Sosiaali- ja terveystoimi, tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola 31.1.2011:

Kaupunginvaltuuston ohjeistus talousarvion toteutumisen ja sopimusohjauksen seurannasta vuonna 2011

Kaupunginvaltuusto on 29.11.2010 hyväksynyt talousarvion noudattamista koskevat määräykset, joissa ohjeistetaan talousarvion toteutumisen seurantaa seuraavasti:

Seuranta- ja raportointivastuu

Kaupunginhallituksen sekä muiden toimielinten on osaltaan talousarviovuoden aikana seurattava jatkuvasti alaistensa tulosalueiden ja toimintayksiköiden tuottamien palvelujen kysyntää, tavoitteiden toteutumista, toimintaa sekä taloudenpitoa, annettava niille tarvittavia ohjeita ja määräyksiä sekä huolehdittava seurannan järjestämisestä niiden alaisessa organisaatiossa.

Talousarvioon merkittyjen tavoitteiden sekä numeeristen mittariarvojen ja tunnuslukujen toteutumista on seurattava niiden sitovuudesta riippumatta.

Kaupunginhallitukselle on toimitettava tavoitteiden toteutumista sekä toimintaa ja taloutta koskevat seurantatiedot ja arviot sen määrääminä aikoina noudattaen keskushallinnon antamia toimenpideohjeita.

Lautakunta- ja johtokuntien on raportoitava kaupunginhallitukselle myös siitä, miten ne tulevat toiminnassaan ottamaan huomioon kaupunginvaltuuston talousarvioon hyväksymät tekstilisäykset.

Seurannan perustana on hyväksytty talousarvio perusteluineen.

Kuukausittain toteutettava seuranta

Virastot ja laitokset raportoivat omalle lautakunnalleen ja liikelaitosjohtajat (toimitusjohtajat) johtokunnille sekä virastopäälliköt/liikelaitosjohtajat (toimitusjohtajat) ko. sektorin apulaiskaupunginjohtajalle talouden ja toiminnan kehittymisestä sekä työvoiman käytöstä kuukausittain.

Hallintokunnissa tulee seurata jatkuvasti taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Virastopäälliköiden on laadittava apulaiskaupunginjohtajille kuvaus seuranta- ja raportointijärjestelmästä sekä siitä miten talousarvionpoikkeamiin reagoidaan. Mikäli osoittautuu, että tavoitteita ei saavuteta, on siitä raportoitava välittömästi apulaiskaupunginjohtajalle.

Apulaiskaupunginjohtajien tulee jatkuvasti arvioida oman sektorinsa talouden ja toiminnan toteutumista ja esittää kaupunginhallitukselle niiden pohjalta tarvittaessa toimenpiteet talousarviossa pysymiseksi.

Neljännesvuosittain toteutettava seuranta

Talouden ensimmäinen toteutumisennuste laaditaan maaliskuun lopun tilanteen mukaan. Toinen toteutumisennuste laaditaan samassa yhteydessä heinäkuun lopun toiminnallisten tavoitteiden seurantaraportin kanssa. Marraskuussa annetaan kaupunginhallitukselle kolmas talouden toteutumisen ennuste. Tilikauden 1.1. - 31.12.2011 lopullinen toiminnan ja talouden toteutuma raportoidaan tasekirjaan liitettynä.

Puolivuosittain toteutettava seuranta

Kaupunginvaltuuston vuodelle 2011 sitoviksi hyväksymien tavoitteiden sekä talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteuttamisesta tulee raportoida kaksi kertaa vuodessa toiminnan ja talouden seurantaraportilla. Seurantaraportit tehdään heinäkuun lopun tilanteen ja talousarviovuoden lopun tilanteen mukaan. Toiminnan ja talouden ensimmäinen seurantaraportti tulee tuoda kaupunginhallituksen käsittelyyn kuuden viikon sisällä raportointikauden päättymisestä ja raportointiin tulee sisällyttää lautakuntien selvitykset sekä kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien niiden johdosta antamat lausunnot, mikäli raportti lautakunnan osalta poikkeaa kaupunginvaltuuston vahvistamasta talousarviosta ja taloussuunnitelmasta.

Kuvaus sosiaali- ja terveystoimen seuranta- ja raportointijärjestelmästä sekä siitä, miten talousarvionpoikkeamiin reagoidaan

Sosiaali- ja terveystoimessa seurataan ja raportoidaan taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista, henkilöstön käyttöä, kaupunginvaltuuston sitoviksi hyväksymien tavoitteiden ja talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteutumista sekä sopimusohjausjärjestelmän mukaisia kehittämistoimenpiteitä kaupunginvaltuuston ohjeistuksen mukaisesti.

