ÅBO STAD
Direktiv för behovsutredning och planering av lokalprojekt
Innehåll
1 UTGÅNGSPUNKTER FÖR BEHOVSUTREDNING OCH PLANERING AV LOKALPROJEKT 2
1.2 Tillämpningsområdet för direktiven för behovsutredning och planering av lokalprojekt 3
2.2 Förutredning och bedömning av lokalbehovet 4
2.3 Beslut om att inleda behovsutredning 4
2.4 Utarbetande av behovsutredning 4
2.5 Godkännande av behovsutredningen 5
3 PROJEKTPLANERINGSPROCESSEN 7
3.1 Beslut om att beställa en projektplan 7
3.2 Utarbetandet av projektplan 7
3.3 Godkännande av projektplanen 8
4 ATT FÖRESLÅ PROJEKT I INVESTERINGSPROGRAMMET 10
4.1 Sammanställning av investeringsprogram 10
4.2 Sammanställning av långsiktiga investeringsprogram 10
4.3 Ansökan om finansieringsandelar för projektet 10
5 PROJEKTETS GENOMFÖRANDEFAS 11
5.1 Uppföljning av genomförandefasen 11
5.2 Problem i genomförandet 11
1. UTGÅNGSPUNKTER FÖR BEHOVSUTREDNING OCH PLANERING AV LOKALPROJEKT
Dessa direktiv för behovsutredning och projektplanering beskriver utarbetandet av och innehållet i behovsutredningar och projektplaner. Direktiven gäller alla lokalprojekt som genomförs av Åbo stad och i tillämpliga delar inom stadskoncernen. Direktiven för behovsutredning och projektplanering är avsedda för dem som bereder behovsutredningar och projektplaner och de parter som fattar beslut om dessa.
Stadens lokalprojekt ska enligt stadsfullmäktiges direktiv följa den behovsutredning och projektplan eller projektbeskrivning som godkänts av stadsfullmäktige, stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion eller nämnden. Med avvikelse från bestämmelserna i förvaltningsstadgan (Sfm 29.5.2017 § 105) godkänner Egentliga Finlands regionala räddningsnämnd projektplanerna för sina hyresprojekt oberoende av projektets värde, om lokalen som ska inskaffas finns på en annan ort än i Åbo stad.
Behovsutredningen, projektplanen och projektbeskrivningen för lokalprojekt är beslutshandlingar som innehåller de viktigaste uppgifterna om projektet. Uppgifterna gäller eventuella servicenät, grunderna för anskaffning av lokaler, alternativa lösningar som undersökts, möjligheter till samutnyttjande, projektets namn och läge, rumsprogram, kostnadskalkyl, byggplats, driftskostnader, redovisning av användningen av lokaler som blir lediga och andra nödvändiga utredningar.
Behovsutrednings- och projektplaneringsprocessen utgår från att man strävar efter att täcka lokalbehovet genom att i första hand använda stadens befintliga lokaler, dock med beaktande av kostnadseffekterna av de lokallösningar som står till förfogande. I nybyggnadsprojekt avgörs besittningsformen alltid separat med beaktande av totalkostnaderna för tillgängliga alternativ och stadens eventuella strategiska riktlinjer. I nybyggnadsprojekt används i första hand stadens egna tomter. Om man inte lyckas hitta en tomt som lämpar sig för ändamålet kan staden vid behov skaffa tomten på marknaden.
Med undantag av stadsfullmäktige, stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion, lokalservicecentralen och regionala räddningsnämnden eller tjänsteinnehavare vid lokalservicecentralen med hänsyn till behörighetsgränserna, har andra organ i staden inte rätt att skaffa lokaler i stadens ägo, hyra lägenheter eller lokaler i stadens besittning eller hyra ut lokaler i andra hand till tredje part. Däremot är underuthyrning av lokaler fortfarande tillåtet, t.ex. när det gäller kvällsanvändning av skolor.
