildning

Åbo stad och gruppen Harmonias medlemsföretag undertecknade allainasavtalet och den bifogade beställningen i projektplaneringsfasen 10.1.2022.

Genom beställningen i projektplaneringsfasen har man beställt en projektplanering av Åbo musikhus. Enligt beställningen i projektplaneringsfasen utvecklar man Harmonias förslagsplan som utarbetats i konkurrensutsättningsfasen till en genomförbar projektplan i projektplaneringsfasen genom att utgångsmässigt bland annat beakta beställarmålen som bifogats till upphandlingsannonsen. Projektplaneringen riktar sig till planeringen av musikhuset och dess arkitektur och lokalerna, förbindelserna med stadsteatern och synergifördelarna med dess funktioner samt placeringen av funktionerna i området.  I projektplanen kan olika alternativ ingå. Den grundläggande lösningen följer kosnadsförslaget på 62,2 miljoner euro som beställaren ställt upp som mål. Alternativlösningarna får inte överskrida 69 miljoner euro (=beställarens målkostnad + beställarens riskreserv). I sitt slutliga anbud har tjänsteproducenten använt Haahtela-indexets poängtal 94 enligt prisnivån 5/2021.

Efter projektplaneringsfasen övergår man till en genomförandeplaneringsfas under vilken man utarbetar en genomförandeplan. Om beställaren godkänner genomförandeplanen övergår man till genomförandefasen där parterna genomför projektet i enlighet med genomförandeplanen. Genomförandefasen inbegriper byggande och tagande i bruk samt den ansvarstid som följer efter dessa. Genomförandefasen godkänns av stadsfullmäktige.

Projektplan

Projektplanen blev färdig 30.9.2022 (bilaga 1). I projektplanen har man presenterat projektets organisation samt byggplats, projektets geomförande, målen för projektet, lokaler och funktioner, risker och möjligheter samt kommunikation och kostnader.

Projektet genomförs som projektallians. I utvecklingsfasen sker projektarbetet i Big Room eller i samverkan via Teams. Planeringsprocessen genomförs i tätt samarbete med husets användargrupper. I projektets genomförandeform ingår som en väsentlig del en tidig integrering av planerings- och byggnadspartnerna till projektet. Tidtabellen för projektet har beskrivits i den bifogade projektplanen. Den nu föreslagna genomförandeplaneringsfasen beräknas bli slutförd i juni 2023.  Om genomförandeplanen godkänns kan byggandet inledas sommaren 2023. Den beräknade byggtiden är 27 månader och byggnaden beräknas tas i bruk i början av 2026.

Man har beslutat om följande nyckelmål för projektet:

Konserthus med mångsidiga funktioner

Akustik i toppklass

Högklassig arkitektur

Förstklassig kundupplevelse och inspirerande arbetsmiljö

Trygga och sunda lokaler samt förmånliga driftskostnader

Koldioxidsnålt och energieffektivt

Byggnadens livscykel 100 år

Tryggt genomförande och fuktighetshantering

Konserthuset tas i bruk enligt tidtabellen

Målkostnaderna uppnås

Beaktandet av målen för projektet i projektplaneringsfasen har beskrivits i bilaga 11 i projektplanen, planering av beställarmålen enligt TVD.

I projektplaneringsfasen har man också granskat projektet ur riskhanteringens synvinkel.  Som den viktigaste risken har identifierats kostnadsökningen.

Konserthusets läktare är dimensionerad för cirka 1 300 personer. Den stegvis justerbara scenen dimensioneras för minst 95 musiker. I salen planeras en sänkbar del som fungerar som en orkestergrop och en utvidgad scen. Konsertsalstekniken är mångsidig och högklassig.

I konserthuset planeras en allaktivitetssal med ett plant golv som dimensionerats för cirka 315 åskådare och som lämpar sig för mångsidig musikverksamhet och fungerar också som övningssal för orkestern.

I lokalprogrammet har också beaktats de egenskaper som krävs av övnings-, publik- och personalutrymmen, receptionstjänster och en butik, ett café/en restaurang samt behoven för logistik och lagring.

Som en alternativ tilläggsplan i förhållande till planen som grundar sig på behovsutredningen och förslagsplanen som presenterats i anbudsförfarandet föreslår alliansen en restaurang och en takträdgård på byggnadens tak. Planen preciseras i fråga om funktion och byggnadsdelar i den process där restaurangaktören deltar. Enligt alliansavtalet är takträdgården med restaurang en ändring i omfattningen.

