Ägarstyrningsdirektör Jarkko Virtanen 5.5.2020:

I samband med behandlingen av Åbo stads budget 2019 beslutade fullmäktige att lägga till följande anteckning i verksamhetsplanen: ”Det utreds möjligheten att grunda ett till 100 procent stadsägt fastighetsinvesteringsbolag för att man ska kunna effektivera genomförandet av byggnads- och renoveringsprojekten och utveckla stadens fastighetsutvecklingsverksamhet”.

Dessutom ställde stadsstyrelsen upp följande mål i samband med behandlingen av anpassningsprogrammet 14.9.2020 § 384: ”Effektiviteten hos byggande och underhåll av stadens lokaler utökas och därtill hörande genomförandemodell förnyas genom att sammanslå koncernens byggherrefunktioner”.

Fullmäktige har också preciserat sina tidigare utredningsriktlinjer och stadsstyrelsens beslut om anpassningsprogrammet i sitt budgetbeslut 16.11.2020 § 188 så att byggherrefunktionen vid lokaltjänsterna överförs år 2021 till det bolag som ska grundas tillsammans med koncernens andra aktörer och stadens egna lokalobjekt i bolagsform fusioneras till en koncern som i fortsättningen genomför de nya lokalprojekten.

Stadsstyrelsen antecknade utredningen av en bolagisering av Åbo stads lokaler och byggherreverksamhet för kännedom 11.1.2021 § 7 och beslutade att alternativa modeller för organisering av byggherrefunktionerna föreläggs stadsstyrelsen före 30.4.2021.

Dessutom beslutade stadsstyrelsen att inleda beredningen av en kombinationsfusion av Kiinteistö Oy Turun Syvälahden koulu och Kiinteistö Oy Turun Yli-Maarian koulu så att sektoranteckningen i det blivande bolagets bolagsordning i allt högre grad också möjliggör uppgifter som ingår i lokaltjänsternas utbud.

Granskning av riktlinjerna för kombinationsfusionen

Enligt stadens revisionssammanslutning KPMG:s utredning är verksamhetsmodellen som bildas i anslutning till kombinationsfusionen av Kiinteistö Oy Turun Syvälahden koulu och Kiinteistö Oy Turun Yli-Maarian koulu, där byggherreverksamheten och fastighetsägandet ingår i samma bolag, inte möjlig ur skatteeffektivitetens synvinkel med de ramvillkor som staden ställt upp. Sektoranteckningen i det nya bolagets bolagsordning om utvidgade uppgifter som också ingår i lokaltjänsternas utbud vore problematisk för en organisation i fastighetsaktiebolagsform och skulle samtidigt försvåra behandlingen av bolagets resultat i samband med boksluten.

KPMG anser också att en kombinationsfusion, där bolagen som fusioneras tillsammans bildar ett mottagande bolag, är en tung juridisk process och används sällan som fusionsmetod. Revisionssammanslutningen rekommenderar därmed att man istället för kombinationsfusion väljer absorptionsfusion, där ett av bolagen fusioneras med det mottagande bolaget.

Mot bakgrund av ovanstående föreslås för stadsstyrelsen att den justerar sitt tidigare beslut om beredningen av en kombinationsfusion på det sätt som revisionssammanslutningen föreslår så att fusionen verkställs som en absorptionsfusion utan en sektoranteckning i bolagsordningen om uppgifterna som hör till lokaltjänsternas utbud.

På motsvarande sätt har byggherrefunktionen och dess placering mot bakgrund av ovanstående granskats separat från ägandet i fastighetsbolagsform som bildas utifrån fusionen. Lokalservicecentralen och stadsmiljösektorn har tillsammans berett en utredning av alternativen för organisering av byggherrefunktionerna daterad 30.4.2021. Granskningen av organiseringen och bolagiseringen gäller enheten byggherreverksamhet för lokaler och dess funktioner som placeras i ansvarsområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn.

Beredningsriktlinjer för byggherreverksamhet

Enligt utredningen ska organiseringen av enheten för byggherreverksamhet vara en del av helheten för stadens lokalförvaltning och resten av byggherreverksamheten så att lokalprojektprocesserna ska vara smidiga och för att de slutliga byggnaderna i så hög grad som möjligt motsvarar stadens mål (tidtabeller, funktionalitet, energieffektivitet, byggnads- och livscykelkostnader etc.). De granskade bolagsmodellerna för byggherreverksamheten för lokaler överför inte det slutliga kostnadsansvaret från staden och en central fråga är hur staden på bästa sätt kan hantera och utveckla byggherreverksamheten så att målen uppnås.