För att ett projekt ska godkännas i budgetens investeringsprogram förutsätts en godkänd behovsutredning eller projektplan som har upprättats enligt dessa direktiv. Genomförandet av projektet kan inledas först efter att stadsfullmäktige har godkänt det i stadens investeringsprogram.
När projektplanen godkänns ska de kollegiala organen i de berörda sektorerna förbinda sig till ändringen av driftsutgifter som projektet förorsakar inom ramen för sin budget och ekonomiplan, eller utarbeta i samband med behandlingen av projektplanen ett förslag till stadsfullmäktige för att täcka ökningen av kostnaderna så att tilläggskostnaderna kan inkluderas i budgetförslaget som följer efter godkännandet av projektplanen.
Sektorerna allokerar projektkostnaderna i sina budgetar och ekonomiplaner enligt den godkända projektplanen.
Dessa förnyade direktiv ersätter de tidigare direktiven för behovsutredning och planering av lokalprojekt som godkändes 16.6.2014 § 98.
1.2 Tillämpningsområdet för direktiven för behovsutredning och planering av lokalprojekt
Direktiven för behovsutredning och planering av lokalprojekt tillämpas på nybyggnadsprojekt och grundläggande renoveringar, hyresprojekt som används av moderstaden och projekt som kräver betydande ändringar. I näringslivspolitiska projekt som i första hand utgår från något annat än stadens eget behov av lokaler iakttas direktiven i tillämpliga delar.
I alla projekt utarbetas alltid en behovsutredning och projektplan i enlighet med dessa direktiv. Ett undantag utgörs dock av grundläggande renoveringar som utgår från ett behov av tekniska reparationer, projekt vars kostnadskalkyl underskrider 1 miljon euro eller årshyran underskrider 100.000 euro och s.k. brådskande projekt. Dessa kräver ingen separat behovsutredning utan en projektbeskrivning som kombinerar behovsutredningen och projektplanen (se 2.6).
Om reparationsarbetena är av underhållsnatur, fördelas över flera år och deras sammanslagna renoveringskostnader uppgår till minst 1 miljon euro, utarbetar lokalservicecentralen en projektbeskrivning över underhållsarbetena i enlighet med dessa direktiv. För reparationsarbeten som underskrider 1 miljon euro utarbetas i regel ett s.k. projektkort på vilket åtgärder inklusive kostnadskalkyler antecknas. Exempel på sådana arbeten är fasad-, tak-, diknings- och fönsterreparationer.
Om underhållsarbetena påverkar användarsektorns kostnader med över 10.000 euro per år ska de meddelas till hyresgästen innan projektet inleds.
Om det enbart handlar om att förlänga ett tidsbundet hyresavtal, behöver ingen behovsutredning eller projektplan utarbetas. Om lokalservicecentralen har en avvikande åsikt om det framtida behovet av lokalerna, ska detta tas i beaktande innan hyresavtalet förlängs och saken läggs fram för behandling i stadens ledningsgrupp innan ett eventuellt beslut fattas.
Innan man inleder tekniska projekt som föranleds av behoven hos en byggnad eller en därtill ansluten fastighet ska användarsektorn och lokalservicecentralen utifrån diskussioner bilda en åsikt om lokalernas eller fastighetens framtida användning. Då ska bl.a. eventuella operativa ändringar beaktas och ett skriftligt avtal ingås om projektets eventuella hyreseffekter.
Om stadsfullmäktige i sin årliga budgetbehandling lägger till nya beteckningar för att beredas som investeringsobjekt, blir lokalservicecentralen skyldig att inleda en ny behovsutrednings- och projektplaneringsprocess för det nya objektet, och användarsektorn blir skyldig att inkludera driftskostnaderna som föranleds av detta i sitt följande budgetförslag eller sin följande ekonomiplan.
