Lokalservicedirektör Tuomas Koskiniemi, lokalchef Minna Juselius och projektchef Tommy Gustafsson 16.11.2020:

Bakgrund

Stadsarkivets lokalbehov

Stadsstyrelsen beslutade att godkänna utredningen av lokalbehoven hos Åbo stads kontor vid sitt sammanträde 1.10.2019. Projektplaneringen inleddes enligt alternativ B, dvs. funktionerna placeras på Stadshusets gård och i lokalerna vid Universitetsgatan 27 a. Ingendera av de planerade objekten inrymmer större arkivutrymmen, utan stadens arkivlösning granskades som en egen helhet.

I en mer omfattande granskning och i den pågående utvecklingen av stadens arkivpraxis har ett behov av ett ändamålsenligt och centraliserat slutarkiv lyfts fram. En del av stadsarkivets utrymmen överensstämmer inte med föreskrifterna och arkivutrymmena finns i flera olika fastigheter. I stadsarkivets utrymmen förvaras sådana handlingar som enligt arkivlagen ska förvaras varaktigt. I stadsarkivets utrymmen förvaras och behandlas dessutom tillfälligt annat arkivmaterial innan det digitaliseras och/eller förstörs. Digitaliseringen och den elektroniska arkiveringen undanröjer inte behovet av förvaring, eftersom förstöringen av digitaliserat material kräver ett tillstånd av Riksarkivet, och detta tillstånd beviljas alltid separat från fall till fall. Utgångspunkten är att den nya slutarkivenheten genomförs som ett hyresobjekt.

Arkivet ska ligga inom Åbo stads gränser invid goda trafikförbindelser och det ska kunna nås med kollektivtrafiken. Vid genomförandet av utrymmen ska gällande förordningar om byggande iakttas. Därtill ska man följa Riksarkivets föreskrifter och anvisningar angående arkivutrymmen 1.3.2013, AL/19699/07.01.01.00/2012. Utrymmena ska uppfylla myndighetsbestämmelserna om rörelsehinder och Åbo stads planeringsanvisningar gällande rörelsehinder.

Marknadskartläggning sommaren 2020

Lokalitetstjänsterna beställde en marknadskartläggning gällande slutarkivet av Toimitilavälitys RHG Oy. Kartläggningen gjordes 15.5–30.6.2020. Branschaktörer ombads redogöra för befintliga arkivutrymmen eller möjligheterna att bygga sådana. Om aktörerna hade tillgängliga lokaler eller intresse att bygga sådana, ombads de lämna följande preliminära uppgifter: läge, tomtstorlek, detaljplan, huruvida objektet är nytt eller kräver grundläggande renovering, bedömning av möjligheten att ta objektet i bruk, indikativ hyresnivå, kostnaderna för hyresgäster, hyrans innehåll och önskad avtalsperiod.

Sammanlagt sju olika bolag lämnade ett svar gällande sammanlagt elva objekt, eftersom vissa anbudsgivare tillhandahöll flera objekt. Alla objekt låg inom Åbo stads gränser såsom önskat: vissa på industriområden och i industrikvarter och vissa inom stadens rutstadsplan.

-Av de föreslagna objekten krävde endast ett objekt reparationsbyggande, resten var nybyggnader.

-Den indikativa hyresnivån växlade mellan 13,10–20,00 €/m²/mån, även om det förekom vissa variationer i hyrans innehåll. I alla förslag med undantag av ett hade driftskostnaderna lagts till hyran. I ett förslag hade saneringskostnaderna dessutom fördelats utöver hyran.

Välfärdssektorns behov av patientdataarkiv

Efter att stadsarkivet inlett sitt projekt har det under sommaren 2020 framkommit ett behov av att grunda egna lokaler också för välfärdssektorns patientdataarkiv.