Enligt alliansavtalet är en ändring av genomförandeplanen en ändring i omfattningen om den inte kan genomföras utan att den har en inverkan på målkostnaden eller nyckelresultatmålen. Det är alltid beställaren som beslutar om ändringen i omfattningen.

Dessutom föreslår ledningsgruppen för alliansen att också följande upphandlingar behandlas som ändringar i omfattningen inom alliansen:

• Anskaffning av scentekniken: stegvis justerbar scen som fungerar också som orkestergrop och utvidgad scen. I anskaffningen ingår också teknik som installeras i allaktivitetssalen för att säkerställa salens mångsidiga funktioner Scentekniken i denna omfattning ingick inte i behovsutredningen.
• Reservkraftaggregat: anskaffning av reservkraftaggregatet tryggar användningen av lokalerna vid undantags- och störningssituationer. Reservkraftaggregatet ingick inte i behovsutredningen.
• Flyttning av transformatorn: Åbo Energis eltransforma

Kostnadskalkyl

De största utmaningarna som anknyter till byggnadsobjektet är objektets mångformiga stomkonstruktioner som kräver speciallösningar, lösningar som akustiken i toppklass kräver, fasadlösningar, mångsidig visningsteknik och begränsningar som beror på ett litet byggnadsområde. Vid utvecklandet av kostnaderna ligger fokus för tillfället på precisering av planerna och strukturella innovationer. Styrningen av planeringslösningarna kommer att vara en av de viktigaste uppgifterna i genomförandeplaneringsfasen. Projektets omfattning har inte skurits ned, utan lokalprogrammet genomförs med ett par procents exakthet motsvarande omfattningen i konkurrensutsättningsfasen. Om man måste skära ned kostnaderna avsevärt så förutsätter det funktionella ändringar som påverkar uppnåendet av beställarmålen.

Utöver de utmaningar som anknyter till själva byggnadsobjektet är också en allmänn ökning av kostnadsnivån en betydande risk. Efter utarbetandet av förslagsplanen i projektets konkurrensutsättningsfas samt efter upphandlingsbeslutet 18.10.2021 har byggkostnaderna ökat avsevärt på grund av Rysslands anfallskrig mot Ukraina. Kostnaderna för byggmaterialet har varierat på ett oberäkneligt sätt och det har förekommit problem med tillgången på byggmaterialet. Att förbereda sig för kostnadsökningen inom ramen för den målsatta kostandskalkylen på 62,2 miljoner euro som beställaren ställt skulle förutsätta en så pass stor riskreserv att det i praktiken skule leda till en betydande nedskärning av projektet och avsevärt påverka uppfyllandet av de mål som beställaren ställt upp.

I sitt slutliga anbud har tjänsteproducenten använt Haahtela-indexets poängtal 94 enligt prisnivån 5/2021. Efter detta har ändringen i Haahtelaindexet varit 17 procent.

Då beställarens målsatta kostnadskalkyl på 62,2 miljoner euro justeras enligt Haahtelaindexet 5/2022, är den indexjusterade målkostnaden 72,774 miljoner euro. Målkostnaden inbegriper alliansens riskreserv som utgör cirka 5 procent av byggkostnaderna. De totala kostnaderna (beställarens budget) innehåller förutom det indexjusterade målpriset på 72,774 euro bonuspoolen som uppgår till 1,8 miljoner euro (har förblivit densamma) och de faktiska kostnaderna i upphandlingsfasen som uppgår till 200.000 euro. Beställarens indexjusterade riskreserv i projektet är 7,973 miljoner euro. Den indexjusterade målkostnaden är alltså sammanlagt 82.747.550 euro utan ändringar i omfattningen (Haahtelaindexet 5/22).

*Byggnadskostnaderna på 48.551.636 € i genomförandefasen innehåller de i projektutvecklingsfasen identifierade sparpotentialerna i utvecklingsobjekt som uppgår till 4.300.000 €.

Kostnadskalkylerna över ändringarna i omfattningen som ledningsgruppen för alliansen föreslagit är följande:

Ledningsgruppen för alliansen föreslår också att indexändringar för kostnadskalkylen i fortsättningen behandlas enligt byggnadskostnadsindexet. Ledningsgruppen för alliansen konstaterar att kostnaderna för tillfället motsvarar nivån för byggnadskostnadsindexet 08/2022.