En behovsutredning utarbetas när det ur användarens synvinkel uppstått ett behov att ändra lokalerna. Ändringsbehovet kan också grunda sig mer omfattande på stadens strategiska eller näringslivspolitiska mål. När man utarbetar behovsutredningen ska uppmärksamhet fästas vid beslut om servicenät, stadens strategiska riktlinjer och andra styrdokument som gäller lokalprojekt. Behovsutredningen utarbetas i matrisen för lokalförvaltning i samarbete mellan användarsektorerna, lokalservicecentralen och vid behov andra parter som är viktiga för lokalprojektet.
När lokalbehov uppstår ska sektorn först ta reda på möjligheterna att ordna verksamheten utan ytterligare lokalarrangemang. Sektordirektören svarar för hur effektivt de lokaler som sektorn besitter används. Om sektorn har för avsikt att genomföra interna ändringar mellan olika verksamhetsställen, ska den meddela lokalservicecentralen om arrangemanget innan ändringarna görs. Om lokalservicecentralen anser att det interna lokalitetsarrangemanget strider mot gällande strategiska beslut eller om det inte har lagts fram tillräckliga motiv för ändringarna, har lokalservicecentralen rätt att avbryta lokalarrangemanget. För att avgöra eventuella avvikande åsikter ska lokalservicecentralen och sektorn i fråga antingen tillsammans eller skilt för sig lämna ärendet till stadens ledning för behandling så att stadsdirektören vid behov kan framlägga ärendet för att avgöras i stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion.
2.2 Förutredning och bedömning av lokalbehovet
Om behovet av lokaler inte kan åtgärdas genom andra operativa arrangemang, utarbetar sektorn en utredning av lokalbehovet med beaktande av helheterna av servicenät.
Syftet med förutredningen är att fastställa sektorns nuläge, ändringen av verksamheten inklusive lokalbehov samt att överväga sätt att ordna tjänsten.
Förutredningen av lokalbehovet som godkänts av sektorn tillställs lokalservicedirektören. Lokalservicedirektören bedömer projektets omfattning, betydelse och lämplighet för gällande strategiska riktlinjer och servicenätlösningar och presenterar projektet vid behov för stadens ledningsgrupp, som i sin tur kommer med en åsikt om inledandet av behovsutrednings- och projektplaneringsprocessen.
2.3 Beslut om att inleda behovsutredning
Lokalservicedirektören fattar beslut om att inleda en behovsutredning och föredrar vid behov ärendet för stadens ledningsgrupp innan ett beslut fattas.
2.4 Utarbetande av behovsutredning
Behovsutredningen utarbetas i matrisen för lokalförvaltning i samarbete mellan användarsektorerna, lokalservicecentralen och vid behov andra parter som är viktiga för lokalprojektet. Lokalservicecentralen svarar för sammanställandet av behovsutredningen oberoende av dess utgångspunkter. Varje part som deltar i beredningen svarar dock för sin egen del för att ta fram innehåll för behovsutredningen.
Syftet med behovsutredningen är att precisera användarens lokalbehov, dimensioneringen av lokalerna, möjliga sätt att genomföra projektet, preliminära kostnadseffekter (bl.a. investeringarnas samt personal-, utrustnings- och driftskostnadernas storlek), möjligheterna till samutnyttjande av byggnaden eller lokalen mellan sektorerna och lokalens ändringsbarhet under dess livscykel med beaktande av framtida behov inom de olika sektorerna samt sektorns syn på projektets tidtabell.
Om sektorn har lagt fram sitt behov av lokaler, och dessa innebär ändringar, utreder lokalservicecentralen i första hand vilka av stadens egna lokaler står till förfogande. Om staden inte har lediga lokaler som lämpar sig för verksamheten, kan man enligt prövning hyra in lokaler externt. Då letar lokalservicecentralen efter en lämplig lokal på marknaden enligt de ramvillkor som anges i upphandlingslagen.
Om verksamheten behöver ersättande lokaler medan projektet genomförs, tas detta upp i behovsutredningen. De ersättande lokalerna avgörs i samband med utarbetandet av projektplanen eller projektbeskrivningen.
