Lakimies Jenna Härkönen ja valvontalakimies Esa Mettälä 25.8.2022:

Apulaisoikeuskansleri on pyytänyt Turun kaupungilta selvitystä XXXXX kantelukirjelmästä, joka koskee rakennusvalvonnan toimintaa liittyen kantelijan sähköpostitse esittämiin pyyntöihin ja niiden toistuvasti vastaamatta jättämiseen. Selvitystä on pyydetty 15.7.2022 mennessä. Pyynnöstä määräaikaa selvityksen antamiselle on jatkettu 9.9.2022 saakka.

Kantelukirjelmässä moititaan rakennusvalvonnan toimintaa, koska kaupungin rakennusvalvonnan viranhaltija jättää toistuvasti vastaamatta kantelijalle hänen sähköpostitse lähettämiinsä tiedonluovutuspyyntöihin. Kantelijan mukaan rakennusvalvonta jättää käsittelemättä tai hävittää oikeusvaikutteisen asiakirjan seuraamuksiin johtavalla tavalla. Kantelun liitteinä ovat kantelijan sähköpostiviestit 11.9.2019, 7.10.2019 ja 25.1.2022.

Rakennusvalvonta esittää, että apulaisoikeuskanslerille annettaisiin asiassa seuraavanlainen selvitys:

Rakennusvalvonnan vastaus kanteluun

Kantelun tehnyt henkilö on tehnyt samaa rakennusta ja kiinteistöä koskien toistuvasti erilaisia kyselyjä ja tietopyyntöjä eri henkilöille Turun rakennusvalvonnassa. Kyselyjä ja tietopyyntöjä on lähetetty niin rakennusvalvonnan yleiseen sähköpostiosoitteeseen kuin yksittäisille viranhaltijoillekin. Asiassa on erotettava toisistaan julkisuuslain mukainen asiakirjapyyntö, jonka mukaiset asiakirjat on toimitettava asiakkaalle pyydettäessä ja erilaiset selvityspyynnöt, joihin vastaaminen on harkinnanvaraista.

Kantelukirjelmän liitteenä olevassa 11.9.2019 päivätyssä sähköpostiviestissä on kyse kantelijan viranhaltijalle lähettämästä tiedustelusta. Viestissä on esitetty kysymyksiä Humalistonkatu 17b:n kiinteistötunnuksesta ja pyydetty tietoja Turun kaupungin tietojärjestelmän nimestä ja vastuuhenkilöstä. Kantelija on lisäksi pyytänyt viranhaltijalta tietoja tämän henkilökohtaisista kalenterimerkinnöistään koskien yksilöityjen henkilöjen tapaamisia ja tapaamisissa käytyjen keskustelujen sisällöistä. Kantelija on vedonnut lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 3 §, 9 §, 14.3 §, 14.4 § ja 34 §:iin.

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, Julkisuuslaki) 5.2 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Lain 9 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.

Julkisuuslain 14.3 §:n mukaan, jos virkamies tai muu 2 momentissa tarkoitettu henkilö kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on: 1) ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy; 2) annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi; 3) tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi; sekä 4) annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista. Lain 14.4 §:n mukaan asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.

Rakennusvalvonta toteaa, että kantelijan 11.9.2019 viranhaltijalle lähettämä sähköpostiviesti on sisällöltään tiedustelu erinäisistä asioista, ei julkisuuslain mukainen asiakirjapyyntö. Tiedusteluihin yksittäiset viranhaltijat voivat harkita vastaamista. Humalistonkatu 17b:tä koskevasta kiinteistötunnuksesta ei ole olemassa sellaista viranomaisen asiakirjaa, jonka voisi luovuttaa. Vastaavasti myöskään tietojärjestelmän nimestä ja vastuuhenkilöstä ei ole olemassa sellaista julkisuuslain mukaista asiakirjaa, jonka voisi luovuttaa. Viranhaltijan henkilökohtaisia kalenterimerkintöjä ei voida osaksikaan pitää julkisuuslain tarkoittamina viranomaisen asiakirjoina jo silläkään perusteella, ettei kalenterimerkintöjä ole laadittu asian käsittelyä varten. Näin ollen viranhaltijan ei ole tullut perustella pyydettyjen tietojen antamatta jättämistä julkisuuslain 14.3 §:n mukaisesti. Siltä osin kuin kantelija on pyytänyt tietoa tapaamisissa käytyjen keskustelujen sisällöistä, on todettava, ettei kyseessä ole asiakirjapyyntö. Lisäksi on todettava, että toisinaan hyvinkin epämääräisiin tai yksityiskohtaisiin vuosien takaisiin tapaamisiin liittyvien keskustelujen sisältöön kohdistuviin kyselyihin on käytännössä mahdotonta vastata. Yksittäiset viranhaltijat eivät voi muistaa, eikä heitä velvoitetakaan muistamaan, asioita tällaisella tarkkuudella. Kaikki oleellinen ja asian ratkaisun kannalta merkityksellinen tieto on kirjattu päätöksiin ja asian muihin mahdollisiin asiakirjoihin, jotka pääsääntöisesti ovat julkisia.