Ledningsgruppen för alliansen har beslutat att föreslå att kommande kostnader kopplas till just byggnadskostnadsindexet, för dess ändringar motsvarar de faktiska ändringarna i kostnadsnivån. Haahtelaindexet däremot grundar sig på prognoser över framtida anbudspriser och innehåller således även aktörernas bedömningar om risker. Tillämpningen av Haahtelaindexet skulle leda till oväntat stora svängningar i kostnadsberäkninen med tanke på den exeptionella världssituationen som råder för tillfället.

Intern hyra

Den interna hyran har inkluderats i kostnadsförslaget för projektet och kalkylen kommer att preciseras enligt faktiska kostnader.

I underhållshyran ingår uppvärmning, bruk och underhåll av objektet, avfallshantering samt skötsel av utomhusområden. Underhållshyrans nivå har uppskattats enligt motsvarande nivå i referensobjekt. Den slutliga underhållshyran och städningsersättningen som uppbärs bestäms vid ibruktagandet av objektet och grundar sig på de serviceavtal som ingås. Förutom den interna hyran ska sektorn betala kostnaderna för el, vatten och avloppsvatten.

Utlåtanden som begärts

Ledningsgruppen för alliansen har bett om ett utlåtande av stadsmiljönämnden och kultur- och ungdomsnämnden gällande projektplanen för Åbo musikhus. Man har begärt ett utlåtande om huruvida organet för sin del godkänner projektplanen och huruvida organet förbinder sig till de kostnader som projektet medför.

Stadsmiljönämnden har vid sitt möte 25.10.2022 § 389 beslutat ge ledningsgruppen för alliansen för Åbo musikhus ett utlåtande enligt tilläggsmaterial 2 och för sin del godkänna projektplanen för musikhuset.

Kultur- och ungdomsnämnden har vid sitt möte 13.10.2022 § 117 beslutat ge ledningsgruppen för alliansen för Åbo musikhus ett utlåtande enligt tilläggsmaterial 3 och för sin del godkänna projektplanen för musikhuset. Dessutom förbinder sig nämnden till att förbereda sig på kostnaderna som projektet förorsakar.

Kanslichef Tuomas Heikkinen 3.11.2022:

Stadsstyrelsen har 31.10.2022 § 448 lagt fram ett förslag till stasfullmäktige i ärendet ”Godkännande av projektplanen för Åbo musikhus (Sfm)” Eftersom föredragningen av ärendet har varit otydlig i stadsstyrelsen är det ändamålsenligt att behandla ärendet på nytt i stadsstyrelsen så att stadsstyrelsen lägger fram ett nytt förslag till stadsfullmäktige. Det förslag som nu läggs fram till stadsstyrelsen kommer att ersätta det förslag som stadsstyrelsen lagt fram i ärendet 31.10.2022 § 448.

Bilaga 1Projektplan för musikhuset 30.9.2022

Tilläggsmaterial 1Bilagor till projektplanen (på finska)

Tilläggsmaterial 2Utlåtande av stadsmiljönämnden 25.10.2022 389 § (på finska)

Tilläggsmaterial 3Utlåtande av kultur- och ungdomsnämnden 13.10.2022 § 117 (på finska)

Stadsstyrelsens förslag     

Stadsfullmäktige beslutar att

• godkänna projektplanen för musikhuset i bilaga 1,
• att man övergår till genomförandeplaneringsfasen inom alliansen och befullmäktigar kanslichefen att godkänna beställningen i genomförandeplaneringsfasen,
• som en ändring i omfattningen enligt alliansavtalet beställa byggande av takvärlden, anskaffning av reservkraftaggregatet, anskaffning av scentekniken samt flyttning av transformatorn, vars preliminära kostnadskalkyl uppgår till 6,267 miljoner euro,
• godkänna det totala kostnadsförslaget på 89 014 550 miljoner euro (byggnadskostnadsindexet 8/2022) inklusive ovan nämnda ändringar i omfattningen.

Därtill beslutar stadsfullmäktige att man under den fortsatta planeringen säkerställer att målen för den mångsidiga musikverksamheten uppfylls och att det totala kostnadsförslaget för projektet kopplas till byggnadskostnadsindexet på förslag av ledningsgruppen för alliansen.

BeslutStadsstyrelsen beslutade at godkänna beslutsförslaget med följande tillägg:

”Omfattningsändringen godkänns på det villkor att den inte ökar den totala investeringsbudgeten under ekonomiplaneperioden och att takvärlden som ingår i omfattningsändringen är öppen för alla kommuninvånare även andra tider än under de tillställningar som ordnas i Musikhuset.”