I utredningen anses den mest ändamålsenliga modellen vara att byggherreverksamheten fortfarande hålls kvar som stadens egen verksamhet. Detta understöds av byggherreverksamhetens synergier med stadens övriga funktioner (underhåll av lokaltjänster, infrastrukturbyggande, planläggning och byggnadstillsyn) samt flexibiliteten i verksamheten mellan dessa inom stadsorganisationen. Modellen tar också fram de bästa förutsättningarna för verksamhetsutveckling med tanke på stadens mångahanda mål.

 Inom byggherreverksamheten har identifierats utvecklingsbehov bland annat när det gäller kostnadshantering och kostnadsstyrning.

• Kostnadshanteringen ska utvecklas vidare genom att överföra lokaltjänsternas lokalkonceptualisering, som fokuserar på lokalernas dimensionering och funktionalitet, till planeringsstyrningen inom byggherreverksamheten, där lokallösningarnas kvalitets- och innehållsfaktorer (möbler, utrustning, apparater osv.) fastställs.
• Staden ska utveckla sin egen verksamhet när det gäller kostnadsstyrningen av byggprojekt. Organisationens egen kompetens ska utökas genom rekrytering och samtidigt ska expertis inom byggherreverksamhet upphandlas i enlighet med koncernbolagens verksamhetsmodeller för att säkerställa kostnadseffektiviteten hos projekten. I stora projekt förbättras denna situation delvis av samarbetsmodellerna som redan i nuläget används som projektform, där en extern byggherre eller entreprenör tar kostnadsstyrningen för byggande i bruk redan från början av projektet (allianser, samverkansentreprenad, entreprenad med helhetsansvar).
• Åbo stad har strikta kolneutralitetsmål. För att uppnå dem har enheten för byggherreverksamhet och lokaltjänsterna uppställt miljöklassificeringsmål för lokalprojekt, och dessa mål ska iakttas i projektplaneringen. Dessutom kommer enheten för byggherreverksamhet att utveckla beräkningen av utsläppen av växthusgaser och energieffektivitetsgranskningar i projektberedningsfasen.

Genom att placera byggherreverksamheten i moderstaden i omedelbar närhet av projektberedningen och underhållsfunktionerna vid lokaltjänsterna uppnås den funktionellt bästa koordinationen och de hållbaraste lokallösningarna kan på så sätt säkerställas på lång sikt. Vid utvärderingen och utvecklingen av verksamheten i enheten för byggherreverksamhet ska man beakta det betydande utvidgandet av innehållet i byggherrarnas arbetsuppgifter under de senaste åren. I och med olika krav på fuktsäkerhet, livscykel, miljö och energieffektivitet har antalet experter och konsulter som deltar i projekten ökat betydligt. Detta har i sin tur lett till extra arbete för projektledningen och projektstyrningen, något som stadens nuvarande resurser inte alltid räcker till.

För att trygga verksamheten i enheten för byggherreverksamhet ska tillräckliga resurser garanteras så att den kan sköta uppgifterna på ett högklassigt sätt. Detta kan verkställas genom att grunda vakanser med sikte på pensioneringarna som äger rum inom de närmaste åren, vilket också möjliggör överföringen av s.k. tyst information till nya personer. Efter pensioneringarna kan vakanserna som lediganslås besättas från fall till fall med beaktande av arbetssituationen. De senaste rekryteringarna vid enheten för byggherreverksamhet har lyckats bra och kompetenta nya personer har anställts hos staden.

Avvikande från riktlinjerna i fullmäktiges budgetanteckning ska stadsstyrelsen besluta att utifrån utredningen av verksamhetsmodeller för byggherreverksamheten föreslå för fullmäktige att organiseringen av att byggherreverksamheten för stadens lokaler utvecklas enligt alternativ 1 i bilaga 1 som egen verksamhet på det sätt som fastställs i förvaltningsstadgan och beslutet om organisering av förvaltningen.

