Ss 6.9.2021 § 414
Anvisningar för effektivering av beslutsfattandet och organens arbete 2021
I 12 kap. i kommunallagen föreskrivs om besluts- och förvaltningsförfarandet. Kommunallagens bestämmelser om organens beslutsmetoder, talturer, mötets publicitet, tal, beslutsförhet, omröstning, val, avvikande åsikt och protokoll gäller för alla organ. I övrigt bygger organens mötesförfarande på förvaltningsstadgans bestämmelser.
Målet med organens möten är ett möjligast smidigt och effektivt beslutsfattande, och det är ändamålsenligt att utarbeta spelregler för mötespraxis. Varje deltagare i mötet ska för egen del bidra till detta mål genom att fästa uppmärksamhet vid talturernas antal och kvalité.
Stadsfullmäktige:
1.Vid stadsfullmäktiges sammanträden har ledamöterna rätt att framställa motioner gällande ärenden som berör stadens verksamhet och administration. Motioner kan göras i fullmäktiges elektroniska sammanträdessystem och noterar i slutet av sammanträdet de motioner som har gjorts. Motionerna tas inte genast upp för behandling, utan skickas till stadsförvaltningen för beredning.
2.Om minst 23 ledamöter från minst två fullmäktigegrupper har undertecknat motionen ska stadsstyrelsen presentera motionen för behandling av fullmäktige inom sex månader från det att motionen har gjorts. Motioner behandlas i fullmäktige två gånger per kalenderår.
3.Huruvida färre än 23 ledamöter undertecknat motionen, svarar den behöriga tjänstinnehavare som ansvarar för initiativet direkt till den första som undertecknat. Svaret måste ges inom sex månader från att motionen har gjorts.
4.Om fullmäktige har remitterat motionen för ny beredning ska motionen framställas på nytt för behandling av fullmäktige inom sex månader från beslutet om remittering.
5.De åtgärder som eventuellt kan motiveras av de önskemål som uttrycks i fullmäktige beslutas av stadsstyrelsen. Så långt som möjligt ges information till fullmäktige om de viktigaste ärendena som fullmäktige bör överväga innan ärendet förs till fullmäktige för beslut. Fullmäktiges ordförande och borgmästaren kommer överens om den information som ska arrangeras för fullmäktigens sammanträden, i syfte att placera dem främst i samband med sådana sammanträden där det i övrigt inte finns många ärenden.
6.Fullmäktige håller ett seminarium minst en gång per år.
7.Fullmäktiges ordförande beslutar om begränsningarna gällande längden på de talturer som hålls i fullmäktige, efter att de hört ordförandena för fullmäktigegrupperna.
8.I samband med behandling av betydande ärenden kan borgmästaren hålla ett avslutande anförande i slutet av diskussionen.
Stadsstyrelsen:
1.Omfattande ärenden som behöver en separat framställning framställs innan stadsstyrelsens sammanträde för beslutsbehandling i samband med separata morgonskolor. Morgonskolorna ordnas generellt varannan vecka på morgonen samma dag som stadsstyrelsens sammanträde. De som hör till stadsstyrelsens bordssällskap, fullmäktigegruppernas ordförande och personer som separat bjuds in till morgonskolan kan delta i morgonskolorna.
2.Presentationen som avses i punkt 1 ovan får i regel ta högst 15 minuter, och presentationsmaterialet ska enligt möjlighet skickas på förhand till de som deltar i morgonskolan.
3.Vid själva sammanträdet kan borgmästaren ändra behandlingsordningen för de frågor som finns på föredragningslistan för att med beaktande av situationer till följd av jävighet säkerställa att sammanträdena är smidiga.
4.För att utöva rätten till tillgång till information har en ledamot i stadsstyrelsen rätt att begära utredning i frågor som rör stadens verksamhet och förvaltning enligt följande behandlingsförfarande:
-Begäran om utredning ska göras skriftligen och de lämnas i regel in i början av sammanträdet. Borgmästaren noterar i slutet av sammanträdet de inlämnade begäran om utredning, och enligt borgmästarens övervägande kan diskussion föras om dem.
-En behörig tjänsteinnehavare svarar på begäran om utredning direkt till den första undertecknaren av begäran om utredning. Svaret på begäran om utredning ska ges inom en rimlig tid.