Särskild uppmärksamhet ska fästas vid projektets totalkostnader under dess livscykel som också omfattar andra kostnader utöver fastighetens kapital- och underhållskostnader. I totalkostnaderna ska också personal- och verksamhetskostnader beaktas.
Om behovsutredningen undersöker ordnandet av tjänster på annat sätt än som stadens egen verksamhet, utarbetar sektorn i fråga ett förslag till hur tjänsten ska ordnas. Dessutom ska man ange motiveringar och jämförelser mellan olika sätt att ordna tjänsten.
Innan ett beslut fattas kan lokalservicedirektören lägga fram behovsutredningen ännu en gång för bedömning i ledningsgruppen, om han eller hon anser det ändamålsenligt.
2.5 Godkännande av behovsutredningen
Efter att lokalservicedirektören och eventuellt stadens ledningsgrupp behandlat behovsutredningen lägger lokalservicecentralen behovsutredningen fram för godkännande hos den part som har beslutanderätten inom sektorn i fråga och vid behov vidare för stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion.
När det gäller behovsutredningen fördelas beslutanderätten enligt lokalprojektets tröskelvärde så att
-ingen separat behovsutredning utarbetas för projekt vars kostnadskalkyl underskrider 1 miljon euro eller årshyran underskrider 100.000 euro, istället utarbetas en projektbeskrivning (jfr punkt 2.6),
-behovsutredningen godkänns av den berörda sektornämnden på föredragning av sektordirektören, och av direktören för förvaltningsgruppen när det gäller lokalprojekt inom koncernförvaltningen, då årshyran är 100.000–200.000 euro eller projektets kostnadskalkyl 1–2 miljoner euro,
-stadens ledningsgrupp bedömer koordinerat nämndens beslut på föredragning av lokalservicedirektören och stadsdirektören förelägger ärendet för behandling i stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion om detta förutsätts på grund av samordningen av lokalbehovet med andra sektorer eller på grund av andra vägande orsaker,
-de berörda nämnderna godkänner alltid för sin egen del behovsutredningen på föredragning av sektordirektören och lägger den fram för stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion och
-stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion godkänner behovsutredningar där årshyran överskrider 200.000 euro eller projektets kostnadskalkyl överskrider 2 miljoner euro.
-Direktören för förvaltningsgruppen godkänner och föredrar koncernförvaltningens lokalprojekt.
Samtidigt som behovsutredningen godkänns kan man besluta om projektet ska genomföras i stadens egen balansräkning eller som hyresprojekt.
Om behovsutredningen samtidigt gäller flera olika användare som lyder under nämnden ska den föreläggas stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion oberoende av tröskelvärdet. Nämnden i varje användarsektor godkänner dock för sin del behovsutredningen på det sätt som tröskelvärdet förutsätter, varefter lokalservicecentralen samordnar beredningen av ärendet vidare till stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion.
Med årshyra avses den projektvisa totalhyran som utbetalas för en lokal (kapitalhyra och underhållshyra sammanlagt, moms 0 %). När det gäller överföringsbara lokaler beaktas också de kalkylmässiga årskostnaderna som byggnadsgrunden ger upphov till.
För lokalprojekt utarbetas i regel alltid en behovsutredning och en projektplan. I följande situationer kan man tillämpa ett förenklat förfarande och utarbeta en processbeskrivning där behovsutrednings- och projektplaneringsfaserna sammanslås:
-Projekt vars kostnadskalkyl underskrider 1 miljon euro och årshyran underskrider 100.000 euro.
-Grundläggande renoveringar som utgår från behov av tekniska reparationer samt reparationsarbeten av underhållsnatur, om arbeten fördelar sig över flera år och de sammanslagna kostnaderna uppgår till minst 1 miljon euro.
-När ett plötsligt eller oväntat lokalbehov uppstår utarbetas i regel en projektbeskrivning för att påskynda processen.
Av projektbeskrivningen framgår behovet, ett förslag till lösning och kostnadseffekterna. Om nybyggnad övervägs som ett alternativ till en teknisk grundläggande renovering ska en behovsutredning och projektplan utarbetas.
