Tutkimus- ja kehitysyksikkö, tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola ja suunnittelupäällikkö Ossi Niininen 13.4.2011:

SoTe-tieto -hanke tuki Turun kaupungin sosiaali- ja terveystoimen yhdistymistä. Hankkeen tavoitteena oli kehittää uutta johtamisjärjestelmää ja tietojohtamista. Tavoitteena oli kehittää välineitä, joiden avulla toimintatieto olisi paremmin käytettävissä johtamisen tukena eri organisaatiotasolla. Tiivistetysti ilmaistuna kaksi päätavoitetta olivat: sosiaali- ja terveyspalvelujen johtamisjärjestelmän (sopimusohjaus) kehittäminen ja sosiaali- ja terveyspalvelujen strategisen ja operatiivisen johtamisen informaatiojärjestelmien parantaminen: sopimusohjauksen tarvitseman tiedon määrittäminen ja sen kokoaminen tietojärjestelmistä tietovarastoon (DW).

Tietovaraston kehittäminen aloitettiin ikäihmisten kotihoidon palveluista. Tietovarastointiin perustuvan raportoinnin kehittäminen on edennyt pilottivaiheestaan säännölliseen tuotantoon. Pilottivaiheen alkuasetelmasta tietovaraston tietosisältö on laajentunut käsittämään ikäihmisten koko palvelualan eli kotihoidon, ympärivuorokautisen hoidon ja geriatrisen sairaalahoidon ja edellisten lisäksi perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon perusraportoinnin. Raportoinnissa on keskitytty aluksi säännöllisen OPTS -raportoinnin toteuttamiseen ja sen automatisointiin sekä mittariarkiston luomiseen. 

Tietovaraston ja sen pohjalta tehtävä raportoinnin perusta on näin luotu. Raportointitiedon jakelun ja tiedon käytettävyyden kehittämisessä on seuraava tärkeä haaste. Jo sote-tiedon projektisuunnitelmassa oli tavoitteena saada käyttöön portaali, käyttöliittymä, jossa toiminnan ohjausta ja suunnittelua varten tarvittava tieto olisi helposti saatavissa yhdestä paikasta ja yhdenmukaisesti eri tilanteisiin joko operatiivisen ohjauksen tarpeita varten tai strategisen tason suunnitelmien laadintaa varten. Tämä tavoite jäi kuitenkin projektin aikana saavuttamatta, mutta sen sisällöstä jäi ajatuksia ja visioita. Portaalin keskeisenä tavoitteena on toimia työ- ja prosessinohjausvälineenä sopimusohjauksen toiminnallisia tavoitteita, suoritetietoja ja mittareita kootessa ja yhdistettäessä. Kaikki tiedot olisivat järjestyneesti tietokannoissa eikä erillisissä kansioissa ja tiedostoissa (word, excel). Tiedoilla on aikaleima, jolloin eri aikakausien tiedot olisivat ”hyvässä järjestyksessä”. 

Nykytilanteen kaaos, jossa suunnitelmien ja sopimusten laadinnan työvälineinä ovat erilliset kansiot ja tiedostot, on korvattava järkevämmällä menetelmällä, jossa suunnittelu/sopimusprosessin eri vaiheiden välisen dokumentaation virhemahdollisuus on nykyistä pienempi ja suunnittelutilanteen tekninen suoritus ei vie huomiota itse asiasisällöstä. 

Tavoitteena on suunnittelu-/ sopimusprosessin hallintatyökalu, sovellus, jossa strategisen suunnittelun tavoitteet ja operatiivisen toiminnan suunnittelutavoitteet kohtaavat nykyistä paremmin. Suunnitteluvaiheessa tarvittavat tiedot ovat tulosalueiden ja yksiköiden käytettävissä keskitetyssä paikassa eli tietokannassa, josta tieto on käytettävissä organisaatioittain, kohteittain jne. jaoteltuna eri tavoin. Järjestelmän vahvuus on siinä, että aikaisemmat tavoitetiedot ja niiden toteutumat tulevat suoraan tietovarastosta tai mittariarkistosta, jolloin huomion voi kiinnittää enemmän itse suunnitelman laadintaan kuin tiedon hakemiseen eri paikoista. Järjestelmä sisältää myös metadataa eli tietoa tiedosta osion, jolloin on helpompi hahmottaa, mitä itse asiassa kukin tietokannassa oleva asia tai mittari kertoo ja mitä siitä voidaan päätellä.