5.Stadsstyrelsen håller årligen två seminarier, en under vårsäsongen och en under höstsäsongen.
Nämnder
1.En årsklocka för verksamhetsårets arbete utarbetas för varje nämnd. Nämndernas ordföranden och föredragande kommer överens om utarbetande och uppföljning av årsklockan.
2.Nämndernas ordföranden följer på tillämpliga sätt med beredningen av de viktigaste ärendena, dock utan att direkt ingripa i den operativa verksamheten.
3.Nämndens föredragande uppmärksammar borgmästaren om de särskilt betydande frågorna som kommer till beredning i ifrågavarande nämnd. Borgmästaren överväger om det finns skäl att behandla ärendet i förhand på en högre politisk nivå.
4.Ledamöterna har under nämndens sammanträde, i syfte att utöva sin rätt till information, rätt att göra begäran om utredning i enlighet med följande behandlingsförfarande:
-Begäran om utredning ska göras skriftligen och de lämnas i regel in i början av sammanträdet. Borgmästaren noterar i slutet av sammanträdet de inlämnade begäran om utredning, och enligt borgmästarens övervägande kan diskussion föras om dem.
-En behörig tjänsteinnehavare svarar på begäran om utredning direkt till den första undertecknaren av begäran om utredning. Svaret på begäran om utredning ska ges inom en rimlig tid.
5.Organets medlem kan i slutet av sammanträdet göra en skriftlig motion om ett ärende som hör till organets behörighet. Motionen tas inte upp för behandling omedelbart, men det skickas för beredning. Svaret till motionen ska tas upp för behandling av organet inom fyra månader.
Bordläggning, remittering och behandling av ändringsförslag i organen:
1.I kapitel 21 i förvaltningsstadgan finns det detaljerade bestämmelser om stadsförvaltningens sammanträdesförfarande.
2.Ärendet läggs i regel på bordet med majoritetsbeslut, dock med beaktande av smidigheten av behandlingen av ärendena och så att man garanterar tillräcklig möjlighet att bekanta sig med de ärenden som behandlas. Bordläggningsförslaget kan göras muntligen.
3.I organen har medlemmarna rätt att göra remitteringsförslag gällande ett ärende som behandlas i enlighet med följande behandlingsförfarande:
-Remitteringsförslaget och dess motiveringar måste göras skriftligen och ska enligt möjlighet lämnas in senast morgonen till sammanträdesdagen per e-post till organets ordförande, föredragande och sekreterare.
Organets sekreterare förmedlar remitteringsförslaget till organets medlemmar. Remitteringsförslaget och dess motiveringar antecknas i protokollet.
-Efter att remitteringsförslaget har fått stöd ska ordföranden begränsa diskussionen i remitteringsförslaget och dess motiveringar.
-Om flera stödda remitteringsförslag med olika motiveringar har gjorts i ärendet röstar man separat om motiveringarna innan röstningen om remitteringen.
-I samband med remitteringen fastställs en tidsfrist, inom vilken ärendet åter ska tas upp för behandling inom organet.
4.Ändringsförslagen ska göras skriftligen, och de ska enligt möjlighet lämnas in senast på sammanträdesdagens morgon per e-post till organets ordförande, föredragande och sekreterare. Organets sekreterare förmedlar ändringsförslaget till organets medlemmar.
Andra saker som ska beaktas:
1.Saker som är väsentliga för beslutsfattandet eller frågor gällande dess beredning ska enligt möjlighet lämnas in till föredragande per e-post innan sammanträdet, senast dagen som föregår sammanträdet. Föredragande tar hand om att skicka svaret till den frågande.
2.Bestämmelsen om motioner i § 158 i förvaltningsstadgan tillämpas endast på stadsfullmäktiges sammanträden.
3.Om organets sammanträde hålls elektroniskt ska man endast delta i sammanträdet från en sådan plats där den sekretessbelagda informationen och diskussioner som förts under sammanträdet inte kan höras eller ses av utomstående.
4.Stadsstyrelsen kan ge organet en rekommendation om distanssammanträde så att sammanträdet ska ordnas som distanssammanträde om karaktären av de frågor som behandlas under sammanträdet inte nödvändigtvis kräver att sammanträdet hålls som ett sammanträde med närvaro.