Beslut i ärendet fattades enhälligt på förslag av Koivusalo understödd av Rosenlöf.

Bilaga 1Projektplan för musikhuset 30.9.2022

Tilläggsmaterial 1Bilagor till projektplanen (på finska)

Tilläggsmaterial 2Utlåtande av stadsmiljönämnden 25.10.2022 389 § (på finska)

Tilläggsmaterial 3Utlåtande av kultur- och ungdomsnämnden 13.10.2022 § 117 (på finska)

Stadsstyrelsens förslag     

Stadsfullmäktige beslutar att

• godkänna projektplanen för musikhuset i bilaga 1,
• att man övergår till genomförandeplaneringsfasen inom alliansen och befullmäktigar kanslichefen att godkänna beställningen i genomförandeplaneringsfasen,
• som en ändring i omfattningen enligt alliansavtalet beställa byggande av takvärlden, anskaffning av reservkraftaggregatet, anskaffning av scentekniken samt flyttning av transformatorn, vars preliminära kostnadskalkyl uppgår till 6,267 miljoner euro,
• Omfattningsändringen godkänns på det villkor att den inte ökar den totala investeringsbudgeten under ekonomiplaneperioden och att takvärlden som ingår i omfattningsändringen är öppen för alla kommuninvånare även andra tider än under de tillställningar som ordnas i Musikhuset.
• godkänna det totala kostnadsförslaget på 89 014 550 miljoner euro (byggnadskostnadsindexet 8/2022) inklusive ovan nämnda ändringar i omfattningen.

Därtill beslutar stadsfullmäktige att man under den fortsatta planeringen säkerställer att målen för den mångsidiga musikverksamheten uppfylls och att det totala kostnadsförslaget för projektet kopplas till byggnadskostnadsindexet på förslag av ledningsgruppen för alliansen.

BeslutFörslaget godkändes.

Dessutom beslutade man underrätta stadsstyrelsen i enlighet med 157 § i förvaltningsstadgan om den kläm som Karjalainen understödd av Helin lämnade under diskussionen.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Då behandlingen av ärendet inleddes meddelade ordförande Mika Maaskola att han med stöd av 151 § i förvaltningsstadgan begränsar anförandena vid behandlingen av detta ärende till högst 5 minuter.

Framlagt förslag till förkastande och dess behandling

Yrttiaho lämnade understödd av Sandelin följande förslag till förkastande:

”Projektplanen och den totala kostnadsberäkningen förkastas.”

Efter avslutad diskussion framställde ordförande följande omröstningsordning: De fullmäktigeledamöter som understöder stadsstyrelsens förslag, röstar "ja", om "nej" vinner har Yrttiahos förslag till förkastande blivit godkänt. Omröstningsordningen godkändes.

I den maskinella omröstningen understödde 64 ledamöter stadsstyrelsens förslag och 2 ledamöter understödde Yrttiahos förslag till förkastande, 1 ledamot röstade blankt och således blev stadsstyrelsens förslag stadsfullmäktiges beslut.   

Bilaga 2Omröstningsförteckning

Förslag till återremiss som förfallit

Kossilas förslag till återremiss med följande innehåll förföll i brist på understöd:

”Jag föreslår att projektplanen för konserthuset inte godkänns utan ärendet återremitteras och skjuts upp med två år på grund av det rådande konjukturläget och världsläget, därefter bedöms läget på nytt.”

Framlagd kläm

Karjalainen lämnade understödd av Helin följande kläm:

”Centerns fullmäktigegrupp har haft som utgångspunkt att man ska få säkerhet om huruvida man kan bli av med det gamla konserthuset innan man övergår till genomförandefasen för Åbo musikhus. Vi har fått genklang på detta och nu ser saken ut att bli säkerställd.

Vår andra utgångspunkt har varit att även den plats som majoriteten valt (som vi inte understött) får en plan som vunnit laga kraft innan man övergår till genomförandefasen.

Det beslut som nu förelagts är ännu inte ett byggbeslut som föreläggs separat för beslut. Nu föreslås en övergång till genomförandeplaneringsfasen vars kostnader uppgår till cirka 2,5 miljoner.

Centerns fullmäktigegrupp föreslår en kläm för stadsstyrelsen.

Det är skäl att ytterligare utreda om planen är tillräckligt stark om det lämnas besvär mot den och om en reservation på ca 2,5 miljoner i planeringsfasen går till spillo om planen som överklagats inte vinner laga kraft.