Sosiaali- ja terveystoimi, resurssijohtaja Max Lönnqvist ja tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola 18.1.2012:

Kuvaus sosiaali- ja terveystoimen seuranta- ja raportointijärjestelmästä sekä siitä miten talousarvion poikkeamiin reagoidaan

Kaupunginvaltuuston 28.11.2011 § 217 hyväksymät talousarvion noudattamista koskevat määräykset olivat peruspalvelulautakunnan käsittelyssä 11.1.2012 § 5.

Sosiaali- ja terveystoimessa seurataan ja raportoidaan taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista, henkilöstön käyttöä, kaupunginvaltuuston sitoviksi hyväksymien tavoitteiden ja talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteutumista sekä sopimusohjausjärjestelmän mukaisia strategisia toimenpiteitä kaupunginvaltuuston ohjeistuksen mukaisesti.

Seuranta- ja raportointijärjestelmä perustuu sopimusohjausmallin mukaiseen tavoitteiden seurantaan muodostuen seuraavista kokonaisuuksista:

Talouden kehittymisen ja toiminnallisten tavoitteiden seuranta

• Talouden seuranta
• Henkilöstön käytön seuranta
• Toiminnallisten tavoitteiden seuranta (OPTS: toiminnan laajuus ja resurssit)
• Strategiset toimenpiteet (OPTS: kehittämisosa)

Kaupunginvaltuuston sitoviksi hyväksymien tavoitteiden ja talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden seuranta

• Toiminnan ja talouden seurantaraportti
• Strateginen palvelusopimus

Talouden kehittymisen ja toiminnallisten tavoitteiden seuranta

Talouden kehittymisen seuranta ja ennuste

Talouden kehittymistä seurataan johtoryhmätasolla tulosaluekohtaisesti ja kuukausittain. Ensimmäinen raportti laaditaan tammi-helmikuun toteutuman perusteella ja tiedot ovat poimittavissa 9.3.2012 jälkeen. Tulosalueiden johtoryhmissä talouden seurantaa on toteutettava alemmilla tulosryhmä- ja yksikkötasoilla.

Tulosalueiden tukena talouden kehittymisen ja toiminnan analysoinnissa ovat controllerit. Varsinainen talouden toteutumisennuste laaditaan valtuuston hyväksymien talousarvion noudattamista koskevien ohjeiden mukaan maaliskuun ja heinäkuun lopun tilanteen mukaan sekä kolmas marraskuussa.

Peruspalvelulautakunnalle raportoidaan toteutumasta tammi-helmikuun tietojen perusteella, mutta tässä vaiheessa ei vielä tehdä ennustetta. Lautakunnalle raportoidaan talouden toteutumisesta kuukausittain ja ennusteet laaditaan valtuuston ohjeiden mukaan ja tarvittaessa useammin.

Henkilöstön käytön seuranta

Henkilöstön käytön seuranta toteutetaan kaupunginhallituksen hallintojaoston ohjeistuksen mukaisesti. Henkilöstön vastuualueen toimesta laaditut kuukausittaiset seurantaraportit käsitellään peruspalvelulautakunnassa sovitellen lautakunnan kokousaikatauluun. Lautakunnan päätös lähetetään tiedoksi sektorin apulaiskaupunginjohtajalle. Neljä kertaa vuodessa tulosaluejohtajat kommentoivat raportteja ja niissä todettua työvoiman käytön kehitystä lautakunnalle esitettävän raportin yhteydessä.

Toiminnallisten tavoitteiden seuranta

Operatiivisen palvelutuotantosopimuksen toiminnan laajuus ja resurssiosassa kuvataan kattavasti tulosalueiden perustuotantoa/palveluita. Tavoitteet/seurattavat asiat on määritelty niin, että voidaan todentaa kehittämistavoitteiden toteutumista, peittävyyden ja asiakasvirtojen kehitystä, laatua jne.

Sopimusten toiminnallisten tavoitteiden toteutumista seurataan kuukausittain niin, että seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä luvut on päivitetty yhteisessä hakemistossa olevaan työkirjaan. Toteuma raportoidaan myös peruspalvelulautakunnalle kuukausittain, ensimmäinen yhteenveto tammi-helmikuun toteumista.

Strategisten toimenpiteiden seuranta

Operatiivisen palvelutuotantosopimuksen kehittämisosa kokoaa strategisen palvelusopimuksen painopisteet/tavoitteet ja muuttaa ne strategisen palvelutuotantosopimuksen mukaisesti keinoiksi sekä operatiivisen palvelutuotantosopimuksen toimenpiteiksi. Kehittämisosan strategiset toimenpiteet liittyvät mm. palvelurakenteen, palvelujen ja toiminnan kehittämiseen ja se korostaa tulosalueiden välistä yhteistyötä

Strategisista toimenpiteistä laaditaan vastuuhenkilön johdolla kehittämissuunnitelma. Tavoite on projektimaista työotetta soveltaen suunnitella, aikatauluttaa ja resursoida tekeminen. Peruspalvelulautakunnalle raportoidaan kehittämisosan strategisten toimenpiteiden toteutumisesta kaksi kertaa vuodessa.

Kaupunginvaltuuston sitoviksi hyväksymien tavoitteiden ja talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden seuranta

Toiminnan ja talouden seurantaraportti laaditaan kaksi kertaa vuodessa heinäkuun ja talousarviovuoden lopun tilanteen mukaan. Seurantaraportti tuodaan annetussa aikataulussa peruspalvelulautakunnan käsittelyyn. Strategisen palvelusopimuksen tavoitteiden toteutuminen raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä.

Tulosten analysointi ja käsittely

Talousarvion ja sopimusten toteutumista käsitellään kuukausittain sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmässä tulosaluejohtajien ja palvelutuotantojohtajan esittelystä.

Tulosaluejohtajien ja palvelutuotantojohtajan tehtävä on välittömästi tuoda esille, jos tavoitteisiin ei ole päästy ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tilanteen korjaamiseksi. Mikäli kyse on niin merkittävästä poikkeamasta, että se vaatii sopimusohjausneuvottelujen käynnistämistä, asia on otettava esille joko tuotannon, palvelujohdon tai peruspalvelujohtajan toimesta. Seuranta toteutetaan myös ydinprosessikohtaisesti.

Peruspalvelulautakunnassa käsitellään talousarvion ja sopimusten toteutumista palvelujohtajien ja peruspalvelujohtajan esittelystä.

Peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusPeruspalvelulautakunta merkitsee tiedoksi kuvauksen sosiaali- ja terveystoimen seuranta- ja raportointijärjestelmästä sekä siitä miten talousarvion poikkeamiin reagoidaan.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.