Projektbeskrivningen innehåller olika lösningsalternativ som lokalservicecentralen undersökt. Efter att lokalservicedirektören och vid behov stadens ledningsgrupp behandlat projektbeskrivningen, lägger lokalservicecentralen den fram för godkännande i nämnden för den berörda sektorn på föredragning av sektordirektören. Samtidigt förbinder sig sektorn till de kostnader som projektet föranleder. Ansvaret för genomförandefasen och den därtill hörande fortsatta beredningen ligger hos stadsmiljösektorn.
Beslutsnivå och organ fastställs på basis av lokalprojektets värde (jfr punkt 3.3).
3.1 Beslut om att beställa en projektplan
Efter att behovsutredningen godkänts fattar lokalservicedirektören ett beslut om att inleda projektplaneringen. Lokalservicecentralen svarar för att koordinera utarbetandet av en projektplan i matrisen för lokalförvaltning.
Om det handlar om ett partnerskapsprojekt inom stadskoncernen, kan lokalservicedirektören också direkt beställa projektplanen av ett koncernbolag som är partner.
Innan man inleder projektplaneringen av tekniska projekt som utgår från byggnadens eller en därtill hörande fastighets behov, måste användarsektorn och lokalservicecentralen på basis av diskussioner bilda sig en gemensam uppfattning om det framtida användningssyftet av lokalen eller fastigheten.
3.2 Utarbetandet av projektplan
Projektplanen utarbetas i matrisen för lokalförvaltning i samarbete mellan användarsektorerna, lokalservicecentralen, stadsmiljösektorn och vid behov andra parter som är viktiga för lokalprojektet. Oberoende av utgångspunkterna för projektplanen svarar lokalservicecentralen för koordineringen av utarbetandet av projektplanen. Varje part som deltar i beredningen svarar dock för sin del för att producera innehållet. Lokalservicecentralen står för externa kostnader som orsakas av utarbetandet av projektplanen. Den tar bl.a. ut ett förvaltningsarvode i enlighet med beräkningsgrunderna för den interna hyran.
Syftet med projektplanen är bl.a. att fastställa projektets omfattning, mål för planeringen, det tekniska genomförandet av lokalerna, byggplats, kostnader, möbleringskostnader och ersättande lokaler. I projektplanen ingår projektets kostnadskalkyl som upprättas enligt den kostnadsnivå som råder vid den tidpunkten. När genomförandet av projektet inleds justeras kostnadskalkylen till den aktuella kostnadsnivån och den justerade kostnadskalkylen meddelas det organ som godkänt projektplanen för kännedom.
Projektreserverna beaktas från fall till fall i kostnadskalkylen som utarbetats under projektplaneringsfasen. Storleksklasserna för projektreserverna är i princip 10–15 procent för nybyggnadsprojekt och 20–30 procent för grundläggande renovering och museala projekt, beroende bl.a. på skyddsnivån för objektet.
För infrastrukturprojekt utarbetas egna behovsutredningar och projektplaner. Planerna för lokalprojekt beskriver dock behoven av att bygga infrastruktur som direkt ansluter till projektet samt därtill hörande kända kostnader.
Om det handlar om ett partnerskapsprojekt inom stadskoncernen, kan lokalservicedirektören beställa projektplanen direkt av ett koncernbolag som är partner. I sådana projekt representerar lokalservicecentralen beställaren och engagerar företrädare för användarsektoren i projektplaneringen. Dessutom utnyttjar lokalservicecentralen vid behov stadsmiljösektorns expertis i anslutning till byggandet för att säkerställa att lösningarna fungerar.
Om projektplanen föreslår partnerskaps- eller hyresprojekt som en lösning till lokalanskaffningen, fogas till projektplanen ett utkast till eventuellt hyresavtal med en extern hyresgivare jämte bilagor som upprättats av lokalservicecentralen.