Sosiaali – ja terveystoimen johtoryhmässä 18.1.2011 käsiteltiin ja hyväksyttiin oheinen kuvaus sosiaali- ja terveystoimen seuranta- ja raportointijärjestelmästä sekä siitä, miten talousarviopoikkeamiin reagoidaan. Vuoden 2011 raportointijärjestelmä perustuu sopimusohjausmallin mukaiseen seurantaan, joka muodostuu seuraavista toimintatavoista:

Johtoryhmässä käsitellään tulosaluejohtajien ja palvelutuotantojohtajan esittelystä

• kuukausittain analyysi toiminnan tavoitteiden toteutumisesta, talouden toteumasta ja henkilöstön käytöstä. Valmistelutyötä tehdään yhdessä controllerin kanssa ja palvelutuotantojohtoryhmässä.  Lisäksi tulosaluejohtajien ja palvelutuotantojohtajan tehtävä on välittömästi tuoda esille, jos tavoitteisiin ei ole päästy ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tilanteen korjaamiseksi. Mikäli kyse on niin merkittävästä poikkeamasta, että se vaatii sopimusohjausneuvottelujen käynnistämistä, asia on otettava esille joko tuotannon, palvelujohdon tai peruspalvelujohtajan toimesta.  Seuranta toteutetaan myös ydinprosessikohtaisesti.
• ennuste koko vuoden taloudellisesta tilanteesta maaliskuun ja heinäkuun lopun tilanteiden pohjalta sekä kolmas ennuste marraskuussa.
• Lisäksi johtoryhmässä seurataan neljännesvuosittain OPTS:n priorisoitujen kehittämistoimenpiteiden toteutumista suhteessa kehittämissuunnitelmiin.  Palvelujohto on tehnyt esityksensä priorisoitavista kehittämistoimenpiteistä oheisen liitteen mukaisesti.

Liite 1Vuoden 2011 operatiivisen palvelutuotantosopimuksen priorisoidut kehittämistoimenpiteet               

Priorisoituja kehittämistoimenpiteitä ja niistä tehtävien kehittämissuunnitelmien rakennetta ja sisältöä käsitellään palvelutuotannon johtoryhmässä 10.2.2011.

• Strateginen palvelutuotantosopimus yhdessä kaupunginvaltuuston vuodelle 2011 sitoviksi hyväksymien tavoitteiden sekä talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteutuminen käsitellään kaksi kertaa vuodessa heinäkuun lopun tilanteen ja koko vuoden osalta.

Kehittämisosan kaikkien toimenpiteiden seuranta tapahtuu erikseen sovittavissa seurantakokouksissa vähintään kaksi kertaa vuodessa. Myös muita sopimusohjauksen seurantaan liittyviä neuvotteluja järjestetään tarvittaessa.

Peruspalvelulautakunnassa käsitellään palvelujohtajien ja peruspalvelujohtajan esittelystä

• kuukausittain ydinprosessikohtainen ja tulosaluekohtainen analyysi toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja  talouden toteumasta. Henkilöstön käytön seuranta toteutetaan kaupunginhallituksen hallintojaoston ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli osoittautuu, että tavoitteita ei saavuteta, raportoidaan siitä välittömästi lautakunnalle ja apulaiskaupunginjohtajalle. Lisäksi raportoidaan mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tilanteen korjaamiseksi.
• priorisoitujen kehittämissuunnitelmien tavoitteiden toteutuminen neljännesvuosittain.
• Strateginen palvelutuotantosopimus yhdessä kaupunginvaltuuston vuodelle 2011 sitoviksi hyväksymien tavoitteiden sekä talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteutuminen kaksi kertaa vuodessa heinäkuun lopun tilanteen ja koko vuoden osalta

Liitteenä on alkuvuoden aikataulu johtoryhmän ja Peruspalvelulautakunnan päivistä, joissa ko. asioita käsitellään.

Liite 2Vuoden 2011 talousarvion ja sopimusohjauksen seuranta-aikataulu alkuvuoden osalta

Seurannassa käytettävät tietodokumentit on listattu ja jakelusta on sovittu. Tavoitteena on, että toimintaluvut olisi kaikkien käytettävissä raportointikuukautta seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä, muiden tietojen osalta hyvissä ajoin ennen johtoryhmän käsittelypäivää.

Tiedon jakelun osalta raportoinnin kehittämistyötä jatketaan ja tavoite on saada mahdollisimman nopeasti toimivampi käyttöliittymä. Kehittämistyö on käynnissä myös laskentajärjestelmään liittyvän kustannuslaskentaominaisuuden aikaansaamiseksi niin, että palveluryhmäkohtaisia kustannustietoja saataisiin suoraan järjestelmästä.

Peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa 2.2.2011:

EhdotusPeruspalvelulautakunta merkitsee tiedoksi edellä esitetyn yhteenvedon talousarvion toteutumisen ja sopimusohjauksen seurannan ohjeistuksesta vuonna 2011. Lisäksi peruspalvelulautakunta hyväksyy esitetyn kuvauksen mukaisen sosiaali- ja terveystoimen seuranta- ja raportointijärjestelmän esitettyine toimintatapoineen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.