ÅBO STAD
Direktiv för behovsutredning och planering av infrastrukturprojekt
1. INLEDNING
Stadsstyrelsen har gett fastighetssektorn i uppdrag att införa ett behovsutrednings- och projektplaneringsförfarande i samband med infraprojekt. Direktiven gäller alla investeringsobjekt som ingår i investeringsprogrammet för infrastruktur. I och med grundandet av Åbo Vattenförsörjning Ab har det också blivit nödvändigt att definiera förfaringssätten mellan staden och bolaget i infraprojekt. I detta dokument beskrivs förfaringsanvisningen för behovsutredningar och projektplaner i samband med infraprojekt.
2. Klassificering av infraprojekt
Enligt uppkomstsätt kan infraprojekten indelas på följande sätt:
1.Strategiskt projekt
2.Markanvändningsprojekt
3.Projekt för utvecklingsprogram
4.Projekt för grundläggande investeringar
Omfattningen av behovs- och projektplaneringen differentieras i små och stora infrainvesteringar utgående från investeringssumman. Kostnaderna för små investeringsprojekt uppgår till högst 1 miljon euro, medan kostnaderna för stora investeringsprojekt överstiger 1 miljon euro. Klassificeringsgränsen är en investeringskostnad utan moms (moms 0 %) och innehåller inte kostnaderna för vattenförsörjningen i gemensamma projekt. Förfaringsanvisningen om små och stora projekt gäller alla infrainvesteringsprojekt enligt klassificeringen.
3. Behovsbeskrivningar och behovsutredningar
Serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn utarbetar en behovsbeskrivning av små infraprojekt och en mer omfattande behovsutredning av stora investeringsprojekt. Behovsbeskrivningen kompletteras vid behov med en behovsutredning även i små investeringsprojekt om projektets karaktär kräver det.
Behovsbeskrivningar och behovsutredningar innehåller alltid
−beskrivning av investeringsobjektet,
−beskrivning av hur investeringen anknyter till andra projekt eller behov,
−beskrivning av investeringsbehovet,
−begränsning av investeringens omfattning (kartbilaga),
−investeringens brådskande natur/prioritetsklass,
−nödvändiga förutredningar (t.ex. underjordiska konstruktioner och deras skick, förorenad mark, behovet av grundundersökning, hantering av dagvatten, etc.),
−utredning av investeringsprogram och -behov för ledningsbolag som ligger i objektområdet,
−anteckning om gemensamma projekt (vattenförsörjning, elnät, lokaler, annat) om man känner till andra parter kopplade till investeringen,
−utredning om huruvida projektet i fråga om vattenförsörjningen är av en sådan karaktär att det behövs investeringsstöd eller lånefinansiering från staden,
−preliminär kostnadskalkyl
−preliminär tidtabell för projektet,
−nyttokostnadsanalys för fattande av investeringsbeslut samt
−utredning av den enskilda markägarens deltagande i genomförandekostnaderna för ett offentligt infrastrukturprojekt i markanvändningsprojekt samt en eventuell tidigarelagd uppbäring av avslutningsavgifter inom vattenförsörjningen för markägarnas del.
Ovan nämnda utredningar kompletteras vid behov med granskningar av funktionalitet, säkerhet och förhållanden samt andra tilläggsutredningar.
4. PROJEKTKORT OCH PROJEKTPLANER
Serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn utarbetar ett projektkort av små infraprojekt och en projektplan av stora investeringsprojekt.
I projektplanen ställer man upp målen för genomförandet av investeringsprojektet och presenterar en plan för hur genomförandet ska framskrida. Stadens projektplanering beskriver och slår samman stadens och de olika ledningsbolagens gemensamma projekt till en helhet. Innan projektplanen tas upp till behandling i stadens beslutande organ ber man ledningsbolagen ge sitt godkännande för planen.
Projektplanen innehåller alltid
−tidigare behovsutredningar
−beskrivning av projektgruppen och av medlemmarna enligt deras uppgifter, en specificering av de konsulter som anlitas för projektet (utnämning av medlemmar kan ske senare),
−beskrivning av de tillstånd som behövs för projektet, deras processtider och ikraftträdande i förhållande till projektets tidtabell,
−beskrivning av hur projektet anknyter till andra projekt och av process- och tidtabellsberoende dem emellan,
−indelning av projektet i faser
−upphandlingsmodell eller entreprenadform som används vid genomförandet av projektet,
−omfattning,
−kvalitetsnivå,
−kostnadskalkyl,
−tidtabell och
−bedömning av risker som är förknippade med projektet.
Av små investeringar utarbetas ett projektkort vars innehåll i tillämpliga delar motsvarar det som beskrivits ovan.
Serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn uppdaterar projektplanen eller projektkortet vid behov innan planen genomförs.
Storleksklasserna för de projektreserv som används i kostnadskalkylen följer de projektreserv som används för lokalitetsprojekt. För nybyggnadsprojekt handlar det i princip om 10–15 procent och i grundläggande renovering och museala projekt 20–30 procent, beroende bl.a. på skyddsnivån för objektet.