Innan projektplanen behandlas i nämnden, utvärderar lokalservicedirektören projektplanen tillsammans med stadens ledningsgrupp. Den slutliga projektplanen jämförs med behovsutredningen, kostnaderna i behovsutredningen och beställningen av projektplan.
Om behovet ändrar från det ursprungliga under projektplaneringsfasen, eller om något som betydligt avviker från det ursprungliga behovet framkommer, avbryts projektplaneringen och lokalbehovet fastställs på nytt. Projektprocessen börjar då från början.
När det gäller nybyggnadsprojekt som tagits upp i stadsfullmäktiges investeringsprogram, strävar man efter att inrikta konstnärliga element till byggnaderna i planeringsfasen. Dessa kan uppgå till högst 1 procent av byggnadens nypris, dock med beaktande av projektets totala kostnadskalkyl. De konstnärliga element som föreslås i projektplanen kan bestå av fasta arkitektoniska lösningar som ska beaktas i avskrivningarna på byggnaden eller konstanskaffningar som hör till den lösa egendomen enligt den fördelning som presenteras i projektplanen.
De strukturella konstlösningar som upptas i avskrivningarna enligt plan inkluderas i byggnadens investeringskostnader. Beslutet om anskaffning av ett konstnärligt element enligt projektplanen fattas av stadsmiljönämnden efter att förslaget lagts fram av museitjänsterna.
3.3 Godkännande av projektplanen
Efter att projektplanen eller projektbeskrivningen färdigställts lägger lokalservicedirektören den fram för bedömning i stadens ledningsgrupp. Efter det skickar lokalservicedirektören projektplanen eller projektbeskrivningen till den berörda nämnden som godkänner den för sin del och åtar sig samtidigt att täcka projektkostnaderna och framlägger projektplanen eller projektbeskrivningen vidare till beslutsnivån. Sektordirektören föredrar ärendet i nämnden.
I samband med godkännandet av projektplanen ska den berörda nämnden inom sektorn ta ställning till täckandet av hyreskostnaderna.
När det gäller projektplanen eller projektbeskrivningen fördelas beslutanderätten enligt lokalprojektets värde så att
-de berörda kollegiala organen inom användarsektorn eller sektorerna, och direktören för förvaltningsgruppen när det gäller lokalitetsprojekt inom koncernförvaltningen, godkänner alltid projektplanen eller projektbeskrivningen för sin egen del och lägger fram planen för godkännande på den nivå som har beslutanderätten,
-lokalservicedirektören godkänner projektplaner där årshyran underskrider 100.000 euro eller projektets kostnadskalkyl är under 1 miljon euro,
-stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion godkänner projektplanen eller projektbeskrivningen när årshyran är 100.000–300.000 euro eller projektets kostnadskalkyl är 1–3 miljoner euro,
-stadsstyrelsen godkänner för sin del projektplanen eller projektbeskrivningen när årshyran överskrider 300.000 euro eller projektets kostnadskalkyl överskrider 3 miljoner euro,
-stadsfullmäktige godkänner projektplanen eller projektbeskrivningen när årshyran överskrider 300.000 euro eller projektets kostnadskalkyl överskrider 3 miljoner euro.
Om projektplanen tar upp flera alternativ, fastställs det behöriga förvaltningsorganet på basis av vad som förutsätts om man väljer den högsta kostnadskalkylen.
På behandlingsnivån bestäms tröskelvärdet i eurobelopp utifrån de totala projektkostnaderna med hänsyn till, förutom husbyggandet, även i mån av möjlighet investeringskostnaderna för den infrastruktur som projektet kräver.
I samband med godkännandet av projektplanen eller projektbeskrivningen godkänns besittnings- och genomförandeformen. I samband med godkännandet av projektplanen fattas också beslut om eventuella konstanskaffningar och maximikostnaderna för dessa.