Käyttöliittymän tulee olla kullekin käyttäjälle suora kanava tietovarastossa olemassa olevaan häntä koskevaan tietoon. Sovellus on sekä tiedon jakelukanava että käyttäjiä osallistava vuorovaikutteinen suunnitteluväline, jossa otetaan huomioon sopimusprosessin eri vaiheet ja vaiheiden hyväksymismenettelyt.

Tietovaraston hyödyntämisen eteenpäin vieminen on välttämätöntä, jotta saadaan enemmän aikaa esim. tiedon analysointiin ja informatiivisempaan ”tarjolle panoon” esim. grafiikan muodossa, mikä auttaa paneutumaan itse substanssiin.

Excel-taulukoiden kanssa ”pelaamisesta” tulee päästä pois siltä osin kun tiedot saadaan suoraan tietovarastosta. Excel-taulukointi korvataan suoraan tietovarastosta käyttöliittymään tulevilla tiedoilla, mihin tiedot on ajettu asiakastietojärjestelmistä. Niille tiedoille, joita ei saada suoraan järjestelmistä, toteutetaan erillisten tietojen syöttömenetelmä, jolloin voidaan nämä tiedot syöttää suoraan tietovarastoon, josta ne ovat raportoitavissa ja käytettävissä automaattisesti järjestelmistä tulevan tiedon kanssa. Näin saadaan yksinkertaisemmin, tehokkaammin ja virheettömämmin käyttöön eri toimintayksikköjen suunnitellut ja toteutuneet tiedot, mittarit ja indikaattorit.

Portaali on liittymä (ikään kuin ovi tai ikkuna) sosiaali- ja terveydenhuollon tietovaraston tietoihin. Portaalissa on mahdollista avata ikään kuin ikkuna yhden tai usean organisaatioyksikön tai palveluryhmän tietoihin. Portaali on organisaation yhtenäinen aloituspiste eli portti palveluja koskeviin tietoihin. Se tarjoaa yhtenäisen käyttöliittymän aikaisemmin erillisiin palveluja koskeviin tietoihin. Portaali auttaa jäsentämään toimintaa uudella tavalla ja rytmittää suunnittelu- ja sopimisprosessia

Hankinnan ajankohtaisuudesta ja tarpeellisuudesta on keskusteltu kaupungin it-toiminnan edustajien kanssa. Yhteisesti on todettu, että sosiaali- ja terveydenhuollon tietotuotannon pikainen kehittäminen on tarpeellista ja aiheellisesti eteenpäin vietävä projekti, vaikka kaupungin it-toiminta kokonaisuudessaan on muutosprosessissa.

Esityksen tavoitteena on sosiaali- ja terveystoimen ohjausjärjestelmään sopivan toiminnanohjausportaalin kehitysprojekti, jonka hankinta kilpailutetaan. Hankintamenettelyn valinnassa kiinnitetään huomiota sekä hankintalain mukaisten käyttöedellytysten täyttymiseen että hankintayksikön harkintavallassa oleviin hankinnan tarkoituksenmukaiseen toteuttamiseen liittyviin tekijöihin.

Ensisijaisia hankintamenettelyjä ovat avoin ja rajoitettu menettely. Muita menettelyjä, lähinnä neuvottelumenettely tai kilpailullinen neuvottelumenettely, voidaan käyttää vain niitä koskevien käyttöedellytysten täyttyessä.

Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Neuvottelumenettelyssä neuvottelujen tarkoituksena on pyrkiä mukauttamaan saadut tarjoukset hankintayksikön hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esittämiin vaatimuksiin.

Neuvottelumenettelyä on käytetty mm. tietojärjestelmän määrittely-, suunnittelu- ja toteutuspalveluja koskevissa hankkeissa, kun vaatimusmäärittelyä ei kyetä laatimaan niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita ilman neuvotteluja.

Peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa 13.4.2011:

EhdotusPeruspalvelulautakunta päättää, että sosiaali- ja terveystoimen ohjausjärjestelmään sopivan toiminnanohjausportaalin kehitysprojekti kilpailutetaan yhdessä hankinta- ja logistiikkakeskuksen kanssa.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.