Sosiaali- ja terveystoimi, palvelutuotantojohtaja Petri Virtanen ja tutkimus- ja kehitysyksikkö, laatuasiantuntija Elisa Vuorinen 11.6.2012:

Sosiaali- ja terveystoimen laadunhallintastrategia sisältää virastotasoisen itsearviointiprosessin kuvauksen ja sen aikataulutuksen keväälle 2012. Alla on lyhyesti kuvattu itsearviointiprosessin eri vaiheet ja tulokset sekä yhteys sosiaali- ja terveystoimen johtamisjärjestelmään ja vuoden 2013 itsearviointikierrokseen.

Perehdytys

Sosiaali- ja terveystoimen laadunhallintastrategiaan ja sen liitteisiin perehdyttiin tulosaluejohtoryhmien alkuvuoden 2012 kokouksissa. Sosiaali- ja terveystoimen intraan perustettiin myös laadunhallinnan sivustot, jotta koko henkilökunnalla on mahdollisuus tutustua strategiaan ja aikanaan myös prosessin eri vaiheiden tuottamiin tuloksiin.

Itsearviointi

Tulosalueet suorittivat itsearvioinnin kaikilla CAF/EFQM -kriteeristön mukaisilla yhdeksällä (9) arviointialueella. Toiminnan osalta arvioinnin kohteena olivat viisi arviointialuetta

• johtajuus
• strategiat ja toiminnan suunnittelu
• henkilöstö
• kumppanuudet ja resurssit
• prosessit.

Tulosten osalta arviointia tehtiin neljällä arviointialueella

• asiakas- ja kansalaistulokset
• henkilöstötulokset
• yhteiskunnalliset tulokset
• keskeiset suorituskykytulokset.

Sosiaali- ja terveystoimen laatulinjauksiin perustuva itsearviointi toimitettiin helmikuussa 2012 sähköisesti vastattavaksi kaikille tulosalueiden johtoryhmien jäsenille ja henkilöstöedustajille (n=103 kpl.) Vastauksia saatiin yhteensä 63 kpl, vastausprosentin muodostuessa 61 %:ksi.

Kuntoutumispalveluiden tulosalue ei ollut mukana itsearviointikierroksella, koska tulosalueella on tehty säännöllisesti itsearvioita vuodesta 2009 alkaen ja vuonna 2012 tulosalue keskittyy loppuvuonna pidettävään ulkoiseen arviointiin.

Tulosalueiden kehittämissuunnitelmat

Itsearviointitulokset käsiteltiin tulosaluekohtaisilla priorisointi- ja kehittämispäivillä (6h), jotka pidettiin 22.3 - 14.5.2012 välisenä aikana. Vanhuspalvelujen tulosalueella järjestettiin omat tilaisuudet kotihoidolle, geriatriselle sairaalahoidolle ja ympärivuorokautiselle hoidolle. Jokaisen tilaisuuden alussa kerrattiin sosiaali- ja terveystoimen arvot, tulosalueelle vuodelle 2012 asetetut OPTS -kehittämisosan tavoitteet, tulospalkkiokriteerit ja tutustuttiin itsearviointituloksiin sekä vuoden 2011 henkilöstö- ja asiakaspalautteisiin ja -kyselytuloksiin.

Tulosalueen johtoryhmän jäsenet analysoivat tulokset ja priorisoivat niistä tulosalueensa tärkeimpiä kehitettäviä asioita kullekin arviointialueelle vuosiksi 2012 ja 2013. Kehitettävät asiat kirjattiin kehittämissuunnitelmaan, johon tulosalueet myöhemmin tarkensivat tavoitteita, aikatauluja ja vastuuhenkilöitä.

Kehittämissuunnitelmien toteutumista raportoidaan loppuvuodesta 2012 myös palvelutuotannon johtoryhmässä ja sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmässä.