Valet av besittningsform (t.ex. i egen balansräkning, bolag, hyresprojekt) fattas senast i samband med godkännandet av projektplanen. Valet görs med beaktande av den totala ekonomiska aspekten, synergier och stadens eventuella riktlinjer för ägarskap. Om hyresprojekt föreslås som en lösning på projektprocessen, ska hyresavtalet inte undertecknas innan de verkliga projektkostnaderna säkerställts på basis av konkurrensutsättning eller genom att fastställa kostnadsansvaren avtalstekniskt eller på ett annars pålitligt sätt. Förslaget till besittningsform läggs fram av lokalservicecentralen.
Förslaget till genomförandeform läggs fram av ansvarsområdet för stadsbyggande inom stadsmiljösektorn, med undantag av projektplaner som beställts direkt av ett koncernbolag som är partner. I samband med godkännandet av projektplanen fastställs genomförandeformen också för projekt som genomförs i bolagsform.
Om den genomförandeform som väljs för projektet innehåller en utvecklingsfas eller en motsvarande fas där kostnader preciseras, är det ändamålsenligt att genomföra beslutsfattandeprocessen i två steg. I den första fasen godkänner det beslutande organet projektplanen eller projektbeskrivningen med en preliminär kostnadskalkyl. Den andra fasen godkänns av stadsstyrelsen om kostnadskalkylen som ska fastställas är lika stor eller lägre än den som fastställdes i det skede då projektplanen eller projektbeskrivningen utarbetades. Den andra fasen godkänns av stadsfullmäktige om kostnadskalkylen som ska fastställas överskrider kostnadskalkylen i projektplanen eller projektbeskrivningen.
Om kostnaderna som godkänts i projektets utvecklingsfas ökar med 5 procent efter att indexjusteringarna beaktats, eller om någon annan betydande ändring görs i projektet, lämnas projektplanen eller projektbeskrivningen till det förvaltningsorgan som godkänt den för behandling.
4. ATT FÖRESLÅ PROJEKT I INVESTERINGSPROGRAMMET
4.1 Sammanställning av investeringsprogram
Att godkänna ett lokalprojekt som beteckning i budgetens investeringsprogram kräver att det finns en i regel godkänd behovsutredning och projektplan eller en projektbeskrivning. Att godkänna beteckningen i budgetens investeringsprogram för ekonomiplaneringsperioden förutsätter att behovsutredningen godkänns. Projektet kan inledas då projektplanen eller projektbeskrivningen har godkänts och projektet tagits upp i investeringsprogrammet. Ansökan om finansieringsandelar (t.ex. statsandelar) kan utgöra en grund för undantaget från att projektet tas upp i investeringsprogrammet först efter att projektplanen godkänts.
Lokalservicecentralen svarar för utarbetandet av lokalinvesteringsprogrammet emedan stadsstyrelsens koncernsektion prioriterar investeringar. Lokalservicedirektören bereder ett investeringsförslag till stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion som förelägger den för stadsfullmäktige.
Investeringsplanen ska innehålla en bedömning av hyreseffekterna som genomförandet av projektet har för användarsektoren eller sektorerna. I samband med att projektplanen godkänns förbinder sig varje sektor till ändringen av driftsutgifter som projektet förorsakar. Sektorerna inför projektkostnaderna i sin budget och ekonomiplan enligt den godkända projektplanen senast i det budgetförslag som följer efter godkännandet av projektplanen.
Lokalservicecentralen sammanställer en lista över mindre investeringar i budgetens investeringsdel. I listan ingår alla projekt som utgår från byggnadens tekniska behov och vars värde underskrider 1 miljon euro samt motsvarande ändringsprojekt med motiveringar som utgår från användarens behov.
Stadsmiljösektorn genomför projekt enligt lokalinvesteringsprogrammet och stadsmiljönämnden sköter uppföljningen och tillsynen i byggnadsskedet. Om en utvecklingsfas ingår i genomförandeformen för projektet, svarar stadsmiljösektorn för dess ledning och därav föranledda kostnader.
4.2 Sammanställning av långsiktiga investeringsprogram
Sektordirektörerna lägger fram förslag om kommande lokalitetsbehov som ännu inte godkänts i investeringsprogrammet till lokalservicecentralen. Lokalservicecentralen sammanställer de föreslagna investeringsbehoven till en långsiktig investeringsplan. Sektorernas förslag kan grunda sig på både operativa och tekniska behov.