Koncernbolagens riktlinjer för byggherreverksamheten

På basis av det verksamhetsmässiga målet som godkänts av fullmäktige i samband med budgeten genomförs förnyandet genom att sammanslå byggherrefunktionerna i koncernen och genom att överföra byggherrefunktionen vid lokaltjänsterna till det bolag som ska grundas tillsammans med koncernens andra aktörer under 2021.

För tillfället låter Åbo teknologifastigheter Ab (TTK), Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy (Vaso), Studentbystiftelsen i Åbo (TYS) och TVT Asunnot regelbundet bygga lokaler i koncernform inom stadskoncernen. Det gemensamma verksamhetssättet när det gäller byggherreverksamheten i alla koncernbolag är att koncentrera sig på byggande med helhetsansvar (KVR). Personalen i bolagen fokuserar därmed inte enbart på byggherreverksamhet.

I teknologifastigheter svarar bolagets fastighetsdirektör utöver sina andra uppgifter för byggherreverksamheten. Under fastighetsdirektören lyder två projektchefer med beställaransvar för KVR-entreprenader. Hanteringen av investeringsprojekt ingår i bolagets kärnverksamhet och därmed är det inte möjligt för intressebolag att överföra projektchefer utanför sin organisation. Stadskoncernen har därmed inte heller till denna del bestämmande inflytande över Åbo Teknologifastigheter Ab.

I Vaso:s organisation har endast bolagets verkställande direktör och fastighetschef beställaransvar för KVR-entreprenader utöver sina andra uppgifter. Bolagets investeringar riktar sig enbart till nybyggnad och ombyggnad av ARA-objekt. Bolaget har inte sådana byggherreresurser att lägga ut på entreprenad som avses i fullmäktiges riktlinjer.

TYS:s investeringar riktar sig på motsvarande sätt till ARA-objekt som anvisats för studerandebruk. För att säkerställa kvaliteten har bolaget utvidgat beställarens köpkompetens också till övervakningen av KVR-entreprenader. Enligt bolagets uppskattning allokeras årligen cirka 1–2 årsverken inom dess fastighetsserviceteam till byggherreverksamhet, inklusive byggherreingenjören som svarar för enheten. Ovannämnda personer som svarar för byggherreverksamheten utför också andra fastighetshanteringsuppgifter inom stiftelsen. Stiftelsen har inte resurser för enbart byggherreverksamhet på det sätt som fullmäktige avser i sitt beredningsbeslut.

Den långsiktiga planeringen, att låta bygga nya studentbostäder samt grundläggande renovering och underhåll av bostäder som ingår i bostadsportföljen hör till stiftelsen kärnverksamhet. Beställarbyggherreverksamheten som kopplats till dessa förutsätter sådan beställarkompetens av byggherreverksamheten som inte kan överföras utanför den egna organisationen.

TVT Asunnots moderbolag riktar sina investeringar enbart till bostadsproduktion som är förenlig med Finansierings- och utvecklingscentralen för boendets krav. TVT Asunnots dotterbolag Turun Palvelutilat Oy och Turun Päiväkodit Oy utövar också annan verksamhet med stöd av sitt moderbolags personalresurser. Så gott som alla byggprojekt genomförs i KVR-form.

Hos TVT Asunnot är byggherreverksamheten en del av fastighetsledningen, vilket innebär uppföljning av bostädernas skick, långsiktig planering av renoveringar samt grundläggande renovering och nybyggnad. Byggherreverksamheten bereder och genomför dessutom försäljning av fastigheter och bostäder som inte lämpar sig för ändamålet. Byggherreverksamheten ingår i TVT Asunnots kärnverksamhet och bolaget har i första hand en beställar- och uppdragsgivarroll. Vid byggherreverksamheten upphandlas byggherrekonsulter som utför byggherreuppgifter när det gäller planering och styrning av projektet. Under byggherreprocessen koordinerar bolaget växelverkan och fattar beslut om investeringar på basis av planerings- och byggherrekonsulternas beredning.

I TVT Asunnots organisation medverkar två byggherrechefer samt fem personer som arbetar med projektplanering och övervakning av investeringar. Vad gäller bolagets övriga personal allokeras en partiell arbetsinsats till byggherreverksamheten bl.a. i anslutning till ekonomi, information och anskaffningar. I praktiken deltar nästan hela personalen på något sätt i byggherreverksamheten.