Kantelukirjelmän liitteenä olevassa 7.10.2019 päivätyssä sähköpostiviestissä on kyse kantelijan samalle viranhaltijalle lähettämästä tiedustelusta. Viestissä on esitetty, että ellei viranhaltija kerro omaa käsitystään yksityisten henkilöiden kanssa käydyn suullisen keskustelun kulusta ja todista muistiinpanojaan kahden viikon kuluessa, viranhaltija hyväksyy vastaamatta jättämisellään silminnäkijöiden kertomuksen olevan totuudenmukainen ja oikeudellisesti todistusvoimainen. Lisäksi samassa viestissä on vedottu rakennusvalvontaan 23.9.2015 saapuneeseen kirjeeseen ja kysytty, milloin viranhaltija aikoo antaa asianmukaisen vastauksensa tähän liittyen. Näiltä osin rakennusvalvonta viittaa edellä esittämäänsä ja toteaa, etteivät kalenterimerkinnät ole julkisuuslain tarkoittamia asiakirjoja, jotka tulisi luovuttaa niitä pyytävälle eikä vuosien takaisia suullisesti käytyjä keskusteluja ole mahdollista muistaa tarkasti. Rakennusvalvonta katsoo, että koska kyseessä ei ole julkisuuslain tarkoittama asiakirjapyyntö, sovellettavaksi ei voi tulla julkisuuslain 14.4 §:ssä asetettu kahden viikon määräaika tiedon antamiselle. Lisäksi on todettava, ettei kantelijalla ole oikeutta asettaa omia määräaikojaan ja että näiden määräaikojen ylittäminen tai vastaamatta jättäminen tarkoittaisi, että viranhaltija hyväksyy kantelijan esittämien seikkojen olevan totuudenmukaisia ja oikeudellisesti todistusvoimaisia. Siltä osin kuin viestissä on tiedusteltu 23.9.2015 saapuneeseen kirjeeseen vastaamisen aikataulusta, on todettava, että vuonna 2015 lähetetyssä kirjeessä ei ole yksilöity kysymystä, johon halutaan vastaus. Sen sijaan kirjeessä on pyydetty ainoastaan vahvistamaan, ettei sisäremontti vaadi rakennuslupaa. Vahvistuksen antamatta jättämisen voidaan tulkita tarkoittavan, että rakennuslupa vaaditaan.

Kantelukirjelmän liitteenä olevassa 25.1.2022 päivätyssä sähköpostiviestissä on kyse kantelijan samalle viranhaltijalle lähettämästä tiedustelusta. Tiedustelussa on jälleen pyydetty viranhaltijan muistiinpanoja yksityishenkilöjen kanssa käydyn keskustelun sisällöstä ja samalla on pyydetty tietoa tapaamisen päivämäärästä. Rakennusvalvonta viittaa edelleen tässä selvityksessä aiemmin esittämäänsä ja lisäksi toteaa, ettei tapaamisissa käydyistä suullisista keskusteluista välttämättä ole kirjallisia muistiinpanoja eikä sellaisia viranhaltijoilta myöskään edellytetä. Lisäksi on todettava, etteivät yksittäisen viranhaltijan tekemät omat muistiinpanot ole julkisuuslaissa tarkoitettu viranomaisen asiakirja, joka tulisi luovuttaa.

Yhteenvetona rakennusvalvonta toteaa, että asiassa on oleellista erottaa toisistaan julkisuuslain mukainen asiakirjapyyntö ja erilaiset tiedustelut. Kantelijan viranhaltijalle lähettämät sähköpostiviestit eivät sisällä yksilöityjä asiakirjapyyntöjä, jonka mukaiset asiakirjat on toimitettava asiakkaalle pyydettäessä. Sitä vastoin kantelijan tiedustelut ovat koskeneet selvitystä sellaisista tiedoista, joista ei ole olemassa viranomaisen asiakirjaa tai joita ei voida pitää edellä esitetyillä perusteilla julkisuuslain mukaisena viranomaisen asiakirjana. Erilaisiin selvityspyyntöihin, kuten vuosien takaisten keskustelujen sisältöihin liittyviin kyselyihin vastaaminen on harkinnanvaraista kuitenkin niin, että viranomaisen hallintolain mukainen velvollisuus neuvoa ja opastaa täyttyy.

Samaan asiakokonaisuuteen liittyen Turun kaupunki on antanut selvitykset aikaisempiin XXXXX ekemiin kanteluihin oikeuskanslerinvirastolle ainakin seuraavissa asioissa:

• OKV/766/1/2020
• OKV/1252/10/2020
• OKV/1229/10/2020
• OKV/1262/10/2020

Rakennusvalvonnalla ei ole tiedossa, että tällä hetkellä asiassa olisi muussa viranomaisessa tutkittavana muita kanteluja tai muutoksenhakuasioita hallintotuomioistuimissa. Rakennusvalvonnalla ei myöskään ole tietoa, onko tähän asiakokonaisuuteen liittyvä riita-asian käsittely vielä joiltain osin kesken Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa tai Turun hovioikeudessa.

Oheismateriaali 1Apulaisoikeuskanslerin selvityspyyntö 11.5.2022

Oheismateriaali 2Kantelukirjelmä 10.2.2022

Valvontajohtaja Leena Salmelainen:

EhdotusRakennus- ja lupalautakunta päättää antaa apulaisoikeuskanslerille edellä olevan selvityksen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.