Kehittämissuunnitelmien yhteys budjetin valmisteluun ja OPTS -sopimusneuvotteluihin

Tulosaluekohtaisten kehittämissuunnitelmien valmistuttua tulosalueet laativat sisäiset toimintaympäristöanalyysit toiminnan viideltä arviointialueelta vuosille 2013 - 2016. Palvelutuotantojohtaja antoi tulosalueille tehtäväksi paikantaa tulosalueen kannalta merkittäviä muutostekijöitä ja arvioida, miten ne heijastuvat tulosalueen toimintaan kyseisinä vuosina. Tulosalueiden tuli myös tunnistaa, miten muutostekijöihin pitää tulosalueella varautua. Sisäinen toimintaympäristöanalyysi toimitettiin huhtikuun loppuun mennessä tutkimus- ja kehitysjohtajalle jatkohyödynnettäväksi muu muassa osana budjetin valmistelua.

Tulosalueiden kehittämissuunnitelmissa priorisoimat kehittämiskohteet ovat mukana ydinprosessikohtaisten OPTS -kehittämisosien laadinnassa elokuussa 2012 alkavalla kierroksella.

Kokemukset itsearviointiprosessista

Laadunhallintastrategian periaatteiden mukaisesti sosiaali- ja terveystoimessa tehdään itsearviointi jatkossa vuosittain. Vuoden 2012 itsearviointiprosessi oli sisällöllisesti laaja ja kattava, koska se sisälsi kaikki toiminnan ja tulosten yhdeksän arviointialuetta. Kattavuudella tavoiteltiin toiminnan ja tulosten kokonaisuuden hahmottamista ja niiden toisiinsa vaikutusten havainnointia.

Kehittämispäivien aikana itsearviointprosessin tulokset muotoutuivat konkreettisiksi toiminnan kehittämistarpeiksi ja -suunnitelmiksi ja siten prosessi tuotti sille asetetut tavoitteet. Kehittämispäivien aikana käytiin muun muassa laaja-alaista ja avointa keskustelua siitä, miten sosiaali- ja terveystoimen arvot näkyvät potilas- ja asiakaspalvelussa tai henkilökunnan työhyvinvoinnin tuloksissa. Johtamisen arviointialueella tunnistettiin kehittämistarpeita niin sisäisen viestinnän kuin koulutuksen ja perehdyttämisenkin osalta. Asiakas- ja hoitoprosessien arvioinnin yhteydessä tunnistettiin melkein poikkeuksetta tulosalueiden välisen yhteistyön tai tiedon puute ja näiltä osin kirjattiin konkreettisia kehittämiskohteita eri palvelu- ja hoitoketjujen välille. Myös teknologian ja sähköisen asioinnin kehittämistarpeita kirjattiin ja todettiin nykyisen tietoturvalainsäädännön olevan haasteena optimaaliselle asiakas- ja potilaspalvelulle.

Tulosten arviointialueella käytiin keskustelua vaikuttavuusmittariston kehittämistarpeista ja useissa toiminnoissa todettiin tavoiteasettelun ja vertailutiedon puutteita.

Koska itsearviointiprosessi oli kattava ja sisällöllisesti laaja, oli se myös melko raskas prosessi lyhyenä ajanjaksona läpivietäväksi. Vuoden 2012 itsearviointituloksia ja -kokemuksia hyödynnetään, kun viraston johto määrittää lokakuussa 2012 vuoden 2013 priorisoidut itsearviointikohteet. Tavoitteena on, että vuodelle 2013 nostetaan toiminnan ja tulosten arvioinnin kannalta kriittisimpiä arviointialueita ja/tai -kohtia ja arviointi laajennetaan tulosalueiden tulosyksiköiden johtajiin.

Kokonaisuutta arvioiden on syytä alleviivata sitä, että CAF-arviointikriteeristö muodostaa sosiaali- ja terveystoimelle yhteisen kehittämisen viitekehyksen ja tekee mahdolliseksi yhteisen toimintatapojen uudistamisen kielen kaikille tulosalueille. Tästä näkökulmasta arvioiden itsearviointiprosessi on vahvistanut sosiaali- ja terveystoimen toimintakulttuurin yhdenmukaisuutta.

Sosiaali- ja terveystoimi, palvelutuotantojohtaja Petri Virtanen, 11.6.2012:

EhdotusPeruspalvelulautakunta merkitsee tiedoksi edellä selostetun ja vuoden 2012 kevään aikana toteutetun laadunhallintastrategiaan liittyvän itsearviointiprosessin toteutuksen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.