TVT:s byggherreverksamhet utgörs samtidigt av uppföljning av de befintliga bostädernas skick samt deras underhåll och utveckling. Bostäderna utvecklas enligt framtida behov och i utvecklingen ingår ofta också granskning av detaljplaner. Inom den rimligt prissatta produktionen av hyresbostäder förknippas helheten av byggherreverksamhet dessutom kraftigt till ARA-finansieringen, vars tekniska förvaltning är mycket utmanande om projektet fördelas till olika organisationer. Sett till helheten är byggherreverksamheten en så central del av TVT Asunnots kärnverksamhet att den inte kan läggas ut på entreprenad utan att det förorsakar en betydlig risk för bolagets egen bostadsverksamhet.

På basis av koncernbolagens beskrivningar av byggherrefunktionerna kan noteras att deras byggherreorganisationer och verksamhetssätt väsentligt avviker från moderstadens motsvarande modell för byggherreverksamhet. Anlitandet av utomstående planerings- och byggherrekonsulter till stöd för beställarfunktionerna är ett dominerande drag i alla byggherrefunktioner på koncernnivån. Byggherreverksamheten i bolagens egna organisationer fokuserar främst på beställaruppgifter och i viss mån på övervakningsuppgifter så att de operativa byggherreuppgifterna köps utifrån som utomstående byggherretjänster.

Funktionerna som förknippas med byggherreverksamheten i bolagens egna organisationer integreras kraftigt i deras kärnverksamheter och det är inte motiverat att lägga ut dem på entreprenad på det sätt som fullmäktige tidigare fastställt utan att äventyra kärnuppgiften hos de koncernbolag som utövar bostads- och fastighetsverksamhet. Avvikande från riktlinjerna i fullmäktiges budgetanteckning bör stadsstyrelsen däremot föreslå för fullmäktige att koncernbolagens byggherrefunktioner hålls kvar i de nuvarande organisationerna och att det därtill hörande samarbetet utvecklas projektspecifikt genom processtyrning, vilket innebär att koncernens kompetens i byggherreverksamhet optimalt kan utnyttjas utan att det bildas nya svårhanterliga diskontinuitetsmoment i moderstadens och koncernbolagens befintliga byggherreprocesser.

Bilaga 1Alternativa modeller för organiseringen av byggherrefunktionerna            

Ägarstyrningsdirektör, ställföreträdare för stadsdirektören Jarkko Virtanen:

FörslagStadsstyrelsen beslutar att precisera sitt tidigare beredningsbeslut om en kombinationsfusion av Kiinteistö Oy Turun Syvälahden koulu och Kiinteistö Oy Turun Yli-Maarian koulu 18.1.2021 § 30 så att fusionen verkställs som en absorptionsfusion utan en sektoranteckning i bolagsordningen gällande uppgifterna som hör till lokaltjänsternas utbud.

Stadsstyrelsen beslutar att föreslå för fullmäktige att, avvikande från riktlinjerna i fullmäktiges budgetanteckning, ska organiseringen av byggherreverksamheten för stadens lokaler utvecklas enligt alternativ 1 i bilaga 1 som egen verksamhet på det sätt som fastställs i förvaltningsstadgan och beslutet om organisering av förvaltningen, och att koncernbolagens byggherrefunktioner hålls kvar i de nuvarande organisationerna och att det därtill hörande samarbetet utvecklas projektspecifikt genom processtyrning.

BeslutFörslaget godkändes.

Peltonen anmälde jäv och avlägsnade sig från sammanträdet för den tid ärendet behandlades.

Bilaga 1Alternativa modeller för organiseringen av byggherrefunktionerna            

Stadsstyrelsens förslag

Stadsfullmäktige beslutar att, avvikande från riktlinjerna i fullmäktiges budgetanteckning, ska organiseringen av byggherreverksamheten för stadens lokaler utvecklas enligt alternativ 1 i bilaga 1 som egen verksamhet på det sätt som fastställs i förvaltningsstadgan och beslutet om organisering av förvaltningen, och att koncernbolagens byggherrefunktioner hålls kvar i de nuvarande organisationerna och att det därtill hörande samarbetet utvecklas projektspecifikt genom processtyrning.

BeslutFörslaget godkändes.

Behandling av ärendet vid sammanträdet                  

Då behandlingen av ärendet inleddes meddelade ordförande Rantanen att hon med stöd av 145 § i förvaltningsstadgan begränsar anförandena vid behandlingen av detta ärende till högst 5 minuter.