Objekten i den långsiktiga investeringsplanen förutsätter inte en godkänd behovsutredning eller projektplan. Planen i fråga meddelas stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion för kännedom i samband med behandlingen av budgeten.
4.3 Ansökan om finansieringsandelar för projektet
Användarsektorn svarar för att bereda och ansöka om statsunderstöd, EU-stöd, projektstöd eller motsvarande finansieringsandelar för lokalinvesteringar. Lokalservicecentralen och stadsmiljönämnden bistår vid behov med beredningen i matrisen för lokalförvaltning.
Lokalservicecentralen svarar för att ansöka om energibidrag och andra bidrag för vilka man inte tydligt utsett en ansvarssektor.
Användarsektorn ska utreda processen för ansökan om eventuella understöd och framlägga en utredning av dessa innan projektplanen godkänns.
5.1 Uppföljning av genomförandefasen
I projekt som införs i den egna balansräkningen ligger genomförandeansvaret hos stadsmiljösektorn. Under genomförandefasen ska direktören för stadsmiljösektorn och nämnden följa upp projektets framskridande och rapportera till stadsstyrelsen.
I fråga om hyresprojekt och partnerskapsprojekt inom koncernen är lokalservicecentralen företrädare för beställaren och använder sig vid behov av stadsmiljösektorns expertis inom byggnadstekniska frågor. Lokalservicedirektören rapporterar om projektet till stadens ledning och stadsstyrelsen.
Om projektet genomförs i bolagsform svarar bolagsstyrelsen för uppföljningen och övervakningen av genomförandefasen. Styrelsen består i huvudsak av företrädare för lokalservicecentralen och stadsmiljösektorn. Bolagsstyrelsen rapporterar om projektet regelbundet till stadens ledning och stadsstyrelsen.
Om det uppstår problem under projektets genomförandefas, t.ex. hot om att kostnadskalkylen överskrids, tidtabellen inte håller eller motsvarande, fastställs åtgärderna enligt besittningsform.
I projekt som införs i den egna balansräkningen ska direktören för stadsmiljösektorn vidta följande åtgärder efter tilläggsutredningar:
-tillkännage saken för stadsmiljönämnden, som vid behov lägger fram sitt förslag till fortsatta åtgärder till stadsstyrelsen och
-utan dröjsmål informera lokalservicedirektören som vidarebefordrar informationen till stadens ledning.
Direktören för stadsmiljösektorn ska vid behov anlita utomstående expertis i frågor som gäller särskild teknik. I juridiska frågor ska man vända sig till ansvarsområdet juridiska ärenden vid koncernförvaltningen som fattar beslut om eventuell upphandling av utomstående expertis.
I hyresprojekt och partnerskapsprojekt inom koncernen svarar lokalservicecentralen för uppföljningen och övervakningen och använder sig vid behov av stadsmiljösektorns expertis inom byggnadstekniska frågor. Lokalservicedirektören rapporterar om projektet till stadens ledning och stadsstyrelsen.
I projekt i bolagsform ska bolagsstyrelsen rapportera om problem som uppstår i projektet till stadens ledning och stadsstyrelsen.
När det gäller objekt som staden direkt äger sköter lokalservicecentralen underhållet och uppföljningen. Lokalservicedirektören rapporterar vidare till biträdande stadsdirektören.
Eventuella underhållsuppgifter som hör till hyresgästen i hyresobjekt sköts av lokalservicecentralen.
Om projektet genomförs i fastighetsbolagsform (FAb), fördelas underhållsansvaret mellan fastighetsbolaget och aktieägaren på basis av bolagsordningen eller på ett sätt som man skilt kommer överens om. Fastighetsbolaget och dess styrelse sköter de uppgifter som hör till fastighetsbolaget och lokalservicecentralen de uppgifter som hör till aktieägarna.