De nuvarande lokalerna som används som patientdataarkiv finns i ÅUCS:s ortokirurgiska sjukhus källarvåning. Välfärdssektorns hyresavtal gällande de nuvarande arkivutrymmena upphör 28.2.2021 och kan inte förlängas eftersom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt tar lokalerna i eget bruk. Därför måste arkivenheten flytta till andra utrymmen. Av praktiska skäl och på grund av tidtabellen måste arkivmaterialet och arbetsrummen placeras i ersättande lokaler för uppskattningsvis 1–2 år innan det nya arkivutrymmet blir färdigt. Den s.k. Tvätteribyggnaden (byggnad 7) i sjukhusområdet kommer att fungera som ersättande lokaler.

Tvätteribyggnaden undersöktes också som ett alternativ för ett varaktigt arkiv. Detta alternativ föreslås dock inte, eftersom byggnaden som har nått slutet av sin livslängd befinner sig i ett område vars markanvändning staden försöker utveckla och effektivisera.

Ett annat alternativ som har granskats gällande placeringen av ett varaktigt patientdataarkiv är ledningscentralsgrottan som i nuläget inte används. I samband med utredningen ombads stadens riskhanteringschef och det regionala räddningsverkets beredskapschef att komma med ett utlåtande om ibruktagande av grottan. Att placera arkivutrymmet i ledningscentralsgrottan fick inte understöd.

Därför föreslås att patientdataarkivet sammanslås med stadens slutarkivprojekt så att patientdataarkivet vid behov kan lösgöras till eget avtal.

Lokalprogram och kostnadsberäkning

Tätpackningshyllsystem, ritningslådor, lösa möbler och fasta förvaringsmöbler i arbetsrummen anskaffas genom stadens egen upphandling. Planeringen, byggherreverksamheten och byggandet sköts av hyresvärden.

Lokaltyper och arealer

Arkivutrymmenas fria höjd ska vara minst 3 000 mm. Helheten ska förses med ett skyddsrum om våningsytan är större än 1 200 m².

Hyresuppskattning:

26 500–43 000 €/mån moms 0 %;

318 000–516 000 €/år;

12,30–20,00 €/m²/mån, hyran har uppskattats på basis av marknadskartläggningen gällande slutarkivet (30.6.2020). I hyresuppskattningen ingår inte driftskostnader.

I användarsektorns hyra läggs till de interna poster som uppbärs av lokalitetstjänsterna; förvaltningsavgift 0,13 €/m²/mån; reparationsavgift 0,23 €/m²/mån; städning 1,20 €/m²/mån = sammanlagt 1,56 €/m²/mån.

Hyran fördelas mellan stadsarkivet och välfärdssektorn enligt följande:

Hyran fördelas mellan stadsarkivet och välfärdssektorn på basis av arean enligt följande:

Projektreservering

Anskaffningarna fördelas per användare.

Hyresperioden för lokalerna bör vara 20 år så att patientdataarkivet vid behov smidigt kan lösgöras från avtalet.

Utlåtande

Social- och hälsovårdsnämnden 11.11.2020 § 428:

Nämnden godkände för sin del projektbeskrivningen för slutarkivet och patientdataarkivet, men förutsätter en bedömning av huruvida socialtjänsternas arkiv lämpar sig för arkivbruk och vid behov att en åtgärdsplan utarbetas eller socialtjänsternas arkiv tas med i projektplanen.

Projektets framskridande

Arkivutrymmet upphandlas för ett slutarkiv och välfärdssektorns patientdataarkiv. Gällande socialtjänsternas arkiv som lyfts fram i social- och hälsovårdsnämndens utlåtande handlar det om en lokal i Eskeli-fastigheten för vilken ett tidsbundet avtal har ingåtts. Utmaningarna med socialtjänsternas arkivutrymmen utreds och avgörs som en egen process.

För fullmäktige föreslås att projektet genomförs som hyresprojekt. I samband med godkännandet av projektbeskrivningen fastställer fullmäktige ett takpris för projektet och befullmäktigar inledandet av ett anbudsförfarande gällande hyresobjektet. Utrymmena ska motsvara de krav som uppställs i projektbeskrivningen och anbudsbegäran. Upphandlingsdokumenten och utkastet till hyresavtal godkänns i stadsstyrelsen innan anbudstävlingen inleds.

Som takpris för hyresprojektet ska fastställas en årshyra på högst 500 000 euro (moms 0 %).