5 GODKÄNNANDE AV BEHOVSUTREDNINGAR OCH PROJEKTPLANER
5.1 Små grundläggande investeringar högst 1 miljon euro
Med grundläggande investeringar avses sådana vanliga offentliga infrastrukturinvesteringar som anknyter till ägarbesittningen och underhållet och som inte ingår i andra investeringsklasser. Sådana är till exempel normala ersättnings- och underhållsinvesteringar, investeringar i trafikarrangemang samt grönområdesinvesteringar.
Vid små grundläggande investeringar tillämpas ett förfarande med projektkort. Projektkortet innehåller en behovsbeskrivning av investeringen och det utarbetas av serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn.
Projektet kan inkluderas i investeringsprogrammet för infra först efter att projektkortet har godkänts. Projektkortet godkänns av direktören för stadsmiljösektorn eller hens ställföreträdare.
Om små grundläggande investeringsprojekt slås samman till en större projekthelhet innan projektet genomförs så att den sammanlagda investeringskostnaden för de små objekten överskrider 1 miljon euro, utarbetas en projektplan över den sammanslagna projekthelheten.
5.2 Stora grundläggande investeringar över 1 miljon euro
Serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn utarbetar alltid en behovsutredning och en projektplan över stora grundläggande investeringar som stadsmiljönämnden godkänner.
Genomförandeplaneringen av projektet kan påbörjas och projektet kan inkluderas i investeringsprogrammet för infra först efter att behovsutredningen har godkänts. Genomförandet av projektet kan påbörjas först efter att projektplanen har godkänts.
5.3. Infraprojekt för markanvändning (planläggningsområden)
Vid infraprojekt för markanvändningen utgör behovsutredningen en del av förutredningen som utarbetas av stadsmiljösektorn innan planläggningen påbörjas. Dessa utredningar genomförs av serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn. Om förundersökningen ingår i projektplanen utarbetas ingen separat behovsutredning som ska godkännas. Den preliminära projektplaneringen som genomförs i samband med planläggningsfasen används som utgångspunkt för en egentlig projektplan.
Till planläggningsfasen kopplas en beräkning av infrakostnaderna och en första kostnadsberäkning som grundar sig på projektdelberäkningen. Denna kostnadsberäkning används vid budgetering av projektet under ekonomiplaneperioden. Samtidigt stakar man ut riktlinjer för den enskilda markägarens deltagande i genomförandekostnaderna för det offentliga infrastrukturprojektet.
Serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn preciserar kostnadsberäkningen efter genomförandeplaneringen genom en kostnadsberäkning som grundar sig på byggdelsberäkningen. Denna kostnadsberäkning används i projektplanen när man ställer upp de ekonomiska målen.
Projektplanerna för infraprojekten inom markanvändningen godkänns av stadsmiljönämnden, medan projektkorten godkänns av direktören för stadsmiljösektorn eller hens ställföreträdare.
5.4. Strategiska infraprojekt
Livscykeln för ett strategiskt projekt är i regel en ekonomiplaneperiod och endast ett begränsat antal projekt kan vara anhängiga åt gången.
Stadsmiljösektorn utarbetar en skriftlig behovsutredning av alla strategiska projekt samt en nytto-kostnadsanalys innan projekthelheten föreslås som ett strategiskt projekt. Det är stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion som utser ett strategiskt projekt och som också utvärderar statusen för strategiska projekt. En del av de gamla strategiska projekten kan ändras till ett normalt projekt.
Behovsutredningen och projektplanerna för strategiska projekt utarbetas enligt anvisningar för markanvändning eller stora infrastrukturinvesteringar. Behovsutredningen och projektplanen godkänns av stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion.
5.5. Utvecklingsprogram
I utvecklingsprogrammen ingår behovsutredningar av de föreslagna investeringarna. Sådana utvecklingsprogram är bl.a. utvecklingsprogrammet för cykling, reparationsprogrammet för broar, åtgärdsprogrammet för trafiksäkerheten, lekplatsgranskningen etc. Det behövs inga separata behovsutredningar. Utvecklingsprogrammen godkänns av stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion, stadsstyrelsen eller stadsfullmäktige beroende på programmets karaktär.
På ett projektkort som innehåller investeringsobjekt på högst en miljon euro och i en projektplan som innehåller investeringsobjekt på över en miljon euro ges en beskrivning av ett ställe i behovsutredningen som ingår i utvecklingsprogrammet.
Godkännandeförfaranden gällande projektplaner för investeringsprojekt som ingår i utvecklingsprogrammen följer beroende på investeringsnivån de ovan nämnda godkännandeförfarandena för projekten.
6. INVESTERINGSPROGRAMMET FÖR INFRA
6.1. Utarbetande av investeringsprogrammet för infra
Serviceområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn utarbetar i samarbete med andra serviceområden inom sektorn och ledningsbolagen ett investeringsprogram för infra. Stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion fattar beslut om prioriteringar i investeringsprogrammet för infra. Stadsfullmäktige godkänner investeringsprogrammet för infra som en del av budgetbehandlingen.